VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2 E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 VÄGLEDNING I NYTTOREALISERING Processen för nyttorealisering Bilaga 2 Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 1

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Inledning Syfte Syftet med denna bilaga är att beskriva ett förlag på process för nyttorealisering med därtill kopplade roller och stödjande dokument Målgrupp Beslutsfattare och verksamhetschefer som är involverade i verksamhetsutveckling Verksamhetsutvecklare som ansvarar för att styra och leda arbetet med att identifiera, värdera och realisera nyttoeffekter. Tillämpning Användningen av denna processmodell måste anpassas till krav, behov och förutsättningar i berörd verksamhet. Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 2

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Innehåll Processen för nyttorealisering Rollbeskrivningar Förslag på styrande dokument Identifiering och värdering av nyttor Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 3

Processen för nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 Processen för nyttorealisering Syftet med processen för nyttorealisering är att realisera de eftersträvade nyttor som ligger till grund för att en satsning genomförs. Detta omfattar att kartlägga behov, krav och möjligheter, beskriva lösningsförslag samt att identifiera, specificera, planera, realisera och följa upp nyttan med satsningen. 1.1 IDENTIFIERA 1.2 SPECIFICERA 1.3 PLANERA 1.4 REALISERA 1.5 FÖLJA UPP 1.1.1 Definiera motiv till förändring 1.2.1 Identifiera och värdera nyttor 1.3.2 Ta fram nyttorealiseringsplan 1.4.1 Realisera möjliggörare 1.5.1 Följ upp nyttorealisering 1.1.2 Identifiera mål 1.2.2 Ta fram beslutsunderlag 1.3.3 Förbereda verksamheten för förändring Besluta om att fastställa nyttorealiseringsplan 1.5.2 Synliggör nyttan Besluta om att fördjupa analys Besluta om att etablera satsning Besluta om genomförande 1.4.2 Uppdatera beslutsunderlag 1.5.3 Utvärdera satsning 1.4.3 Realisera nyttor Besluta om avslut av satsning = Beslutspunkt Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 4

Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 Processen för nyttorealisering - flödesbeskrivning Definiera motiv till förändring Identifiera mål Behov, Krav, Möjligheter, Problem, Risker, Krav Beskrivna motiv och önskat börläge (koncept) Identifierade mål Besluta om at fördjupa analys Identifiera och värdera nyttor Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Beslut om att fördjupa analysen Genomförd nyttoanalys Färdigställt Beslutsunderlag Besluta om att etablera satsning Ta fram nyttorealiserings-plan Förbereda verksamheten för förändring Beslut om att etablera satsning Framtagen Nyttorealiserings-plan Fastställd och förankrad nyttorealiserings-plan Besluta om genomförande Fastställd nyttorealiserings-plan Realisera möjliggörare Uppdatera beslutsunderlag Realisera nyttor Realiserade nyttor Levererade möjliggörare Reviderad Nyttorealiserings-plan Fastställd nyttorealiserings-plan Följ upp nyttorealisering Synliggör nyttan Utvärdera satsning Progress-rapportering Uppföljt resultat Genomförda förändrings-aktiviteter Budget justerad med verifierad nyttorealisering Besluta om avslut av satsning Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 5

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fas 1: Identifiera Syftet med processfasen Identifiera är att utifrån identifierade behov, krav, möjligheter, problem, risker och krav konkretisera en idé/effektmål som stäms av mot verksamhetsmål, strategiska riktlinjer och legala krav. 1.1.1 Definiera motiv till förändring 1.1.2 Identifiera mål Beskrivna motiv och önskat börläge Identifierade mål Besluta om att fördjupa analys Behov, Krav, Möjligheter, Problem, Risker, Krav Processteg Ingångsvärden Aktiviteter Resultat Förslag på roller Definiera motiv till förändring Förändringsönskemål såsom behov, krav och möjligheter för aktuell verksamhet Strategiska riktlinjer och legala krav för verksamheten Ta konceptuellt börläge för aktuell verksamhet Ta fram effektkedja Beskrivna motiv Önskat börläge för verksamheten Effektkedja Dokument: Idébeskrivning med ev. bilagor Ansvarig: Ansvarig för aktuell verksamhet. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (exempelvis idégivaren / verksamhetsutvecklare). Identifiera mål Önskat börläge för verksamheten (lösningsförslag) Dokument: Idébeskrivning Identifiera effektmål för aktuell satsning, dvs. vilket resultat satsningen förväntas leda till. Identifiera produktmål, dvs. vilka möjliggörare som satsningen ska ta fram för att nå effektmålen, för olika alternativ. Förväntade effekter av satsningen Eventuellt val av alternativ Omfattning och fokus (produkter) för satsningen Avgränsningar Dokument: Idébeskrivning, målanalys, målarkitektur Ansvarig: Ansvarig för aktuell verksamhet alternativt beställare/sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig alternativt beställare/sponsor (exempelvis idégivaren / verksamhetsutvecklare). Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 6

