Mårten Janerud marten.janerud@enterprise.ministry.se E-delegationens ramverk för nyttorealisering Dataföreningens nätverk i E-förvaltning 18 november, 2011 Mårten Janerud marten.janerud@enterprise.ministry.se

Syfte Presentera E-delegationens vägledning i nyttorealisering Diskutera Nyttorealisering i ett sammanhang Tillämpning (när?) Implementering (hur?)

Uppdrag E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20): skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering stödja fokus på både intern nytta och extern nytta omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras Fokus på IT-baserad verksamhetsutveckling – IT som möjliggörare Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

Organisationer som har deltagit i arbetet (arbetsgrupp + referensgrupper) Representanter från14 organisationer som tagit fram vägledningen (stat, landsting och kommuner har varit representerade, liksom Public Service och Vattenfall. Kommunal referensgrupp

Implementerade politiska beslut Social och ekonomisk utveckling Bättre miljö Samhälle Medborgarna Riksdag Regering Ökad service Minskat uppgiftslämnande Snabbare besked och beslut Ökad insyn Ökad tillgänglighet Leverantörer Intresse-organisationer Nytta = resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter Företag Privat- personer Ökad delaktighet Enklare tillgång Ökad insyn Inom den egna organisationen Andra offentliga organisationer Ökad rättssäkerhet Effektivare processer Frigjorda resurser Minskade och undvikta kostnader Bättre informationsdelning Flexiblare arbetssätt Minskade ledtider Doris Rudén jan 10 rev 1

"Det grundläggande motivet till verksamhetsutveckling är att realisera den nytta som ligger till grund för att förändringen genomförs. Förändringen kan vara att göra saker annorlunda, att göra olika saker, eller att göra saker som kommer att påverka andra till förändring. ” (OGC) "Det är bara möjligt att vara säker på att förändringen har lyckats om vi kan mäta den nytta som förändringen skulle generera.” (Cabinet Office)

Effektkedja för verksamhetsutveckling SATSNING KRÄVER DRIVER REALISERAR BIDRAR TILL MÖJLIGGÖRARE UTVECKLINGS-INSATSER FÖRÄNDRINGAR NYTTOR VERKSAMHETS-MÅL KRAVSTÄLLER GENERERAR KRÄVER KONKRETISERAS I 7

Nyttorealiseringsprocessen Uppdrag, verksamhetsmål och strategier Beskrivna motiv Önskat börläge Identifierade mål Behov & problem Krav Möjligheter & Risker Identifiera Effektmål och nyttor Specificera lösnings-förslag Genomförd nyttoanalys Färdigställt beslutsunderlag (Business Case) Styrning av processen för nytto-realisering Verifierad nyttorealisering Avslutad satsning Tillvaratagna erfarenheter Följ upp nytto- realisering Planera nytto- realisering Realisera nyttor Levererade möjliggörare Reviderad nyttorealiseringsplan Realiserade nyttor Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan 8

Ramverket Kundorientering och öppenhet Koncernperspektiv Lösningsorienterad Förändringsvilja Vilja/förmåga Engagemang/uthållighet Lärande Ständiga förbättringar Styrande principer Process Roll- och ansvarsfördelning Checklistor och mallar Effektkedja Kostnads- och nyttostrukturer Mognadsmodell Prioriteringsmodell Goda exempel 12 organisationers erfarenheter och modeller samt best practice (Programstyrning, Business Case Management, Investment Management, Benefits Realization Management) 9

Några motiv för att tillämpa nyttorealisering Mer effekt från skattemedel som investeras i verksamhetsutveckling Bättre beslutsunderlag för styrning och prioritering (portföljhantering) Verktyg för att realisera strategier Ökade krav och förväntningar på behovsdriven samverkan och utveckling över organisationsgränser Forskning har visat att de organisationer som erhåller störst nytta av investeringar i IT är de som inför en formell och strukturerad process för nyttorealisering Brygga mellan verksamheten och IT Ökad professionalism i genomförandet av verksamhetsutveckling Färre misslyckade satsningar

Några vanliga utmaningar kopplade till nyttorealisering Ingen vilja hos ledningen till att bedriva aktiv nyttorealisering Bristfälliga beslutsunderlag Ingen plan för realisering av nyttor – förändringsarbete ej budgeterat Ärenden lämnas olösta - många överlämnanden Nyttorealisering följs inte upp När prioriteringar görs sker det ofta till fördel för möjliggörare

