Kapitel 13 Inköpsavdelningens organisation och struktur

Program Inköpsfunktionens struktur i organisationen De bakomliggande faktorer som avgör inköps roll, position och organisationsuppbyggnad. Nivåer för uppgifter, ansvar och befogenhet Organisationella strukturer inom inköpsfunktionen Befattningsprofiler inom inköp

Inköpsfunktionens organisationsstruktur Beror starkt på verksamhetens egenskaper och omvärldsfaktorer Olika nivåer av centraliserad eller decentraliserad struktur Centraliserad Centraliserad hybrid Hybrid Decentraliserad hybrid Decentraliserad Vanligtvis väljs en blandad organisationsstruktur

Inköpsdirektörens rapporteringskanal Organisationell rapporteringskanal/linje 2003 1995 1987 Totalt # % Vice verkställande direktör 48 16.90 % 54 18.75% 6 2.06% Ekonomidirektör 46 16.20% 34 11.18% 21 7.22% Vicedirektör 43 15.14% 47 15.46% 18.56% Verkställande direktör 41 14.44% 15.76% 16.15% Operativ direktör 7.39% - Administrativ direktör 7.39 % 26 8.55% 40 13.75% Produktionsdirektör/ chef drift- och tillverkning 19 6.69 % 15.79% 71 24.40% Övriga 18 5.92% 23 7.90% Koncernchef/Chef stödfunktioner 17 5.99% 2 0.66% Material/logistikchef 5 1.76% 22 7.24% 25 8.59% Konstruktionschef 4 1.41% 1.37% Sammanlagt 284 100.00% 304 291 Johnson and Leenders (2004)

Organisationsstruktur för försörjning 2003 1995 1987 Totalt # % Centraliserad 72 25.35 % 69 22.85% 83 28.04% Centraliserad hybrid 116 40.85 % - Hybrid 28 9.86 % 196 64.90% 175 59.12% Decentraliserad hybrid 46 16.20 % Decentraliserad 22 7.75 % 37 12.25% 38 12.84% Sammanlagt 284 100.00% 302 296 Johnson and Leenders (2004) Dessa siffror visar att inköp, under de senaste årtiondena, har blivit betydligt mer synligt i högsta ledningen i större företag

Faktorer som påverkar inköpsavdelningens rapporteringshierarki Den organisationella lokaliseringen beror på vilken syn ledningen har på inköpsfunktionen. Ledningen syn beror på följande faktorer: Inköpens andel av slutproduktens tillverkningskostnad Företagets ekonomiska ställning Till vilken omfattning företaget är beroende av leverantörsmarknaden

Uppgifter, ansvar och befogenheter Strategiska inköpsbeslut (långsiktig påverkan) Utveckling och utfärdande av riktlinjer för verksamheten, processer och arbetsbeskrivningar som ger inköpsavdelningen befogenheter Utveckling och implementering av program för granskning och revision Outsourcing av aktiviteter och/eller funktioner Etablerande av långtidsavtal med prioriterade leverantörer Införande av en leverantörsstrategi baserad på multi- eller single sourcing Större investeringar Beslut om ekonomiska investeringar i leverantörer (dvs. integration i tidigare led) Utformande av policyer avseende internprissättning och internhandel Utformande av policyer avseende reciproka avtal, motköpsavtal etc.

Uppgifter, ansvar och befogenheter Taktiska inköpsbeslut (påverkan på medellång tid) Koncernavtal och/eller årsavtal Utformande och utveckling av program för värdeanalys Införande och utförande av kvalitetscertifieringsprogram för leverantörer Val och kontraktering av leverantörer i allmänhet Program inriktade på minskande av leverantörsbasen Operativa inköpsbeslut (kortsiktig påverkan) Orderprocess Leveransbevakningsaktiviteter avseende frisläppta order Fakturahantering och betalning Problemlösning Övervakning och utvärdering av leverantörers prestationsförmåga

Uppgifter, ansvar och befogenheter Förhållanden mellan tre ledningsnivåer och några ledande befattningar Ledande befattning Högsta ledningen Logistik- ledningen Inköps- ledningen Inköps- ansvarig Inköpsassistent/ materialplanerare Strategisk nivå X X X Taktisk nivå X X X Operativ nivå X X

Organisationsstrukturer för inköp Strukturer för företag uppdelade på flera enheter Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig. Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska och taktiska inköpsbeslut Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande designkoncept. Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.

