Chefens kommunikationsuppdrag Utveckling av internkommunikation Linnéuniversitetet Chefens kommunikationsuppdrag Utveckling av internkommunikation Fakultetsbesök 2015

God kommunikation kan öka anseendet Allt det vi gör och säger skapar bilden av Linnéuniversitetet God kommunikation kan stärka bilden av Linnéuniversitetet, förtroendet för verksamheten och de kärnvärden vi står för. stödja utvecklingen av en kreativ och internationell kunskapsmiljö i Linnés anda enligt strategidokumentet. omsätta strategin och forma historien om Linnéuniversitetet.

Kommunikation är ett delat ansvar Alla medarbetare har ansvar att bidra till en god kommunikation som betonar dialogen och samspelet, att hålla sig informerad så man kan utföra sitt uppdrag och bidra till att utvecklingen av verksamheten. Chefer på alla nivåer har ett ansvar att vara kommunikativa ledare och verka för att skapa ett kommunikativt arbetsklimat. Kommunikationschefen har ett strategiskt ansvar för varumärkesarbetet, övergripande kommunikationsprocesser och kanaler, där webben är navet.

Chefens kommunikationsuppdrag Ramar: Visioner, mål och strategier Dialog om önskat läge Delar och helhet – sammanhang Enas om framtida riktning, mål och plan/beteende som skapar effekt Kultur: Ständiga förbättringar Gemensam syn – förankra Stimulera vilja till utveckling Dialog om förbättringsprocesser

Chefens kommunikationsuppdrag Förhållningssätt: coachande, medledarskap Överenskommelser – ömsesidigt ansvarstagande Lärande organisation Feedback Agera: Lösa problem och utveckla processer Synlighet, tillgänglighet, bollplank Skapa stödjande nätverk Stimulera omvärldsanalys

Internkommunikation för den typiska medarbetaren vid Lnu Har stort engagemang och gör sitt bästa för att det ska gå bra för Linnéuniversitetet Närmaste chef viktigaste kommunikationskanalen Den kollegiala kommunikationen fungerar väl – man är generös med att dela med sig Upplever svårigheter i att hitta det han/hon söker – Upplever svårigheter i intranätet Medarbetare Samarbetar gärna och utvecklar nya arbetsrelationer Sitter i möte 5 timmar per vecka Får i genomsnitt 25 e-postmeddelanden per dag Spenderar 61 minuter i veckan på intranätet Medarbetare Tycker att mängden information är hanterbar

Styrkor God kännedom om vad händer på egna avdelningen God kännedom om målen för den egna avdelningen Inget informationsöverflöd God samtalston E-post

Utvecklingsområden Personliga kanaler: Stärka chefers kommunikativa förmåga Öka synlighet och transparens Kommunikation om övergripande och gemensamma mål samt återkoppling av resultat, vart vi är på väg och hur det går Tydliggöra uppdrag, t ex innebörden av vad det är att sitta med i en kommitté, hur utnyttja före-under-efter-processen Kommunikationen mellan olika delar av universitetet Kanaler: Förbättra intranätet Medarbetare: sök, struktur (bättre överblick, enklare hitta), innehåll (rensa), lättare följa flöden och koppla till sociala medier Effektivare möten och möjlighet till dialog om visioner

Stöd från kommunikatörer Tydliggöra kommunikationserbjudandet, hur ska kommunikationsstödet internkommunikation vara utformat Stöd till chefer System (forma kommunikationssystem mha bra verktyg, rollsida/årshjul för chefer, handböcker, struktur och användning på Medarbetare) Utbildning (chefens kommunikationsuppdrag, kommunikativt förhållningssätt, mötesteknik, presentationsteknik, press/medierelationer) Medarbetare (dvs intranätet) Handlingsplan översyn, struktur, innehåll, sök

Kommunikationssystem – vad är det? Ett kommunikationssystem tydliggör det samspel och de kanaler och relationer vi använder för vår kommunikation. Kommunikationssystemet skapar förutsättningar för att utveckla verktyg och riktlinjer. Ett tydligt kommunikationssystem ger en klarare bild av hur medarbetare och chefer förväntas kommunisera. Aktörer – vem? Budskap – vad? Kanaler – hur?

Internkommunikationens ramar Vision och strategidokument En resa in i framtiden Vision och strategi 2015-2020 Kommunikationspolicy Datum: 2014-09-17 Dnr: 2014/338-1.1 Vision, mål och bärande budskap Allt det vi gör och uttrycker bidrar till att skapa bilden av Linnéuniversitetet. En god kommunikation är en viktig förutsättning för att medarbetare och studenter aktivt ska kunna bidra till att uppnå Linnéuniversitetets vision och mål. Verksamhetsutveckling och varumärkesarbete samverkar och vägleder kommunikationen.

Primära kommunikationskanaler vid Lnu Formella möten Personliga möten, samtal Intranätet Medarbetare E-post Begrepp möte kan vara både informellt och formellt och sker genom olika kanaler såsom i fikarum, korridorer, via telefon, Skype, länk osv.

Att tänka på när man väljer kanal … 1. Varför ska detta kommuniceras, vilken effekt ska den ha? Informera eller skapa förståelse (veta) Påverka attityder och värderingar (känna) Få något att hända (göra)

Att tänka på när man väljer kanal … 2. Vem och hur är målgruppen? Storlek? Kunskap och intresse för frågan? Vilka kanaler använder de? Vad är viktigast för mottagaren? Vad behöver de veta för att jag ska få den effekt jag vill ha? Hur formulerar jag det viktigaste på ett tydligt och begripligt sätt?

Att tänka på när man väljer kanal … 3. Vilken typ av information? Ledningsinformation Exempel: rektors nyhetsbrev, visioner, mål, strategier, verksamhetsplan, organisationsförändringar Nyhets- och lägesinformation Exempel: utdrag av beslut, nyrekryteringar, information om olika evenemang, föreläsningar Stöd och rutiner Exempel: vem gör vad, hur och när, lokalinfo, driftinfo, regler, anvisningar, rutiner och mallar Social information Exempel: trivsel, samarbete, personalfester

Frågeställningar Fakultetens behov av stöd Synpunkter