Besluta om att fördjupa analys E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 Besluta om att fördjupa analys Syftet med beslutspunkt 1 är att bedöma inkommet förslag och besluta om man ska gå vidare med att genomföra en fördjupad analys (ta fram ett komplett beslutsunderlag, Business Case) Besluta om att fördjupa analys Ingångsvärden Beskrivna motiv Önskat börläge för verksamheten (lösningsförslag) Förväntade effekter av satsningen Omfattning och fokus (produkter) för satsningen Avgränsningar Genomförda förstudier Aktiviteter Fatta beslut om att investera resurser i att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case) Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Ta fram Business Case Ändra omfattning eller förutsättningar Avbryt Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: Är de bakomliggande motiven relevanta? Stämmer det beskrivna börläget med verksamhetens övergripande inritning? Är eftersträvade effektmål och (konceptuella) nyttor tydligt beskrivna? Omfattar kostnadsuppskattningen alla relevanta poster? Är det tydligt vilka delar av verksamheten som kommer att påverkas? Finns det några pågående satsningar som adresserar identifierade behov? Hur pass angeläget är det att gå vidare med detta förslag? Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 7

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fas 2: Specificera Syftet med specificeringsfasen är att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case) samt påbörja förankring av satsningen i verksamheten. 1.2.1 Identifiera och värdera nyttor 1.2.2 Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Beslut om att fördjupa analysen Genomförd nyttoanalys Färdigställt Beslutsunderlag Besluta om att etablera satsning Processteg Ingångsvärden Aktiviteter Resultat Förslag på roller Identifiera och värdera nyttor   Förväntade effekter för satsningen Omfattning och fokus för satsningen Principer för kostnads-/nyttoanalys Uppskatta kostnader Genomföra hinderanalys Uppdatera effektkedja Identifiera nyttorealiseringsansvariga Upprätta nödvändiga kalkyler Effektkedja Nyttoanalys Dokument: Mall för beslutsunderlag (Business Case) Mall för nyttoregister Excelmall Ansvarig: Beställare/Sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (t ex analysledare, verksamhetsutvecklare) och deltagare (ansvariga och experter från berörd verksamhet) Ta fram beslutsunderlag (Business Case) Schabloner och kalkylfaktorer för beräkning av kostnader och nyttor Utforma beslutsunderlag Beskriva lösningsförslag Upprätta finansieringsanalys Genomföra risk- och hinderanalyser   Specificerade nyttor inklusive förändrings-aktiviteter och kostnader för att realisera dessa Översiktlig genomförande-plan Påbörjad förankring av satsningen i verksamheten Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 8

