1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor Beslut av SUHFs förbundsförsamling att rekommendera högskolorna att införa modellen

2 Förkortningar UtbildningGU ForskningFO Institutioninst Fakultetfak Kostnadsbärarekb Gemensamma kostnadergem kostn –Högskolegemensammahögskgem –Fakultetsgemensammafakgem –Institutionsgemensammainstgem Indirekta kostnaderind kostn Fördelningsbasfördbas Direkta lönekostnaderdir lön Direkta löne- och driftskostndir lön/drift Utrustning/avskrivningarutr/avskr Budgetbudg Beräkning, beräknadber Avvikelse, differensavvik, diff Alternativalt ExempelEX

3 Modellens syfte Rättvisande redovisning och kalkylering Gemensam mellan/inom högskolorna Enkel, transparent, jämförbar Tydliga indirekta kostnader i nivåer Uppföljning av full kostnadstäckning Intern styrning och kontroll Förtroende hos finansiärer Beprövad teori, påläggskalkylering

4 Modellens grundprinciper Kärnverksamhet, kostnadsbärare/kb Stödverksamhet, gem kostn i nivåer, GU resp FO Fullständig kostnadsfördelning på kb, pålägg på fördbasen/dir lön Uppföljning full kostnadstäckning hos kb Projektkalkyl, fulla kostnader/finansiering, struktur gem kostn

5 Fördelningsnivåer och gemensamma kostnader Två ellerTre Högskolegem Fakultetsgem Institutionsgem Central Institution Inst Fakultet Fak Inst

6 Stegvis fördelning Gemensamma kostnader på varje nivå samlas och delas upp på GU resp FO fördelas på nästa nivå och fördelas i slutsteget med pålägg på kb FOGU kb

7 Fullständig kostnadsfördelning Kostnader för kb direkta 100 indirekta 50, varav 35 externfinansieras Fullständig ”Delvis”Ofullständig

8 Fördelningsteknik - belopp/pålägg 1(2) Centralt kr eller % Fakultet kreller % Institution % Kostnadsbärare

9 Fördelningsteknik - belopp/pålägg 2(2) kr% alltid % Högskgem kb Instgem Högsk andel Instgem

10 Fördelning gemensamma kostnader Alt pålägg två nivåer Central nivå Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader

11 Fördelning gemensamma kostnader Alt belopp/pålägg två nivåer Central nivå Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader

12 Fördelning gemensamma kostnader Alt fasta belopp tre nivåer Central nivå Fakultet Institution Kostnadsbärare Direkta kostnader Indirekta kostnader

13 Kostnadsbärare/kb Avgränsad verksamhet, som ska synliggöra resultat och vara fullfinansierad EXEMPEL –ett projekt med ett uppdragskontrakt –ett projekt med flera bidragskontrakt och anslag –en forskargrupp, utan krav på full kostnadstäckning på lägre nivå –en utbildningsavdelning –ett internt verksamhetsprojekt

14 Verksamhet och redovisning Kärnverksamhet GU och FO Kostnadsbärare Stödverksamhet Gem resurser Verksamhetsobjekt Ett/flera objekt för varje kb Stödobjekt

15 EX Kb och verksamhetsobjekt Objekt A B Celler X Anslag Bidrag Dir kostn Indir kostn Resultat kb

16 Direkta, indirekta kostnader för kb Direkta Direkt hänförliga Direkt nyttjande ”Arbete och material” ”Hel” Kostnadsslag –löner, drift, utr/avskr, lokaler Bokförs direkt Indirekta Gemensamma Indirekt nyttjande Stödverksamheten på olika nivåer ”Andel” Kostnadsslag Bokförs/fördelas med pålägg

17 Direkta, indirekta kostnader vid inst Institutionen helaKostnadsbärare varje Anslag Avgifter Bidrag Dir lön Dir drift, avskr Dir lokaler Indirekta kostn Pålägg högsk-, fak-, instgem = Resultat Anslag Avgifter Bidrag Dir lön Dir drift, avskr Dir lokaler Indirekta kostn Andel högskgem-, fakgem Instgem = Resultat

18 Fördelningsbas kostnadsbärare Direkta lönekostnader eller Direkta löne- och driftskostnader (särskilda skäl)

19 Fördelningsbaser övre nivåer Kostnadsbaser Direkta löner Direkta löner/drift Totala löner Totala löner/drift Totala kostnader Mängdbaser Antal anställda Antal helårsstudenter Antal transaktioner Antal externa projekt M fl

20 EX Påläggsberäkning För GU resp FO En instFO-kostnPålägg Inst dir lön100 Högskgem andel 2020 %(20/100) Instgem kostn2525 %(25/100) Pålägg % =Gemensamma kostnader, kr Fördelningsbas, kr

21 Budgetavvikelser, kalkyldifferenser Budgetavvikelser gemensamma kostn på alla nivåer Kalkyldifferenser fördelningsbas på nivåer som gör påläggsberäkning Pålägg % =Gemensamma kostnader, kr Fördelningsbas, kr