Mognadsmodell för nyttorealisering NIVÅ 5 NIVÅ 4 NIVÅ 3 OPTIMERAD NIVÅ 2 STYRD Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling Löpande koordinering av vht-planer Nyttorealisering styr vht-utveckling Nyttorealisering viktig del i strategiutv. Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering NIVÅ 1 DEFINIERAD Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering Strategi för nyttorealisering finns Ökad förmåga till vht-utveckling Nyttorealisering integrerad i verksamheten Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier Kvalitativa nyttor dokumenteras Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning Verktyg och mallar obligatoriska UPPREPAD Ledningen engagerar sig aktivt Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners Gemensam nyttorealiserings-process Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras Hur framgång ska mätas definieras Utbildning i orgaisationens egna processer Gemensam uppsättning mallar och verktyg INITIAL Ökad medvetenhet Fokus på kostnads-besparningar Insikt om nödvändig integration med andra processer Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras Viss utbildning Nyckelpersoner kan visa på framgång Mallar används Gemensam begreppsapparat växer fram Inget fokus på nyttor hos ledning Enbart för införsäljning Högst röst vinner Ad hoc och okoordinerat Mycket prat – begränsad kunskap Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan Inget utdelat ansvar för nyttorealisering Inga gemensamma verktyg

Erbjudande om stöd E-delegationen har tillsatt en arbetsgrupp som praktiskt stödjer myndigheter med nyttorealisering genom att: introducera konceptet och ramverket för intresserade myndigheter vara mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som driver arbetet hjälpa till med mognadanalyser och kartläggning av nuläget, börläget samt förslag till aktiviteter för införande erfarenhetsutbyte mellan myndigheter

…”E-delegationen (har) nyligen publicerat en guide i nyttorealisering …”E-delegationen (har) nyligen publicerat en guide i nyttorealisering. Den har fått stor uppmärksamhet och jag vill rekommendera alla er här idag, som på något sätt har ansvar för att räkna på investeringar, att ladda ner rapporten från delegationens webbplats. Och framför allt att börja använda den i vardagen.” Anna-Karin Hatt, It- och energiminister, e-Förvaltningsdagarna, Nacka Strandsmässan, Stockholm 12 oktober 2011.

När ska processen för nyttorealisering tillämpas? Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas många timmar större förändringar större organisation många intressenter Tullverket kriterier för när Tullnytta ska användas: Mer än 1000 mantimmar Mer än 1 miljon kronor Sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet Svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet Proportionalitetsprincipen gäller!

När ska processen för nyttorealisering tillämpas? Implementering av IPv6? Införskaffning av ny server? Processutveckling baserad på privatpersoners livshändelser? Införande av e-handel i svensk statsförvaltning? Införande av ERP-system? Införande av E-legitimation? Konsoliderad IT-drift? Etablering av Shared Service Center?

Förslag på beslutsunderlagets innehåll (Business Case) Sammanfattning (Rekommendation, förslag till nästa steg, frågor för överväganden) Motiv till satsning (Behov, problem, risker, krav, möjlighet, målbild, effektkedja) Intressenter och målgrupper Antaganden och avgränsningar Lösningsförslag Kostnader Ekonomiska nyttor Den egna organisationen Andra offentliga organisationer Privatpersoner Företag Samhället Kvalitativa nyttor Finansiering och bemanning Riskanalys Beroenden Bör innehålla Effektkedja och nyttorealiseringsplan

Exempel på aktörsmodell E-delegationen Vägledning i nyttorealisering Bilaga 2 Exempel på aktörsmodell PORTFÖLJÄGARE Högsta ansvarig för utvecklingsverksamheten PORTFÖLJLEDARE Ansvarig för projektkontoret Stödjer och följer upp de satsningar som ingår i portföljen Säkerställer att projektkontorets arbete möter de krav som portföljägaren ställer PROJEKTKONTOR Stödfunktion som ansvarar för att följa upp och möjliggöra för satsningar i portföljen att leverera Följer också upp och stödjer aktiviteter kopplade till nyttorealisering EFFEKTCONTROLLER Ansvarar för att mäta och följa upp effekten av satsning Rapporterar enligt överenskommen rutin SPONSOR Ytterst ansvarig för satsningen och dess resultat Fattar beslut om satsningens genomförande mot beslutade uppdrag, strategier och planer Väl förankrad ambassadör för satsningen PROJEKTLEDARE Ansvar för att säkerställa att projektmål uppnås Styr mot tid, kostnad och kvalitet NYTTOREALISERINGSANSVARIG Chef eller medarbetare som i sina linjeroller ansvarar för att realisera planerade nyttor 19

Sju frågor för era fyra viktigaste projekt Vilka mätetal? Vem ansvarar för uppföljning? Vad är nyttan? Hur ska den realiseras? Vem ska realisera nyttan? Hur ska nytta följas upp? När uppkommer nyttan? Vad är nyttan? Konkret beskriven? Ekonomisk och/eller kvalitativ? Vart uppkommer den? Förankrad med intressenter? 2. Vilka mätetal ska användas för att följa upp realiseringen? Volymer nuläge/nyläge 3. Hur ska den realiseras? Genomförandeaktiviteter? Beskrivna beroenden och antaganden? Med vilka krävs samverkan? Risker/hinder? 4. Vem ska realisera den? Linjeroller som ansvarar för att realisera nyttan? Har de validerat nyttorna? Ansvarsmatriser framtagna? Vilka resurser kommer att tas i anspråk? 5. När förväntas den uppkomma? Tids- och aktivitetsplanering? 6. Hur ska den följas upp? Vart och hur ska information om utfall hämtas? När/i vilka intervall ska uppföljning ske? 7. Vem ansvarar för uppföljningen? Vart och hur sker rapportering?

