Tidiga insatser för minskad sjukfrånvaro www.uppdragpsykiskhalsa.se 2018-04-10

www.uppdragpsykiskhalsa.se 2019-01-15

Forskningsöversikt, www.uppdragpsykiskhalsa.se

Analyser; målgrupper, gap i rehabiliteringskedjan och förslag på insatser

Fem landsting och regioner deltog under 2017 Mål och syfte Norrbotten Förebygga och förkorta sjukfrånvaro hos anställda i landsting och regioner genom tidiga insatser Västerbotten Förbättra samverkan mellan landstinget/regionen som arbetsgivare respektive vårdgivare Örebro Projektupplägg Gotland Genomföra en fördjupad analys av sjukfrånvaro, insatser och gap i rehabiliteringskedjan Skåne Utveckla en insatsmodell med potential att förebygga eller förkorta långa sjukskrivningar (samarbete tvärs deltagande landsting/regioner)

Åtta kommuner har medverkat i utvecklingsarbete under 2017 PRELIMINÄR Gällivare Botkyrka Nynäshamn Håbo Vänersborg Örnsköldsvik Borås A B G D E F C Fördjupad nulägesanalys av sjukfrånvaron i verksamheten Stöd i kontraktering och implementering av insats med extern finansiering Löpande uppföljning av resultat och finansiella utfall Kungsbacka Utvecklingsarbetet sker i samarbete med UPH, RISE och Kommuninvest

Sjukfrånvaron; tätt kopplad till kompetensförsörjning och i förlängningen förmågan att klara landstingets/regionens uppdrag

I regioner motsvarar sjukfrånvaron 16 100 heltidstjänster inom exempelvis primärvård och specialiserad psykiatrisk och somatisk vård 160 vårdcentraler 120 enheter/mottagningar inom barn- och vuxenpsykiatrin 6,2% Sjukfrånvaro i regioner/ landsting = = 153 enheter/mottagningar inom specialiserad somatisk vård = 100 anställda 16 100 heltidstjänster = 100 enheter Not: Storlek på enheter för beräkningar: 40 anställda per vårdcentral , 30 anställda per enhet inom specialiserad psykiatri och 40 anställda per enhet inom specialiserad somatisk vård. Siffror baserade på statistik från SKL och landsting/regioner i pilotstudien ”Förbättrad samverkan för minskad sjukskrivning” KONFIDENTIELLT ARBETSMATERIAL - EJ FÖR SPRIDNING

Sjukfrånvaron i kommunerna motsvarar 54 700 heltidstjänster 800 grundskoleenheter 1 600 förskolor 7,2% Sjukfrånvaro i kommunerna = = 755 hemtjänstenheter 54 700 heltidstjänster Not: Storlek på enheter för beräkningar: 10 anställda per förskola, 20 anställda per grundskoleenhet och 30 anställda per hemtjänstenhet. Siffror baserade på statistik från skolverket och pilotkommuner 9

Analyser av målgrupp och mönster i sjukfrånvaro

20 % av de anställda står för 75 % av kostnaden för den korta sjukfrånvaron (dag 1-14) 20 % av de anställda står för tre fjärdedelar av kostnaden för sjukfrånvaron dag 1-14. De är frånvarande 15-20 heltidsdagar per år till en direkt kostnad på 25 000 - 35 000 kronor per anställd. Total årskostnad för korttidsfrånvaro i de tre pilotkommunerna 2016 var 82Mkr (Kungsbacka), 78Mkr (Botkyrka) och 23Mkr (Nynäshamn)

Riskgruppen återkommer från år till år Riskgrupp, upprepad korttidsfrånvaro År 1 Fortfarande riskgrupp Sjuk,< 14 dgr Ej riskgrupp Avslutat anställning År 2 Fortfarande riskgrupp Sjuk, < 14 dgr Ej riskgrupp Avslutat anställning Definition av riskgrupp: Fler än tre frånvarotillfällen på tolv månader

Genomsnittlig uppskattad kostnad över två år: PRELIMINÄR Risken för upprepad sjukskrivning efter återgång i arbete är större för riskgruppen EXEMPEL FRÅN ETT LANDSTING/REGION Riskgrupp 23 % ”Utan identifierad risk” (färre än tre korta sjukfall) n=825 = 100 % Riskgrupp (fler än tre korta sjukfall inom tolv månader) n=2196 = 100 % Ej riskgrupp 61 % Återsjukskriven 15 % Genomsnittlig uppskattad kostnad över två år: 55 000 kronor 104 000 kronor Återgått i arbete* Sjukskrivning +15 dagar 54 % 10 % 31 % 12 månader Emma

