Rekryteringsutbildning för Morgondagens ledare

Inledning Förväntningar på dagen? 2

Mål och syfte med utbildningen Ökad kunskap i hur rekryteringsprocessen ser ut Ökad insikt i vikten och värdet av ett strukturerat arbetssätt i rekryteringen Du får också viss praktisk kunskap om hur du tar fram adekvata kravprofiler och utarbetar frågestrategier.

.

Nio strategier Nio strategier för att möta rekryteringsutmaningen De närmaste årens stora rekryteringsutmaningar innebär betydande möjligheter. Kloka arbetsgivare ligger steget före och utvecklar nya arbetssätt som kommer både brukare och medarbetare till gagn. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram nio strategier för att möta rekryteringsutmaningen i välfärdssektorn. Det handlar inte om att välja en av strategierna, utan arbetsgivare behöver använda en palett av åtgärder, förhållningssätt och nytänkande som tillsammans påverkar rekryteringsbehoven och utvecklar kommuner och landsting till än mer attraktiva arbetsplatser. Använd kompetens rätt Vem ska göra vad och på vilket sätt? Det gäller att ta tillvara och utveckla den kompetens som finns för att ge bäst och effektivast samhällsservice. När verksamheterna utvecklas måste yrkesrollerna hänga med. Genom att organisera arbetet annorlunda kan både personal och verksamhet utvecklas och resurser användas effektivt. Det kan handla om: - Nya eller förändrade yrkesroller. Lokalstrateg och logistiker är exempel på nya funktioner. - Mer samarbete. Genom att jobba mer tillsammans tas kompetens tillvara, som vid gemensam lektionsplanering i skolan och arbete i multidiciplinära team inom vården och omsorgen. 2. Bredda rekryteringen Fler kan bidra till vår gemensamma välfärd. I många verksamheter är könsfördelning ojämn och mångfalden kan öka, till exempel kan nyanländas kompetens tas tillvara bättre. Fler exempel: Förändra normer om vem som passar var utifrån kön Olika vägar in i yrket – det behövs fler vägar in i yrkena än den traditionella utbildningen. Till exempel: distansutbildningar, utbildning i kombination med arbete och så kallade snabbspår för att möjliggöra för fler att byta yrke mitt i livet. 3. Låt fler jobba mer Idag arbetar många anställda i kommuner och landsting deltid. Det är viktigt att de som vill ska kunna jobba heltid – och att de som frivilligt jobbar deltid uppmuntras att gå upp i tid. Så här kan vi få fler att jobba mer: Lokala lösningar. Utgå från lokala behov och förutsättningar för att kunna uppnå ett hållbart resultat. De bästa lösningarna skapas lokalt i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagarorganisationer. Politiska beslut och resurser. En grundläggande förutsättning för framgång är att det finns ett tydligt politiskt beslut om vad som ska uppnås och när det ska vara genomfört. Det är också nödvändigt att avsätta resurser för att driva förändringsarbetet. 4. Förläng arbetslivet Tiden i arbetslivet behöver bli längre. I dag är etableringsåldern på arbetsmarknaden 26 år och medellivslängden är 82 år. Man har rätt att arbeta till 67 men medelsvensken går i pension vid 63 års ålder. Ändå både kan och vill många jobba längre – under rätt förutsättningar. Attityder och kultur på arbetsplatserna. Signalera att medarbetare som uppnått pensionsålder är en viktig resurs, öppna upp för individuella lösningar och kompetensutveckla äldre medarbetare. Främja god arbetsmiljö. En god arbetsmiljö är avgörande för att medarbetare ska kunna jobba ett helt yrkesliv. 5. Visa på karriärmöjligheter En bredare syn på karriär och fler typer av karriärtjänster ger medarbetare chansen att utveckla både sig själva och verksamheten, vilket gör yrkena mer attraktiva. Exempel: Möjliggör sidledes karriär. Medarbetare kan utvecklas och bidra mer genom att få pröva nya roller. Karriär – inte bara chef. Synliggör och möjliggör för andra typer av utveckling än rena chefsuppdrag. Det kan handla om projektledartjänster, expertroller, utvecklingsledare eller andra utvecklingsuppdrag. 6. Skapa engagemang Ju större engagemang och inflytande – desto större chans att medarbetare vill stanna och utvecklas på sin arbetsplats. Det kan handla om: Delaktighet. Låt medarbetare vara med och påverka verksamhetens utveckling utifrån sin expertkunskap. Ledarskap. Tydligt, närvarande ledarskap och regelbundna medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare är väsentligt för engagemang och arbetsglädje. 7. Utnyttja tekniken En ökad digitalisering av välfärdstjänsterna öppnar för både effektivare verksamhet och bättre kvalitet. Bevaka teknisk utveckling och innovation. Nya innovativa hjälpmedel och robotar kan exempelvis bidra till att behovet av hemtjänst minskar och att äldre kan bo hemma längre. Låt behoven styra! Utgå alltid ifrån användarnas behov och nytta är en utvecklar IT-stöd. 8. Marknadsför jobben Tala väl om verksamheten och ge chansen att prova på jobben. Goda erfarenheter från praktik och feriejobb lockar fler till välfärdsjobben. Goda förebilder. Sprid goda förebilder och bra exempel. Tala om att det är jobb som gör skillnad och lyft fram de egna medarbetarna. Berätta om jobben. Kommunicera via kanaler och arenor där målgrupperna finns. Besök universitetet, högskolor och delta på arbetsmarknadsdagar och andra mötesplatser. 9. Underlätta lönekarriär Lönerna ska sättas lokalt och individuellt. Bra prestationer ska belönas. På så sätt kan duktiga medarbetare sporras och bidra till att verksamheten utvecklas. Lokal lönebildning och individuell lönesättning. Verksamhetens prioriteringar och enskilda medarbetares insatser ska ge genomslag i lönesättningen. Ökad lönespridning. För att stimulera till verksamhetsutveckling, engagemang och ökad måluppfyllelse behöver möjligheterna till såväl utveckling i arbetsuppgifter som i lön bli ännu bättre.

