Modell för processbaserat ledningssystem för kvalitet ISO 9001:2000 Så här långt kom vi på lektion nr 1 den 18 mars 2010 = Start lektion nr 2 den 25 mars Modell för processbaserat ledningssystem för kvalitet ISO 9001:2000 Ständig förbättring av kvalitetsledningssystemet Kunder Kunder Ledningens ansvar Hantering av resurser Mätning, analys och förbättring Krav Tillfreds- ställelse Produkt- framtagning Insats Utfall Produkt Medarbetare, samhälle, ägare, kunder och leverantörer ska tillfredsställas 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

De åtta ledningsprinciperna Resultat från övningsuppgift 1 Beskriv vilka intressenter som kan finnas till ett företag: Leverantörer, kunder, banker, (aktie)-ägare, personal/arbetare, anställda, företagsledning myndigheter, samhället,(stat/kommun), samarbetspartner Beskriv vilka resurser som kan finnas i ett företag: Råvaror, arbetskraft, pengar/kapital, lokaler, kunskap/kompetens, fordon, IT-system, maskiner, verktyg, tid, medarbetare, ägare, ledning, kunder, leverantör, inventarier, omsättningstillgångar, lager, god arbetsmiljö, arbetsverktyg, ……………… 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Kvalitet och lönsamhet Resultat från Övningsuppgift 2 Vilka effekter kan man få inom ett företag av förbättrad kvalitet? 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Kvalitet och lönsamhet jämför med övningsuppgiften Effekter av förbättrad kvalitet Nöjdare kunder/ Fler kunder, mervärde Nöjdare personal (minskad sjukfrånvaro)/positiv arbetsklimat Bättre marknadsposition/ gott ryckte, expansion Kortare ledtider Minskade räntekostnader (kapitalbindning) Minskade kassationer och omarbetning/mindre reklamationer Högre produktivitet Ökad lönsamhet/kan ta ett högre pris Ökad service Färre kvalitetskontroller Ökade krav från kunder 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Övningsuppgift 3 Tid 15 min Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet? 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Redovisning av övningsuppgift 3 Tid 20 min Vad skulle Du vilja veta om det företag/leverantör som Du ska göra affärer med? T.ex. ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet? 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Övningsuppgift 4 Tid: 20 min Du funderar på att starta ett företag som tar hand om ut- och intransporter inkl. all lagerverksamhet åt företag genom ett lagerhotell, där Du har egen personal. Gör en checklista på faktorer/resurser/rutiner, som Du bör ha ordning på för att företaget ska kunna fungera bra. Den här övningen gjorde vi aldrig p.g.a. att så mycket kom fram på övningsuppgift 3. I stället skissa vi på en processkartläggning enl. bifogade bilder inkl. koppling till ISO 9001 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Skiss på processkartläggning av en verksamhet Ledningsprocess Visioner Affärsidé Strategier Mål Styrning Organisation System Lagar Kärnprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Marknadsbehov Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalda tjänster Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare. Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur Verksam- hetsmiljö Stödprocess 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Processkoppling till ISO 9001 4.1, Ledningsprocess 5.3 5.1 5.4 5.5 4.2, 7.1, 7.2 Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Lagar Kärnprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter 7.1 5.6, 8.1 – 8.5 7.2, 7.3 7.4 7.5 MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Marknadsbehov Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalda tjänster Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare. 6.2 6.3 6.3 6.4 Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur Verksam- hetsmiljö Stödprocess 7.6 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Processkoppling till ISO 9001 4.1, 5. Ledningens ansvar Ledningsprocess 4. Ledningssystem för kvalitet 5.3 5.1 5.4 5.5 4.2, 7.1, 7.2 Visioner Affärsidé policy Strategier Mål Styrning Organisation System Lagar 8. Mätning, analys och förbättring 7. Produktframtagning Kärnprocess som bryts ner i delprocesser och aktiviteter 7.1 5.6, 8.1 – 8.5 7.2, 7.3 7.4 7.5 MF Sälja Avtala Köpa in Utföra tjänster Fakturera Följa upp Marknadsbehov Kundbehov Klarlagda behov Avtalade villkor Säkerställda resurser Uppfyllda villkor Betalda tjänster Nöjd kund output = Input till nästa delprocess. För varje delprocess finns en processägare. 