Kanslimöte 150825 Kalmar

Innehåll Återblick sommaren Ny arbetsdelning – snabb rapport VP 2015 – uppföljning Webb- och serverhantering inför nya plattformen Arbetsplatslösningar Omflyttning i K-huset Självvärdering VS Dekanen förhindrad att delta, kommer vid ett annat tillfälle

Sommaren Lugnt! Studenter som inte hittar info är undantag Introduktionsmöten felkodade i TE Snigelpost! Det fanns ett brev, men det var viktigt. Mer?

Arbetsdelning Carolina Brorsson – ID Växjö och internationalisering Ingela Bengtsson – UPE och S&R Fredrik Håkansson – STV Växjö Christine Elingfors – SS (Ulla lämnar nu.) Dennis Larm – ekonomi 4000 och 4010 Marie Danielsson – inköpsansvarig ?? – UPE styrelse Vi behöver någon som tar på sig lokalhantering

VP 2015 - uppföljning -  Arbetet med utbildningskvalitet inom grund- och forskarutbildning  Utveckling av kurser på avancerad nivå för en större samordning inom fakulteten Fortsatt beaktande av att grundutbildningen hålls inom anslagets ramar och att forskningsbudgeten utnyttjas fullt ut för att möjliggöra strategiskt viktiga rekryteringar Analysera kurser och program i relation till pedagogisk kvalitet, konkurrenssituation och genomströmning institutioner med en stor omfattning av uppdragsutbildning utvecklar denna del av verksamheten ska de institutioner med mindre uppdragsverksamhet bygga upp en sådan genom att hitta samarbetspartner det finns en naturlig koppling till. Öka antalet inresande studenter, öka intresset för internationaliseringsområdet, etablera International Café

VP 2015 – uppföljning (forts.) Under 2015 ska hållbar utveckling kopplas till de strategier fakulteten ska formulera inom internationalisering, lika villkor och jämställdhetsarbete. plan för lika villkor som tas fram - utbildningstillfällen anordnas och seminarier hållas för personalen under 2015, studentrepresentanter från olika ämnesområden bjudas in för att vara delaktiga i utformandet av aktiviteter på området.

VP 2015 – uppföljning (forts.) Mål - Ett tillgängligt verksamhetsstöd med hög kvalitet och nyttjandegrad - Ökat förtroende för verksamhetsstödet - God arbetsmiljö Strategi - Den interna organisationen ska utvecklas genom fortsatt utveckling av arbetsprocesser inom både verksamhetsstödet och institutionerna - Informationstillgången och kommunikationsinsatserna angående verksamhetsstödet ska förstärkas - Stödjande strukturer, i form av tillgänglig ledning och samarbete inom och mellan funktioner på kansliet, ska stärkas.

Webb och severhantering Ny plattform för vår webb på väg Viktigt att vi inte hanterar webben idag som om den är ett arkiv (gäller lnu.se såväl som Medarbetare) Lägg allt på servern – och som mest senaste året på webben – se till att alla som behöver har behörighet och kunskap om S:

Arbetsplatslösningar Universitetskajen – slutdatum kvarstår men tidsplan i höst framskjuten FSV flyttar årsskiftet 2017/2018 Universitetsstyrelsen fattar beslut om bygget först i oktober http://swecokarlstad.se/lnu/ Workshop i eftermiddag inför fakulteternas beställning av arbetsplatslösning (3/9)

Självvärdering av VS “Verksamhetsstödet har under 2014/2015 belysts i såväl en organisationsutredning som i en fördjupad studie. Liksom för institutionernas kvalitetsutvecklingsarbete bör arbetet för verksamhetsstödets arbete ta sin utgångspunkt i självvärderingar av den egna verksamheten. I förslag till åtgärder läggs särskild vikt vid att sätta mål samt att kvalitetssäkra processer och rutiner på alla nivåer i organisationen. Som stöd i kvalitetsutvecklingsarbetet satsas under hösten 2015 särskilda resurser, 300 000 kr, för samordning och slutrapportering av kvalitetsarbetet. Slutrapportering innebär att varje delområde formulerar mål för den egna verksamheten samt att de förbättringsbehov som identifierats omsätts till konkreta rutiner och processer som ska utgöra riktlinjer för verksamhetens dagliga arbete.”

Självvärdering – Organisation och tidplan Johanna Stier – samordnare Joacim Martinsson – övergripande ansvar Ledningsgrupp för arbetet – en medarbetare från respektive undersökt funktionsgrupp: Utbildningsadministration, Studievägledning, Prefektstöd, Ekonomi, Ledningsstöd, Internationalisering, Samverkansstöd, Forskningsadministration, IKT-pedagogik Resultatet ska rymmas inom befintliga ramar

Ledningsgruppen Ledningsgruppen för kvalitetsutveckling av verksamhetsstöd tar fram mer detaljerade indikatorer för självvärderingen och föreslår en konkret arbetsgång. Indikatorerna bör avse målsättning för det egna området, processer som fungerar väl respektive mindre väl, synliggörande av processer, vilka som är de viktiga avnämarna för just denna del av verksamhetsstödet, riskfaktorer, medvetenheten om den egna inplaceringen i organisationen etc.

Tidplan 31 oktober – samtliga självvärderingar ska vara klara och dokumenterade 31 december – samtliga identifierade förbättringsprocesser ska ha resulterat i konkreta mål samt beskrivningar av rutiner och processer 15 mars 2016 – samtliga framtagna mål och processer ska vara fastställda av kanslichef

Vad händer nu? KC och samordnare tar fram förslag till projektets ledningsgrupp Ledningsgruppen gör klar – KC beslutar efter hörande av FSV ledningsgrupp Funktionsgrupperna gör självvärderingen (klart 20/10) Samordnare sammanställer (klart 31/10) Förbättringsprocesser utvecklade till konkreta mål, beskrivningar av rutiner och processer – samordnare i dialog med funktionsgrupperna, vissa rutiner behöver sannolikt förankras i prefektrådet Beslut av KC senast 15/3