Digital samverkan illustrerad genom tillämpning i en sammanhållen detaljplane- och fastighetsbildningsprocess Vi kommer från SPF som är ett samarbetsprogram mellan Lantmäteriet och Boverket. Programmet startade på initiativ av Lantmäteriet 2009 och pågår till 2016. Jag är här för att prata om den viktiga frågan om digital samverkan jag pratar utifrån vårt intresseområde detaljplanering och fastighetsbildning.

Hur hänger det ihop och vem har ansvar för att göra vad och vem har mandat att sätta igång den kedjereaktion som behövs?? Regeringen har en strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning Hänger inte i luften: Finns flera initiativ Finns flera utredningar Vi gjorde en utredning 2011 (gavs ut 2012 januari) om kommuners planarbete i digital miljö Men vad innebär det i praktiken? Demonstrator – vi ville visa läget i verkligheten

Hur hänger det ihop och vem har ansvar för att göra vad och vem har mandat att sätta igång den kedjereaktion som behövs?? Regeringen har en strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning Hänger inte i luften: Finns flera initiativ Finns flera utredningar Vi gjorde en utredning 2011 (gavs ut 2012 januari) om kommuners planarbete i digital miljö Men vad innebär det i praktiken? Demonstrator – vi ville visa läget i verkligheten

Vad har SPF gjort? Hit men inte längre! Gemensam processbild Processbeskrivning Vägledning på www.boverket.se/vagledningar/PBL-kunskapsbanken Beskrivit det digitala flödet Beskrivit behov av samverkan och tjänster Beskrevs i ”harmoniseringsrapporten” Vad har SPF gjort?? Vi har med utgångspunkt i en problemanalys tagit fram en processbild och en processbeskrivning så att alla har en gemensam bild att utgå ifrån. Vi har beskrivit det digitala flödet i processen och behovet olika typer av samverkan och tjänster Vi har….. Hit men inte längre!

120926 esris användarkonferens Med medborgaren i centrum 120926 esris användarkonferens Söker & får bygglov Flera kommuner ger möjlighet till att ansöka om bygglov på nätet. Vi vet att man kan utveckla enkla blanketter Men vill man gå ett steg vidare krävs litet mer… Och vi har ett förslag på hur vi tillsammans, statliga myndigheter, kommuner och näringslivet kan gå vidare.

Planarbete och fastighetsbildning kräver samverkan mellan många aktörer Medborgare Företag IDÉ INFLYTTNING Kommun förvaltning Kommun nämnd Lantmäteriet Medborgare Företag Länsstyrelsen

Information tillförs, skapas och tillhandahålls Grundkarta Ritningar Idéskisser IDÉ INFLYTTNING VA etc. Gällande planer Ärende-hanterings-system Utredningar Samråd/ granskning Fastighets-bildning Bygglov Information ska tillföras processen Tankar och åsikter ska utbytas i samråd och yttranden Beslut ska fattas och expedieras Information ska tillhandahållas till nästa steg Ärendehanteringssystemet håller samman processerna Men idag kan olika myndigheters ärendehanteringssystem prata med varandra Överklagan Beslut

SPF:s mål för digital samverkan Snabbare från idé till färdig byggnad Enkelt att återanvända information Informationen ska kunna vidareanvändas Nyttor: Bättre fungerande marknad – kommuner blir oberoende av programvarufamilj En knuff framåt i innovativ riktning Bättre innehåll i handläggningsstöden Det ska gå snabbare att komma från idé till färdig byggnad. Det ska vara enkelt att i planarbete och fastighetsbildning återanvända information som redan tidigare finns insamlad och lagrad hos stat och kommun. Informationen i detaljplanen i digital form ska kunna vidareanvändas för att effektivisera efterföljande moment i samhällsbyggnadsprocessen exempelvis bygglovgivning och fastighetsbildning. Bättre fungerande marknad. Kommunen ska kunna friare upphandla IT-tjänster och i mindre omfattning än idag vara bunden till en systemleverantör. IT-system är IT-tekniska lösningar som stödjer viss verksamhet. Exempel kan vara ärendehanteringssystem, karthanteringssystem, GIS-system, ekonomihanteringssystem, dokumenthanteringssystem och arkivsystem. En knuff framåt i innovativ riktning. Att staten i form av Boverket och Lantmäteriet engagerar sig i utformningen av framtida lösningar påverkar branschen och påskyndar utvecklingstakten. VI har i SPF Beskrivit det digitala flödet Beskrivit behov av samverkan och tjänster Beskrivit hur man skulle kunna samverka

