Gemensamma förvaltningens omställningsarbete

En presentation över ämnet: "Gemensamma förvaltningens omställningsarbete"— Presentationens avskrift:

1 Gemensamma förvaltningens omställningsarbete
En geografiskt samlad förvaltning Utvecklad organisation Genomlysningar och benchmarking Kvalitetsarbete Genomförda besparingar Resultat Besparingsbeting Drog igång omställningsarbete Genomlyst organisation och arbetssätt Genomfört besparingar Resultat GF ekonomi i balans System för att arbeta med kvaliteten Fokus på gränssnitten mot fakulteter och institutioner Bedömning att det inte är möjligt att genomföra ytterligare besparingar utan att

2 Genomförda besparingar
Universitetsgemensamma kostnader Besparing 2014 2015 2016 Totalt Kommentar Besparingar på GF:s budgetram 12 000 4 320 2 600 18 920 Alla områden Åtgärdade budgetunderskott 3 250 4 150 800 8 200 Verksamhetsstöd och ledningen/staben Åtgärdad negativt balanserat kapital 1 965 4 806 1 257 8 028 IT-enheten ___________________________________________ 2014 2015 2016 2017 Universitetsgemensamma stödkostnader i relation till GU:s totala verksamhetskostnader 7,1% 6,4% 6,1% Röda siffror är preliminära. Budgetarbetet för 2016 pågår.

3 Resultat Effektivisering av verksamheten
Gemensamma förvaltningen har blivit en gemensam angelägenhet och förtroendet har ökat Större insyn och acceptans för Gemensamma förvaltningen i organisationen Ansträngd personalsituation/resurssituation

4 Verktyg för kvalitetsutveckling
Vision 2020  med handlings- och verksamhetsplaner Enhetsaudit  Enkät om GF  Enhetsbesök  Mötesforum  Styrdokument  Processorientering  Nyhetsbrev och webb   Benchmarking, studiebesök och nätverksträffar En utmärkelse för kvalitet i administrationen 

5 Jämförelse mellan 2013 och 2014: ”På det hela taget, hur nöjd är du med den service som den gemensamma förvaltningen vid Göteborgs universitet tillhandahåller?" [-3, -2, -1] [+1, +2, +3] I allra högsta grad nöjd Inte alls nöjd 2013 2014 25 19 (25) 51 62 (55) Källa: Universitetsförvaltningsundersökningen 2013 och 2014 Kommentar: För 2014 års resultat redovisas endast jämförbart urval motsvarande 2013: personal med chefsuppdrag samt (övrig) administrativ och teknisk personal. Resultatet för hela populationen 2014 står inom parantes.

6 Enhetsaudit Bakgrund – fakultetsaudit, institutionsaudit, förvaltningsaudit, BLUE 11-audit. Det som bedöms – inte verksamheten i sig utan kvalitetsarbetet; ”Hur arbetar ni för att åstadkomma systematiska förbättringar i verksamheten? Hur tar ni reda på om er verksamhet är till god nytta? Hur följer ni upp det ni gör?” Auditgruppen – inom GU men utanför enheten: 1 områdeschef, 1 enhetschef, 2 samordnare, 2 representanter från kärnverksamheten. Ingen självvärdering – utgår från underlag som redan finns; webb, handlings- och verksamhetsplan, övriga styrdokument, interna rutiner, lista med organ + möten, projektplaner, processkartläggningar m.m. Platsbesök – halvdag: enhetschef, sektionschefer, medarbetare. Direkt återföring till ledning. Rapport – enhetsledningen får möjlighet att kommentera ett utkast innan rapporten sprids och läggs på webb. Återföringsmöte – auditgruppen möte enheten för ventilering av rapporten. 6 månaders- och 12 månadersuppföljning – hur har det gått?

7 Sourcingstrategi Skapa värde för Göteborgs universitet genom att säkerställa att leveranser ska vara av värde för Göteborgs universitet kvalitet kostnadseffektivitet Att arbeta systematisk med sourcingsfrågor ger oss möjlighet att flytta fram positionen och snabbare anpassa oss till nya behov och krav hos verksamheten

8 Sourcingstrategi 2014 IT-support
Analysen visade att det fanns potential för att förbättra support- verksamheten både i kvalitet och kostnadseffektivitet. Mål och nyckeltal anpassades och efter ett år har det gett resultat i förbättrad kundnöjdhet och effektivitet. Servicetjänster Analysen visade att det fanns beroende mellan områdena och behov att se över delar i verksamheten. Ett antal aktiviteter är planerade att genomföras under en period av 3–5 år.

9 GUL-ADM blir SLUG Samarbete mellan Göteborgs universitet, Uppsala universitet och Lunds universitet utökas med Stockholms universitet Syfte att gemensamt arbeta med verksamhetsutveckling genom ett antal benchmarkingprojekt, ”intern” och ”extern” benchmarking. Tre genomförda delprojekt Forsknings- och innovationsstöd Studentservice Projekthantering Ny omgång med ett övergripande projekt och två delprojekt Stöd till internationalisering Upphandling

10 Benchmarking av ekonomifunktionen med fyra andra lärosäten
Jämförelsen visar att GU har samma nivå, i det här fallet, ekonomiadministration som Lunds universitet, men att GU är färre på central nivå och jämförelsevis fler på lokalnivå.

11 SUHF-modellen – jämförelser Utbildning och forskning 2014
Plats 9 (2013 = 10) SUHF-modellen är en kostnadsfördelningsmodell (kallas för redovisningsmodell) som ska se till att alla universitetets kostnader fördelas till universitetets motsvarighet till produkter, kostnadsbärare. SUHF-modellen – jämförelser

12 SUHF-modellen – jämförelse inom GU
Andel stödverksamhet av totala verksamhetskostnader (procentsatser enligt budget 2015) 35,5% 34,2% 34,4% 33,5% 33% 24,1% 24,1% 22,5% Samma typ av statistik finns internt, nedbrutet per institution, i en bilaga till den interna uppföljningen för 2014 och 2013. Siffrorna bygger på budgeterade värden för 2015 satta i relation till faktiska kostnader 2014 – på samma sätt som påläggen räknas fram och enligt SUHF-modellen och som jämförelsen mellan lärosätena görs. Överlag har andelen stöd minskat. Av diagrammet framgår att storleken på stödkostnaderna avgörs både av hur verksamheten är beskaffad och på vilka val man har gjort. Exempelvis fakulteter med mycket utbildning (UFS, KFS). Även stordriftsfördelar framgår tydligt, dock med IT-fakulteten som ett undantag som bekräftar regeln. Genom sin integration med Chalmers blir förutsättningarna lite annorlunda och kanske inte helt jämförbara.

13 Ytterligare besparingar – risker
Ökad arbetsbelastning och kostnader på institutionsnivå Kvalitetssänkning/arbetsmiljöproblem Administration förs över på lärare och forskare

14 Ledningsutredningen (SOU 2015:92)
”Administrationen/verksamhetsstödet har förvisso växt i omfång, men det har också utbildningen och forskningen” ”Snarare blir andelen administrativ personal långsiktigt allt mindre vid de svenska lärosätena. Utredningens bedömning är dock att de administrativa uppgifterna inte har minskat i omfattning. En trolig förklaring till att den administrativa personalen ändå inte ökar är att lärare och forskare får ta hand om nya administrativa uppgifter som egentligen borde skötas av administratörer.”

15 Ett mer effektivt administrativt gränssnitt?
Uppföljning och kartläggning av den samlade administrationen Rektors beslut om ny funktionell administration Statistik Kvalitativ bild av administrationen Utvärdering av administrationen 2016 Internationell panel