6.2 6.3 6.3 6.4 Personal IT-stöd Lokaler Infrastruktur Verksam- hetsmiljö 6. Hantering av resurser Stödprocess 7.6 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Sammanfattning lektion 1 och 2 med Verksamhetsutveckling som helhetssyn! För att ta vara på den potential som finns i varje verksamhet behövs ett medvetet utvecklingsarbete. Vi har under lektion 1 och 2 identifierat några områden som behöver särskild uppmärksamhet: Processerna – Hur mitt arbete påverkas av/påverkar andras arbeten- Den dagliga driften - Vad orsakar mest störningar eller bidrar till onödigheter och hur kan arbetsflödena förbättras mer systematiskt? Vi har skissat på en processkartläggning och diskuterat gränssnitt mellan delprocesser, som kan leda till störningar, t.ex. mellan sälj och produktion. Ledarskapet och engagemanget - Hur påverkar du som formell eller informell ledare personligen engagemang för verksamhetens utveckling? Kulturen - Vilka värderingar bör behållas och stärkas? Här kan ledningsprinciperna hjälpa till! Intressentbehoven - Hur håller vi oss ajour med behov och förväntningar hos dem vi är till för? 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Fortsätt under kursen att reflektera över vad som genererar en framgångsrik verksamhet, med hänsyn till vår yttre miljö och med hög kvalitet och bra arbetsmiljö. Med hjälp av enkla och konkreta verktyg kan man skapa bättre driv i förbättringsarbetet. Genom internrevisioner får vi insikt om hur öppenhet och ”självrannsakan” är bra drivkrafter till ständiga förbättringar, vilket hållbarhetsredovisningens principer bygger på. Se på helheten vid förbättringsarbetet. 2010-03-25/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Ledningssystem för kvalitet - Krav SS-EN ISO 9001:2000 Orientering 1 Omfattning 2 Bindande referens 3 Termer och definitioner 4 Ledningssystem för kvalitet 4.1 Allmänna krav 4.2 Dokumentationskrav 5 Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande 5.2 Kundfokus 5.3 Kvalitetspolicy 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenheter och kommunikation 5.6 Ledningens genomgång 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Ledningssystem för kvalitet - Krav SS-EN ISO 9001:2000 6 Hantering av resurser 6.1 Tillhandahållande av resurser 6.2 Personalresurser 6.3 Infrastruktur 6.4 Verksamhetsmiljö 7 Produktframtagning 7.1 Planering av produktframtagning 7.2 Kundanknutna processer 7.3 Konstruktion och utveckling 7.4 Inköp 7.5 Produktion av varor och utförande av tjänst 7.6 Behandling av övervaknings- och mätutrustning 8 Mätning, analys och förbättring 8.1 Allmänna krav 8.2 Övervakning och mätning 8.3 Behandling av avvikande produkter 8.4 Analys av information 8.5 Förbättring 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Struktur SS EN ISO 9001:2000 0. Introduktion Omfattning Bindande referens Termer och definitioner Kvalitetsledningssystem (4.2, 4,5, 4,16) Ledningens ansvar (4.1) Resursstyrning (4.1, 4.9, 4,18) Produktförverkligande (4.3, 4.4, 4.6, 4.7, 4.8, 4.9, 4.11, 4.12, 4.15, 4.19) Mätning, analys och förbättring (4.10, 4.13, 4.14, 4.17, 4.20) 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

