Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket Detta är ett presentationspaket till stöd för information internt på myndigheterna i samband med övergången till elektroniska beställningar i staten. Regeringen har beslutat att myndigheterna senast vid utgången av 2013 ska hantera sina beställningar elektroniskt. Detta arbete är det andra steget i regeringens strävan att effektivisera inköpsprocesserna i staten. ESV har regeringens uppdrag att leda och samordna införandet av e-beställningar i statsförvaltningen. Presentationens upplägg: Regeringens mål och tidplan Motiv - varför vi inför e-beställningar och vad vi vill uppnå Målbild – vad det innebär att hantera beställningar elektroniskt Tillvägagångssätt – hur man gör och var man börjar Tidplan – när det behöver göras Framgångsfaktorer – hur vi lyckas Fördjupning – vissa frågor av detaljkaraktär samt var det finns mer information

Regeringens mål och tidplan 2

Regeringens mål & ESV:s uppdrag för e-beställningar i staten Statliga myndigheter ska införa elektroniska beställningar senast 2013. Små undantas. ESV ska leda och samordna statens införande av e-beställningar. Stöd Reglering Standard Regeringen har beslutat att myndigheter ska införa e-beställningar till utgången av 2013 i enlighet med ESV:s förslag från 2008. Färre än 50 anställda undantas. Detta kommer att formaliseras mer i form av förordningar och föreskrifter så att det blir tydligt. Regeringen gav sommaren 2009 ESV i uppdrag att fortsätta arbetet och att genomföra de förslag som vi lade förra året. ESV:s arbete inriktas till tre områden: Stöd och information till myndigheter och leverantörer Ge förslag på reglering Arbeta med standardisering inom SFTI ESV har i december 2009 lämnat en statusrapport till regeringen med konkreta förslag till nya förordningstexter och föreskrifter. Rapporten innehåller också en införandeplan i tre etapper. Rapporten (2009:34) finns på http://www.esv.se/publikationer/trycksaker/publikationer/ebestallningaristatenstatusrapport.5.524c105a124edc9ce7d80003024.html. I januari 2010 beslutade regeringen om ett fortsatt uppdrag till ESV att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten. Det fortsatta uppdraget till ESV innebär bla följande: Att fortsätta att stödja och informera myndigheter om vad som krävs vid en övergång till elektroniska beställningar Följande förtydliganden gjordes av regeringen… ESV ska följa upp utvecklingen av myndigheternas införande av elektroniska beställningar ESV ska även i fortsättningen delta i det standardiseringsarbete som bedrivs tillsammans med SKL under namnet SFTI ESV ska samordna kontakter med statens leverantörer för att underlätta leverantörsanslutningar Förvaltningspolitiska propositionen (2009/10:175) Regeringens bedömning: Statliga myndigheter bör senast vid utgången av 2013 kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Skälen: Genom att införa och harmonisera IT-stödet i förvaltningens inköpsprocesser kan stöd-processerna effektiviseras avsevärt. Staten skulle kunna spara 3,8 miljarder kronor under 2009–2015 med ett samordnat införande av elektroniska beställningar, enligt ESV:s bedömning. Detta motsvarar ca 500-600 miljoner kronor per år. En beräkning av vad näringslivet kan spara i minskade administrativa kostnader vid övergång till elektronisk offentlig upphandling har gjorts av Nutek. Nutek uppskattar besparingen till 400 miljoner kronor årligen. ESV föreslog i sin rapport (dnr Fi2007/9783) ett stegvis införande och att regeringen bör reglera införandet på motsvarande sätt som vid genomförandet av elektroniska fakturor. Det innebär att ca 75 procent av statsförvaltningen kommer att ha infört e-beställningar vid utgången av 2012.

Inköpsprocessen – vad menar vi? Inköpsprocessen kan ritas på olika sätt. Vi menar alltså med inköpsprocessen en helhet från behov till betalning. I denna finns både upphandling, beställning och fakturahantering samt stödprocesser kring avtalshantering och ledningsprocesser för att styra verksamheten. Själva upphandlingen inkl att genomföra förnyad konkurrensutsättning ligger i steget före. ESV arbetar främst med beställning, leverans och fakturahantering, dvs: -Söka produkter -Skapa beställningsunderlag -Godkänna beställning -Hantera orderändring -Bekräfta leveransens kvalitet -Hantera faktura Kopplingen mot ramavtal är central, för tillgång till pris- & produktinformation i produktkataloger. Uppföljning av inköp blir möjlig och dessutom måste vi ju hantera delar av de strategiska frågorna kring mål, organisation och processer/rutiner. Den röda cirkeln visar vad som är i fokus för arbetet att införa e-beställningar i staten. Tips: Se fördjupande material för att få mer underlag om beställnings-begrepp samt användning av systemstöd i inköpsprocessen.