Besluta om att etablera satsning E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 Besluta om att etablera satsning Besluta om att etablera satsning Syftet med beslutspunkten är att bedöma det aktuella beslutsunderlaget (Business Caset) och fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsningen eller ej. Ingångsvärden Beslutsunderlag inklusive lösningsförslag samt identifierade kostnader och nyttor (ink. mätetal) och översiktlig genomförandeplan Aktiviteter Fatta beslut om att gå vidare med att etablera satsning Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Påbörja etablering Ändra omfattning eller förutsättningar Avbryt Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: Är motiven till satsningen klart och tydligt beskrivna? Finns det en redovisning av hur förslaget kopplar till beslutade strategier och verksamhetsuppdrag? Redovisas det hur intressenter och målgrupper har involverats i arbetet? Är beroenden till andra satsningar och verksamheter redovisade, liksom hur de ska omhändertas? Är lösningsförslaget konkret beskrivet? Är kostnader och nyttor tydligt redovisade per år? Finns det per prioriterad nytta en övergripande beskrivning för hur dessa ska realiseras , finns det en realiseringsansvarig utsedd och har han/hon tecknat samråd ? Är finansieringsanalysen realistisk? Redovisas risker och hinder samt förslag på hur dessa ska omhändertas? Finns det en bedömning av verksamhetens möjligheter att identifiera realiserade nyttor? Redovisas det på ett övertygande sätt hur nyttorna ska realiseras? Finns det en tydlig nyttorealiseringsstrategi? Finns det en plan för riskhantering? Är ägarskapet för satsningen accepterat , ligger det på rätt nivå? Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå? Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 9

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fas 3: Planera Syftet med planeringsfasen är att ta fram en nyttorealiseringsplan samt förbereda verksamheten för förändring. 1.3.1 Ta fram nyttorealiseringsplan 1.3.2 Förbereda verksamheten för förändring Beslut om att etablera satsning Nyttorealiserings-plan Besluta om genomförande Fastställd nyttorealiserings-plan Fastställd och förankrad nyttorealiserings-plan Processteg Ingångsvärden Aktiviteter Resultat Förslag på roller Ta fram nytto-realiseringsplan   Beslutsunderlag (Business Case) Per identifierad och prioriterad nytta identifiera nyttorealiseringsansvarig nödvändiga förändringar nyttorealiseringsperiod nyttouppföljning (vilka nyttor som ska följas upp samt mätetal för dessa) hindersanalys Nyttorealiseringsplan Dokument: Mall för nyttorealiseringsplan Mall för nyttoregister Excelmall Ansvarig: Beställare / Sponsor. Utförare: den som utses av verksamhetsansvarig (t ex analysledare, verksamhetsutvecklare, projektledare) och deltagare (ansvariga o experter från berörd verksamhet) Förbereda verksamheten för förändring Fastställd nyttorealiseringsplan inkl. vilka nyttor som ska hämtas hem i budget Planera och förbereda verksamheten för förändring Påbörjade aktiviteter i verksamheten Ansvarig: Nyttorealiseringsansvarig/Programchef Utförare: Ansvarig för aktuell verksamhet eller annan nyttorealiseringsansvarig Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 10

Besluta om genomförande E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Vägledning i Nyttorealisering 2017-04-06 Besluta om genomförande Besluta om genomförande Syftet med beslutspunkten är att bedöma framtaget beslutsunderlag (Business Case + Nyttorealiseringsplan) och fatta beslut om genomförande eller ej Ingångsvärden Förankring med Nyttorealiseringsansvarig Nyttorealiseringsplan Beslutsunderlag (Business Case)   Aktiviteter Fatta beslut om att gå vidare med genomförande eller ej Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Fastställd nyttorealiseringsplan inkl vilka nyttor som ska hämtas hem i budget Eventuell input till nya satsningar Ändra omfattning eller förutsättningar Avbryt Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t.ex. ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: Redovisas vilka förändringar som är nödvändiga för att realisera identifierade nyttor? Redovisas realiseringsansvariga för dessa förändringar? Är realiseringsansvaret förankrat hos realiseringsansvariga? Redovisas när nyttan förväntas uppkomma? Redovisas indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde, målvärde)? Redovisas vem är ansvarig för uppföljningen? Redovisas när mätning ska ske och var information om utfall ska hämtas ifrån (mätsystem/verktyg)? Redovisas beroenden för realisering av nyttan? Redovisas intressenter (inklusive mottagare och realiseringsansvariga)? Redovisas identifierade hinder för att realisera aktuell nytta (inklusive förslag på hantering)? Redovisas vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan (inklusive uppskattade kostnader)? Finns det en leveransplan för samtliga aktuella möjliggörare? Är finansieringen säkerställd? Är lösningsförslaget förankrat på verksamhetsledningsnivå? Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 11

