Rekryteringsprocessens olika steg Steg 1 Behovsanalys, sid 2 Steg 2 Kravprofil, sid 3-6 Steg 3 Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar Steg 4 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17.00 Steg 5 Omplaceringsprövning Steg 6 Personalspecialist godkänner i Edgar senast måndag 17.00 Steg 7 Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17.00 Steg 8 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden i Edgar Steg 9 Förhandling med facket - torsdagar från 13.15, Sturegatan 4 Steg 10 Personalspecialist fattar beslut i Edgar Steg 11 Personaladministratör/motsvarande bevakar när ärendet är avslutat i Edgar. Steg 12 Personaladministratör/motsvarande färdigställer kungörelse och eventuell tidningsannons Steg 13 Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i W3D3. Steg 14 Urvalsarbete, sid 19 Steg 15 Intervjuer, sid 20-23 Steg 16 Referenstagning, sid 24 Steg 17 Beslut om anställning Steg 18 Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17.00 Steg 19 Anslag – Överklagande - anställningsavtal Steg 20 Introduktion 2017-04-28 1 Anne-Li Nagy och Helén Kirchmann

Steg 1 Behovsanalys Prefekt/motsvarande gör en analys av verksamheten. Här finns möjlighet till nyorientering och utveckling samt tillfälle att förnya och ompröva verksamheten så att den ligger i linje med verksamhetens mål och krav. Dessa frågor kan ställas: Vilka arbetsuppgifter behövs? Kan arbetsuppgifterna fördelas på annat sätt? Vilka kvalifikationer krävs för att utföra arbetsuppgifterna? Är könsfördelningen jämn? För hur lång tid kan avdelningen/enheten ta ansvar för den anställde? Kan anställningen tidsbegränsas? 2017-04-28 2 Anne-Li Nagy och Helén Kirchmann

Steg 2 Kravprofil Prefekt/motsvarande utgår från verksamhetens mål och krav vid upprättande av kravprofil. Detta görs inför rekrytering och kompetens-försörjning. Utgångspunkter: Vilka är verksamhetens mål? Vilka mål arbetar befattningshavaren mot inom ramen för verksamhetens mål och vilka ansvarsområden har hon/han? Vilka arbetsuppgifter ingår för att uppfylla de mål befattningshavaren har? Huvudsakliga arbetsuppgifter och omfattning. 2017-04-28 3

Steg 2 a) Mall för kravprofil Utbildning Utbildning, formella kvalifikationer och kurser Erfarenhet Arbetslivserfarenhet - generell eller specifik karaktär. Annan erfarenhet. Ibland kan det vara värdefullt att ta ställning till utbildnings- och erfarenhetskrav tillsammans eftersom de i vissa fall är utbytbara. Kunskap Vad är avgörande för arbetets utförande? Vilka krav ställer man på personen förutom kraven på formell utbildning och erfarenhet t ex språkkunskaper, kunskaper om specifika datasystem eller någon specialistkunskap. Förmågor, färdigheter och förhållningssätt Övriga krav körkort? Annat? 2017-04-28

Steg 2 b) Exempel – förmågor, färdigheter och förhållningssätt Personliga förmågor Initiativtagande, självgående, stabil Sociala färdigheter Samarbetsförmåga, lojal, serviceinriktad Ledarskapsförmågor Tydlig, strategisk, mål- och resultatorienterad Intellektuella färdigheter Strukturerad, kvalitetsmedveten, problemlösningsförmåga 2017-04-28 5

Steg 2 c) Exempel definitioner Initiativtagande Tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat Samarbetsförmåga Arbetar bra med andra människor. Relaterar till andra på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Initierar och tar ansvar för samarbete. Ser och bekräftar andras förmågor. Entusiasmerar andra till att delta i samarbete. Tydlig Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp. Strukturerad Planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. 2017-04-28 6

Steg 3 Diarieför ärendet i W3D3 och registrera i Edgar Personaladministratör/motsvarande: - Loggar in i W3D3 – se bildmaterial sid 7 - Skapar ett nytt diarienummer (ärende) Vi frågor angående W3D3 – kontakta Registraturen. - Loggar in i Edgar – se bildmaterial sid 8 - Registrerar rekryteringsärendet - Ärendet diarieförs i W3D3 och registreras i Edgar – Se bildmaterial sid 9 2017-04-28 7

