Malin Forssell, Karolina Henningsson Att driva kvalitet i komplexa utvärderingstjänster genom offentlig upphandling - Utmaningar och möjligheter Malin Forssell, Karolina Henningsson

Agenda VARFÖR BRY SIG OM DETTA? Varför är offentlig upphandling intressant i diskussionen om komplexa utvärderingar? Vilka utmaningar ser beställare och upphandlare? Förslag på vägar framåt VILKA UTMANINGAR SER BESTÄLLARE OCH UTFÖRARE? FÖRSLAG PÅ VÄGAR FRAMÅT

1 Varför?

Utvärderingstjänster blir mer och mer komplexa… Verksamheter och programsatsningar blir allt mer komplexa Detta ställer höga krav på utvärderare att utveckla nya och mer komplexa utvärderingsmetoder Vilket i sin tur ställer höga krav på beställare att kunna efterfråga och värdera dessa metoder i upphandlingar av komplexa utvärderingstjänster

…vilket i sin tur ställer höga krav på upphandlingsprocessen Under upphandlingsprocessen sätts många förutsättningar för att utvärderingar på bästa sätt ska kunna bidra till samhällsutveckling Upphandlingar behöver skapa incitament för utvärderare att vässa sina metodologiska verktyg Både beställare och utförare upplever att det finns utmaningar i upphandlingsprocessen Vi anser att det finns outnyttjad potential inom regelverkets ramar

2 Utmaningar

Förutsättningar för att offentlig upphandling ska driva kvalitet i utvärderingstjänster Det finns ett intresse för tjänsten som upphandlas Beställare Det finns tid och resurser att utforma genomarbetade förfrågningsunderlag Incitament att konkurrera med lösningsförslag Krav som fångar in utförarnas kompetens och erbjudande Värdering utifrån funktion/användbarhet Offentlig upphandling driver erbjudande av användbara utvärderingar som kan hantera komplexa verksamheter och programsatsningar Det finns förståelse för vad utförarna kan leverera, lagstiftningen etc. Förmåga att konkurrera med hjälp av lösningsförslag Utförare Vilja att konkurrera med hjälp av lösningsförslag

Beställare upplever exempelvis att… Det är svårt att veta vad utförarna faktiskt kan erbjuda och leverera (både kompetens och resursmässigt) Det är en utmaning att förmedla och uppnå gemensam förståelse för verksamheten och utvärderingsansatsen i upphandlingsprocessen Det är svårt att på förhand sålla bort de leverantörer som inte håller vad de lovar Det är svårt som områdesexpert att vara helt insatt i LOU samtidigt som upphandlarna har låg kunskap om utvärderingstjänster Leder till oro för att göra fel

Vi som utför utvärderingar upplever… Oro att göra fel, osäkerhet kring regelverket, misstro och oklarhet över vad utförare kan leverera leder till: Avståndstagande och knapp information som gör det svårt för utförare att utforma skräddarsydda lösningar Formella kravställningar som är enklare att bedöma men säger mindre om vad utförare kan leverera. Skapar inte incitament att konkurrera med lösningsförslag

Diskussion Känner ni igen er i beskrivningen? Känner ni igen er?

3 VÄGEN FRAMÅT

Tänkbara strategier för att möta utmaningarna Alla olika yrkeskategorier som ansvarar för upphandlingar utbildar, och kontinuerligt vidareutbildar sig, i utvärderingsmetodik Alla som arbetar med att beställa utvärderingar utbildar sig, och kontinuerligt vidareutbildar sig, i LOU Ökad kontroll och styrning av utförare efter tilldelningen Ökade sanktionsmöjligheter (viten etc.) Samtliga strategier är kostsamma och tidskrävande Löser dem grundproblematiken?

Ökad dialog en väg framåt Många centrala utmaningar kan knytas till en gemensam grundproblematik Upphandlingsprocessen präglas av osäkerheter i form av ömsesidiga kunskapsunderskott Saknas ofta dialog - som skulle kunna minska många av osäkerheterna

Vad innebär tidig dialog? Vad är tidig dialog? Upphandlande aktör kommunicerar med potentiella leverantörer inför upphandlingen. Kan beröra exempelvis krav, vägval, tänkbara inriktningar När kan tidig dialog användas? Om verksamheten har låg kunskap om marknaden eller tjänsten Om marknaden har hög utvecklingstakt När det är kritiskt att utföraren uppnår högt ställda krav När verksamheten vill få in fler förslag till lösningar på behov

Tidig dialog är ett verktyg för att driva utveckling ”I den tidiga dialogen har upphandlande myndigheter möjligheten att presentera sina behov och önskade resultat. Med en ökad förståelse för målbilden för den aktuella upphandlingen får företagen bättre förutsättningar att komma med sina förslag på lösningar för att uppnå de effekter som upphandlande myndigheter har definierat. Den tidiga dialogen kan inspirera leverantörer att ta fram nya lösningar eller utveckla gamla.” - Upphandlingsmyndigheten

Det finns fem specifika verktyg i tidig dialog Större möten Mindre möten RFI Enskilda möten Extern remiss Bjuder in så brett som möjligt Alla deltar samtidigt Rundabords-samtal Urval motiveras tydligt Skriftliga generella eller specifika frågor kopplat till behovet Skickas brett Tydligt syfte, agenda, diskussions-punkter Protokollförs med fördel Leverantörer ger synpunkter på krav och villkor i hela eller delar av förfrågningar Syfte: Ge eller samla in info på mer generell nivå. T.ex. hur marknaden fungerar, forum för branschspecifika frågor Syfte: Fördjupade samtal. T.ex. specifika frågeställningar kring behovet. Risk att affärshemligheter avslöjas minskar Syfte: Om ej känner till lösningar på marknaden, om vill ha svar på tydligt formulerade frågeställningar Syfte: Ta in information, ej lämna utöver den allmänt tillgängliga. Om vill ha specifik info om hur behov skulle kunna tillgodoses Syfte: Bidra till att utforma ändamålsenliga krav och villkor

Exempel på möjligheter och begränsningar beställare och utförare ser Ökad möjlighet… Men begränsningar i form av… För beställare att få aktuell bild av vad utförare kan leverera För utförare att få en tydligare bild av vad beställarens verksamhet, behov och önskemål Att minska missförstånd och antalet ”frågor och svar” under upphandlingsprocessen Kräver tid och resurser Krävs kunskap om verktygen inkl. stöd från egna upphandlare Ovilja från utförare att dela med sig av metoder till konkurrenter

Diskussion Kan tidig dialog vara ett sätt att driva kvalitet i komplexa utvärderingstjänster genom upphandling? Diskussionsfråga 1

TACK!