Välkomna! Budget – varför då? Vad menas med ordet budget?

Pre-budget Avslut Budgetarbetet Genomförande Förberedelser Avslut Budgetarbetet Revidering Genomförande

Pre-budget Hur ser vi på budgeten? Vad tänker vi om budgeten? Varför gör vi budget? För vem? Budget vs Redovisning, rättvisande bild, kristallkula?, budget vs. Vp, rollfördelningen

Hur ser vi på budgeten?

Några tankar om budgetproblem: Det blir alltid tidsbrist, sena förutsättningar Det råder bristande respekt och intresse för budgeten på institutionen Det finns motstånd från olika forskare, de vill behålla ”flexibilitet” Vi måste göra avsiktlig felbudgetering   Det är omöjligt att budgetera alla projekt för sig Det är väldigt olika kompetens och fokus hos inblandade  Dålig kommunikation Uppföljning används inte

VARFÖR BUDGET?

Budgettaktik Önsketänkande Avsiktlig överdimensionering Avsiktlig underdimensionering Budgeten kan ”missbrukas”

Förberedelser Mål, visioner och direktiv VP och budget Ekonomisk nulägesanalys Budgetforum

Mål och visioner Vad innehåller detta dokument? Känner ni till några stora frågor som UMU brottas med?

Verksamhetsplanering vs Budget? Hur länka ihop verksamhetsplanering med budgetarbetet?

Ekonomisk SWOT-analys Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Internt Externt Analys av det balanserade kapitalet, oförbrukade bidrag för de olika verksamheterna

Alla ryggsäckar, även stödets

Budgetforum

Budgetarbetet Budgetnivå Budgetposter Budgetverktyg Budgetarbetet Den tekniska biten

Budgetnivå Som man budgeterar får man följa upp

Budgetposter - Intäkter Anslag Utbildning Forskning Bidrag Avgifter Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Försäljningsintäkter Finansiella intäkter

Budgetering av intäkter - Anslag

Budgetering av intäkter - Anslag 18 september 2013

Budgetering av intäkter - Anslag Regleringsbrev 13 december 2013 ?

Budgetering av intäkter - Anslag

Budgetering av intäkter – Anslag till utbildningen Behöver tilldelat anslag justeras? Finns det anledning att tro att man inte klarar av att nå utbildningsuppdraget?

Budgetering av intäkter – Anslag till forskningen Hur stor del av forskningsanslaget ska användas till medfinansiering (samfinansiering)?

Budgetering av intäkter - Bidrag Pågående projekt Kända projekt som planeras starta under budgetåret Ännu ej kända projekt

Ur ÅR 2012, UMU

Budgetering av intäkter – Bidrag Intäktsbegreppet   Exempel Bidrag på 3 mkr kommer att erhållas från Vetenskapsrådet. Kalkyl för 2014 Personalkostnad 600 Lokaler 100 Drift 200 Avskrivningar 50 Gemensamma kostnader 500 Total kostnad 1450 Intäkten blir i exemplet 1450 för 2014.

Att budgetera osäkra externa intäkter Varför? Hur?

Budgetering av intäkter - Avgifter Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Försäljningsintäkter

Budgetering av intäkter – Avgifter Uppdragsverksamhet Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Särskilja från bidrag

Budgetering av intäkter – Avgifter Försäljningsintäkter §4 avgifter (t ex publikationer, böcker, informationsmaterial, konferenser, kurser) • Uthyrning av lokaler • Avgiftsfinansierade utomeuropeiska studenter • Internfakturering till andra institutioner Med § 4 avgifter avses mindre avgifter som universitetet får ta ut med stöd av 4 § i Avgiftsförordningen. Dessa avgifter skall vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med mindre omfattning avses ett belopp som är maximalt fem procent av verksamhetens totala kostnader.

Budgetposter - Kostnader Personal Lokaler Drift Avskrivningar Finansiella kostnader Gemensamma kostnader

Kärnverksamhet vs. Stödverksamhet Funktioner Projekt Ledning Utbildning och forskning Ekonomi och personal Infrastruktur Bibliotek Övrigt

Budgetering av kostnader– Personal Löner, arvoden och övriga personalkostnader Personalstyrka Löneökningar LKP

Budgetering av kostnader– Lokaler Att budgetera lokalkostnad- en fördelningsfråga Interna lokaler Externa lokaler

Budgetering av kostnader– Drift Varor Tjänster Förbrukningsinventarier Resor Representation mm Insamling av uppgifter Substantiv vs. Matematik Historik

Budgetering av kostnader– Avskrivningar Befintliga anläggningstillgångar Nya anläggningstillgångar

Budgetering av kostnader– Gemensamma kostnader Kostnader som är: Universitetsgemensamma (UGEM) Fakultetsgemensamma Områdesgemensamma (FGEM) Biblioteksgemensamma

UGEM FGEM IGEM

”OH-procenten” (Påläggsprocentsatsen för indirekta kostnader) STÖD Enligt budget KÄRN

Budgetverktyg

Genomförande Budgeten som en kompass Hur presentera uppföljning? Uppföljning av bidragsfinansierade projekt? Genomförande

Budgeten som en kompass Allmänt om uppföljning Uppföljning av intäkter Att tänka på vid uppföljning av: anslag bidrag avgifter Uppföljning av kostnader Avvikelser: vad och varför! Konsekvensen av en helårsbudget, för externa medel: kanske inte fördelningen är jämn över året. Uppföljning av HST/HPR

Hur presentera budgetuppföljningen? Metod Språk Urval Hur vill man få budgetuppföljning presenterad?

Uppföljning av forskningsprojekt Kontrakt: 1 mkr År 1 År 2 År 3 Inbetalningar 500 500 Kostnader 290 Kostnader 330 Kostnader 340 Utrustning Personal Avskrivningar Drift OH 100 30 200 30 10 50 30 200 30 40 60 40 200 40 50 50 Hur mycket pengar finns kvar i projektet efter År 1?

Uppföljning

Revidering Prognos för resten av året Revidering

Avslut Avslut Analys - utvärdering Dra lärdom av erfarenheter.

Analys av intäktsutfall Exempel A Exempel A

Exempel A Exempel A

Exempel B Exempel B

Exempel B Exempel B

Exempel C Exempel C

v

Uppföljning av procentsatser Enligt budget: (tkr) Stödkostnader forskningen 11 602 = 41% Fördelningsbas 28 187 Utfall: Stödkostnader forskningen 12 515 Fördelningsbas 29 187 Uttag blir då 41 % på 29 187 = 11 967.

Analys av avvikelse Jämfört med verklig stödkostnad har för lite kostnader fördelats ut till kärnverksamheten: 12 515 - 11 967 = 548 för lite Avvikelsen på 548 kan delas upp i två typer: kalkyldifferens verkligt uttag minus budget 11 967 – 11 602 = 365 + budgetdifferens utfall minus budget 12 515 – 11 602 = 913 tillsammans 913-365 =548

Uppgift! Enligt budget: (tkr) Stödkostnader forskningen 2 000= 40% Fördelningsbas 5 000 Utfall: Stödkostnader forskningen 3 000 Fördelningsbas 7 000 Hur stort blir uttaget? Vilken blir avvikelsen i stödverksamheten? Hur stor del är kalkyldifferens resp budgetavvikelse? 2 800 -200 +800 -1 000

Pre-budget Avslut Budgetarbetet Genomförande Förberedelser Avslut Budgetarbetet Revidering Genomförande

Lycka till!