Motiv – varför vi inför e-beställningar

Stor potential med e-beställningar Billigare inköp – Köpa varor och tjänster till lägre priser Enklare inköp – Effektivisering av interna processer Billigare inköp - Köpa varor och tjänster till lägre priser genom bättre behovsunderlag för upphandling, högre ramavtalstrohet och större prismedvetenhet. 0 till 4 procent av inköpsvolymen. Exempel: Södertälje kommun konstaterade tidigare 17 miljoners prisbesparing 1,2 mdr inköpsvolym. Göteborgs Stad visar i sitt e-handelssystem nettoprissatta produkter med ”tummen upp”. Beställaren ser att limstift kostar mellan 24 kr och 33 öre, den senare nettoprissatt + ett gram mer i den billiga. Sedan inköpssystem infördes i Stockholms läns landsting så har ramavtalstroheten blivit mycket bättre. Härnösands Kommun har genom utbildning av beställare och inköpssystem ökat ramavtalstroheten på kontorsmateriel från 27 till 54 procent. Enklare inköp - Effektivisering av interna processer så att manuella moment och dubbelarbete försvinner. 5 till 10 minuter per beställning Södertälje kommun har i sitt förändringsarbete rationaliserat bort 14,5 årsarbetskrafter. I Göteborgs Stad konstaterar beställarna att det går enklare att hitta produkter, man slipper leta på en massa olika webbplatser. Det tar tid. Bättre inköp - Ökad kvalitet och service i form av förbättrad arbetsmiljö, möjligheter till uppföljning, ökad IT-mognad och miljövinster. Har inte värderats i pengar. Samordning av småbeställningar och veckoleveranser i Göteborgs Stad har gett stora miljövinster. – 20 % leveranser. Varje leverans medför 2,6 kg CO2 per adress. Inköpssystem ger möjlighet att följa upp inköpskostnader. Nu finns förutsättningar att följa upp vad som köps och vilka volymer konstaterar Stockholms läns landsting. TIPS Komplettera bilden med uppgifter om vilken potentialen är för er egen myndighet. Vad innebär detta för oss? Hur stor är vår potential? Bättre inköp – Ökad kvalitet och service

Kostnadsbesparingar Prisbesparingar Högre ramavtalstrohet Beställningar endast på avtalat sortiment Ökad prismedvetenhet hos beställaren Prisbesparingar – genom att följa upp gjorda inköp (statistik från IT-stödet) kan man få en mer exakt bild av vad myndigheten köper och av vem. Genom mer detaljerad information kan man genomföra mer precisa upphandlingar, vilket leder till bättre priser, eftersom leverantörerna får större säkerhet i kommande volymer och kan minska risktillägget. Fler avrop från ramavtal – högre ramavtalstrohet ger både bättre utnyttjande av förhandlade priser, men även större efterlevnad av miljökrav och etiska krav som ställs i upphandlingen. Genom statistik från IT-stödet får man information om inköpsmönster som visar om det finns områden där det saknas ramavtal, vilket kan leda till att nya ramavtal tecknas på dessa områden. Bättre utnyttjande av låga priser i ramavtal. Fler avrop på avtalat sortiment – även om man vet att man handlar från rätt leverantör är det viktigt att veta att man även handlar på det avtalade sortimentet. Leverantörer vill alltid sälja utanför sortiment, dvs merförsäljing, till icke avtalade priser. Ökad prismedvetenhet – ju mer en beställare vet om varorna/tjänsterna och kan jämföra, desto klokare beställningar kan man göra.

Förenklad hantering Alla inköp görs via EN kanal Gemensamma standardiserade processer med bra IT-stöd från beställning till betalning Beställningen attesteras Automatisk matchning En kanal – istället för att köp beställs via flera kanaler, t ex kontorsmaterial via ekonomifunktionen, datorer via IT-supporten och kurser via chefen, kan alla inköp samlas och beställas via en kanal. Detta underlättar för användarna att göra rätt och följa de inköpspolicys som finns. En gemensam process – den totala hanteringskostnaden från beställning är viktig, annars blir det suboptimering, istället för att fokusera på att optimera fakturahanteringen ser man till hela kedjan från beställning till betalning. All information till fakturan grundar sig på informationen i beställningen. Minska nedlagd tid på felhantering hos både ekonomi- och inköpsavdelningen. Beställningen attesteras – beställningen är grunden till varje inköp och måste därför vara av hög kvalitativ och godkänd i förväg. Beställningen godkänns innan köpet är ett faktum och ger information om kommande utgifter. Automatisk matchning – fakturor matchas automatiskt mot ordern och ju mer som kan lösas på automatisk väg, desto mer tid frigörs för värdeskapande uppgifter.

Förbättrad kvalitet och service Ökad intern styrning och kontroll Minskar felhantering Miljövinster Se ESV 2008:14, kapitel 4.1.6 för en komplett lista över alla kvalitetsvinster. Här är några exempel: Ökad intern styrning och kontroll – kontroll över beställda varor och tjänster. Enkel åtkomst till beställningar och fakturor. Verktyg för att handla rätt och veta att man följer LOU. Minskar felhantering – frigör tid till värdeskapande arbetsuppgifter. Minskar räntefakturor. Miljövinster – färre pappersfakturor, färre transporter och fler miljöval.

Målbild – vad vi vill uppnå och vad förändringen innebär

Vad innebär det konkret? Strategi och styrning Inköpsprocessen Organisation IT-stöd Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer För att nå målen behöver vi alltså genomföra förändringar i vår verksamhet. Här ges en kort överblick till de förändringar vi står inför för att effektivisera våra inköp. Inköp behöver hanteras (styras, följas upp) på ledningsnivå Mål och strategier etableras Ett förändringsarbete Kan inte göras utan aktivt stöd av ledningen Inköpsprocessen En enhetlig inköpsprocess från behov till betalning Organisation Se över organisationen för ett bättre inköpsbeteende Beställningar hanteras i ett IT-stöd Godkännande redan vid beställningen Ger bättre uppföljningsmöjligheter Standarder är viktiga och SFTI är utgångspunkten Svefaktura och Sveorder som basnivå Mer avancerade lösningar efter överenskommelse med leverantören Kompletterande kanaler som portaler, mail m.m. Information och incitament för leverantörer till staten Infomöten och webbplats Framöver vill vi premiera förmåga till e-handel vid upphandling av ramavtal

Utgå från beställaren! Mål: Enkelt att beställa rätt. Produkten i fokus, inte avtalet. En av de stora förändringarna som vi står inför är att förändra hur vi köper varor/tjänster. Det är även framöver många – kanske ibland färre - personer som beställer saker och ting i myndigheterna. Denna grupp är inte nödvändigtvis upphandlare/inköpare i första hand. Vad vi vill göra är att styra upp hur dessa beställare gör sina beställningar så att det blir enklare att göra rätt. Ska detta lyckas måste vi utgå från beställaren. Tänk oss en situation som på bilden. När jag behöver en ny mobiltelefon. Det är produkten som jag tänker på – alltså mitt behov. Vilket avtal det är frågan om är det nog inget man tänker på i första hand. Ska vi lyckas med detta så måste våra IT-stöd vara gjorda för beställarna och utifrån deras behov. God användbarhet är en förutsättning. Genom att sätta produkten i fokus tror vi att beställare kommer gilla detta. I slutändan handlar det om att vi måste göra det mer attraktivt att beställa via datorn, än att gå till varuhuset eller att ringa.