Steg 3 a) Tidsåtgång intern process Ett normalt rekryteringsärende tar ca 1 vecka Det förutsätter att: personaladministratör/motsvarande lagt in ärendet i Edgar. prefekt/motsvarande godkänt och sänt ärendet vidare i Edgar (till personalavdelningen) före kl 17.00 fredag. 2017-04-28 8

Steg 4 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar senast fredag 17.00 Prefekt/motsvarande godkänner i Edgar genom att sända ärendet vidare till personalavdelningen. 2017-04-28 9

Steg 5 Omplaceringsprövning Omplaceringsprövning sker måndagar kl 11.00 - 13.00 Det innebär att Personalspecialist går igenom alla rekryteringar för att se om det finns någon person som: - är övertalig - har företrädesrätt - behöver omplacering av andra skäl. 2017-04-28 10

Steg 6 Personalspecialisterna godkänner i Edgar senast måndag 17.00 Personalspecialist beslutar om att frisläppa rekrytering eller inte. Personalspecialist kodar befattningen (BESTA-befattningsgruppering för statistik) Befattningarna grupperas efter arbetsområden, arbetsuppgifternas innehåll och svårighetsgrad. 2017-04-28 11

Steg 7 Facket ”godkänner” eller lämnar yrkande i Edgar Facket godkänner eller lämnar yrkande i Edgar senast onsdag 17.00 Facket ”godkänner” eller lämnar yrkande i Edgar 2017-04-28 12

Steg 8 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina ärenden. Finns yrkanden kontaktas personalspecialist för förberedelse inför eventuell förhandling. 2017-04-28 13

Steg 9 Förhandling med facket - torsdagar från 13.15, Sturegatan 4 Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 2017-04-28 14 Anne-Li Nagy och Helén Kirchmann

Steg 10 Personalspecialist fattar beslut i Edgar Beslut fattas om: - omplacering/anvisning/rekrytering - utlysning eller inte. Personalspecialist avslutar ärendet i Edgar. (OBS Omplacering/anvisningsärenden kan i vissa fall ta längre tid att avsluta) 2017-04-28 15

Steg 11 Personaladministratör/motsvarande bevakar sina rekryteringsärenden i Edgar för att se när de är avslutade. 2017-04-28 16

Steg 12 Personaladministratör/motsvarande färdigställer kungörelse och eventuell tidningsannons. - Personaladministratör/motsvarande skickar annonsunderlagen via e-post till personalspecialist. - Personalspecialist ser till att kungörelse och eventuell annons bokas och publiceras. OBS räkna med att det tar tid! Att publicera på nätet www.uu.se går oftast inom ett par dagar. Tidningsannonser däremot bokas via Vizeum och tar längre tid (prisförfrågan, korrektur mm). - Publicering och bokningar görs av personaladministratör vid personalavdelningen. - Ansökningsformulär kopplas alltid till kungörelse på webb för elektroniskt ansökningsförfarande (för all teknisk administrativ personal). 2017-04-28 17

Steg 13 Ansökningshandlingar kommer in elektroniskt i W3D3. E-post skickas automatiskt från Registraturen till alla sökande om att ansökan är mottagen och registrerad. Registraturen skickar e-post till kontaktpersonerna som är angivna i kungörelsen. En länk bifogas som gör det möjligt att läsa ansöknings-handlingarna allt eftersom de kommer in. (Kontaktpersonerna behöver inte ha behörighet i W3D3 för att kunna läsa ansökningshandlingarna). 2017-04-28 18

