Hantering av inresande utbytesstudenter, Ladok3 och NyA Nuak 27 september 2012

Ladok3 - remiss PM Införande av Ladok3 -Remitterat till samtliga konsortiemedlemmar och övriga utpekade mottagare. Sista svarsdag 3 oktober.

Fyra införandesteg Steg tre Examen + Resultat + Studiedeltagande rör större delen av användarna och påverkar arbetet med antagning i Ladok och NyA.

Tidplan för införande, enligt förslag Lärosätenas produktionssättningar kommer att serieläggas och exakt tidpunkt planeras i samråd med respektive lärosäte, med start enligt tabell ovan.

Hantera ansökan och anta student i Ladok3 Systemstöd tillhandahålls (enligt Övergripande kravspecifikation del 2) för att i Ladok3: hantera uppgifter om studiefinansiering hantera uppgifter om handledare hantera information om studieavgift skapa underlag för ansökan och antagning på alla nivåer och alla typer av utbildningstillfällen, t.ex. tillhandahålla meriter, ansökan till senare del av program, utbytesstudier ta emot antagningsresultat

Ansökan/antagning i Ladok3 Det gemensamma målet för Ladok3- projektet och VHS är att all ansökan/antagning ska hanteras i ett och samma system. Dubbelfunktionalitet ska undvikas.

Antagning i Ladok Nouveau Dagens Ladok har funktionalitet för etablering och antagning och används av de flesta lärosäten för t.ex. Hantering av in/utresande avtalsstudenter Antagning till uppdragsutbildning Antagning till Forskarutbildning Antagning till senare del av program Uppflyttning av programstudenter Ytterligare delar av antagningsprocessen som inte stöds av antagningssystemet?

Dagsläget Samarbete och gemensamma projekt mellan Ladok och NyA har påbörjats: Gemensamma projekt Onlineöverföringar (uppstart) Exempel på andra initiativ: Linnéuniversitetets hantering av inresande utbytesstudenter

utbytesstudenter i NyA Antagning av utbytesstudenter i NyA

Grundprinciper Antagningsomgång för utbytesstudenter VT13: USV13 Deltagande lärosäten: KAU, HH och LNU Takstrykning: 30 hp Urvalsprincip: Löpande antagning (urval tidigt, sedan efterplacering) Efterplacering två ggr i veckan (tisdag och torsdag kväll)

Flödesbeskrivning för LNU 1. Nominering: Avdelningen för internationella relationer, IR, tar emot nominerade studenter från utbyteslärosäte och skickar instruktioner angående anmälan till studenter 2. Anmälan: Studenterna gör anmälan via webbanmälan (Interbas). Merithandlingar laddas upp med anmälan. Söktillfällen finns på lnu.se (genereras via utbildningsdatabas (Kursinfo)) 3. Studievägledning: Löpande kommunikation och studievägledning med studenten under sökprocessen 4. Anmälan till antagningen: IR skickar anmälan (som bifogad pdf) till antagningen på speciell funktionsmail

5. Inhämtning och koppling: kurstillfällen (anmälningskoder: Uxxxx) hämtas till NyA från utbildningsdatabas av antagningen. Genomgång av kurstillfällen 6. Antagningstal: antagningen efterfrågar efterantagningstal från institutionerna. Institutionerna matar in efterantagningstal direkt in i NyA 7. Etablering i NyA: antagningen etablerar studenterna i NyA och lägger in sökta utbildningar i NyA 8. Ansökan till Strömsund: antagningen skickar ansökan och samtliga dokument till Strömsund 9. Granskning och antagning: antagningen granskar och antar löpande studenter i NyA (efterantagning/efterplaceringar)

10. Etablering i Ladok: antagningen etablerar studenterna samt utbytet i Ladok baserat på excellista från Interbas (SA05) 11. Överföring från NyA till Ladok: överföring sker löpande (e-post till institutionerna med antagna och reservplacerade) 12. Besked angående inställda kurser: Utskick till institutionerna efter sista anmälningsdag (15 april och 15 okt) angående besked om vilka kurstillfällen som ställs in 13. Utskick av antagningsbesked: till studenterna efter att antagningen löpande skickat listor med vilka som är antagna till heltidsstudier. Övriga studievägleds igen

Fördelar Högre rättssäkerhet med en begriplig antagningsprocess Process när det gäller ansökan, antagning, reservkallning, stäng för sen anmälan osv. för utbytesstudenter blir mer lik motsvarande process för övriga grupper studenter Möjligt att ha reservlistor i Ladok för utbytesstudenter Institutionspersonal får större möjlighet att löpande följa statistik samt studentärenden via NyA (expertklient/institutionswebben) för utbytesstudenter Enklare att ha fler personer inblandade i granskningsprocessen – minskad sårbarhet Utvecklad funktionalitet i NyA och Ladok möjliggörs på sikt!

Problemområden Manuell inmatning av anmälningar, tidskrävande (självvalt) Viss dubbelhantering, etablering både i Ladok och NyA Vid reservantagning i Ladok på kurstillfällen för utbytesstudenter läggs villkor om studieavgiftsskyldighet vilket förhindrar registrering. Innebär manuell hantering med att lägga avgiftsbefriad. För kurstillfällen där man valt ej grundläggande behörighet följer ej undantag med vid överföring till Ladok Tekniskt strul – efterplaceringsbatchar som ej rullar

Övriga önskemål om utvecklig Exchangestudent.se? Nationell webbplats där utbytesstudenterna kan göra anmälningar Etablering av utbytesstudier i NyA Gemensamma lärosäteskoder nödvändigt?)

Vill ni vara med?

Onlineöverföringar Gemensamt projekt mellan Ladok och Nya Med målsättning att ersätta batcharna från NyA till Ladok Snabbare och regelbunden överföring av Katalogdata (anmälningsalternativ etc) Urvalsresultat Enklare för Produktionsansvarig på lärosätet: EN publicering per antagningsomgång