Demonstratorerna visar hur det fungerar idag – men också vad som behöver förbättras Demonstratorerna visar hur digital samverkan kan förverkligas med dagens teknik och dagens informationsresurser Digpro Solutions AB & CGI med Stockholms stad S-GROUP Solutions AB & EDP Consult AB Tekis AB tillsammans med andra Addnodeföretag (Mittbygge, CAD-Q) Vianova System Sweden AB med Skövde kommun Vi skrev en rapport 2012 om digital samverkan i detaljplane- och fastighetsbildningsprocessen. Rapporten uppfattades som svår att förstå och vi fick också önskemål om att konkretisera det vi sa i rapporten. Vi tog därför kontakt med näringslivet för att med hjälp och stöd av dem få en praktisk visning av hur digital samverkan mellan olika aktörer kan fungera. Dessa företag tog sig an uppmaningen och bildade egna samarbetskonstellationer. Alla företag har samarbetat med kommuner även om det inte framgår här. Mot förmodan lyckades vi få de så intresserade att de ställde upp utan ersättning. Unikt samarbete Under våren och har på kort tid och utan ersättning har de gjort ett fantastiskt arbete med att visa hur digital samverkan kan förverkligas med dagens teknik och dagens informationsresurser. Vi har fått en mycket bra relation till dessa företag och kommuner och ser stora möjligheter till fortsatt samarbete om digital samverkan i detaljplanerings- och fastighetsbildningsprocessen. Samverkan med näringslivDessa företag tog sig an uppmaningen och bildade egna samarbetskonstellationer.

Information tillförs, skapas och tillhandahålls Grundkarta Ritningar Idéskisser IDÉ INFLYTTNING VA etc. Gällande planer Ärende-hanterings-system Utredningar Samråd/ granskning Fastighets-bildning Bygglov Information ska tillföras processen En del av denna information behöver återanvändas och vidareanvändas. Överklagan Beslut

Våra erfarenheter om – Information ska tillföras processen Finns delvis, men svårfunnen inte självklart tillgänglig – måste köpas inte lätt att hantera inte strukturerad så den lämpar sig för återanvändning har kvalitetsbrister saknar vanligen kvalitetsdeklarationer Informationsansvaret är inte anpassat för digital samverkan Nyckelfrågan för en fungerande digital informationshantering är att det finns ett tydligt INFORMATIONSANSVAR Ett annat problem är att det inte finns någon standard för kommunernas grundkartor, vilket innebär att de innehåller olika typer av information och beskrivs på olika sätt. Handläggarna ska samordna information från olika källor och dessutom lägga in egen information. Ett problem är att det saknas begreppsdefinitioner, överenskommelse om format mm. Här finns det tidsåtgång och kostnader för såväl myndigheter som byggföretag att spara. Det pågående projektet *Svensk geoprocess, som drivs av SKL och Lantmäteriet, har bland annat den viktiga uppgiften att verka för en gemensam datastandard och ska också beskriva hur samverkan avseende insamling, lagring och tillhandahållande av geodata ska gå till.

Information tillförs, skapas och tillhandahålls Grundkarta Ritningar Idéskisser IDÉ INFLYTTNING VA etc. Gällande planer Ärende-hanterings-system Utredningar Samråd/ granskning Fastighets-bildning Bygglov Tankar och åsikter ska utbytas i samråd och yttranden Ärendehanteringssystemet håller samman processerna En del av denna information behöver återanvändas och vidareanvändas. Överklagan Beslut

Våra erfarenheter om – Tankar och åsikter ska utbytas i samråd och yttranden Fungerar väl inom avgränsade verksamheter - ”öar” Förutsätter samma IT-system eller samma familj av systemlösningar Finns inte lösning för utbyte mellan stat och kommun Ärendehanteringssystem kan inte byta information sinsemellan. Det saknas generella lösningar för integration. ”öar” - som kan vara ett plankontor, ett mätningskontor eller liknande inom en kommun Varje berörd organisation har sitt IT-stöd. För att man ska kunna tala om en fullt ut digital planprocess krävs att de berörda verksamheternas IT-system ska kunna ”prata med varandra”. Det ska vara möjligt att sköta informationsförsörjningen och att samråda via utbyte av digitala meddelanden, s.k. tjänster. Tjänsterna bildar bryggor (ofta kallade gränssnitt) mellan olika verksamheter och deras IT-system. ”Digital samverkan” är den term som används för att beskriva verksamhetsprocesser som bygger på tjänstebaserat informationsutbyte.

Information tillförs, skapas och tillhandahålls Grundkarta Ritningar Idéskisser IDÉ INFLYTTNING VA etc. Gällande planer Ärende-hanterings-system Utredningar Samråd/ granskning Fastighets-bildning Bygglov Beslut ska fattas och expedieras Ärendehanteringssystemet håller samman processerna En del av denna information behöver återanvändas och vidareanvändas. Överklagan Beslut

Våra erfarenheter om – Beslut ska fattas och expedieras Fungerar inom kommuner. Eleganta lösningar i flera demonstratorer Fungerar inte mellan stat och kommun saknas författningsstöd saknas begreppsdefinitioner för centrala begrepp som t.ex. ärende administrativt betungande (skriv ut på papper, skicka med post, digitalisera på nytt genom skanning) Signering – eller inte? Tveksamhet vad som gäller för digital arkivering

Information tillförs, skapas och tillhandahålls Grundkarta Ritningar Idéskisser IDÉ INFLYTTNING VA etc. Gällande planer Ärende-hanterings-system Utredningar Samråd/ granskning Fastighets-bildning Bygglov Information ska tillhandahållas till nästa steg Ärendehanteringssystemet håller samman processerna En del av denna information behöver återanvändas och vidareanvändas. Överklagan Beslut