Alla beställningar görs med IT-stöd och kan följas upp Mål: Det blir enklare att göra rätt. Möjliggöra uppföljning. Enklare hantering. Godkänna beställning i IT-stöd Uppföljning av inköp Själva kärnan i detta är att vi ska använda IT-stöd för vår hantering av beställningar. Beställare skapar beställningsunderlag som godkänns av chef innan beställning görs Arbetsflödet stödjer att göra rätt Uppföljning blir möjlig Vi gör det enklare att göra rätt från början! Vi vill göra det möjligt att samla allt på ett ställe. Då kommer vi kunna få en fungerande uppföljning och det går också att förenkla hanteringen av beställningar, leveranser och fakturor. Vi vill skapa en fungerande helhet, däremot kommer inte allt att hanteras i e-handelssystem. I vissa fall görs upphandlingar i ett upphandlingssystem, många gånger görs det på traditionellt sätt. Oavsett hur köpet inletts så blir det en beställning på slutet. De inledande stegen, fram till vi vet vilken leverantör det gäller, hanteras utanför e-handelsystemet. Arbetsflöde

Tillvägagångssätt – så här ska vi göra

Ett förändringsarbete i flera dimensioner För att lyckas med de mål vi sätter upp så måste förändringsarbetet göras med helhetstänkande. De fyra åtgärdsområdena i självtestet kan vara en bra utgångspunkt för arbetet. Dessa fyra åtgärdsområden återspeglas även genomgående i förändringsprocessen (se stegen 2.1-2.4 samt 3.1-3.4). Sid 15 15

Förändringsprocessen Figuren är tagen ur ESV:s stödpaket för e-beställningar. Stödpaketet ger ett övergripande ramverk för den stödjande dokumentationen som erbjuds myndigheterna. Figuren beskriver på övergripande nivåer de huvudsakliga faser som förändringsprojektet består i. I figuren finns också (överst) markerat de kompetenser i form av förändringsledning och projektledning som behövs i samband med ett införande. Genom användning av stödpaketet kan myndigheter ta del av best-practice från förebilder inom området, minska den egna resursförbrukningen samt lättare samordna sitt eget arbete med övriga myndigheters arbete. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Detta är vitkigt eftersom området är nytt för många av oss. Stödpaketet är ett frivilligt stöd. ESV menar att myndigheterna ska använda det efter eget behov. Den förändringsprocess som beskrivs i stödpaketet är generell och måste anpassas av respektive myndighet till den myndighetens specifika förutsättningar. Sid 16 16

Förändringsprocessen, nedbruten Motsvarande föregående bild men nerbruten mer i detalj. Se även de två efterföljande bilderna. 17

Förändringsprocessen – fas 1-3 Sid 18 18 18

Förändringsprocessen – fas 4-6 Sid 19

Stödpaket Stödpaket – för att minska resursförbrukning på myndigheten Lättare att samarbeta med andra myndigheter Återanvända och sprida erfarenheter Beskrivning av förändringsarbetet och hur genomförandet går till Exempel, tips och verktyg ESV har tagit fram ett stödpaket för det förändringsarbete vi står inför. Genom att använda stödpaketet kan ni på myndigheten förhoppningsvis minska er resursförbrukning, och lättare samordna ert arbete med övriga myndigheter. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Stödpaketet är ett frivilligt stöd och kan användas efter eget behov.   Stödpaketet innehåller bland annat: En beskrivning av förändringsarbetets faser (tidigare bilder) Detaljerad information om hur förändringsarbetet bör genomföras Exempel, tips och verktyg Webbaserat format (html). Pdf som komplement. 20

Genomförande av förändringar effekt Nyläge Åtgärder Nuläge Det finns en stor potential att effektivisera våra inköp. Detta kan vi göra genom förändringar, att gå från dagens situation till något nytt. Detta illustrerar vi med denna figur där förflyttningen från nuläge till nyläge illustreras med pilen med åtgärder. Redan nu måste vi vara beredda på att detta kommer ta viss tid – se den ena dimensionen (X-axeln) i figuren. Att genomföra förändringar av detta slag är svårt och det kommer att dröja innan vi ser de faktiska resultaten. Observera också att nuläget sällan är entydigt: normalt finns en skillnad mellan hur vi borde göra (”borde-läge”) och hur vi faktiskt gör (är-läge) som bidrar till arbetets komplexitet. Effekterna vi uppnår visas av den andra dimensionen (Y-axeln). De kan vara olika stora för olika myndigheter eftersom vi kanske har olika utgångslägen och olika förutsättningar. Vi kan genom kloka åtgärder påskynda arbetet, så att det inte tar så lång tid. Genom att inrikta oss på rätt saker så kan vi också öka de effekter vi kan ta hem vid övergången till e-beställningar. ”Är” ”Borde” tid Sid 21 21

Tidplan – när ska vi sätta igång och när behöver vi vara färdiga?

