GU förnyas – enligt beslutet 2012 Utveckla en ny funktionell administration. Den nya administrativa organisationen ska stödja förändringarna i arbets- och delegationsordningen Institutionerna ska ha de resurser som krävs för att klara de dagliga administrativa uppgifterna vad gäller t ex personal och ekonomi Fakulteterna ansvarar för kvalitet, planering, utvärdering och uppföljning GF står för samordning, normering, effektivisering, expertis och planering Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska utgöra en minskad andel av universitetets resurser.
Tre år senare… Vad har vi gjort?
Ny organisation
En samlad förvaltning Gemensamma förvaltningens medarbetare kommer vara samlade på tre adresser istället för nio
Genomlysningar och benchmarking GUL-adm Sourcingprojekt Genomlysning Miljöenheten Benchmarking Ekonomienheten Genomlysning av hela administrationen med start 1 september
Kvalitetsarbete Vision 2020 med handlings- och verksamhetsplaner Enhetsaudits Enkät om Gemensamma förvaltningen Enhetsbesök Mötesfora Styrdokument Processorientering Nyhetsbrev och webb Benchmarking, studiebesök och nätverksträffar En utmärkelse för kvalitet i administrationen
Genomförda besparingar Universitetsgemensamma kostnader Besparing 2014 2015 2016 Totalt Kommentar Besparingar på GF:s budgetram 12 000 4 320 2 600 18 920 Alla områden Åtgärdade budgetunderskott 3 250 4 150 800 8 200 Verksamhetsstöd och ledningen/staben Åtgärdad negativt balanserat kapital 1 965 4 806 1 257 8 028 IT-enheten 2014 2015 2016 2017 Universitetsgemensamma stödkostnader i relation till GU:s totala verksamhetskostnader 7,1% 6,4% 6,1% Röda siffror är preliminära. Budgetarbetet för 2016 påbörjas i oktober.
Resultat Effektivisering av verksamheten Gemensamma förvaltningen har blivit en gemensam angelägenhet och förtroendet har ökat Större insyn och acceptans för Gemensamma förvaltningen i organisationen Ansträngd personalsituation/resurssituation
Ytterligare besparingar – två risker Ökat tryck/kostnader på institutionsnivå Kvalitetssänkning/arbetsmiljöproblem
Ett mer effektivt administrativt gränssnitt? Uppföljning och kartläggning av den samlade administrationen Rektors beslut ny funktionell administration Statistik Kvalitativ bild av administrationen Utvärdering av administrationen efter 2015