Anställda med första sjukskrivning (från dag 15) Två tredjedelar av alla sjukskrivningar föregås av upprepad korttidsfrånvaro PRELIMINÄR 100% 100% 100% ”Den upprepade korta sjukfrånvaron är en varningssignal för utmattning, det börjar så” ”Ökat tryck – överbeläggningar, dubbla pass, extra pass… Man hinner inte återhämta sig och måste vara hemma ibland för att orka” Alla anställda Anställda med första sjukskrivning (från dag 15) Rickard Riskgrupp (tre eller fler korta sjukfall inom 12 månader) Utan identifierad risk (färre än tre korta sjukfall) Genomsnittlig fördelning av anställda 2012-2016* i fyra landsting/regioner, %

Anställda med upprepad korttidsfrånvaro innan sjukskrivning har i högre utsträckning psykisk ohälsa och smärta PRELIMINÄR Anställda med tre eller fler korta sjukfall inom tolv månader innan sin första sjukskrivning (dag 15+) har… I högre utsträckning diagnos inom psykisk ohälsa och/eller smärta Högre vårdkonsumtion under pågående sjukskrivning (+7 %) Fler besök hos läkare (+18 %) Fler besök hos kurator/psykolog/psykoterapeut (+44 %) Fler besök hos arbetsterapeut/sjukgymnast (+20 %) Färre besök hos övriga vårdgivare (- 5 %) …jämfört med anställda utan identifierad risk Källa: Statistik från lönesystemet i Region Norrbotten jan 2012 - juli 2017, Statistik från öppenvårddatabasen i Region Norrbotten jan 2013-aug 2017. Lumell Associates Analys ARBETSMATERIAL

Arbetet med att tidigt fånga upp personer i risk kan förbättras, liksom samverkan och anpassningar vid arbetsåtergång Vi tenderar att gå in när det redan är ”rött”. Arbetet med rehabplan och så vidare funkar bra, men då är ju personen redan långtidssjukskriven. Vi behöver bli bättre på omplaceringar, karriärvägledning och på att i ett tidigare skede prata om huruvida man är på rätt ställe. Bland vårdpersonal kan det vara svårt att veta vart man ska vända sig. Det gör att man söker vård senare. Så fort man är uppe på heltid förväntas man ha full arbetskapacitet – det planeras inte för att man fortfarande har begränsningar och att anpassningar behöver finnas kvar. Vi skulle vara hjälpta av att få mer verktyg kopplade till hur man förebygger att korttidssjukskrivna faller in i långtidssjukskrivning. Vid arbetsåtergång är det inte så mycket samverkan mellan arbetsgivaren och läkaren eller reko. Mycket blir upp till chef och anställd

Förklaringar och orsaker till den ökande sjukfrånvaron finns på individ, arbetsplats och systemnivå Stressrelaterad problematik, bristande delaktighet och en ansträngd privat situation Obalans mellan krav och resurser, svårigheter att få till ett nära ledarskap Brister i arbetssätt när det gäller att fånga upp och arbeta med anställda med risk för ohälsa samt strukturella utmaningar på systemnivå RICKARD / PATRIK Över 80 intervjuer med anställda, fackliga, enhetschefer, verksamhetschefer, förvaltningschefer, HR, företagshälsovård, forskare och experter ARBETSMATERIAL

Inom alla förvaltningar finns arbetsplatser med hög korttidsfrånvaro (dag 1-14) 2 dagar per anställd och år 7 dagar per anställd och år 13 dagar per anställd och år Enheter inom utbildningsförvaltningen Enheter inom vård- och omsorgsförvaltningen 2 dagar per anställd och år 5 dagar per anställd och år 11 dagar per anställd och år

Det finns en stor spridning i sjukfrånvaro mellan enheter, men i statistiken finns inga tydliga strukturella skillnader dem emellan Sjukfrånvaro (dag 15+) i nettodagar per anställd och enhet år 2016, förändring i nettodagar per anställd mellan 2012 och 2016 PRELIMINÄR EXEMPEL FRÅN ETT LANDSTING/REGION Nettodagar per anställd 2016 Hög och ökande sjukfrånvaro (dag 15+) Det finns inga tydliga skillnader mellan enheter med hög och ökande respektive låg och minskande sjukfrånvaro när det kommer till köns- och åldersfördelning, lön, sysselsättningsgrad eller antal medarbetare per chef Låg och minskande sjukfrånvaro (dag 15+) Emma Förändring i nettodagar per anställd mellan 2012 och 2016