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fas 4: Realisera Syftet med realiseringsfasen är att genomföra nödvändiga förändringar för att realisera beslutade och prioriterade nyttor. 1.3.1 Realisera möjliggörare 1.3.2 Uppdatera beslutsunderlag 1.3.3 Realisera nyttor Levererade möjliggörare Realiserade nyttor Fastställd och kommunicerad nyttorealiserings-plan Reviderad Nyttorealiserings-plan Fastställd nyttorealiserings-plan (BP4) Processteg Ingångsvärden Aktiviteter Resultat Förslag på roller Realisera möjliggörare Beslut om genomförande Genomföra beslutat utvecklingsarbete Levererade möjliggörare Ansvarig: Beställare/Sponsor. Utförare: Ansvarig för utvecklingsarbetet   Uppdatera beslutsunderlag Nyttorealiseringsplan Statusrapportering från utvecklingsarbete Löpande uppföljning av nyttorealisering (beakta att gå vidare i utvecklingsarbetet eller avbryta) Vid behov uppdatering av beslutsunderlag (Business Case och nyttorealiseringsplan) baserat på konstaterade avvikelser/förändringar Löpande progressrapportering av nyttorealisering Eventuellt reviderad nyttorealiseringsplan Ansvarig: Beställare/Sponsor samt Nyttorealiseringsansvarig Utförare: t.ex. kvalitetssäkrare (QA), effektcontroller Realisera prioriterade nyttor Förutsättningar skapade av utvecklingsarbetet Börja arbeta på nytt sätt Genomförda förändringsaktiviteter Nyttorealiseringsansvarig Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 12

Fastställa nyttorealiseringsplanen Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fastställa nyttorealiseringsplanen Fastställa nyttorealiseringsplanen Syftet med beslutspunkten är att fastställa/uppdatera nyttorealiseringsplanen baserat på resultat från leverans av möjliggörare Ingångsvärden Leverans av möjliggörare Business Case Nyttorealiseringsplan Status på hittills uppnådda nyttor Aktiviteter Fatta beslut om: Godkännande av utvecklingsarbetets resultat, av beställaren och mottagande verksamhet gemensamt Besluta om vilka nyttor som ska följas upp samt vilka som ska tas upp i budgetdialog dvs. vilka nyttor leder till kostnadsbesparing alternativt kvalitetshöjning. Överlämnande av ansvar till verksamheten Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Fastställd uppdatering av plan för nyttorealisering Signerat avtal mellan nyttorealiseringsansvarig och ägare av verksamhetens satsningar Eventuell input till nya satsningar Uppdaterad och fastställda former för uppföljning Förslag på roll  Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (exempelvis, ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare), samt Beställaren och Nyttorealiseringsansvarig. Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: För de nyttor som har reviderats eller tillkommit redovisas det: vilka förändringar som är nödvändiga? realiseringsansvariga? när nyttan förväntas uppkomma? indikatorer för uppföljning av realisering (ingångsvärde, målvärde)? vem är ansvarig för uppföljningen? när mätning ska ske och var information om utfall ska hämtas ifrån (mätsystem/verktyg)? beroenden för realisering av nyttan? intressenter (inklusive mottagare och realiseringsansvariga)? identifierade hinder för att realisera aktuell nytta (inklusive förslag på hantering)? vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan (inklusive uppskattade kostnader)?   Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 13

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Fas 5: Följ upp Syftet med att denna fas är att löpande mäta, värdera och vid behov revidera realiseringen av eftersträvade nyttor 1.5.1 Följ upp nyttorealisering 1.5.2 Synliggör nyttorna 1.5.3 Utvärdera satsning Verifierad nyttorealisering Genomförda förändrings-aktiviteter Progress-rapportering Uppföljt resultat Besluta om avslut av satsning Processteg Ingångsvärden Aktiviteter Resultat Förslag på roller Uppföljning av nyttorealisering   Nyttorealiseringsplan Nyttoregister Följ upp att realisering av prioriterade nyttor genom mätning av beslutade indikatorer Resultat av effektuppföljning (mätning) Effektcontroller / verksamhetscontroller Synliggör nyttorna Ta in nyttorna i resultat- och budgetdialog Budget justerad baserat på verifierad nyttorealisering Kvalitativa nyttor verifierade Nyttorealiseringsansvarig tillika Budgetansvarig Ägare av budgetprocess Utvärdera satsning Resultat av effektuppföljning Budget justerad med konstaterade nyttorealiseringar Utsagor från i processen deltagande roller Erfarenhetsåtervinning av arbetssätt och effekter i verksamheten Stämma av schablonvärden, processer m.m. Erfarenhetsdata Ansvarig: Ansvarig för nyttorealiseringsprocessen Verifierade nyttorealisering Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 14