När ska vi börja? 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Egna initiativ Införa etapp 3 Egna initiativ Införa etapp 2 Införa etapp 1 Förvalta & vidareutveckla Utveckla stödpaket Om vi lyfter blicken och tittar på hur införandet ser ut i sin helhet över tiden så kan det se ut så här enligt ESV:s förslag till regeringen. Det är ett stegvis införande – med utrullning i flera etapper, inte alla på en gång som i fallet med e-faktura. Etappindelningen kommer att regleras formellt. Myndigheter tilldelas olika etapper och de med färre än 50 medelantal anställda undantas. Statens övergång till e-beställningar kan summeras: 2009 – etableringsfas 2010 – skapa stöd via förebilder 2011-13 – utrullning i tre etapper Etappindelning i införandeplanen: De största först, har varit utgångspunkten. ESV har under hösten 2009 arbetat fram ett förslag till införandeplan i tre etapper som nu ska beslutas av regeringen. Etapp 1 – klar den 1 januari 2012: Mindre grupp om ca 30 myndigheter. ESV:s referensgrupp ingår i denna grupp. Etapp 2 – klar den 1 januari 2013: Större myndigheter. Grupperingar såsom länsstyrelser och universitet samlas här. Etapp 3 – klar den 1 januari 2014. Företrädelsevis mindre myndigheter samt några större myndigheter som genomgår större verksamhetsförändringar. Man får börja tidigare – vi välkomnar egna initiativ. Glöm inte efterarbetet – förvaltning och leverantörsanslutning är ett långsiktigt arbete. ESVs statusrapport december 2009 till regeringen (ESV 2009:34, bilaga 4) innehåller mer information om införandeplanen och förteckning över vilken myndighet som föreslås ingå i respektive etapp. I den Förvaltningspolitiska propositionen (2009/10:175) gör regeringen följande bedömning: Statliga myndigheter bör senast vid utgången av 2013 kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Skälen: Genom att införa och harmonisera IT-stödet i förvaltningens inköpsprocesser kan stöd-processerna effektiviseras avsevärt. Staten skulle kunna spara 3,8 miljarder kronor under 2009–2015 med ett samordnat införande av elektroniska beställningar, enligt ESV:s bedömning. Detta motsvarar ca 500-600 miljoner kronor per år. En beräkning av vad näringslivet kan spara i minskade administrativa kostnader vid övergång till elektronisk offentlig upphandling har gjorts av Nutek. Nutek uppskattar besparingen till 400 miljoner kronor årligen. ESV föreslog i sin rapport (dnr Fi2007/9783) ett stegvis införande och att regeringen bör reglera införandet på motsvarande sätt som vid genomförandet av elektroniska fakturor. Det innebär att ca 75 procent av statsförvaltningen kommer att ha infört e-beställningar vid utgången av 2012. Det innebär, enligt ESV, att regeringen väljer att följa ESV:s förslag till införandeplan. Tidsåtgång: Tidigare erfarenheter visar på att liknande förändringsprojekt kan genomföras på ca 18 månader. Detta förutsätter dock att resurser finns tillgängliga och beror också på vilket utgångsläge man börjar ifrån, storleken på organisationen, verksamhetens art och organisationens geografiska spridning. ESV Upphandla Kunskapsdelning 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Framgångsfaktorer – så lyckas vi 24

Förutsättningar för att lyckas Ledningens stöd och nyckelpersoner Se över processen – fokusera på målen Samordning externt internt och externt Kommunikation/information Vidareutveckla för den egna myndigheten för att visa era specifika förutsättningar och fokusera på behovet av ledningens stöd genom hela arbetet. Ledningens stöd och nyckelpersoner Ledningens stöd är viktigt för att lyckas. Nyckelpersoner i projektgruppen ska involveras tidigt. Se över processen – fokusera på målen. Samordning intern och externt Internt: många avdelningar påverkas Externt: närverka och återanvända erfarenheter Information och kommunikation – involvera och förankra i din organsiation Uppföljning av myndighetens mål – möjliggör uppföljning Gemensamma standarder Enhetlighet mot våra leverantörer är viktigt och användning av etablerade lösningar. Standarder för e-handel definierar gränssnitten mellan köpare och säljare. Sveorder ska på motsvarande sätt som Svefaktura vara en lägsta nivå på myndigheten. Mer avancerade lösningar kan väljas. Myndigheterna behöver bredare IT-stöd idag för att också kunna hantera sina beställningar elektroniskt. Dessutom går de statliga ramavtalen för e-faktura ut i mars 2010, ESV har gett separat info om detta. Statliga ramavtal gör det enklare för enskilda myndigheter att anskaffa lösningar och därför upphandlar ESV nu statliga ramavtal avseende e-handelstjänster. Anbud har tagits in i februari 2010 av ESV och ESV bedömer att ramavtalen ska vara avropsbara Q3 2010. Sid 25 25

Övriga förutsättningar för att lyckas Gemensamma standarder – Sveorder och övriga format inom SFTI Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel Uppföljning Gemensamma standarder – Sveorder och SFTI i stort Ingår i ESV:s uppdrag att arbeta tillsammans med SKL och Kammarkollegiet Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel Upphandling pågår på ESV Uppföljning – efter förändringen av sättet att arbeta och införande av IT-stöd blir det bättre uppföljningsmöjligheter

Sätt av resurser Utse ansvar Samla berörda Påbörja arbetet Avslutning Det är viktigt att komma igång och att komma igång rätt. -Ha framförhållning och sätt av resurser för arbetet. -Utse en ansvarig med ledningens stöd. -Inköp påverkar många, se till att ha nyckelpersoner med i projektet: inköp, ekonomi och IT. Fånga ambassadörer i organisationen. -Börja arbetet, det är inte så lång tid som man kan tro. ESV har en roll att leda och samordna, men kan dock inte göra allt. Det är en svår avvägning. Förändringsarbetet måste myndigheten själv genomföra.

Bakgrundsinformation För dig som vill veta mer Här har vi samlat några exempel på fördjupad information för den som vill veta mer om bakgrunden till införandet av e-beställningar i staten eller för den som efterfrågar verktyg och modeller till stöd för det egna projektet.

