Mats Gahnström,Verksamhetsarkitekt, Västerås stad 2013-05-30   Samordnad informationsarkitektur Ett projekt inom CeSam - Sveriges Kommuner och Landsting Finansierat av Vinnova Mats Gahnström,Verksamhetsarkitekt, Västerås stad 2013-05-30

Leverantörsberoendet Marknaden för kommunala stödsystem kännetecknas av ett litet antal leverantörer, som ofta har ambitionen att tillhandahålla mer eller mindre heltäckande systemstöd för hela verksamhetsgrenar. Att implementera en systemkomponent från en annan leverantör än huvudleverantören är som regel förknippat med ett betydande kostnadsdriv. Detta är ett starkt incitament för en kommun att hålla sig till en och samma leverantör, med följden att leverantörsberoendet fördjupas ytterligare.

Hur har det blivit så här? För att ett systemstöd skall kunna fungera i en verksamhet måste någon ha koll på hur verksamheten och systemens delar hänger samman. Med andra ord, någon måste ta ansvar för informationsarkitekturen. Om beställarna (dvs. kommunerna) inte vill eller förmår att ta ansvar för informationsarkitekturen så övergår ansvaret till leverantörerna. Utan ett kommunalt engagemang i den egna informationsarkitekturen blir den lätt en integrerad del av våra leverantörers affärshemligheter! Detta gör oss beroende av ett litet antal leverantörers leveransförmåga och goda vilja så snart vi ställs inför ett utvecklingsbehov. Detta gör oss också till oinformerade (dvs. dåliga) beställare.

Ökade krav på kommunerna Krav på öppenhet och skydd av integritet Medborgare och företag förväntar sig en mer öppen och mer tidsenlig service. Samtidigt styrs kommunerna av lagar som framför allt värnar om den personliga integriteten. Denna balansgång kräver en mycket hög kvalitet och precision, inte minst i vår hantering av personrelaterade uppgifter. För att kunna tillmötesgå dessa krav på ett kostnadseffektivt, säkert och juridiskt korrekt sätt behöver vi förbättra våra metoder att hantera vår informationsarkitektur.

Vad är informationsarkitektur? En informationsarkitektur är en uppsättning modeller som försöker tydliggöra en organisations processer och den information som processerna hanterar. Förståelsen av informationsarkitekturen är helt avgörande för vår förmåga att utveckla och upphandla verksamhetsanpassade systemstöd. En generisk arkitektur som är tänkt att kunna återanvändas av flera olika organisationer brukar benämnas referensarkitektur.

Vilka frågor besvarar en informationsarkitektur? Frågor som informationsarkitekturen försöker besvara är bl.a. Vilka verksamhetsprocesser har vi? Hur hänger processerna samman? Var börjar och var slutar en verksamhetsprocess? Vad behöver processen för information för att fungera? Vad förväntar vi oss att processen skall leverera? Vilken information hanteras? Hur definieras den information som hanteras? Hur relaterar olika informationsobjekt till varandra?

Varför en gemensam referensarkitektur? Små kommuner har som regel inte de resurser som krävs för att på egen hand implementera en informationsarkitektur. En öppen gemensam referensarkitektur innebär att vi delar med oss av vårt arkitekturkunnande. Möjliggör ett mer kvalificerat samarbete mellan kommuner och skapar förutsättningar för en mer dynamisk tjänstemarknad. Genom att samordna format och grundläggande metodik, kan kommunerna bit för bit, etablera det som med tiden kan bli en allt mer komplett referensarkitektur . Dvs. en referensarkitektur som speglar en idealtypisk svensk kommun.

Informationsarkitektur - Kommunernas strukturkapital eller leverantörernas affärshemligheter?

Systemens påverkan på våra verksamhetskulturer Oavsett om vi är medvetna om det eller inte så påverkar de system vi använder våra verksamhetskulturer. Systemen styr inte bara hur vi benämner saker. Ofta styr systemen även hur vi betraktar verksamheten, hur vi delar in den samt till vilken del av verksamheten vi anser att enskilda aktiviteter och företeelser tillhör. Vi kan därför förvänta oss att kommuner som använder olika stödsystem med tiden kommit att utveckla olika verksamhetskulturer. Samtidigt styrs alla kommuner av samma uppdrag och samma lagstiftning.

