Kartläggning av inköpsprocessen Kick off 10 mars 2010 Kartläggning av inköpsprocessen Presentation: Vem är jag? 36 år, bor i Upplands Väsby med min man och våra 2 barn, Julia och Adam Fritidsintressen är, träning och fotboll. Fotbollstränare till dottern och jag gillar schlager. Jobbat på KTH sedan 2001, på Systemgruppen på CSC med ekonomi och är CSC-skolans upphandlingsansvarig Varför har jag fått uppdraget som projektledare? Jag har ett stort intresse för inköpsfrågor. Tidigare jobbat som privat anställd med inköpsfrågor. Bakgrunden till projektet startade för ca 2 år sedan, ESV ville ha personer från myndigheter till att ingå i referensgruppen som skulle genomföra en förstudie om e-beställningar i staten. Madeleine Axberg gick som representant för KTH och kände att det behövdes ett komplement till de upphandlingschefer som ingick i referensgruppen. Att Madeleine valde mig var för att i upphandlingsnätverket som jag ingår visste hon att vi på SGR hade påbörjat arbetet hos oss att se över våra processer vid inköp. Jag ser fram mot det här jobbet som vi KTH nu ska göra under främst våren och jag är jätteladdad för det här uppdraget som jag har fått. Jag hoppas att jag ska vårda uppdraget väl.

AGENDA Presentation av projektet e-beställning Presentation av delprojektets syfte och målsättning Beskrivning hur delprojektet ska genomföras Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i delprojektet Aktivitetsplan och hemsidan Tid för frågor Buffé och mingel Ljusgården Lv3

Bakgrund Regeringen ökar kraven på myndigheterna Regeringens handlingsplan för e-handel Målbild 2013 KTH:s projekt Elektroniska beställningar Delprojekt Varugruppsstrategi Delprojekt Processkartläggning Delprojekt E-beställningssystem Delprojekt Implementering KTH:s organisation och arbetssätt för inköpsfrågor – hur ser det ut idag KTH:s inköpsmönster - varugruppstrategiarbetet

Avgränsningar i projektet I projektet ingår inte: IT-stöd för upphandling Andra konkurrenssättning vid avrop Resebeställningar Inventariesystem

Projektorganisation Uppdragsgivare – Anders Lundgren Styrgrupp – Tina Billing CSC (ordf.), Maria Andersz CHE, Peter Carlsson ITM och Ulla Jacobsson CHE Projektgrupp – Madeleine Axberg UF (proj.ledare), Sara Johansson CSC, Urban Sjöström UF och Joakim Pettersson ITA Referensgrupp - upphandlingsnätverket

Delprojekt -Varugruppsstrategi Syftet med delprojektet är att ta fram en varugruppsstrategi för KTH, för att tydliggöra vilka varugrupper/varugruppsområden som KTH har störst nytta av att införa i e-beställningssystemet. Med största nytta menas i första hand att hitta områden som gör det enklare för beställaren att hitta produkter, beställa produkter och knyta ihop beställningen med fakturan i systemet, d.v.s. att effektivisera och korta ledtiderna.

Delprojekt E-beställningssystem Resultatet från delprojekt processkartläggning – nyläge och kartläggning av KTH:s befintliga affärssystem utgör underlag till en kravspecifikation till e-beställningssystem. Kartläggningen av de olika affärssystemen är till för att möjliggöra en integration mellan de olika systemen där så är möjligt och vinstgivande.

Delprojekt - Implementering handlingsplan Implementering av nylägesprocessen på respektive skola. Införande av inköpsstrategier, inköpsorganisation och bemanning av de roller som framkommit i nylägesprocessen.

