Systemteori & Omvärldsbevakning (scanning) Åsa Smedberg asasmed@dsv.su.se Åsa Smedberg, DSV, 2001

Vad är ett system? Ett system är en helhet som inte kan tas isär utan att viktiga egenskaper försvinner. Därför måste det betraktas som en helhet. I dagligt tal använder vi system som förkortning för datasystem och datorsystem - Nu introduceras ett vidare begrepp!

Exempel på system Sociala system Organisationer IT-system för individ/grupp Grupp av människor Människan Cellen

Systemtänkande Maskinåldern Systemåldern världen bröts ned i beståndsdelar arbete betraktades utifrån produktivitet och automation människan eftersträvade att bli som en maskin löpande-band principen Systemåldern efter andra världskriget relation del - helhet introducerades Idag: processer och kunskapsbaserade arbeten

”Informations- och IT-åldern” IT och information för att stödja människors arbete - istället för att människan skall efterlikna maskiner/tekniken Helhetssyn på organisationer kräver fungerande relationer internt; mellan människor och grupper av människor samt externt; mellan organisation och externa kunder och leverantörer

Systembegrepp Helhetsbegreppet Relationer mellan objekt Öppenhet / slutenhet Omvärlden och omvärldsbevakning Komplexitet Styrning och kontroll Information och kommunikation

Analytiskt kontra systemsynsätt Analytiskt synsätt Systemsynsätt Belyser delarna helheten Typ förhållandevis slutet öppet Omgivning icke specificerad en eller fler Entropi går mot entropi systemet interagerar med omgivningen Målkoncept statiskt föränderligt Hierarki få många möjliga Tillstånd anpassningsbart, söker sig till nya jämviktslägen stabilt

System PROCESS INPUT OUTPUT A Manufacturing System An Information System Processing Data into Information Input of Data resources Output of information Products

Systemdefinition (Churchman) Mål samt mått för prestanda Systemets omgivning Systemets resurser Komponenter Styrning

Generell systemdefinition (Hall&Fagen mfl) En mängd objekt samt relationer mellan objekten och mellan deras attribut, relaterade till varandra och till deras omgivning så att de utgör en helhet

System Mängd Objekt Inputs Process Output Relationer Symbiotiska Synergistiska Redundanta Egenskaper Definierande Medföljande Omgivning Helhet Seriella Återkoppling System Konsumerade av andra Av själva systemet Avfall Unipolära Bipolära 11 Åsa Smedberg, DSV, 2001

Ett systems huvudparametrar Systemomgivning Systemgräns I P O Feedback 1. Inputs (I) 2. Process(P) 3. Output(O) 4. Feedback(kontroll)

Organisationen Omgivning och resurser Kunder Arbetskraft Ekologi Materiel och utrustning Organisation Regeringen Input Process Output Feedback Allmänhet Kapital Konkurrenter Mark Teknologi

Systemets parametrar,gräns och omgivning Från andra system Till andra system I Input Process Output O P I I Feedback P O 14 14 Åsa Smedberg, DSV, 2001

Omvärldsbevakning (Scanning) 15 Åsa Smedberg, DSV, 2001

En organisations omgivning Olika organisationer lever i olika omgivningar Vilken är en organisations omgivning? Subjektiv definition “What is your business?” Flera affärsinriktningar ger flera omgivningar Omgivningen har flera dimensioner Osäkerhet, förändring, komplexitet

Interaktion mellan organisation och omgivning Definition av omgivning: påverkar i någon mån organisationen, utan att organisationen kan styra den Organisationers försök att reducera osäkerheten i omgivningen (för att göra omgivningen förutsägbar) Anpassning av organisationen

Osäkerhet om omgivningen Brist på information om faktorer i omgivningen relaterade till en viss beslutsituation Oförmåga att bedöma hur faktorer i omgivningen inverkat på organisationens framgång eller misslyckande Brist på information rörande kostnad för felaktiga beslut

Komplexitet Kvantitativ Kvalitativ Antalet element Antalet relationer mellan elementen Kvalitativ Egenskaper hos elementen Grad av organisation

Förändringstakt 1 Frekvens (Antalet förändringar) 2 Storlek (Graden i förändringarna) 3 Stabilitet (Regelbundenheten i förändringarna) Fyra typer av förändringstakter (Jurkovich): - Låg stabil - Hög stabil - Låg instabil - Hög instabil

Duncans modell osäkerhet, komplexitet, förändring Enkel 1 2 Få faktorer och komponenter i omgivningen Likartade faktorer och komponenter Oföränderliga faktorer och Många faktorer och komponenter i omgivningen Olikartade faktorer och komponenter Oföränderliga faktorer och Statisk Osäkerhet 4 Få faktorer och komponenter i omgivningen Likartade faktorer och komponenter Faktorer och komponenter är i förändring 3 Många faktorer och komponenter i omgivningen Olikartade faktorer och komponenter Faktorer och komponenter är i förändring Dynamisk

Omgivningens påverkan på organisationer Stabila omgivningar - mekanistiska organisationer Dynamiska omgivningar - organiska organisationer Omgivningen kan förändras från stabil till dynamisk - kräver förändring i organisationen.

Process för scanning av omgivningen Då olika omgivningar ställer olika krav och ger olika möjligheter bör omgivningsvariabler uttryckligt ingå i organisationella analyser. Organisationer lär känna sådana krav och möjligheter genom datainsamling om händelser i omgivningen och de efterföljande analyserna och utvärderingen av data Scanning: Aktivitet eller process av informationsförvärvande för beslutsfattande.

Omgivning/organisation i växelverkan Restriktioner Möjligheter Hot X = önskat läge Y = utfall (XY) Intervall Manipulering och/eller anpassning Söks oavbruten scanning Fås 1 Scanning-delsystem 3 Beslutsystem Output Process Feedback Inputs Output Process Input Feedback 2 Organiseringssystem Output Process Input Feedback Varje målinriktat system relaterar sig till omgivningen genom två kanaler - den afferenta kanalen —scanningdelsystemet— och den efferenta kanalen —beslutsfattande 24 Åsa Smedberg, DSV, 2001

Scanning-intensitet Beroende av: 1 Ekonomiska resurser 2 Bedömning av relationen Omgivning- Organisation 3 Förändringarnas frekvens och storlek

Scannings syften Alla scanningsätt kan ses som processer för Att öka medvetenhet och bekantskap med ens omgivning Insamling av data om problemstrukturen Sökande efter en problemlösning Att göra en bedömning av informationens duglighet

2I-1100 Scanningssätten Överskådning Övervakning Bevakning Omgivning Scanning Utredning Sökning Forskning Beroende av både interna behov och dynamiken i omgivningen Enda skillnaden mellan de olika graderna är processens intensitet 27 Åsa Smedberg, DSV, 2001