Besluta om avslut av satsning Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Besluta om avslut av satsning Besluta om avslut av satsning Syftet med beslutspunkten är att fatta beslut om avslut av satsning. Ingångsvärden Genomförda förändringar Resultat av effektuppföljning (mätning) Budget justerad med konstaterade nyttorealiseringar Aktiviteter Fatta beslut om avslut av satsning Resultat Beslut enligt något av följande alternativ: Avslutad satsning Ändra satsningens omfattning och avgränsningar Eventuell input till nya satsningar Förslag på roll Ansvarig och utförare: Ägare av verksamhetens satsningar (t ex ledningsgrupp, CIO-funktion, portföljägare) samt Nyttorealiseringsansvarig Checklista Förslag på kontrollfrågor inför beslut: Har effektmål och prioriterade nyttor realiserats? Finns det rekommendationer till fortsatta åtgärder? Hur ska gjorda erfarenheter återvinnas och spridas?   Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 15

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Innehåll Processen för nyttorealisering Rollbeskrivningar Förslag på styrande dokument Identifiering och värdering av nyttor Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 16

Ansvarsfördelning och uppföljning Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Ansvarsfördelning och uppföljning Ansvarsfördelning För att säkerställa att nödvändiga aktiviteter genomförs för att realisera identifierade nyttor krävs ett utdelat ansvar. Samspelet (ansvarsfördelningen) mellan olika intressenter kopplade till genomförandet av verksamhetsutveckling måste vara förstådd och accepterad. Uppföljning En vanlig utmaning kopplad till ansvarsfördelning för verksamhetsutveckling är vem som ska ansvara för uppföljningen av nyttorealiseringen. Eftersom nyttorealisering är ett ansvar för chefer i de verksamheter där nyttorna förväntas uppkomma kan två alternativ för uppföljning av nyttorealisering vara: inom ramarna för linjearbetets ordinarie rapporteringsvägar (dvs. ansvarig verksamhetschef rapporterar till ovanliggande linjenivå) inom ramarna för de rapporteringsvägar som etableras för utvecklingssatsningar (t.ex. med hjälp av portföljstyrning, programstyrning eller särskilda effektcontrollers). Oavsett vilket måste det säkerställas att nyttorealiseringens effekter omhändertas i/får konsekvenser för strategiformulering, verksamhetsplanering, budgetering, uppföljning och prognostisering samt resultatredovisning. Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 17

Förslag på rollbeskrivningar Beställare Verksamhetsansvarig med mandat och tilldelad budget att beställa och kravställa utvecklingssatsningar. Kan vara sponsor. Sponsor Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat. Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer. Bör vara en väl förankrad nyckelperson med nödvändigt mandat och vilja att agera som ambassadör för satsningen. Nyttorealiserings-ansvarig Chef eller medarbetare med ansvar för att realisera planerade nyttor i aktuell verksamhet, vanligen verksamhetsansvarig. Portföljägare Högst ansvarig för utvecklingsverksamheten. Kan vara GD, ÖD, CIO, Kommundirektör, Landstingsdirektör. Portföljledare Ansvarig för projektkontoret och förvaltare av utvecklingsportföljen. Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen. Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer. Programchef Ansvarar för en grupp av relaterade projekt och andra aktiviteter som leds på ett samordnat sätt i syfte att uppnå fördelar och styrning som inte är möjligt om projekten leds enskilt. Projektledare Medarbetare med specifik kompetens inom projektledning med befogenhet att driva ett projekt. Ansvarar för att projektmål uppnås och att beställarens krav uppfylls. Projektkontor Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera. Kan ha ett uppdrag att följa upp och stödja aktiviteter kopplade till nyttorealisering. Effektcontroller Medarbetare med ansvar för att mäta och följa upp effekter av genomförda satsningar. Ägare av nyttorealiserings-processen Högsta ansvarig för att organisationen tillämpar ett systematiskt angreppssätt för att realisera nyttor som uppkommer i utvecklingsverksamheten. Ansvarar för vidareutveckling av verksamhetens tillämpning av nyttorealisering. Verksamhets-utvecklare medarbetare med specifik kompetens inom verksamhetsutveckling, t.ex.. Verksamhetsarkitekt, Modelleringsledare, Metodledare.