Fördjupning – e-handel Handbok från ESV och SKL: E-handel - Redovisning och juridik ESV 2006:19 Kan beställas via www.kommentus.se Rapporter från ESV: Statusrapport Införande av e-beställningar i staten ESV 2009:34 Slutrapport Förslag till införande av e-beställningar i staten ESV 2008:20 Delrapport Förslag till införande av e-beställningar i staten ESV 2008:14 Handboken som måste beställas via Kommentus ger en grundlig genomgång av e-handelsfrågor ur ett brett perspektiv. Även om boken är tre år gammal så stämmer innehållet. Vad gäller standarder så har viss utveckling skett sedan 2006, exempelvis omnämns inte Sveorder i boken. De övriga tre rapporterna beskriver arbetet att ta fram förslag för införandet samt status per december 2009 som ESV avrapporterat till regeringen. I Statusrapporten redovisas förslag till förordning, föreskrifter och allmänna råd samt en införandeplan i tre etapper.

Fördjupning – generell verksamhetsutveckling Ramverk för programstyrning vid IT-baserad verksamhetsutveckling ESV 2008:11 Hitta potentialen VERVAV 2007:1 Räkna på lönsamheten ESV 2004:24 ESV 2005:13 I ESV:s ramverk för programstyrning kan stöd ges ur olika aspekter. Modellen som sådan lämpar sig för komplexa förändringsprojekt, men det går att nyttja enskilda delar även i mindre förändringsprojekt. ESV har tillsammans med Verva och Statskontoret tagit fram två olika modeller för att räkna på nyttan vid förändringsprojekt av detta slag. Hitta potentialen beskriver en enklare modell att använda tidigt och Att räkna på lönsamheten beskriver en mer avancerad kalkylmodell. Samtliga finns tillgängliga via www.esv.se

Kompletterande info: Systemstöd, beställningar, produktkataloger, standarder m.m På de efterföljande sidorna ges kompletterande information för den som önskar mer detaljerade underlag. Detta material kan vara bra om särskilda frågor kommer upp, men kan mycket väl utelämnas i presentationer i tidigt skede.

Organisation, process, användning och befintliga systemstöd Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Process & ansvar Sällan Få Ibland Några Ofta Många Användare Figuren visar hela inköpsprocessen (fast lite annorlunda rent visuellt mot föregående) utifrån några olika aspekter som är viktiga i diskussion om systemstöd knutet till denna process som helhet. Organisation Hanteringen är delad mellan olika avdelningar/enheter i myndigheterna. Ofta är hanteringen fragmenterad med bristande helhetssyn. Olika personer arbetar i olika delar i processen. Det behöver alltså inte vara så att hela processen hanteras i samma systemstöd. Samband i gränsytorna kan dock vara nödvändiga. Användning De senare delarna i processen karaktäriseras av att ett mycket stort antal användare är inblandade, ofta hela myndighetens personal, och det rör sig dessutom om ett mycket stort antal transaktioner/händelser. De tidigare delarna i processen görs av färre personer och antalet transaktioner/händelser är färre. I syfte att förenkla hanteringen finns alltså den största potentialen i de senare stegen. Systemstöd Marknaden består idag av ett antal system som har olika omfattning. De smalare EFH-systemen som idag används i staten är här av mindre betydelse. E-handelssystemen är bredare och i vissa fall ger de ett begränsat stöd för upphandlingsrelaterade delar. Upphandlingssystemen ger på motsvarande sätt i vissa fall grundläggande beställningsstöd. Leverantörer med olika bakgrund breddar alltså sitt utbud och idag har visst överlapp, vi ser inte några enskilda system som kan sägas vara heltäckande. Myndigheternas förändringsarbete En ytterligare aspekt att väga in är det arbete som myndigheterna står inför. Enbart övergången till att hantera beställningar elektroniskt kommer att vara krävande för myndigheterna. Att försöka göra allt på en gång riskerar att göra hela förändringsarbetet till ett fiasko. Strategi Slutsatsen av ovanstående kan summeras i följande punkter: Stegvis ansats: Såväl upphandlingsmässigt som för förändringsarbete är det för stor risk att göra allt i ett steg. Standardsystem: Ambitionen är att nyttja standardsystem på marknaden. Skräddarsydda lösningar är kostsamma och medför tidsförskjutning. Best of breed: Utifrån punkt 1 och 2 blir det nödvändigt med en sk. best-of-breed strategi, där olika systemstöd används för olika delar. Integrationer: Mellan olika komponenter kan integrationer bli nödvändiga. Att beskriva gränssnitt är därför av stor vikt. Avvägning mellan kostnad/nytta bör dock avgöra. Upphandlingssystem E-handelssystem Systemstöd EFH-system