Anställda vid arbetsplatser med hög/ökande sjukfrånvaro PRELIMINÄR Anställda vid arbetsplatser med hög och ökande sjukfrånvaro (dag 15+) har… Dubbelt så hög sannolikhet för en diagnos inom psykisk ohälsa 50 procent högre utsträckning en diagnos inom smärta Dubbelt så hög sannolikhet för diagnos inom både psykisk ohälsa och smärta …jämfört med anställda vid arbetsplatser med låg och minskande sjukfrånvaro Källa: Statistik från lönesystemet i Region Norrbotten jan 2012 - juli 2017, Statistik från öppenvårddatabasen i Region Norrbotten jan 2013-aug 2017. Lumell Associates Analys ARBETSMATERIAL

Relevanta riskgrupper Definition: Anställda med fler än tre sjukfall de senaste tolv månaderna Anställda i riskgrupp Arbetsplatser med hög och/eller ökande sjukfrånvaro Chefer och arbetsplatser med risk ARBETSMATERIAL

Bikupa och diskussion Reflektioner Känner ni igen bilden? Något som är nytt? Vad? Tankar kring riskgrupp och möjliga insatser Rickard

Förklaringar på individ, arbetsplats och systemnivå Stressrelaterad problematik, bristande delaktighet och en ansträngd privat situation Obalans mellan krav och resurser, svårigheter att få till ett nära ledarskap Brister i arbetssätt när det gäller att fånga upp och arbeta med anställda och arbetsplatser med risk för ohälsa samt strukturella utmaningar på systemnivå Över 80 intervjuer med anställda, fackliga, enhetschefer, verksamhetschefer, förvaltningschefer, HR, företagshälsovård, forskare och experter

Effektiva insatser?

Kostnad för interventionen uppskattas till 1 000 kr/anställd/år Den föreslagna insatsen kombinerar tre komponenter – sjukfrånvaro dag 1-14 PRELIMINÄR Förväntad effekt på kommunala utgifter för företagshälsovård: Insats i tre delar, där upphandling av extern leverantör görs med P4P-avtal: 1. Hälsosluss - Proaktiv identifiering av anställda med risk, systematisk process för behovsanalys och åtgärder Kostnad per anställd och år (SEK) 1 570 2. Agilt chefsstöd – Proaktiv identifiering av chefer/verksamheter med risk och systematisk modell för behovsanalys och åtgärder 1 000 570 Nuvarande Föreslagen utgift HN 3. Beslutsstöd – IT-baserat beslutsstöd för att sammanfatta information och insikter och rekommendera systematiska förbättringar Intervention Vanlig företagshälsovård Kostnad för interventionen uppskattas till 1 000 kr/anställd/år

Fokus sjukfrånvaro från dag 15 i landsting/region PRELIMINÄR Fokus sjukfrånvaro från dag 15 i landsting/region Insats Kort sammanfattning Primära aktörer som samverkar REKO-AG (arbetsnamn) Stöd till anställda i risk för sjukskrivning, pågående sjukskrivning och vid återgång i arbete. Utvecklad roll ”Rehabiliteringskoordinator på arbetsplatsen” (REKO-AG) Förstärkning av befintligt arbete med rehabiliteringskoordinatorer (REKO-PV) Arbetsgivarsidan: REKO-AG, chef och HR Vårdgivarsidan REKO-PV, sjukskrivande läkare och företagshälsovård Riktat arbetsplatsstöd (arbetsnamn) Strukturerad process för att identifiera och ge riktat stöd till arbetsplatser med hög och ökande sjukfrånvaro (inkluderar process för rapportering till högsta ledning) Arbetsgivarsidan: HR-strateg och chef i första linjen Vårdgivarsidan Företagshälsovård Mötesplats vård och arbete (arbetsnamn) Workshops för att bidra till ökat erfarenhetsutbyte, innovation och utvecklingsarbete avseende samverkan mellan landsting/regionen i rollen som vård- och arbetsgivare Verksamhetsområdets ledningsgrupp: Medicinsk och operativ ledning samt HR Professionsnivå: Arbetsgivarsidan: REKO-AG, HR Vårdgivarsidan: REKO-PV, företagshälsovård ARBETSMATERIAL

Rickard Bracken, projektledare Uppdrag Psykisk Hälsa, SKL TACK! Rickard Bracken, projektledare Uppdrag Psykisk Hälsa, SKL 2017-12-11