Steg 14 Urvalsarbete Utgå från kravprofilen under hela urvalsprocessen. Det minskar även risk för diskriminering. Vanligt tillvägagångssätt är CV-genomgång, strukturerade intervjuer, eventuella arbetsprov, arbetsbetyg och referenstagning. Tips på tillvägagångssätt - Skicka brev eller e-post till alla sökande och informera om rekryteringsprocessen och tidsplan. - Använd kravprofilen vid genomgång av ansökningar för att se vilka sökande som uppfyller de krav som ställts på utbildning, erfarenhet, kunskaper och kompetens. - Fundera över om det går en röd tråd i den sökandes intresse för befattningen, tidigare val av utbildning, arbeten samt drivkrafter. - Låt flera personer läsa och bedöma ansökningarna för att sedan kunna jämföra och diskutera val av lämpliga kandidater. Ett hanterbart antal ansökningar att gå vidare med brukar vara 5-10 personer. 2017-04-28 19

Steg 15 Intervju Målet med en anställningsintervju är att få ut så mycket relevant information som möjligt om kandidatens kompetens (förmåga, färdigheter och förhållningssätt). Ett lika viktigt syfte är att den sökande ska få information och fakta om arbetsplatsen och arbetets krav. Tänk på att ge en positiv men samtidigt realistisk bild av arbetsplatsen och arbetsuppgifterna, så att kandidatens förväntningar överensstämmer med verkligheten. 2017-04-28 20

Steg 15 a) Intervjuförberedelser Intervjugrupp (rekryterande chef, personaladministratör, kollega som kan arbetsuppgifterna till exempel) Struktur genom en strukturerad intervju utgår man från kravprofilen och alla kandidater behandlas likvärdigt samt får i huvudsak samma frågor. Det är nödvändigt att före intervju bestämma vem som gör vad – möter kandidaten, ställer frågor om personlighet/formell kompetens och så vidare. Exempel finns i HR-guiden. Frågeteknik och vilken atmosfär man skapat i mötet är avgörande för informationsflödet från båda håll. Använd gärna öppna frågor – Hur? Vem? Vad? Vilka? Berätta? Ge exempel? Ställ följdfrågor och klargörande frågor. Var inte rädd för tystnaden! 2017-04-28

15 b) Andra intervjun Rekryteringsgruppen summerar sina intryck efter första intervjun och väljer ut vilka som ska kallas till en andra intervju. Här finns det möjlighet att fördjupa sig i frågeställningar som kan ha dykt upp och att ställa frågor som kan räta ut eventuella frågetecken. Att träffa den blivande arbetsgruppen är också ett viktigt moment. Rekommendationen är då ett mer informellt möte i anslutning till det andra intervjutillfället och eventuellt en rundvandring på arbetsplatsen. 2017-04-28

15 c) Hur går jag tillväga med andra intervjun? Välj ut två till tre kandidater som bäst matchar kravprofilen. Kalla dessa slutkandidater till en andra intervju. Be dem förbereda och lämna referenser. 2017-04-28

Steg 16 Referenstagning Referenstagningen är ett sätt att skaffa sig kompletterande information om en person samt att jämföra tidigare intryck från anställningsprocessen och att räta ut frågetecken. Be i första hand om referenser som haft en arbetsledande ställning (men även kolleger och andra kan vara av värde) till kandidaten och som inte ligger alltför många år tillbaka i tiden. Två till tre personer brukar vara ett hanterbart antal. Boka gärna telefontid med referenspersonen så att personen har möjlighet att vara förberedd. Se mall i HR-guiden. 2017-04-28 24

Steg 17 Beslut om anställning Anställningserbjudande – anställningsvillkor, lön med mera Inför beslut om vem som ska erbjudas en anställning görs en samlad bedömning av slutkandidaterna utifrån den information som framkommit vid intervjuer, referenstagning och eventuell testning med mera. Beakta i vilken utsträckning kandidaten lever upp till kravspecifikationen, utvecklingsbarheten hos de kandidater som inte till fullo lever upp till kraven, den relativa vikten/betydelsen av olika krav. Dokumentation är viktig och blir även till hjälp vid frågor om processen samt vid ett eventuellt överklagande. 2017-04-28 25

Steg 18 Information om anställning läggs in i Edgar senast fredag 17.00 Personaladministratör/motsvarande: - lägger in information om anställning i Edgar. Se bildmaterial sid 10. bevakar sina ärenden i Edgar. Om facket har yrkande eller frågor och synpunkter - kontakta personalspecialist för förberedelse inför eventuell förhandling. Förhandlingarna genomförs normalt sett av personalspecialist torsdagar från 13.15, Sturegatan 4. Vid behov närvarar även berörda parter från institution/motsvarande. 2017-04-28 26

