Implementering och användning Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

Agenda Lärande i implementeringen och användningen av affärssystem Affärssystemet som en aktör i organisationen Känslor och dess betydelse vid användning av affärssystem

Agenda Lärande Kunskap och lärande Valet, implementeringen och användningen Vad innebär lärande perspektivet Frågor

Lärandeperspektiv Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet.

Hjärna eller kultur Hjärna Kultur Hur vi tänker är det viktiga. Att vi förstår. (Morgan, 1993) Kultur Vårt företag har en kultur - Vi gör saker på ett visst sätt. Vi har också olika subkulturer i organisationen som ser saker på sina sätt. (Walsham, 1993) Affärssystemet har sitt sätt. (Orlikowski, 1991)

Lärandeprocessen Fundamental för lärande perspektivet Reflektion - utveckling (Giddens, 1984) Förändringsfokus - meningsskapande (Weick, 1995) Aktivitet Reflektion Aktivitet Reflektion

Kunskap - En förenklad syn Tyst - explicit kunskap (Polanyi, 1966 ) Interntionalisering - externalisering (Nonaka och Takeuchi, 1995) Tyst Explicit till Tyst Socialization Externalization Från Internalization Combination Explicit

En studie av Implementering Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Förespråkar då en processperspektiv 13 st fall av affärssystem Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet

Resultatet Motiverande till valet Effekter 2000 problematiken Process förbättringar Gammalt systemsstöd Effekter + Bättre flöde, uppstrukturering - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare

Implementeringen Fann inga politiska krafter Kunskapsbarriärer Konfigureringen Förändringen av arbetsprocesser Olika implementeringsstrategier Bara ett teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Inkrementell förändring Olika förändringsstrategier Formell utbildning (minimal till omfattande) Kulturförändring (Robey et al, 2000)

Projektet Hantering av olika vyer - sociala konstruktioner Mellan konsulter, leverantörer och kundföretag (Tjäder, 1999) Mellan ledning och användare, (Gäre, 1999) Mellan olika användargrupper, (Orlikowski) Olika vyer ger möjlighet till lärande Olika vyer kan skapa konflikter Olika vyer ger bättre förutseende

Implementering Improvisations modell för implementering Implementering innebär en förändring Förändringar Planerade Uppdykande Möjlighets Iterativ modell mellan dessa förändringar Orlikowski (1995)

Improvisations modell

Användarmedverkan Användarrepresentanters medverkan leder till… Att motståndet till förändring minskar Att ett lärande sker (Tjäder, 1999) Ofta är vissa med men andra är fortfarande utanför (Westelius, 1996)

Användarens uppfattningar om ”utbildningen” Gav inte mycket! Kom för tidigt, innan man hade affärssystemet att testa på – Vi glömde Var för mycket på en gång – Dom lärde säkert ut mera än vad vi kommer ihåg Det är först efter när du kan använda systemet som du vet vad du vill fråga

Träning – Utbildning Formell utbildning Situerat lärande Knapptryckning -träning Systemets logik Teoretiska metoder/modeller Situerat lärande Testa, prova sig fram Fråga andra Situerat lärande dominerar användarens lärande

Knowledge Knowledge of what to do Knowledge of how to use the system New system

Vad behövs läras? Att använda affärssystemet Att förstå sin del i processen/verksamheten Att förstå logiken i affärssystemet Kunskapen sker I form av att fylla på kundkap I olika lådor … och människor behöver starta med olika lådor (Askenäs och Westelius, 2000)

Utnyttjande av möjlighetsfönster Inkrementell förändring av utnyttjande av datasystem. Perioder av förändring och rutin. (Tyre och Orlikowski, 1993) Tillgodogörande nivå Tid från installation

Utnyttjande av möjlighetsfönster Underlättas av: Att post-implementeringsperioden utnyttjas Rotering av personal Förändringsaktiviteter under lugna perioder Gör det möjligt att: Hantera omgivningsförändringar Utnyttjande av erfarenheter och lärande Svårt genom att: Ovana ledare Sker ofta oplanerat och oväntat för användare Fast ibland behövs stora förändringar göras

Användningen Det organisatoriska minnet måste hanteras Varje användare måste ges möjlighet att utvecklas Affärssystemets användande skiljer sig åt (jmf. Orlikowski, 2000) Förståelse för affärssystemets logik i förhållande till den verksamhets det implementeras i. Att det är en mycket känslosam process (Askenäs och Westelius, 2001) Måste arbeta aktivt med användningen så länge affärssystemets används

Användningen En pågående lärandeprocess Stagnation i lärandet Lärande utanför systemet Lärande kring hantering av tekniken Erfarenhetsuppbyggande för kommande uppgraderingsprojekt

Lärandesynsättet Fördelar Nackdelar Förändringsprocessen fokuseras Inte bara en grupps kunskaper tillvaratas Värderar användarens kunskaper och kompetens. Alla känner sig delaktiga och ges möjlighet att förstå förändringarna Förändringarna har större möjlighet att bli beständiga och användare kan komma med bättre förändringsförslag Underlättar att nya möjligheter kommer upp Underlättar lösandet av problem, då många olika personer blir involverade Nackdelar Ger inga klara riktlinjer under projektet Bygger på det som varit mera än att se framåt Svårt att förmedla, bygger mera på insikt än logiskt resonemang Har inga tydliga mål som kan kopplas till företagets vinst Tar inte hänsyn till politiska konflikter som kan uppstå när olika grupper har skilda synsätt

Lärandesynsättet - metod Tolkande, förståelse subjektivt, social konstruktion förstå samband processer individ kontra struktur

Frågor att ställa Val Implementering Användning Varifrån erhålls kunskapen i valsituationen? Kunskapsbariärrer eller bärare i valsituationen? Implementering När inträffar lärande vid implementeringen? Vilka kunskaper upplevdes saknades under implementeringen och varför? Användning Vilken kunskap har användarna om systemet? Främjar systemet kontinuerligt lärande?

Sammanfattning synsätt Produktivare org. Kostnadsred. Högre kvalitet Nya processer Bättre erbjudanden Affärssystem ev också nya arbetssätt Maskinsynsättet SYSTEM Mätning av effekterna Politiskt synsätt Lärande synsätt Aktivitet Reflektion

Centrala begrepp vid val, införande och användning av affärssystem