Vad ingår i rekryteringskostnaderna? Platsannons. Tid för urval, intervjuer och referenstagning Minskad prestation under uppsägningstid Introduktion/upplärning. Övriga kostnader, inköp av dator, mobiltelefon, ev. kurskostnader Mer? En god investering att rekrytera rätt 6

Förarbete 1 Behovsanalys Omvärldsanalys Hur ser verksamhetens behov ut idag och hur ser det ekonomiska läget ut inom närmsta framtid? Vilken kompetens behövs det? Ska arbetsuppgifterna reduceras/utökas? Vilken erfarenhetsnivå behövs för tjänsten? Vilka effekter får rekryteringen på arbetsgruppen? 7

Förarbete 2 Planering Tidplan (börja med när du vill att det ska vara klart) Ansvarig Innan en extern rekrytering ska hänsyn tas till: - Omplaceringsbehov - Företrädesrätt till återanställning - Utökning av sysselsättningsgrad 8

Förarbete 2 Planering Ytterligare personer som ska ingå i processen (i olika delar: kravprofil, intervju och introduktion) Avsättning av tid redan från början Rekryterings- och annonseringskanaler 9

Aktivitet i rekryteringsprocess Datum Aktiviteter Behovsanalys Januari   Kravprofil Annons Annonsering den 6 februari. Sista ansökningsdag den 21 februari. Annonsering sker i: -          Offentliga jobb -          Lägga upp så att den synlig i Offentliga jobb i Borås, Halmstad, Göteborg och Varberg -          Dagens samhälle (11 februari) -          Dagspress – HN (6 februari) -          Dagspress och BT (7 februari) Sociala medier: LinkedIn, facebook Urval Den 24februari 13-17 Slutgiltiga urvalet Intervju Den 29 februari 8.30-17.00 & den 1 mars kl. 13:00–17.00 Intervjugrupp: Namn på personer som ingår i intervjugrupp Sammanfattning av intervjuerna Den 2 mars kl. 08.15-09.00 Respektive intervjugrupp utser en representant för sammanfattning av intervjuerna. De fackliga företrädarna är med i sammanfattningen. Ev testning av urval av kandidater Den 2 och 3 mars. Referenstagning Den 2 mars Beslut om anställning 9 mars Återkoppling till sökande Under vecka 11 Muntlig återkoppling till de vi haft på intervju. Övriga skickar vi ett tack brev till via offentliga jobb. Introduktion av ny chef

Förarbete 3 Kravprofil Innan vi börjar resan måste vi bestämma oss för vart vi ska. Vad är det ni verkligen behöver? Bakgrund, kompetens, egenskaper. Ett hjälpmedel kan vara Predictive Index (PI) 11

Vi är alla olika personligheter vad är det du behöver?