Steg 19 Anslag – Överklagande anställningsavtal Personaladministratör/motsvarande: skriver anslag enligt mall HR-guiden (blanketter Anslag – överklagande) skickar anslag till Registrator. Registrator lägger in anslaget i rekryteringsärendet i W3D3 samt sätter upp anslaget på universitetets anslagstavla, S:t Olofsgatan 10 B). bevakar när registreringen är åtgärdad och sänder sedan, via W3D3 ut anslaget till övriga sökande (mallen innehåller text om hur man överklagar). Vid tillsvidareanställningen som inleds med provanställning skrivs ytterligare ett anslag. Detta sänds enbart till den anställde. Avvakta med att skriva anställningsavtal tills överklagandetiden 3 veckor gått. 2017-04-28

Steg 19 a) Vid överklagande Enbart den som är direkt berörd av ett anställningsbeslut, såsom övriga sökande till en anställning, kan överklaga. Ett överklagande ska ha inkommit till Registrator inom tre veckor från den dag anställningsbeslutet anslogs. Om beslutet inte överklagas i rätt tid vinner det laga kraft tre veckor efter det att beslutet anslogs. 2017-04-28 28

Steg 19 b) Anslag – Överklagande anställningsavtal Anslaget gäller som ett interimistiskt anställningsbeslut (det vill säga under överklagandeperioden, 3 veckor) till dess att beslutet vinner laga kraft. Först därefter skrivs anställningsavtal mellan institutionen (eller motsvarande) och den anställde. 2017-04-28

Steg 20 Introduktion - förslag Utse en person som ansvarar för introduktionen och lägger upp ett individuellt introduktionsprogram. Informera den nyanställde om introduktionskursen som arrangeras på Uppsala universitet centralt. Fundera på hur du själv skulle vilja bli introducerad - små detaljer som en välkomstblomma på skrivbordet och fika- och lunchsällskap gör mycket för det första intrycket. De första intrycken som nyanställd kan vara avgörande för hur det går i fortsättningen med arbete och relationer till kollegor. Det är viktigt att chefen avsätter tid till att hälsa välkommen och berätta om verksamheten. Tänk också på att introduktionen ska innehålla en lagom blandning av eget arbete och information. 2017-04-28 30

Steg 20 a) Uppföljning introduktion Eftersom varje anställning är en omfattande investering är det väsentligt att under en period av tre till sex månader följa upp att den nyanställde har fått en verklig möjlighet att komma in i organisationen och utföra ett produktivt arbete. Förslag Följ upp kontinuerligt men boka in ett första samtal efter cirka en månad, det vill säga innan det är för sent att göra angelägna justeringar i den påbörjade introduktionen och ett andra samtal efter ytterligare några månader. Uppföljningssamtalet syftar till att: reda ut eventuella missnöjen, rätta till eventuella brister i förutsättningarna för att utföra arbetet (arbetsmiljön, utrustning, utbildnings- eller handledningsinsatser med mera), få synpunkter på arbetssättet med mera från den nyanställde som ser allt med ”friska ögon” och att den nyanställde känner att chefen bryr sig om hur hon/han har det. 2017-04-28

Kontakt Personalavdelningen Personalspecialister anställning och arbetsrätt Cecilia Arnqvist , 018-471 1711 cecilia.arnqvist@uadm.uu.se Gustaf Floderus 018-471 1748 gustaf.floderus@uadm.uu.se Helén Kirchmann , 018-471 5719 helen.kirchmann@uadm.uu.se Lena Kvist , 018-471 1769 lena.kvist@uadm.uu.se Anne-Li Nagy Westergren , 018-471 1732, anne-li.nagy@uadm.uu.se Helen Tholander , 018-471 1758, helen.tholander@uadm.uu.se Helén Widén, 018-471 6807, helen.widen@uadm.uu.se 2017-04-28 32