Beställningar Med beställning avses en begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställningsprocessen är den del i inköpsprocessen som följer efter en upphandling, dvs. när ett kontrakt tilldelats en given leverantör. Beställningar kan förekomma efter alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU) Fi2007/9783 (delvis) Begreppet beställningar har vållat en del diskussioner. Bilden visar den text som Finansdepartementet använder i ESV:s nuvarande regeringsuppdrag. En orsak till förvirringen har varit att begreppet beställning inte används i LOU, samtidigt finns det ett antal begrepp som används i vardagen utan att finnas med i författningstexter. Exempelvivs inom redovisningsområdet är attest ett centralt begrepp, men det omnämns inte explicit i bokföringsförordningen. Beställning har visat sig vara ett begrepp som många idag använder och det är ett tungt vägande skäl för att välja detta. I ett förändringsarbete är det viktigt med tydlig kommunikation. Att över tiden byta begrepp är också olyckligt eftersom arbetet då tvingas inriktas mot kommunikation kring valda begrepp på bekostnad av andra insatser. Inköpsprocessen är det namn regeringen använder i handlingsplan för e-förvaltning och de senaste årens budgetpropositioner för att tala om hela processen ”från behov till betalning”. Samtidigt använder också regeringen begreppet upphandling och menar då omväxlande hela processen alternativt delar kring själva upphandlingsprocessen. Motsvarande problematik kring begrepp finns också på EU-nivå med det engelska begreppet e-procurement. På engelska används pre-award och post-award för att särskilja upphandling från beställning. ESV gavs ett uppdrag att titta på införande av elektroniska inköpsprocesser som avsåg just beställningsprocessen. Arbetet benämndes initialt e-inköp, vilket under arbetet visade sig skapa viss förvirring. Av denna anledning diskuterade ESV och med uppdragsgivare i Finansdepartementet under september 2008 lämpliga begrepp på det område som ESV arbetade med förslag kring. Ett byte gjordes från e-inköp till e-beställning för att göra arbetet tydligare i och med att hela processen från behov till betalning omnämns inköpsprocessen. Med e-beställningar avses hantering med IT-stödet för denna del av inköpsprocessen. Utifrån detta resonemang så är det logiskt att tala om upphandlingsprocessen som en del i inköpsprocessen. På motsvarande sätt så bör man också med e-upphandling hänvisa till användning av IT-stöd för dessa delar av inköpsprocessen.

Tillgång både till eget och gemensamt utbud Mål: Stöd för samordnad hantering av statliga ramavtal. En ASP-tjänst, men ingen marknadsplats. E-handelstjänst X B:s Ramavtal E:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal D:s Ramavtal C:s Ramavtal B:s instans B:s Ramavtal A:s Ramavtal C:s Ramavtal A:s Ramavtal Om vi utgår från delen av våra köp som baseras på en prislista i strukturerad form. Alltså det vi kallar produktkataloger så kan vi konstatera att vi har både egna och gemensamma ramavtal. Med gemensamma ramavtal menas ramavtal genom statlig inköpssamordning eller som vi på andra sätt delar med andra och vi har en gemensam prislista (det är ju inte alltid fallet). Vi har ett behov att visa hela utbudet – egna och gemensamma ramavtal – för vår organisation och vi vill göra det möjligt att samordna hanteringen av de gemensamma ramavtalen. Ramavtalen inom statlig inköpssamordning står idag för ca 8 procent av vår inköpsvolym. I detta sammanhang så kan det vara bra att känna till en sak om de e-handelstjänster ESV nu upphandlar. Det är visserligen en ASP-tjänst – dvs en extern drift och förvaltning – men var och en av myndigheterna har sin egen instans av tjänsten. Ungefär som idag kring fakturaväxel och Contempus för de som valt denna lösning. Det är alltså inte frågan om en gemensam marknadsplats, utan snarare flera instanser i samma miljö. Var och en har kontroll över sin egen helhet. Detta utvecklas i nästa bild. (Observera att tekniskt skulle det kunna tänkas gå att lösa på olika sätt. Bilden illustrerar en lite förenklad vy, som ändå representerar hur det ter sig för myndigheten. Tekniskt kan underliggande struktur kan baseras på en ”marknadsplats”.) Gemensamma Ramavtal Gemensamma Ramavtal Gemensamma Ramavtal A:s instans C:s instans Gemensam marknadsplats

Produktkatalog från leverantör till beställare Leverantörer SIS ramavtalsansvarig Beställare 3 1 B:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal Det normala vid e-handel är att produktkatalogen är knuten till ett avtal mellan två parter, köpare och säljare. De standardmeddelanden som är etablerade för produktkataloger innehåller utöver pris/produktinformation också avtalsparterna. Normalt sett hanteras därför förmedlingen av produktkatalogen i bilaterala flöden. Det illustreras av fall 1 ovan. Genom strukturerat elektroniskt infoutbyte, sk. EDI (Electronic Data Interchange), kan leverantörerna skicka oss sina produktkataloger. I fall 2 ser vi att de också skickar produktkataloger till andra kunder på motsvarande sätt. Prislistorna i fall 1 och 2 kan vara identiska eller skilja sig åt avseende pris- och produktinfo. Avtalsparter skiljer sig däremot alltid åt mellan fallen 1 och 2. Ett specialfall inträffar när det gäller gemensamma ramavtal, exempelvis ramavtalen inom statlig inköpssamordning, där gör vi det möjligt att låta en ramavtalsansvarig göra en kvalitetssäkring av prislistan. Övrig preparering måste myndigheten ändå göra i form av kontosättning,urval, behörigheter mm. Att med automatik läsa in en gemensam prislista kan medföra praktiska problem utifrån hur de är strukturerade, men det bör gå att hantera med mindre anpassning. 2 B:s instans

Kravställning via gemensamma standarder Undantagsfall Bilaterala överenskommelser Gemensam bas som stödjs av alla S F T I Användning av standarder som definierar gränssnitten mellan köpare och säljare underlättar införandet och sänker kostnaderna. Vi ska utgå från öppna standarder som är etablerade på marknaden. Single Face To Industry (SFTI) leds av ESV och Sveriges Kommuner och Landsting och ger rekommendationer om standarder att använda vid e-handel och e-fakturering. SFTI har också ett tekniskt kansli som ger stöd till användare, både offentliga köpare och våra leverantörer samt de IT-företag som erbjuder system och tjänster för detta. Den strategi som ESV lagt fram knutet till användning av standarder utgår från följande principer: SFTIs standarder ska användas av statliga myndigheter precis som de används sedan länge av många kommuner och landsting. Det ger en enad offentlig sektor och vi kan enklare nå den kritiska massa som behövs för att underlätta leverantörsanslutning. Det ska vara tydligt för näringslivet vad de kan förvänta sig av myndigheterna. Alla myndigheter bör därför utöver Svefaktura för e-fakturor också kunna hantera Sveorder för e-beställningar. Sveorder är en standard som tagits fram i ett europeiskt projekt som som sedan 2008 rekommenderas av SFTI för användning. Många gånger kan det vara mer lockande att använda en mer avancerad form av e-beställning och då ska det inte finnas hinder mot detta. En förutsättning är att leverantörerna samtycker till detta. Många av de större leverantörerna till staten hanterar redan e-handel och e-beställningar enligt de mer avancerade lösningarna i SFTI. I undantagsfall kan en myndighet behöva använda standarder som tagits fram av andra än SFTI. Det ska då vara möjligt om myndigheten kan motivera skälen för detta. Läs mer om standarder bilaga till ESV:s slutrapport ang förslagen till införande av e-beställningar i staten, ESV 2008:20. Rapporten kan laddas ned via ESV:s webbplats. Sveorder Sid 36 36