4 Ledningssystem för kvalitet 4.1 Allmänna krav, 4.2 Dokumentationskrav Allmänna krav Ständiga förbättringar Processer skall identifieras och - ordningsföljd, samverkan och sekvens fastställas - kriterier och metoder för drift och styrning fastställas - resurser för funktion och övervakning av funktion säkerställas - metodik för övervakning, mätning och analys finnas Utlagda processer skall styras 4.1 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 4.2 Dokumentationskrav Allmänt Krav för att säkerställa effektiv drift och styrning av processer skall dokumenteras Kvalitetsmanual Kvalitetssystemets omfattning inkl undantag från standarden (som skall motiveras) Styrning av specificerande dokument Inga direkta krav på dokumentförteckningar Externa dokument – identifierbara samt styrd distribution Styrning av redovisande dokument 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 5 Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande, 5.2 Kundfokus, 5.3 Kvalitetspolicy, 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation, 5.6 Ledningens genomgång Ledningens åtagande Bevis från ledningen på sitt åtagande att utveckla, införa och förbättra kvalitetsledningssystemet Kundfokus Säkerställa att kundens behov fastställs och uppfylls Kundtillfredsställelse som målsättning Kvalitetspolicy Uppfylla krav Ständiga förbättringar Uppdatering 5.1 5.2 5.3 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 5.4 Planering Kvalitetsmål Relevanta funktioner och nivåer Uppfylla produktrelaterade krav Skall vara mätbara och överensstämma med kvalitetspolicy Processers förmåga att uppfylla planerade resultat Kundtillfredsställelse som målsättning Planering för ledningssystem för kvalitet Uppfyllande av mål Ändringar i kvalitetssystemet 5.4.1 5.4.2 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

5.5 Ansvar, befogenhet och kommunikation Ansvar och befogenhet Ledningens representant Utses av högsta ledningen Skall skapa medvetenhet om kundkrav i organisationen Intern kommunikation Högsta ledningens ansvar Bra kommunikationsprocesser även omfattande kvalitetsledningssystemets verkan 5.5.1 5.5.2 5.5.3 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 5.6 Ledningens genomgång Allmänt Skall omfatta förbättringsmöjligheter / behov av ändring i kvalitetsledningssystemet, inkl policy Underlag för genomgång Revisionsresultat Kundreaktioner Processduglighet Produktöverensstämmelse Korrigerande och förebyggande åtgärder Uppföljning från föregående möte Planerade ändringar som kan påverka systemet Resultat av genomgång Förbättring av systemet och dess processer, produkter relaterade till kundkrav samt resursbehov 5.6.1 5.6.2 5.6.3 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 6 Hantering av resurser 6.1 Tillhandahållande av resurser, 6.2 Personalresurser, 6.3 Infrastruktur, 6.4 Verksamhetsmiljö Tillhandahållande av resurser Fastställa behov och tillhandahålla resurser för att hålla systemet levande, förbättra dess effektivitet och öka kundtillfredsställelse Personalresurser 6.2.1 Bas för kompetens  utbildning, upplärning, skicklighet och erfarenhet 6.2.2 Kompetens, medvetenhet och praktisk utbildning Utvärdering av genomförd utbildning Medvetenhet skall säkerställas: Hur påverkar mitt arbete kvalitet /kvalitetsmål? Dokumenteras ! Infrastruktur – t. ex byggnad och arbetsplats, prod.utrustning Verksamhetsmiljö – dok. och styrning av arbetsmiljökrav för att säkerställa produktkvalitet 6.1 6.2 6.3 6.4 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald 7 Produktframtagning 7.1 Planering av produktframtagning, 7.2 Kundanknutna processer, 7.3 Konstruktion och utveckling, 7.4 Inköp, 7.5 Produktion a varor och utförande av tjänster, 7.6 Behandling av övervakningsutrustning Planering av produktframtagning Processer skall planeras och utvecklas för bl a kvalitets- mål och krav på produkter Kundanknutna processer 7.2.1 Fastställande av produktanknutna krav Specificerande kundkrav – krav på leverans och aktiviteter efter leverans Krav som är nödvändiga för produktens användning, enligt lagar och bestämmelser samt organisationens egna krav skall fastställas 7.2.2 Genomgång av produktanknutna krav Skall omfatta alla krav identifierade i 7.2.1 7.2.3 Kommunikation med kund Kommunikationsvägar rörande produktinformation och kundsynpunkter (inkl klagomål) skall fastställas 7.1 7.2 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Konstruktion och utveckling 7.3.1 Planering och utveckling – inget nytt 7.3.2 Underlag för konstruktion och utveckling Skall innefatta tillämplig information från tidigare utveckling 7.3.3 Resultat av konstruktionsutveckling Skall inkludera information för inköp, produktion och service 7.3.4 Genomgång av konstruktion och utveckling Syftar till att utvärdera möjligheten att uppfylla kraven samt att identifiera problem och föreslå åtgärder 7.3.5 Verifiering av konstruktions- och utvecklingsresultat 7.3.6 Validering av konstruktions- och utvecklingsresultat Skall om möjligt ske före leverans. 