Organisationsstrukturer för inköp Centraliserat versus decentraliserat inköp: Några kriterier att beakta: Gemensamhet i inköpsbehoven Geografisk lokalisering Leverantörsmarknadsstruktur Besparingspotentialer Behov av expertis Prisvariationer Kundbehov I praktiken utgör dessa faktorer beslutsgrunder för att bestämma om man ska köpa centralt eller på annat sätt.

Organisationsstrukturer för inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Produktion Marknadsföring/försäljning Produktion Marknadsföring/försäljning Produktion Marknadsföring/försäljning Struktur för centraliserad inköpsorganisation (exempel)

Organisationsstrukturer för inköp Ledningsgrupp Koncernstab Koncernstab Division A Division B Division C Inköp Produktion Marknadsföring/försäljning Inköp Produktion Marknadsföring/försäljning Inköp Produktion Marknadsföring/försäljning Struktur för centraliserad inköpsorganisation (exempel)

Organisationsstrukturer för inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp Fördelar Direkt ansvar för de operativa bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet Mindre friktion tack vare samordning Direkt kommunikation med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörs-marknadsundersökningar Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader. Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen

Organisationsstrukturer för inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Produktion Inköp Marknad / försäljning Produktion Inköp Marknad / försäljning Produktion Inköp Marknad / försäljning Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Organisationsstrukturer för inköp + Ledande person o Medlem Inköpsdirektör Division nr. 1 Division nr. 2 Division nr. 3 Inköps- chefernas råd Division nr. 4 Division nr. 5 Division nr. 6 Inköpschef Inköpschef Inköpschef Inköpschef Inköpschef Inköpschef o + + o Globala sortiments råd Kabelkontaktorer Kemikalier Kretskortsmontage etc. o o o Tvärfunktionella inköpsteam vid IBM Van Weele och Rozemeijer (1996)

Konsekvenser för professionella inköpare Funktion Ansvar Kunskaper som krävs Inköpsdirektör (CPO) Utveckla företagets sourcingstrategier, system och rapporter. Allmänna ledaregenskaper Ledarskap Kommunikationsförmåga Koncerninköpare Strategiska sortiment Kommersiella färdigheter Långsiktig planeringshorisont Bred affärsinriktning Kategoriinköpare Nya material och komponenter Nya leverantörer Allmän teknisk utbildning Medellång planeringshorisont Projektinköpare Investeringsvaror, varor för underhåll och tjänster Projektledaregenskaper Teknisk utbildning Inköpare ickeproduktrelaterat Allmänna varor, anläggningsmaterial och tjänster Generalist Företagsadministration Operativ inköpare Materialplanerare Materialplanering Orderhantering Problemlösning Leverantörsvärdering Allmänna kunskaper Pragmatisk Kunddriven Stresstålig

Konsekvenser för professionella inköpare Jämfört med tio år sedan är professionella inköpare: Högre utbildade (handelshögskola, master) Ansvariga för mer pengar Oftare kvinnor Förhandlar oftare fram långtidsavtal Inblandade i outsourcingbeslut Tar den globala marknaden i beaktning Minskar kostnader och antal leverantörer

Slutsatser Inköpsstrukturer verkar variera mycket mellan företag. Detta beror på högsta ledningens syn på inköp och försörjning. Vid analys av omfattning, uppgifter, ansvar och befogenheter för inköpsfunktionen skiljer vi på strategisk, taktisk och operativ nivå. Inköpsstrukturer verkar vara volatila: en period av centraliserat inköp följs ofta av en förändring i motsatt riktning.