Presentation uppstart upphandling 2018-08-09

Öppna frågor: Upphandlingens bakgrund och syfte Vad ska upphandlas? Vem har behovet? Vem ska delta i styrgruppen och godkänna underlaget? Vem ska delta i arbetsgruppen och arbeta fram underlaget? Vem ska göra vad? Hur ska vi arbeta på smartaste sätt? Har vi glömt något/någon? Vi fyller gemensamt i uppdragsbeställningen för att skapa ramen för upphandlingen På denna bild ska inte frågorna som står här nu stå, utan svaren på dessa Om det behövs kan man kopiera bilden och ha en bild per fråga om det är mycket att text man vill skriva Tas från upphandlingsstrategin, det förslag vi till upphandlingsstrategi som vi sedan anpassar i arbetet med gruppen

Inköpsprocessen består av 5 delprocesser: Behovsanalysprocess - Datainsamling och analys för att hitta fakta. I detalj besluta vad som ska köpas. Marknadsanalysprocess - Analysera hur marknaden kan tillfredsställa de beslutade behoven? Hur påverkar marknadsläget våra affärsmöjligheter? Upphandlingsprocess - Genomföra den beslutade upphandlingen enligt lagen om offentlig upphandling och kommunens regelverk. Kommunens sakägare (verksamheten) äger och har ansvar för det underskrivna avtalet. Leveransprocess - Implementering av avtal och arbetssätt tillsammans med leverantörerna med syfte att säkerställa avtalad leverans. Kvalitetssäkra varor och tjänster som levereras till kommunen. Uppföljningsprocess - Leverantörsuppföljningen säkerställer att leverantören uppfyller de krav som ställts i upphandlingen, att leverans sker i enlighet med avtalet avseende bland annat kvalité och volym. Leveransuppföljning liksom affärsutveckling hanteras inom ramen för befintligt avtal, till exempel innovationer, ändringar i avtalet och så vidare. Analys av leveransprocessen ger viktig information inför nya upphandlingar.

Tidplan ska bokas in tidigt Upphandlingsfas Analysfas Sammanställning av statistik Upphandlingsstrategin Situation Omvärld Möjligheter och risker Incitament Tidsperiod, optioner? startdatum/slutdatum Valt upphandlingsförfarande upphandlingsdokument (inkl. utvärdering) Annonsering (F&S) Sista anbuds/ansökningsdag Tilldelningsbeslut Avtals ikraftträdande

TIDSLINA allra minst 3 månader Upphandlingen Ramen för upphandlingen Förstudie Strategi Framtagande av upphandlingsdokumenten Annonsering 32 dagar Utvärdering Tilldelning Avtalsspärr 10 dagar Avtalet

Våra roller – upphandlaren *källa upphandlingsmyndigheten Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen.  Upphandlaren ansvarar för att:  Upphandlingsdokumentet övergripande i sin helhet och affärsmässigheten Vara kommunikationskanal med lev. under upphandlingsprocessen Ansvara för kvalificeringen av anbuden Pröva och utvärdera anbuden (delvis tillsammans med beställaren) Upprätta tilldelningsbeslutet Upphandlaren ansvarar för att upprätta avtalet Efterannonsera viljeinriktning SPC God ekonomisk hushållning regleras i kommunallagen (2017:725) 2 § Kommuner och landsting ska förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Utforma upphandlingsdokumentet i sin helhet – juridiskt korrekta Upphandlare är processledare för Upphandlingen och en projektledare för upphandlingsfrågorna Inte självskriven projektledare för upphandlingen – kan enligt ök boka möten, kan vara spindeln i nätet om det är en överenskommelse. Sponsor? Styrgrupp = ansvar för övergripande frågor. Godkänner Expertgruppens arbete-

Våra roller – beställaren *källa upphandlingsmyndigheten Beställaren är sakkunnig i det materiella och ansvar för att krav ställs på varan och tjänsten. Beställaren inventerar och analyserar behoven, ansvarar för förstudien Beställaren formulerar syftet och målet med upphandlingen Beställaren ansvarar för utformningen av det som ska upphandlas inklusive valet av ersättningsform och utvärderingmodell Beställaren ansvarar för sin del av prövningen av anbuden. Beställaren svarar på ”frågor och svar” under anbudstiden Beställaren svarar på frågor under avtalstiden Beställaren ansvarar för implementering och information om det nya avtalet Ta i god tid kontakt med Kommunikationsenheten för informationen, hur ska implementeringen gå till rent praktiskt, Föräldrar? Boende? Brukare?