OASIS Transformational Government Framework http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=tgf

Vad görs hos de organisationer som deltagit i arbetet? Försäkringskassan arbetar med att etablera en organisation för effektcontrolling Tullverket inarbetar värderealisering i sin styrmodell Arbetsförmedlingen inför ett ramverk för nyttohantering Stockholms e-tjänstprogram har på ett mycket framgångsrikt sätt arbetat med K/N-analyser i sin första fas Skatteverket har utformat uppdrag för att införa nyttorealisering Bolagsverket förstärker sin organisation för effektstyrning Arbetar systematiskt med effektkalkyler Ser över och förbättra bl.a. struktur och arbetssätt Migrationsverket inför ett strukturerat stöd för verksamhetsutveckling med nyttorealisering Jordbruksverket uppdrag att införa nyttorealisering Trafikverket integrerar nyttorealisering i deras projektstyrning …

Vad kommer vi att göra? Nätverk Koncernstöd 4ggr per år Öppet för offentliga organisationer som har en uttalad ambition med nyttorealisering Förvaltning och vidareutveckling av vägledning Utbildningspaket (?) Nyttomodelleringsmetod (?) Nyttobaserad portföljstyrning (?) Kalkylmall med hjälp av ESV (?) Koncernstöd Introducera konceptet och ramverket för intresserade myndigheter Vara mentor/bollplank till ansvariga och eldsjälar som driver arbetet Hjälpa till med mognadanalyser och kartläggning av nuläget, börläget samt förslag till aktiviteter för införande Erfarenhetsutbyte mellan myndigheter Avrapportering och förslag till fortsatt arbete Q1-2012 Generellt ”Nyttoregister” med nyckeltal/indikatorer (?)

Mårten Janerud marten.janerud@enterprise.ministry.se 072-733 66 62 Anna Pegelow anna.pegelow@skatteverket.se 073-942 41 46

Två exempel

Civil Service Reform Programme, Nordirland Uppföljning Aggregerad uppföljning av projekt och nyttorealisering (mha. nyttoregister) 53st strategiska nyttor 133st operativa nyttor Nytta Gemensamma arbetssätt Uppföljning på aggregerad portföljnivå Ökad transparens och samsyn Undvikt dubbelräkning Nyttorealisering integrerad med portfölj-, program- och projektstyrning Förbättrad kontroll och ökad grad av nyttorealisering Vad? Transformering av statlig förvaltning i Nordirland 11 departement 29 000st tjänstemän Kundcenter och e-tjänster, HR, EA, Ny IT-infra, Ny arbetsplats, Nytt utbildningscenter Varför? Öka kvalitet, produktivitet och effektivitet Genomförande 9st införandeprojekt Programkontor Särskild styrgrupp för förändringsledning Gemensam process för nyttorealisering Gemensamt nyttoregister http://www.dfpni.gov.uk/benefits-management-mainsection1

Kortare väntan Vad? Standardiserad handläggning av asylärenden Varför? Tidssättning (ledtider) Gemensamt arbetssätt (processteg, mötesordning och agendor) Standardiserade arbetsteam Varför? Förkortad handläggningstid för asylsökande Öka förtroendet för Migrationsverket Ökad effektivitet Genomförande Pilotprojekt Stegvis utrullning 16 veckor inkl. utbildning (omorganisera enheten i enlighet med det standardiserade sättet.) Teamet, teamledare, förändringsledare och enhetschef följer ärendena väldigt noga under ca 10 veckor. Överlämning till ordinarie verksamhet. Kundfokus + ständiga förbättringar Uppföljning Antalet utredningar + ledtider per team och enhet Måluppfyllelsen för projektet mäts i genomsnittliga handläggningstider för nyinkomna ärenden Ändringsfrekvens vid domstolar och orsaken till antalet återförvisade ärenden (rättssäkerhet) Djupintervjuer med asylsökande Personalenkät (arbetsmiljö och arbetssätt) Nytta Genomsnittlig handläggningstid från 267 dagar (år 2008) till 75 dagar (år 2010)

PROCESSER - nuläge och börläge MÅL - mått och nyckeltal NYTTOR - kopplade till målen KRAV - kopplade till delprocesserna KVALITETSSÄKRING OCH FÖRANKRING - krav och förberedelser RELISERING