Delprojekt - Implementering e-beställningsystem Implementering av ett e-beställningssystem bör göras stegvis på KTH:s skolor. I delprojektet ingår utbildning av användarna för att de ska få tillgång till systemet. Resultatet för delprojekt är att e-beställningssystemet är implementerat på samtliga skolor och UF

Delprojekt Processkartläggning

Delprojektorganisation Delprojektledare kartläggningen – Sara Johansson CSC Referensgrupp – utsedda ansvariga på skolorna, deltagarna i kartläggningarna, upphandlingsnätverket och Ann Edström ITA Självklart är även styrgruppen och projektgruppen med i organisationen för delprojektet.

Ansvarig på resp skola EES - Johanna Bergman ABE - Susanne Weideskog BIO - Holger Eklund CSC - Sara Johansson CHE – Kenneth Andersson EES - Johanna Bergman ICT - Thomas Tonndorf ITM - Malin Skoglund SCI - Anette Rudholm STH – Eilert Stensson UF - Madeleine Axberg VIL - Gunilla Johansson

Delprojekt -processkartläggning - syfte Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

Processkartläggning - Projektmål Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

Processkartläggning - Tillvägagångssätt Steg 1 – Nulägesanalys Nulägeskartläggning Identifiera förbättringsområden Nyttopotential Steg 2 – Nylägesanalys Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder Steg 3 – Handlingsplan Utforma handlingsplan Identifiera risker VC lägger till anteckningar.

Nulägesanalys Arbetsprocess Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?) Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?) Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?) Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm)  

Nulägesanalys Identifiera förbättringsområden och nyttofaktorer Förslag på förbättringsåtgärder inom områden där det finns behov Diskussion och listning på vad som genererar nytta för verksamheten

Nylägesanalys Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder Vidare analys av de förbättringsområden som framkommit under nulägesanalysen. Målet är att gruppera deltagarnas förslag på åtgärder inom områden där förändring behöver vidtas för att uppnå en effektivare inköpsprocess.

Nylägesanalys Fördjupad beskrivning av nyttan Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt? Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas? Vilka hinder finns? Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts?

Utforma handlingsplan Handlingsplanen utgörs av en aktivitets- och tidsplan, en övergripande nyttobedömning samt en grov uppskattning av projektets kostnader.

Förväntningar Ansvarig för skolan Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan Är förlängda armen till delprojektledaren och projektgruppen

Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

Förväntningar Styrgrupp Styrgruppen undanröjer hinder för projektet Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter Följer upp projektets resultat och deltar i beslut Förändringsområden Handlingsplanens inriktning och omfattning Medverka vid prioritering av resursinsatser  

Förväntningar på oss KTH:s delprojektledare/Sara Metamatrix/Victoria Leder arbetet Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser Ansvarar för förankrings och informationsspridning av projektets resultat Medverkar vid workshoparna Metamatrix/Victoria Utformar och leder workshopövningarna Dokumenterar och analyserar underlag Medverkar vid återkoppling Medverkar vid presentation av resultat Övriga projektgruppen kommer att medverka. Var bereda på det! Representant från IT-förmedlingen, likaså

Aktivitetsplan Kick-off – 10 mars F1 och Ljusgården Lv3 Nulägesanalys – uppstart v 10 Återkoppling nulägesanalys – v 16-17 Workshop nyläge – 24 maj KTHB Salongen Återkoppling nyläge – 16 juni F2

Har du frågor? Sara Johansson sarah@csc.kth.se Victoria Callenmark Anknytning: 80 73 Victoria Callenmark Victoria.callenmark@metamatrix.se Telefon: 0739 – 44 20 42 Mer information hittar du på: http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning/1.50553

Gruppövning Vilken är den viktigaste faktorn för att effektivisera inköpsprocessen? Fundera enskilt någon minut Diskutera i grupper om 5 Dokumentera era faktorer på utdelat blad Kortfattad redovisning

Förbättringsåtgärder Organisation Roller, ansvar och befogenheter Kompetens Kunskap inom området Resurser Tillgång till personal och pengar IT-stöd Verktyg och hjälpmedel i vardagen Ledning & Styrning Mål, ritktlinjer och ramar för inköpsarbetet