Förarbete 3 Kravprofil Innehåll i en kravprofil: Arbetsplats Chef Personalansvar och ekonomiskt ansvar? Arbetsuppgifter Anställningsvillkor Utbildning – krav och önskemål Arbetslivserfarenhet Kunskaper Egenskaper Språkkunskaper Körkort Mångfaldsaspekten Uppdragsbeskrivning Formella kompetenskrav Kvalifikationer (krav och önskemål) Personrelaterade kompetenser/ Personliga egenskaper 13

Hur skapar vi en realistisk bild av den vi söker?

Kravprofilsövning

Annonsering Annonsen bör attrahera rätt typ av person. Grunden – kravprofilen. Varför skall en person söka anställning hos just er? Gamla annonser är inte något bra alternativ. Klyschor 16

Urval Gallring utifrån kravprofilen Luckor i cv:et – undersök, behöver inte vara negativt Diskrimineringsaspekter 17

Intervju Filmklipp 18

Intervju Vad är viktigt under en intervju? Förbered intervjun – frågor, plats och även hur ni ska sitta Avslappnad stämning Förbereda den intervjuade på hur upplägget kommer att se ut Lyssna, observera, utvärdera och vara tyst emellanåt 19

Intervju Vad är viktigt under en intervju? Kroppsspråket Information om vad som kommer att hända sedan –realistiska förväntningar Att inte fatta beslut för fort. 20

Intervjuteknik Kompetensbaserad rekrytering med hjälp av: STAR, frågeteknik SITUATION Vad har du för erfarenhet av…? Vilken möjlighet har du… i ditt nuvarande jobb? Beskriv situationen. Vad var det som hände? Hur beskriver du…? Ge exempel! TASK Vad var ditt uppdrag? Vad hade du för roll? Vad hade du för arbetsuppgifter? ACTIVITY Hur gör/gjorde du? Vad gör du annorlunda? Vad är det som gör att du lyckas? När lyckas du mindre bra? RESULT Vad blev det för resultat av ditt arbete? Vad gjorde du bra? Mindre bra? Vad har du lärt dig? Hur har du använt dig av dessa lärdomar?

Intervjuteknik – övning Indelning i små grupper Tre roller – intervjuare, sökande och observatör 5 min förberedelser, 10 min intervju och 5 min feedback Observatörerna är helt tysta under intervjun och ge konstruktiv feedback efter Intervjuaren undersöker en kompetens enligt STAR-tekniken Kravprofilsgruppen delar in sig i två grupper, och lyfter fram 1-3 frågeställningar som de kan fördjupa sig i enligt star-tekniken. Övning 25 min Reflektion i storgrupp 10 min 22

Referenstagning Syftet med referenstagningen Hur många referenser behöver vi ta? Vem tar referenser? Är kollega en bra referens? Är det korrekt att ringa på referenser som inte är angivna av kandidaten? Annelie bild 30-33 23

Referenstagning Hur gör vi när kandidaten säger att hon inte har några referenser? Vad vill vi veta? Grunden är kravprofilen Använd samma teknik som vid intervju Återigen ”som man frågar, får man svar…” Ställ frågor om referentens uppfattning om kandidaten – kopplat till kravprofil och uppdrag Ställ frågor kring eventuella frågetecken som framkommit vid intervjun. Avsluta med fördel med ”skulle du ha velat att kandidaten jobbade kvar hos er” 24

Val av kandidat Var och en som varit delaktig i rekryteringen väger samman intrycket av ansökan, intervjun, referenstagning och eventuell personlighetsbedömning Gruppen samlas för att ta ett gemensamt beslut. Chefen är oftast ytterst ansvarig och får ta det yttersta beslutet då rekryteringsgruppen är oenig. Beslutet ska dock alltid vara grundat och kunna motiveras.

Att tacka nej till kandidaterna Om personen har varit på en intervju är det viktigt att återkoppla muntligt Vilka är acceptabla argument till att man inte får jobbet? Ge ett råd för framtiden även om personen inte får jobbet Dessa personer kommer att sprida sin uppfattning om oss som arbetsgivare 26

Frågeställning Vilken känsla vill vi att personen ska bära med sig om vår organisation efter en intervju? Hur kan du/vi bidra till detta?

Sammanfattning Vikten av ett strukturerat arbetssätt, som utgår från kravprofilen Förarbetet – tidskrävande, men lönar sig i längden Intervjuteknik för att på bästa sätt ta reda på kompetensen – tidigare beteenden är den pålitligaste källan

Sammanfattning Som man frågar får man svar (intervju och referenstagning) Upplevelsen i samband med vårt sätt att genomföra rekryteringsprocessen fungerar som marknadsföring (positiv och negativ) Rekryteringen fortsätter även efter anställningsbeviset (introduktion och uppföljning)

Lycka till!