Exempel på aktörsmodell E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Exempel på aktörsmodell Roll- och ansvarsfördelning kopplat till nyttorealisering måste anpassas till den verksamhet som den ska implementeras i. Verksamhetens inriktning, krav på verksamhetsutveckling och förmåga/mognadsnivå att bedriva utvecklingsarbete är alla faktorer som är av betydelse. Hur den faktiska satsningen organiseras får också konsekvenser för genomförande och uppföljning av nyttorealiseringen. PORTFÖLJÄGARE Högsta ansvarig för utvecklingsverksamheten PORTFÖLJLEDARE Ansvarig för projektkontoret Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer PROJEKTKONTOR Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera Följer också upp och stödjer aktiviteter kopplade till nyttorealisering PROJEKTLEDARE Ansvar för att säkerställa att projektmål uppnås Styr mot tid, kostnad och kvalitet NYTTOREALISERINGSANSVARIG Chef eller medarbetare som i sina linjeroller ansvarar för att realisera planerade nyttor UTVECKLINGS-PORTFÖLJ SATSNING EFFEKTCONTROLLER Ansvarar för att mäta och följa upp effekten av satsning Rapporterar enligt överenskommen rutin SPONSOR Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer Väl förankrad ambassadör för satsningen 19

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Innehåll Processen för nyttorealisering Rollbeskrivningar Förslag på styrande dokument Identifiering och värdering av nyttor Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 20

Förslag på styrande dokument Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Förslag på styrande dokument Styrande dokument tas fram för att stödja nyttorealiseringsprocessen. Vägledningen för nyttorealisering redovisar fem stycken styrande dokument för detta arbete. Genom att utgå från dessa dokument skapas goda förutsättningar för att på ett effektivt sätt arbeta med processen för nyttorealisering. Vid behov ska nödvändiga anpassningar göras av dessa förslag. Sträva efter att utforma arbetet med att ta fram nödvändiga styrande dokument till en kreativ process för att säkerställa ett framgångsrikt genomförande av satsningen, bl.a. genom att involvera nyckelintressenter. stödjer Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 21

Nyttorealiseringsstrategi Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Nyttorealiseringsstrategi Syftet med nyttorealiseringsstrategin är att beskriva: varför nyttorealisering ska tillämpas styrande principer för nyttorealisering organisationens ramverk för nyttorealisering övergripande roll- och ansvarsfördelning processer som ska tillämpas metoder och verktyg som ska tillämpas kopplat till nyttorealisering (dokumentmallar osv.) rapporterings- och uppföljningsstrukturer granskningsrutiner prioriteringsgrunder hur organisationen över tid ska utveckla sin förmåga till nyttorealisering. Öppna mall genom att klicka på ikon Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 22

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Idébeskrivning Syftet med att ta fram en idébeskrivning är att sammanställa och presentera tillräcklig information för att beslutsfattaren ska kunna ta beslut om att initiera ett arbete med att ta fram ett komplett beslutsunderlag (Business Case), eller avslå förslaget. Idébeskrivningen bör innehålla beskrivning av: Identifierade behov, målgrupper, verksamhetsproblem, risker, möjligheter och krav Berörda organisationer (ansvarig och deltagande) Övergripande beskrivning av effektmål och förväntade nyttor Övergripande beskrivning av lösningsförslag (ett eller flera) Initial riskbedömning. Öppna mall genom att klicka på ikon Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 23

