Introduktion till processen för balanserad styrning Hösten 2005

Introduktion till processen för Balanserad Styrning Mål och budget Processen för Balanserad styrning Utveckling/ förbättring Mätning -mätresultat Analys/ rapportering

Styrning Styrande processer Att styra en hel stad åt samma håll Att styra och leda som politiker i nämnd/styrelse Att styra och leda som tjm i en politiskt styrd organisation Att styra balanserat-analys ur flera perspektiv i förvaltning/bolag

Vad är balanserad styrning? En ledningsfilosofi för vi tror på att medarbetare som vet vart vi ska och får vara med och arbeta med hur genom ökad delaktighet och inflytande trivs och bidrar till måluppfyllelse En modell för att beskriva varför organisationen finns, vem den är till för och vad den ska åstadkomma i tydliga målsättningar En metod att resonera sig fram till/ föra dialog kring vilka ”smarta” mål man skall anta-prioritera, vilken strategi man skall ha för att uppnå målen, vilka aktiviteter man behöver utföra och hur målen skall mätas-följas upp En process hur man med en struktur styr och leder sin verksamhet under året

Styrmodell Kommunfullmäktiges budget utgör Göteborgs Stads övergripande styrdokument Planer, program, riktlinjer och policies etc är underordnade budgeten (stödjande) Budgeten vänder sig till nämnder & styrelser Prioriterade mål som revideras årligen Budgetens roll är att inom de ekonomiska ramarna och gällande lagstiftning ange kommunfullmäktiges viktigaste inriktningar och prioriteringar. Budgeten vänder sig till nämnder/styrelser – dessa skall fånga och tolka KF:s budskap! De prioriterade målen revideras årligen. De ändras inte i onödan, men förbättras och preciseras naturligtvis när det är möjligt.

Styrmodell Inriktningsdokument & budgetförslag Samtliga nämnder & styrelser ansvarar för samtliga mål i KF-budgeten Uppföljning av såväl fullmäktiges mål, som de egna målen Dialogen som styrform Inriktningsdokumentet kan inte delegeras! Ur budgeten: En tänkt ordning för en nämnd eller styrelses budgetarbete kan se ut på följande sätt: ·         Med utgångspunkt från kommunfullmäktiges budget utarbetar och beslutar nämnd/styrelse ett inriktningsdokument för den egna bud­geten. Ansvaret för inriktnings­doku­mentet kan inte delegeras. Därefter har nämnd/styrelse möjlighet att delegera utarbetandet av ett budgetförslag till förvaltningen/bolaget. Budgetförslaget behandlas och beslutas av nämnden/styrelsen. På så sätt utgör budgethand­lingen länken mellan politik och förvaltning, även om det formella ansvaret alltid ligger hos nämnden/styrelsen. Valet av verksamhetsform (förvaltning eller bolag) ska inte avgöra graden av följsamhet mot denna budgets inriktningar och prioriterade mål. Samtliga nämnder och styrelser har ansvar för samtliga prioriterade mål. Det betyder att Uppföljning… ska ske… Dialogen som styrmedel är en alltför lite använd möjlighet. Ansvaret för att hitta kontaktytor och arenor för dialog är gemen­samt för den politiska ledningen och förvaltnings- eller bolags­led­ningen i respektive organisation. Detta gäller i olika hög grad på alla nivåer i organisationen. Det är viktigt att alla förtroendevalda kommer till insikt om att den styrmodell som vi talar om här på utbildningen, ställer stora krav även på oss vad gäller kommunikation och tillgänglighet. Och då är vi tillbaka till frågan om rollerna. Roller och integritet och inte minst ledarskap.

Styrnivåer i Göteborgs Stad Strategisk nivå KF Strategisk nivå KS Omvärldsanalys – helhet, Vision – uppgift, Ledningsidé, Finansiering, Verksamhetsvolym Reglemente Inriktning Budget/prioriterade mål Ekonomiska förutsättningar Direktiv Inriktning Budget/prioriterade mål Ekonomiska förutsättningar Dialog Nämnd Omvärldsanalys-område Strategiska mål Verksamhetsidé Resultatmål Strategi Bolagsstyrelse Omvärldsanalys-bransch Strategiska mål Affärsidé Resultatmål Strategi Taktisk nivå Nämnd/Bolagsstyrelse Styrnivåer i Göteborgs Stad Ovanstående bild visar på ett generellt sätt de tre övergripande styrnivåerna inom Göteborgs Stad utifrån KFs perspektiv; Strategisk nivå, KF/KS Arbetar med frågeställningar och tar beslut i frågor som rör hela Göteborgs Stad, t ex vision för staden som helhet, finansieringsfrågor, utfärdande av direktiv samt ramar, inriktningar och prioriterade mål som publiceras i KFs budget etc. Taktisk nivå, Nämnd/Bolagsstyrelse Arbetar i första hand med att fastställa strategin för enhetens verksamhet, säkerställa att förvaltningen/bolaget har en effektiv ledning, organisation och verksamhetsstyrning som bidrar till att KFs mål och direktiv kan uppfyllas. Vidare skall nämnden/bolagsstyrelsen följa upp VD respektive förvaltningschefens förvaltning av enheten samt säkerställa att det finns en god och fungerande intern kontroll. Operativ nivå, Förvaltningar/Bolag Förvaltningschef och VD skall sköta den operativa verksamheten för förvaltningen respektive bolaget, följa nämndens respektive bolagsstyrelsens mål, riktlinjer och anvisningar samt tillse att överordnad styrnivå får den information och de fakta som erfordras för att fatta välgrundade beslut. Göteborgs stad har valt att arbeta enligt modellen för balanserad styrning för såväl helheten som för bolag och förvaltningar. Modellen bygger på att flera olika perspektiv skall beaktas och att verksamheten skall bedrivas inom ramen för de ekonomiska förutsättningarna. Förvaltning Leder och styr den operativa verksamheten Bolag Leder och styr den operativa verksamheten Operativ nivå Förvaltningar/Bolag

Den politiska utgångspunkten är medborgarnas behov! Politikernas roll Politikerna skall skapa tydliga förutsättningar, och tillhandahålla strategi: De ekonomiska ramarna Övergripande inriktningar och strategier Formulera och utveckla SMARTA-mål Prioritera mål och uppdrag Dialog med förvaltningsledningen Den politiska utgångspunkten är medborgarnas behov!