Våra erfarenheter om – Information ska tillhandahållas till nästa steg Kommunens informationsansvar för planinformation är inte anpassat för digital samverkan Finns som analoga handlingar och i digitala bildformat Finns inte som strukturerad information lämpad för digital vidareanvändning i - bygglov - fastighetsbildning - projektering - förvaltning - statistik och analys för uppföljning RIGES: Härnösand, Sundsvall, Timrå, Kramfors och Örnsköldsvik Nyckelfrågan är också här då INFORMATIONSANSVAR!!!! Med ett tydligt informationsansvar följer också att den som blir ansvarig vill få ansvaret att bli så lätthanterligt som möjligt. Naturligen kommer de ansvariga att söka standardiserade lösningar.

Broar behövs för digital samverkan Generella gränssnitt för ärendehanteringsystem Generella regler för hur begrepp ska beskrivas Regler för hur man strukturerar och förmedlar information Definiera vad det är för information i t.ex. plankarta eller grundkarta För att regeringens mål med medborgaren i centrum ska fungera fullt ut krävs att vi bygger broar mellan e-förvaltningsöarna. Det fungerar utmärkt inom den enskilda kommunen. Räcker inte det? Inte om det finns aktörer som verkar i mer än en kommun.

För detta behövs En statlig organisation som tar nationellt ansvar och med tydligt mandat, att utveckla och förvalta digital samverkan Informationsansvar måste delas ut och etappmål för genomförande sättas upp – ”finns i sjön” Lagstiftning måste anpassas till digital hantering så att digitala handlingar och digitala ritningar accepteras som beslutshandlingar. Samhället styrs av lagarna. Lagarna måste anpassas till vad vi vill med samhället.

Förändringsledning = utmaningen för oss – och för andra myndigheter i samma situation SPF ska beskriva vad det generellt innebär för detaljplanering och fastighetsbildning SKL tar sen vid och beskriver vad digital samverkan innebär för kommunerna Att förmå vår egen organisation att agera – vilka incitament finns? De som styr organisationerna ska förstå så de blir beslutsfängiga.

Nytt projekt tillsammans med näringslivet! Enskilda statliga myndigheter och enskilda kommuner klarar inte detta själva Ges vi möjligheten att under ett år driva ett projekt kan vi lösa en stor del av den generella problematiken tillsammans med de företag som har medverkat i demonstratorprojektet! Just nu har vi organisationen och upparbetade kontakter. De företag som var med och tog fram demonstratorer, saknar möjligheter att själva lösa problematiken. – behöver generella regler. Enskilda kommuner får stå för utvecklingskostnaden Vi måste inse att vi inte kan bygga digital samverkan med digitala bygglov när vi inte ens vet vad ärende är och vad en digital signatur innebär. Vi måste börja med det generella. Och tillsammans kan vi göra det! Vill ni vara med är det nu som gäller!!!

För detta behövs Flera pågående projekt är i samma situation: RIGES SKL:s bygglovsprojekt Generella gränssnitt Generella regler för hur begrepp ska beskrivas Regler för hur man strukturerar och förmedlar information Definiera vad det är för information i t.ex. plankarta eller grundkarta Standard – Generella gränssnitt

Planarbete i digital miljö bygger på digital samverkan Information ska tillföras processen Tankar och åsikter ska utbytas i samråd och yttranden Beslut ska fattas och expedieras Information ska tillhandahållas till nästa steg Ärendehanteringssystemet håller samman processerna Vi beskrev i en rapport till regeringen 2012 hur kommunernas planarbete i digital miljö kan harmoniseras. Det är svårt att förstå hur denna digitala samverkan ser ut i praktiken. Före årsskiftet bjöd därför Boverket och Lantmäteriet in aktörer som arbetar med systemutveckling att lämna förslag till hur en sammanhållen digitaliserad detaljplane- och fastighetsbildningsprocess skulle kunna se ut och realiseras med stöd av e-tjänster.

Med medborgaren i centrum – idag

Digital samverkan Beskrivit hur man skulle kunna samverka Gemensam processbild Processbeskrivning Vägledning på www.boverket.se/vagledningar/PBL-kunskapsbanken Beskrivit det digitala flödet Beskrivit behov av samverkan och tjänster Beskrivit hur man skulle kunna samverka Vad har SPF gjort?? Vi har med utgångspunkt i en problemanalys tagit fram en processbild och en processbeskrivning så att alla har en gemensam bild att utgå ifrån. Detta finns idag på boverkets webbvägledning PBL Kunskapsbanken. Vi har beskrivit det digitala flödet i processen och behovet olika typer av samverkan och tjänster Detta beskrev vi i den sk harmoniseringsrapporten som vi lämnade till regeringen januari 2012.

SPF mer information www.boverket.se Maria.Rydqvist@boverket.se www.lantmateriet.se Ewa.Swensson@lm.se