Vad är en offentlig upphandling? Offentlig upphandling är en process för inköp av varor, tjänster med mera som görs av offentlig sektor och regleras av speciella lagar och regler. Syftet med reglerna är att säkerställa att kommunen: Behandlar alla som vill få affärskontrakt med offentlig sektor lika. Främja ett kostnadseffektivt användande av skattemedel. Undanröja hinder mot fri rörlighet inom EU. Säkerställer att den offentliga upphandlingen sker så effektivt som möjligt och bidrar till väl fungerande marknader. Öppnar upp för konkurrens, och underlättar för företag att göra affärer med offentlig sektor. Den offentliga sektorn i Sverige gör varje år inköp för uppskattningsvis 600 miljarder kronor. En svensk upphandlingslag som bygger på EG-direktiv reglerar vilka som ska följa LOU och hur dessa ska agera

LOU, Grundprinciperna Likabehandling (samma information vid samma tillfälle, absolut objektivitet) Icke-diskriminering (nationalitet, geografi) Transparens (upphandlingsunderlaget ska innehålla samtliga krav, öppenhet, förutsägbarhet) Proportionalitet (kraven ska stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas) Ömsesidigt erkännande (intyg och certifikat från andra medlemsstater ska godkännas) - Alla leverantörer skall behandlas lika, dvs. ges lika förutsättningar. Likabehandling (samma information vid samma tillfälle) Icke-diskriminering (nationalitet, geografi) - Upphandlingsprocessen skall kännetecknas av förutsägbarhet och transparens. Tydliga krav & öppen process. Transparens (förfrågningsunderlaget innehålla samtliga krav, öppenhet) - Intyg och certifikat från andra medlemsländer ska godtas. Krav ska ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Proportionalitet (kraven stå i rimlig proportion till det som upphandlas) Ömsesidigt erkännande (intyg och certifikat från andra medlemsstater ska godkännas)

Sekretess All offentlig upphandling omfattas av absolut sekretess från att man börjar arbeta med ett förfrågningsunderlag fram till att tilldelningsbeslut meddelats. Därefter kan anbuden bli offentliga om inte skäl för sekretess föreligger. Du kan fråga kollegor om behov och förslag på krav för att ta med dig till expertgruppen, men inte berätta om vilka krav vi kommer att ställa.

Jäv Jäv är en rätts- eller beslutssituation där en person kan tänkas vara partisk eller där det finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens opartiskhet Den som deltar i en upphandling ansvarar själv för att hen inte är jävig Deltagare i upphandlingen ska maila in bekräftelse på ”jävs- och sekretessblanketten” till upphandling@osteraker.se med angivande av vilken upphandling blanketten avser. Kan tänkas – det handlar inte om man ÄR partisk utan om någon tror att man är det Sakägarjävet är något som rör ett rättsligt intresse vilket angår mig själv. Intressejävet inträder när ett faktiskt intresse, t.ex. aktier, kan påverka en handläggare eller beslutsfattare. Släktskapsjävet omfattar ett beslut där t.ex. en handläggare beslutar, handlägger eller på annat sätt påverkar något som medför fördelar för en make/maka, sambo, förälder, barn eller syskon. Ställföreträdarjävet tar sikte på den som är förmyndare, god man eller förvaltare. Ombudsjävet rör den som mot ersättning biträtt någon i saken/ärendet. Delikatessjäv rör sådana omständigheter som kan anses rubba förtroendet för ett handläggningsförfarande eller ett beslut.  

Utvärderingsprinciper En upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten. Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:  1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, 2. kostnad, eller 3. pris

Innehåll i ett upphandlingsdokument Allmän orientering om upphandlingen. Administrativa villkor för upphandlingens genomförande. Krav på leverantören. Krav på varan eller tjänsten som beskriver upphandlingsföremålet (kallas ibland teknisk specifikation eller kravspecifikation). Anbudsutvärdering och tilldelningskriterier. Kontraktsvillkor som ska gälla under avtalstiden. Inklusive kontraktsuppföljning. Delar upp upphandlingsdokumentet i olika avsnitt så blir det lättare att överblicka.

Olika typer av krav Obligatoriska krav måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till utvärderingen. Innehåller sammantaget den kvalitet som vi vill betala för. Utvärderingskriterier så kallade bör-krav är extra funktioner eller kvalitet som vi klarar oss utan, men kan tänka oss att betala extra för. I utvärderingen ges uppfyllande av kriterierna prispåslag/prisavdrag.

Övriga regelverk och styrande dokument Österåkers upphandlingspolicy och riktlinjer Österåkers Miljöpolicy och Miljömål Socialt ansvarstagande i offentlig upphandling Andra tillämpliga lagar och direktiv

Det nya avtalet… Hur ska vi implementera det nya avtalet? Hur mycket tid kommer det att innebära? Eventuella problem som kan uppstå? Vilka alternativ finns? Risker? Beställaren äger och förvaltar avtalet. Innebörd? Hur ska vi nå ut med att det finns? Hur ska man avropa? Hur ska det distribueras? Del av upphandlingsstrategin