Beställningar hanteras på flera sätt Mål: Effektivisera hantering, anpassat för olika typer av varor och tjänster. Beställning från produktkatalog Fritextbeställning Beställning via webbhandel Periodsk fakturering Beställning utan IT-stöd Staten köper väldigt många olika produkter – varor och tjänster. En hel del av vad vi köper är tjänster. Det går inte att hitta en kokbokslösning för allt. Vi ser huvudsakligen fem typer av sätt som vi beställer på framöver: 1. Produktkatalog – när det finns en strukturerad prislista, varor. 2. Tjänster eller helt enkelt varuleverantörer som inte kan skapa produktkatalog elektroniskt. 3. Webbhandel, när vi integrerar e-handelstjänsten med en PC-leverantör eller resebyrås webbshop. 4. Periodisk fakturering som avser abonnemang mm där det saknas en beställning. 5. Situationer då vi ändå kommer behöva beställa vid sidan av. Exempel: Brådskande köp, kortköp. Vi behöver kunna hantera allt detta och utifrån etablerade standarder inom SFTI. Sid 37 37

Flera gränssnitt mot våra leverantörer, men utan krav på EDI Mål: Öka flöden utifrån varierande förutsättningar. Inte skena kostnader. Enhetliga standarder via SFTI. Avancerade e-beställningar Produktkatalog i Excel Leverantörs- portal De leverantörer vi handlar med har olika förutsättningar. Vi behöver en bred palett med lösningar för olika situationer: 1. Enkla e-beställningar : EDI med leverantören, Sveorder 2. Avancerade e-beställningar: EDI med leverantörern, avrop mot ramavtal sc 6, webbhandel sc 9 3. Leverantörsportal: Webbgränssnitt för produktkatalog-beställning-bekräftelse-faktura 4. Produktkatalog i Excel: ett komplement via LP eller myndigheten själv 5. Kunna skicka beställningar i mail till leverantörer, slippa ringa. Nyttja standarder, enklare för alla. En annan viktig sak är att inte skena kostnader för myndigheten. Kostnad/nytta styra val av lösning. Mail- beställning Enkla e-beställningar Sid 38 38

Förenkla fakturahantering med matchning (rad/total) Mål: Effektivisera hantering av fakturor. God intern styrning och kontroll. Automatisera om möjligt. Inleverans Vi ska dra nytta av det initiala arbetet med beställningen när vi hanterar inleveranser och fakturor. Automatisk matchning är bra, men det måste så klart göras med ordning och reda för fortsatt god intern styrning och kontroll. Vi stämmer av faktura mot inleverans och beställning. Detta kan ofta automatiseras och enbart avvikelserna behöver hanteras i EFH-flöde som idag. Är matchning och kontroller ok så kan fakturan direkt gå för definitivbokföring och betalning. Detta förenklar vår hantering och avlastar organisationen. Beställning Faktura Sid 39 39

Övergripande målbild ur ett processperspektiv Se vidare: ESV förstudie 2008:14 bilaga 1B ESV förfrågningsunderlag e-handelstjänst Sid 40