IT styr verksamhetsutveckling Informationsbärlager Informationen hanteras av informationsbärare Informationsbärare Pappersdokument Telefoni (samtal SMS) System x Webb y Molntjänst Information Information beskrivs i ett informationslager Information Informationsmängd X Informationsmängd y Informationsmängd z Verksamhetslager Olika delar av verksamheten och hur de samverkar beskrivs med processmodeller Process x Processer

Verksamhetsutveckling styr IT Verksamhetslager Olika delar av verksamheten och hur de samverkar beskrivs med processmodeller Processer Process x Information Information beskrivs i ett informationslager Information Informationsmängd X Informationsmängd y Informationsmängd z Informationsbärlager Informationen hanteras av informationsbärare Informationsbärare Pappersdokument Telefoni (samtal SMS) System x Webb y Molntjänst

Gemensam spelplan

Gemensam spelplan

Interoperabilitetens ABC A = Administration A B = Business C = Citizens A C A B A B C

Tydliggöra tjänstegränssnitt § Organisation Juridik A B Semantik Teknik

Dynamisk tjänstemarknad

Modelleringssammarbetet mellan Jönköping och Västerås våren 2013 Kartläggningsområde – Förbereda skolstart - gymnasieskolan Medverkade gjorde schemaläggare, skolledare samt experter på gymnasieantagning, systemförvaltning och skoladministration. Förutom projektledaren medverkade fem medarbetare från Jönköpings kommun och sex medarbetare från Västerås stad. Totalt sex halvdagar med kartläggningsseminarier genomfördes i Jönköping. Ungefär samma tid lades på motsvarande kartläggning i Västerås. Båda grupperna samlades slutligen två dagar i Askersund 15-16/5 och arbetade sig tillsammans igenom ett förslag till gemensamma process och informationsmodeller.

Arbetets gång Processkartläggning av nuläge - Jönköping och Västerås Begreppskartläggning - Jönköping och Västerås Processmodellering av föreslaget gemensamt börläge. Informationsmodellering centrala informationsmängder. Gemensam genomgång och justering av föreslagna process- och informationsmodeller.

Vad behöver göras för att vi skall få fram ett körbart schema? Process

Vad behöver processen för att den skall fungera? Vad förväntar vi oss att processen skall leverera? Beroende Process Leverans

En process måste alltid leverera mervärde för att ha ett berättigande objekt process objekt process objekt

Begreppsmodeller

Informationsmodeller

Kardinalitet En eller ingen En och alltid en En eller flera, alltid minst en En, flera eller ingen

Resultatet från kartläggningen av ”Förbereda skolstart – gymnasieskolan” finner ni på ”www1.vasteras.se/samarkitektur” *Notera att vi planerar att flytta modellerna till SKL´s domän inom kort.

Samordnad referensarkitektur -Processer-

-Informationsmodeller- Samordnad referensarkitektur -Informationsmodeller-

Kom med och delta i diskussionen!

Katalog eller öppen länkad data E-delegationens tjänstekatalog och objektskatalog dröjer till 2014. Ett samarbete har inletts med Fredrik Paulsson och Alma Taawo för att göra modeller och objekt sökbara och maskinläsbara som öppen länkad data. Fredrik och Alma har sedan tidigare erfarenhet av tillämpningar av öppen länkad data inom skolan. På sikt hoppas vi även kunna länka vissa dataset, så som t.ex. poängplaner, direkt mot källorna.

Vill ni veta mer eller medverka? Följ oss på LinkedIn – ”Kommunal arkitektur i samverkan” Kontakta mig gärna på mats.gahnstrom@vasteras.se Telefon: 021 39 11 63 Resultatet från kartläggningen av ” Förbereda skolstart – gymnasieskolan” finner ni på ”www1.vasteras.se/samarkitektur”. (Notera att modellerna kommer att flyttas över till SKL´s domän inom kort) Tack för er uppmärksamhet! Frågor?