Beslutsunderlag (Business Case) Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Beslutsunderlag (Business Case) Syftet med att ta fram ett beslutsunderlag (Business Case) är att sammanställa nödvändig information för att beslutsfattaren ska kunna ta beslut om genomförande av föreslagen satsning. Beslutsunderlaget bör omfatta följande delar: Beskrivning av varför satsningen bör genomföras (identifierade målgrupper, intressenter, behov, krav och möjligheter) inklusive koppling till verksamhetsmål (strategiska ambitioner, verksamhetsplaner, mål) Redovisning av antaganden och avgränsningar och hur intressenter har involverats Förväntade nyttor inklusive: realiseringsansvarig indikatorer för uppföljning (ingångsvärde, målvärde) ansvarig för uppföljning (inklusive när och hur mätning ska ske) Beskrivning av det framtida läget och hur det ska realiseras En livscykelanalys över förväntade nyttor och kostnader per år (inklusive räntor och amorteringar) Finansiering inklusive beskrivning av lånebehov Risk- och hinderanalyser kopplade till satsningens genomförande och realiseringen av kopplade nyttor Beroenden till andra satsningar Sammanfattning med rekommendation, förslag på nästa steg och frågor för övervägande av beslutsfattaren. Öppna mall genom att klicka på ikon Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 24

Nyttorealiseringsplan Vägledning i Nyttorealisering E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Nyttorealiseringsplan Nyttorealiseringsplan Syftet med nyttorealiseringsplanen är att redovisa en sammanställd plan som visar på när, var, hur och av vem nyttor kopplade till en specifik satsning kommer att realiseras. Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som behöver genomföras för att realisera planerade nyttor liksom hur de ska mätas och följas upp. Nyttorealiseringsplanen bör omfatta: Övergripande gantschema med start och slutpunkter för aktuella möjliggörare start och slutpunkter för prioriterade nyttor Nyttoprofiler för prioriterade nyttor Nyttoprofil För aktuell nytta beskrivs: Nödvändiga förändringar/aktiviteter för realisering Identifierade beroenden Realiseringsansvariga Identifierade hinder (inklusive förslag på hantering) När nyttan förväntas realiseras (”tid till nytta”) Hur nyttan ska mätas och följas upp Vilka resurser som behöver tas i anspråk för att realisera nyttan Öppna mall genom att klicka på ikon Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 25

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Nyttoregister Syftet med nyttoregistret är att ”hålla reda på” hur de nyttor som finns med i beslutsunderlaget (Business Case) ska realiseras och följas upp. Per definierad nytta beskrivs: Vem som är realiseringsansvarig för nödvändiga förändringar (nyttorealiseringsansvarig) Nyttokategori (direkt/indirekt – kvalitativ/ekonomisk) Definierade indikatorer för uppföljning av realisering Ingångsvärde Målvärde Utfall (för rapportering) Vem som är ansvarig för uppföljningen När mätning ska ske Var information om utfall ska hämtas ifrån Eventuella referenser. Öppna mall genom att klicka på ikon Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 26

E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 2017-04-06 Innehåll Processen för nyttorealisering Rollbeskrivningar Förslag på styrande dokument Identifiering och värdering av nyttor Bilaga 2 Processen för nyttorealisering 27

Att identifiera och värdera nyttor E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Att identifiera och värdera nyttor Syftet är identifiera och värdera nyttoeffekter kopplade till det aktuella förslaget, med hjälp av beskriven målbild och identifierade krav, behov och möjligheter. Nedan beskrivs detta i ett sekventiellt flöde. I praktiken kan en del av aktiviteterna göras parallellt och ofta får man tänka om under arbetets gång och iterera frågorna ytterligare ett varv. FÖRBERED SAMLA IN SAMMANSTÄLL BESLUTS- UNDERLAG Definiera syfte och mål Beskriv lösningsförslag Beskriv avgränsningar Definiera alternativ Precisera nuläge med hjälp av relevanta nyckeltal Prognostisera utveckling (av volymer) Identifiera nyttor Strukturera nyttor per målgrupp Värdera nyttor Bestäm mätparameter Identifiera startläge Besluta om målvärde Identifiera nödvändiga realiseringsaktiviteter Genomför hinderanalys Identifiera realiserings-ansvariga Uppskatta kostnader Bestäm former för uppföljning Upprätta nödvändiga kalkyler Genomför känslighetsanalyser Uppdatera lösningsförslag Genomför finansieringsanalys Genomför riskanalys Beskriv genomförandestrategi Ta fram rekommendationer 28