Stöd i förändringsarbetet 41

Stöd under förändringsarbetet ESV kommer att arbeta med stöd på flera sätt under förändringsarbetet: www.esv.se/e-handel Kunskapsdelning Stödpaket e-beställningar Informationsdagar Nyhetsbrev E-handel@esv.se Externa föredrag Utbildning Samordna kontakter med statens leverantörer Upphandling och förvaltning av statliga ramavtal för e-handelstjänst Uppföljning av införandet Föreskrifter och allmänna råd Utveckling, förvaltning och stöd kring e-handelsstandarder Bevaka internationella utvecklingstrender I arbetet med att leda och samordna införandet av e-beställningar i staten planerar ESV att ge myndigheterna stöd på flera olika sätt. Nedan beskrivs ett flertal delar av stödet: www.esv.se/e-handel, är den plats där vi håller ihop och samlar den mest relevanta informationen kring e-handel i staten avseende e-faktura och e-beställningar. Kunskapsdelning, arbetet med att utveckla, ta fram och förvalta stödet drivs i nära samarbete med myndigheterna. ESV har i dagsläget en referensgrupp med cirka 25 myndigheter som vi jobbar nära. Utöver detta arbetar vi särskilt nära vissa myndigheter (förebilder), som kommit långt inom olika områden avseende effektivisering av inköpsverksamheten. Under det fortsatta arbetet avser ESV att etablera ytterligare nätverk. Stödpaket e-beställningar[1], ESV tar successivt fram ett stödpaket som ger ett övergripande ramverk för det förändringsarbete som vi står inför. Den stödjande dokumentationen som erbjuds paketeras inom ramen för detta stödpaket. Genom användning av stödpaketet kan myndigheter ta del av lärdomar från förebilder inom området, förhoppningsvis minska den egna resursförbrukningen samt lättare samordna sitt eget arbete med övriga myndigheters arbete. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Stödpaketet är ett frivilligt stöd, som kan användas efter eget behov. Stödpaketet innehåller bland annat förändringsarbetets faser, detaljerad information om lämpliga aktivteter i respektive fas i förändringsarbetet och exempel och tips. Vi kommer successivt att komplettera stödpaketet. Informationsdagar, ESV planerar att genomföra 2-3 endagsträffar för samtliga myndigheter varje år under införandeperioden. Här tas aktuella frågor inom området upp och goda exempel kommer att lyftas fram. I mån av tid medverkar vi gärna i nätverk och konferenser där flera myndigheter deltar. Nyhetsbrev, här tar vi upp aktuella frågor som berör samtliga myndigheter. Under 2010 kommer fem nyhetsbrev att skickas ut. e-handel@esv.se, är vår frågelåda dit du är välkommen att ställa dina frågor inom e-handelsområdet. Svar på återkommande frågor kommer vi att presentera i en FAQ (Frequently Asked Questions) på vår webbsida. Externa föredrag, ESV medverkar också vid seminarium som genomförs av olika konferensarrangörer för att sprida information om statens arbete till myndigheter, leverantörer av varor och tjänster, systemstödsleverantörer med flera. Samordna kontakter med statens leverantörer, är en del av ESV:s arbete för att underlätta leverantörsanslutningar. Information till leverantörerna sker bland annat genom webbsidan www.e-fakturera.nu. Under hösten kommer ESV att bjuda in statens större leverantörer till möten för att informera om införandet av e-beställningar. I SFTI Partsregister[2] finns möjlighet att se vilka e-handelsstandarder, som olika leverantörer klarar av att hantera. Här finns också kontaktuppgifter som kan vara bra att ha när myndigheten vill komma igång med en ny leverantör. Upphandling och förvaltning av statliga ramavtal, på ESV pågår en upphandling av statligt ramavtal för e-handelstjänst. Ramavtalen avseende e-handelstjänst kommer att innehålla fullständiga funktioner för att elektroniskt beställa varor och tjänster, administrera pris- och produktkataloger samt för att hantera fakturor elektroniskt. E-handelstjänsten möjliggör därmed en obruten elektronisk hantering från det att beställaren till exempel väljer varan/tjänsten från en sortimentsförteckning fram till dess att fakturan är bokförd. Grundläggande för e-handelstjänsten är att den ska kunna kommunicera med myndigheter och leverantörer med olika tekniska plattformar och systemlösningar. Uppföljning av införandet, som en del av regeringsuppdraget kommer ESV successivt att följa upp myndigheternas införande av e-beställningar. Föreskrifter och allmänna råd, ESV har föreslagit regeringen att vi ska få föreskriftsrätt till den förordning som reglerar beställnings- och fakturahantering samt standarder för dessa. Under förutsättning att regeringen fattar ett sådant beslut, avser ESV att ge ut föreskrifter, allmänna råd, att ta fram handledningar inom området och följa upp regelefterlevnaden. Utveckling, förvaltning och stöd kring e-handelsstandarder, för offentlig sektor driver ESV tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting och Kammarkollegiet under namnet Single Face To Industry (SFTI). I arbetet deltar kommuner, landsting, statliga myndigheter, leverantörer av varor och tjänster, systemstödsleverantörer och VAN-leverantörer. Exempel på standarder som rekommenderas är Sveorder och Svefaktura. Tekniskt stöd kring standarderna lämnas av SFTI Tekniskt Kansli och samtliga myndigheter kan ställa frågor kring standarderna till tekniskt.kansli@skl.se. Utbildning, i SFTI:s regi erbjuder vi ett antal olika kurser, se exempel längre ner i detta nyhetsbrev. I SFTI:s regi har vi även givit ut en del litteratur[3] som kan vara bra att ha som stöd i myndighetens förändringsarbete. Internationella utvecklingstrender, ESV deltar aktivt i det internationella arbetet inom e-handelsområdet, bland annat genom att representera Sverige i PEPPOL och genom internationellt standardiseringsarbete inom ramen för SFTI. Detta bidrar i sin tur till att förbättra ESV:s stöd till myndigheterna. [1] http://www.esv.se/amnesomraden/effektivadministration/ehandel/stodpaketebestallningar [2] http://partsregister.sfti.se [3] http://www.sfti.se/mer/litteratur.html

Struktur stödpaket Nivå 1 Nivå 2 ESV tar successivt fram ett stödpaket som ger ett övergripande ramverk för det förändringsarbete som vi står inför. Den stödjande dokumentationen som erbjuds paketeras inom ramen för detta stödpaket. Genom användning av stödpaketet kan myndigheter ta del av lärdomar från förebilder inom området, förhoppningsvis minska den egna resursförbrukningen samt lättare samordna sitt eget arbete med övriga myndigheters arbete. Stödpaketet gör det möjligt att återanvända och sprida erfarenheter inom statsförvaltningen. Stödpaketet är ett frivilligt stöd, som kan användas efter eget behov. ESV kommer successivt att komplettera stödpaketet. Nivå 2

Struktur stödpaket: nivå 1 Stående rubriker nivå 1: Syfte Mål Deltagare

Struktur stödpaket: nivå 2 Stående rubriker nivå 2: Resultat Arbetsgång Fördjupning

Struktur stödpaket: verktyg Stående rubriker verktyg: Verktyg (bl.a. mallar) Exempel Relaterad information

Välkomna med frågor och synpunkter! Myndigheter www.esv.se/e-handel SFTI www.sfti.se Svefaktura & Sveorder www.svefaktura.se Näringsliv www.e-fakturera.nu Frågor till ESV e-handel@esv.se Frågor till SFTI tekniskt.kansli@skl.se Sid 47 47