22 Uppsamlingsobjekt ”T-konto” på varje nivå Gem kostnKostnadsfördelning Över-/underskott från kalkyldifferenser och budgetavvikelser

23 EX Pålägg och fast belopp 1 (3) Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser CentraltBudgUtfall Högskgem kostn100 Fördbas dir lön inst500450

24 EX Pålägg och fast belopp 2 (3) Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser CentraltBudgUtfall Högskgem kostn100 Fördbas dir lön inst Alternativ: Pålägg direkt på kb Centr beräknar pålägg till 20 % = 100/500 Centr fördelar kostn på kb med 90 = 20 % x 450 Centr kalkyldiff blir -10 =

25 EX Pålägg och fast belopp 3 (3) Gör fördelning med pålägg direkt på kb alternativt fast belopp på inst och beräkna kalkyldifferenser CentraltBudgUtfall Högskgem kostn100 Fördbas dir lön inst Alternativ: Fast belopp på inst Centr fördelar belopp på inst med 100 Inst beräknar pålägg till 20 % = 100/500 Inst fördelar kostn på kb med 90 = 20 % x 450 Inst kalkyldiff blir -10 =

26 EX Pålägg och differenser 1 (2) Beräkna lönebaserat pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en institution KostnBudg Utfall Utfall Fördeln på kb Dir lön Instgem kostn

27 EX Pålägg och differenser 2 (2) Beräkna lönebaserat pålägg, budgetavvikelse, kalkyldifferens och över-/underskott vid en inst. KostnBudg Utfall Utfall Fördeln på kb Dirlön Instgem kostn Inst beräknar, använder pålägg 30 % = 30/100 Uppsamling inst bokföring/utfall Instgem29Kostn förd27 = 30 % x 90 Underskott -2 = 27-29, varav Budgetavvikelse +1 = Kalkyldifferens-3 = 27-30

28 EX Pålägg med olika baser 1 (2) Beräkna och använd pålägg på en kb med direkt lön alternativt direkt lön/drift som fördelningsbas KostnInstEn kb Dir lön10010 Dir drift6010 Ind kostn40

29 EX Pålägg med olika baser 2 (2) Beräkna och använd pålägg på en kb med direkt lön alt direkt lön/drift som fördelningsbas KostnInstEn kb Dir lön10010 Dir drift6010 Ind kostn PåläggLönebasLöne/driftsbas Beräkning 40 % = 40/10025 % = 40/160 Användning på en kb ind kostn4 = 40 % x 105 = 25 % x 20

30 Lokalkostnader Modell ska utvecklas Mål: faktiska, direkta lokalkostnader Metoder: 1.Faktiskt beräknade 2.Påläggsberäknade, undantag i kalkyler

31 EX Lokalkostnader 1 (2) Beräkna direkta lokalkostnader med faktisk alternativt påläggsmetod i ett ettårigt FO-projekt BudgInstFO-projekt Dir lön Dir lokaler150 (0,2 per kvm)yta 50 kvm

32 EX Lokalkostnader 2 (2) Beräkna direkta lokalkostnader med faktisk alt påläggsmetod i ett ettårigt FO-projekt BudgInstFO-projekt Dir lön Dir lokaler150 (0,2 per kvm)yta 50 kvm Beräkning projektlokalkostnader Faktiska10 = 50 kvm x 0,2 Påläggs- 9 = 150/1000 (15 %) x 60

33 Projektkalkyl, s k fullkostnadskalkyl Kostnader Dir lön20 Dir drift 10 Dir utr/avskr6 Dir lokaler4 Indirekta kostn* 1050 Finansiering Bidrag A, B, C45 Anslag550 *Antag inst tot pålägg är 50 % på dir lön (50 % x 20)

34 Gemensamma kostnader i kalkylen Institutionsgemensamma kostnader 1.Ledning 2.Utbildnings- och forskningsadministration 3.Ekonomi- och personaladministration 4.Infrastruktur och service 5.Bibliotek 6.Nivåspecifikt m m Högskgem- och fakgem kostn struktureras på samma sätt

35 Problematik Semesterlönekostnader Kompetensutvecklingskostnader Avvecklingskostnader Parallell förbrukning Internredovisning EU-finansiering Redovisning bidragsverksamhet

36 Förändringar för högskolorna Gemensam modell Fullständig kostnadsfördelning –ej intäktsavlyft eller ”delvis” (35 %) Resultateffekt Resursfördelning och budgetprocess Fullkostnadskalkylering/-uppföljning Redovisningsteknik, begrepp

37 Planering vid högskolan Projektgrupp Implementeringsplan Utbildningsinsatser ”Modellkonstruktion” Konsekvensanalys

38 Kvarstående frågor nov 2007 Lokalkostnader Tidredovisning EU-kommissionen Utbildningsinsatser Uppföljning Redovisning bidragsverksamhet