7.3.7 Styrning av ändringar i konstruktions- och utvecklingsresultat Även effekter av ändringar på ingående delar och tidigare levererade produkter 7.3 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Inköp 7.4.1 Inköpsprocessen Kriterier för bedömning och val av skall fastställas för nya och befintliga leverantörer 7.4.2 Inköpsinformation 7.4.3 Verifiering av inköpt produkt 7.4 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Produktion av varor och utförande av tjänster 7.5.1 Styrning 7.5.2 Validering av processer Speciella processer innefattar även metoder, rutiner, dok.krav och omvalidering 7.5.3 Identifikation och spårbarhet 7.5.4 Kundens egendom Omfattar även ”icke-fysisk egendom”, t.ex. sekretessbelagd information 7.5.5 Skyddande av produkt Kortare beskrivet. Styrande ”bevara överensstämmelse med kundkrav” Behandling av övervakningsutrustning Validering krävs för mjukvara använd för mätning och övervakning 7.5 7.6 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

8 Mätning, analys och förbättring Allmänt Övervakning och mätning 8.2.1 Kundtillfredsställelse - Skall kunna mätas 8.2.2 Intern revision – kriterier skall anges 8.2.3 Övervakning och mätning av processer Skall göras för att visa processernas förmåga att uppfylla planerat resultat Ej uppnått resultat – korrigerande åtgärder. 8.2.4 Övervakning och mätning av produkt 8.1 8.2 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Behandling av avvikande produkt Omfattar även avvikelser upptäckta efter leverans. Analys av information Insamling och analys av data för att visa systemets effektivitet och upptäcka förbättringsmöjligheter inkl: leverantörer, kundtillfredsställelse,process- och produktkaraktäristik och deras trender inkl möjligheter till förebyggande åtgärder. Förbättring 8.5.1 Ständig förbättring Genom användning av kvalitetspolicy, kvalitetsmål, revisionsresultat, dataanalys, korrigerande och förebyggande åtgärder och ledningens genomgång. 8.5.2 Korrigerande åtgärder 8.5.3 Förebyggande åtgärder 8.3 8.4 8.5 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Det gäller att tänka efter före man skriver 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Så här långt kom vi på lektion nr 2 den 25 mars 2010 = Start lektion nr 3 den 1 april Utdrag ur Vikingalagen i Eddan År 1000 e.Kr. Var en bra handelsman Finn ut vad köparen vill ha Lova ej mer än vad Du kan hålla Ta ej för mycket betalt Bädda så att Du kan återkomma Håll ordning på Ditt lager Ha bra ordning på vad var och en gör Se till att alla gör nyttiga saker Gör trevliga saker som stärker gruppen Be alla i gruppen om Deras råd Exempel på en ”tidig effektiv rutin” 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Kraven Dokumentationen Verkligheten Utförandet 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Finns ledningssystemet? Är det dokumenterat? Är det infört? Fungerar det? Har vi (alla) nytta av det? 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald Syftet med revisionen är att bedöma; om tillämpning överensstämmer med policy, planering och dokumentation? om kraven (från standarden och företagets egna) är uppfyllda om systemet har lämplig omfattning (rensa efter tre år) och ge underlag till förbättringar och för att bedöma systemets effektivitet 2010-03-18/ Kvalitet/ lager & terminalansvarig/Bengt Sigvald

Revisionsutveckling olika steg i företagets mognadsgrad nyckeltal, medarbetares betydelse för systemeffektivitet, resursfördelning, dynamiska effekter och benchmarking uppnådda resultat, proces- sers effektivitet, risker, moti- vation och konkurrenskraft. framgångsfaktorer, eliminering av spill, dubbelarbete samt goda exempel intressentkrav, lagefter- levnad, policyn och kvalitets- och miljö- kritiska faktorer uppfyllande av standardkrav, egna krav och tillämpningen av karta gentemot verklighet.