Forskningens och utbildningens kostnader Beskrivning av den nya modellen för kostnadsredovisning Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Ny redovisningsmodell med Full kostnadsredovisning Beslut av SUHF:s förbundsförsamling 2007-11-08 att rekommendera högskolorna att införa modellen Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Den nya modellen för redovisning av kostnader är utarbetad av Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) i samråd med vissa finansiärer är gemensam för alla svenska universitet och högskolor är anpassad till utvecklingen inom EU, t.ex 7:e ramprogrammets och European University Association:s (EUA) rekommenderade principer om ”full costing” åskådliggör kostnader på ett annat sätt än tidigare, men med oförändrad totalnivå på kostnaderna tillämpas på både anslagsfinansierad och externfinansierad verksamhet är ett incitament för universitetet att skapa en så ändamålsenlig, kostnadseffektiv och konkurrenskraftig verksamhet som möjligt utgår från allmänt använd ekonomisk teori ökar förtroendet hos finansiärer och externa givare för hur de indirekta kostnaderna beräknas och redovisas gör det lättare att jämföra kostnaderna mellan universitet och högskolor redovisar på ett rättvisande sätt samtliga kostnader för en verksamhet vilket ger tydlighet för t.ex. ett forskningsprojekt ger verksamheten en modell för tydlig kostnadsredovisning hjälper en institution att beräkna sina kostnader vid försäljning av t.ex. utbildning Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Motsvarar inte faktiska kostnader utan en förhandlingslösning (52%) Mundebo-gruppen och tidigare SUHF-rekommendation (35 %) Schablonmetoder gillas ej av forskningsfinansiärerna. Svårt att få accept för ”35-% överenskommelsen” Vem ska betala vad? Rättvisande fördelning av gemensamma kostnader Krav på åtgärder från Riksrevisionen Ekonomiavdelningen 2018-12-04

All verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet Modellens grundprinciper All verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet Identifiera kärnverksamheter inom utbildning och forskning. Tredje uppgiften särredovisas inte utan ingår i utbildning resp. forskning Dessa indelas i avgränsade kostnadsbärare tex. ett forskningsprojekt, en grundutbildningskurs, en uppdragsutbildning etc. Avgränsat objekt i redovisningen. Samtliga intäkter och kostnader fördelas till kostnadsbärare Uppföljning av full kostnadstäckning hos kostnadsbäraren Kärnverksamhetens delar ska solidariskt bära kostnaderna för stödverksamheterna Stödverksamheter är gemensamma kostnader på tre nivåer vid GU som stödjer kärnverksamheten (universitetsgemensam, fakultetsgemensam och institutionsgemensam) Stödverksamheternas kostnader fördelas på utbildning och forskning Gemensam struktur för indelning av stödverksamheter (sex grupperingar) Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Kostnadsbasen är vid GU = direkta lönekostnader och driftskostnader Modellens grundprinciper forts Fullständig kostnadsfördelning på kostnadsbärare av direkta kostnader och indirekta kostnader (stödverksamheter) Gemensamma kostnader som belastar kostnadsbärare i form av pålägg benämns indirekta kostnader Kostnadsbäraren uppvisar således både direkta och indirekta kostnader = full kostnadsredovisning En kostnadsbas används för fördelning av gemensamma kostnader på kostnadsbärare genom pålägg Kostnadsbasen är vid GU = direkta lönekostnader och driftskostnader Krav på beslut om medfinansiering om kostnaderna inte täcks av intäkter. Gäller inte uppdragsverksamheter, dessa ska alltid täckas av inkommande medel Projektkalkyler som utvisar fulla kostnader och finansiering Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Tydlig redovisning av kostnader Kärnverksamhet Utbildning Forskning Stödverksamhet Ledning Utbildnings- och forskningsadministration Ekonomi- och personaladministration Infrastruktur och service Bibliotek Övrigt Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Kärnverksamhet – stödverksamhet - pålägg finansiärer Direkta kostnader t.ex. i ett forskningsprojekt DK Anslag DK Bidrag Fakultet universitet institution DK Uppdrag Indirekta kostnader fördelas   DK Finansiärer betalar för utbildning eller forskning Stödverksamhet som fördelar sina indirekta kostnader Kärnverksamhetens kostnadsbärare Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Total kostnadsbild, ett exempel Kärnverksamhet Stödverksamhet Påförs med pålägg Indirekta kostnader: Universitets- gemensamma Fakultetsgemensamma Institutionsgemensamma Direkta kostnader: Personal Drift Lokaler Utrustning Totala kostnader för kostnadsbäraren: Direkta kostnader Indirekta kostnader Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Direkta lokalkostnader: Lokaler som nyttjas av kärnverksamheten (t ex projektet) inklusive andel i gemensamma institutionslokaler Indirekta lokalkostnader: Lokaler som nyttjas av stödverksamheten (ingår i stödverksamhetens kostnader) Fördelas till fakultetsnämnderna som fördelar lokalkostnaderna på institution. Lokalkostnaderna uppdelas på kärnverksamheter och fördelas till kostnadsbärare genom pålägg baserat på direkta lönekostnader. Lokalkostnaderna innefattar lokalvård mm Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Budgeten är grunden för påläggen Kr Pålägg Direkta kostnader Personal och drift 10 000 000 Ja* Lokaler 2 000 000 Utrustning 1 000 000 Indirekta kostnader Universitetsgemensamma 3 000 000 30 %* Fakultetsgemensamma 20 %* Insitutitionsgemensamma Totala kostnader 21 000 000 80 %* *) Basen för påläggsberäkning av indirekta kostnader är direkta personal- och driftskostnader Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Exempel utbildning Kostnadsbärare: institutionens utbildningsverksamhet Kr Direkta kostnader Löner till lärare 10 000 000 Drift 1 000 000 Lokaler* 1 500 000 Indirekta kostnader ** 8 800 000 Totala kostnader 21 300 000 *) Lokaler är i exemplet beräknat som 15 procent pålägg på löner. **) Indirekta kostnader är i exemplet beräknat som 80 procent pålägg på löner och drift. Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Exempel forskning Kostnadsbärare: ett forskningsprojekt Kr Direkta kostnader Löner till forskare och doktorander 500 000 Resor 60 714 Förbrukning 100 000 Lokaler* 75 000 Indirekta kostnader ** 264 286 Totala kostnader 1 000 000 *) Lokaler är i exemplet beräknat som 15 procent pålägg på löner. **) Indirekta kostnader är i exemplet beräknat som 40 procent pålägg på löner och drift. Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Exempel forskning med medfinansiering Kostnadsbärare: ett externfinansierat forskningsprojekt Kr Direkta kostnader Löner till forskare och doktorander 500 000 Resor 60 714 Förbrukning 100 000 Lokaler* 75 000 Indirekta kostnader ** 264 286 Totala kostnader 1 000 000 Finansiärens bidrag 750 000 Institutionens medfinansiering 250 000 *) Lokaler är i exemplet beräknat som 15 procent pålägg på löner. **) Indirekta kostnader är i exemplet beräknat som 40 procent pålägg på löner och drift. Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Beräkning med kalkylmallen: Exempel internhandel Direkta kostnader Beräkning med kalkylmallen: 3 timmar, 35 000 kr/mån Indirekta kostnader Totala kostnader 1 974 kr Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Stöd vid beräkning av kostnader Kalkylmallar finns i Medarbetarportalen under ”verktyg” Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Effekter/konsekvenser Statsanslag ”frigörs” – inga direktavsättningar till att betala stödverksamhet – alla statsanslag till kärnverksamheten All kärnverksamhet påförs indirekta kostnader (anslagsfinansierad, bidragsfinansierad, uppdragsfinansierad) Redovisningsmodellen är organisationsoberoende Högre %-påslag än nuvarande 35 % Exempel i omvärlden på 60 – upp emot 100 % Frigjorda statsanslag kan användas till medfinansiering – tydlig medfinansiering istället för undantag Strategiska medel till kärnverksamheten t ex forskningssatsningar på styrkeområden påförs indirekta kostnader när medlen används Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Effekter/konsekvenser forts. Tydligare projektkalkyler till finansiärer Kostnader förs längre ut i organisationen – ökad tydlighet Ökat administrativt merarbete inledningsvis Visar tydligt vad kostnaderna är – ger underlag för prioriteringsbeslut och styrning av verksamheten Jämförelser med andra universitet underlättas Omfattningen av de gemensamma kostnaderna påverkas inte av förändringen Kraven på rättvisande redovisning uppfylls Alla lärosäten genomför en likartad förändring nu Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Innehåll i informationsbroschyr Introduktion Den nya modellen för redovisning av kostnader Bakgrund till förändringen Tydlig redovisning av kostnader Total kostnadsbild, ett exempel Pålägg Konsekvenser för institutionen Exempel utbildning Exempel forskning Medfinansiering Exempel forskning med medfinansiering Exempel internhandel Samarbete mellan lärosäten Stöd vid beräkning av kostnader Vad händer framöver? Ekonomiavdelningen 2018-12-04

Ytterligare information På den nya redovisningsmodellens webbsidor finns aktuell information, bakgrundsmaterial, länkar och fler exempel. Dessa nås från ekonomiavdelningens hemsida: www.ea.adm.gu.se Ekonomiavdelningen 2018-12-04