NP mottagningen BUP Lund DÅ OCH NU

DÅ-TID SÅ HÄR KUNDE VÅR ARBETSSITUATION VARA

Administration - Då Mottagningen var uppdelad på två olika hus med gångavstånd både ute och inne. Journaler fanns i pärmar som bars omkring. Många besökslistor. Förråd fanns överallt, ingen ordning.

Fortsättning Diktat på band som hämtades i postrummet, långt från arbetsplatsen. Scanning och lunchrum var i konferensrummet. Patientsäkert ????? Telefonsamtal till alla anhöriga vid nybesök om erbjuden tid. Arbete lämnades på sekr-bord. ”Det fixar du”.

Fortsättning Sekreterarna blev hela tiden störda i alla rum. Folk kom in och satte sig och fikade. Idag har man ett ”stör-rum”, inget av rummen får vara ”pausrum”. Rött på dörren, ”stör ej” respekteras.

Fortsättning När patient och anhörig kom till mottagningen, skickade man mail till behandlaren om att de hade kommit. Mycket helgarbete för att skriva undan.

MEN en dag såg vi ett ljus i tunneln!!!!! Så här blev det efter vårt förbättringsarbete som startade hösten 2012 (och som fortfarande pågår)

Reception Man byggde en reception där alla patienter anmäler sig. I och med det vet vi vilket väntrum man skall hänvisa patienten till.

Rumsindelning Man delade in de tre olika rummen efter funktion: Reception Telefonrum Skrivrum

Arbetsbeskrivning RUM 1 (Telefonrummet) kl 08.00-16.30 Telefoni Scanna Nyanmälan, befolkningsregistret

Arbetsbeskrivning RECEPTIONEN kl 08.00-16.30 Ta emot patienter och registrera dem i våps Skriva journaler Posthantering och interna remisser ”Åtgärda och skicka” facket

Arbetsbeskrivning, reception forts. Kallelser – vid behov av hjälp, kontakta skrivrummet Egna åtaganden i mån av tid Kolla bevakningskorgen av de sekreterare som har ledigt Registrera inkomna remisser, jämn vecka

Arbetsbeskrivning RUM 2 (Skrivrummet) kl 08.00-16.30 OK att utnyttja flex. SKRIVA JOURNALER ….% av tiden. Ombokning vid sjukdom av behandlare. Telefon efter överenskommelse Hämta post en gång per dag,

Arbetsbeskrivningar, rum 2 forts. Sofiavägen 2E + Lovisastigen 13, jämn vecka. Egna åtaganden. Bevakningsmodulen för personal.

Egna åtaganden Jennies egna åtaganden: Melior Våps/Pasis Telefoni IT Behörighet till nyanställda Raindance (beställning av almanackor) RS Service Semesterlistor Bevakningslista - psykologer Karins egna åtaganden: Schemaläggning + vårdgivarsignatur Svarskuvert Information till nyanställda Handkassa Telefonlista Sekretesslådor Arkivet Sofiavägen 2D

Egna åtaganden Ann-Catrine s egna åtaganden: Raindance (förrådsbeställning) (förutom städmaterial) - huvudansvaret Qlickview – väntetider/vårdgaranti/patientlistor Dr Maria Råstams tider Mina vårdkontakter Handledare av elever Nybedömningslistor

Åtgärder som ledde till förbättring VÅPSLISTOR GJORDES OM OCH BLEV HANTERBARA BEHANDLARNA KALLAR I STORT SETT SJÄLVA BLOCKTIDER SOM SEKRETERARNA KAN ANVÄNDA SIG AV VID OMBOKNINGAR. SCANNINGSMALL JOURSJUKSKÖTERSKA TILL TELEFONEN DIKTERINGSMALL FÖR LÄKARNA ALLMÄNNA PATIENTUPPGIFTER

Åtgärder som ledde till förbättring forts. Behandlarna tar idag hand om sina våpsdagböcker och håller dem uppdaterade. Att sekreterarna genomgripande försöker arbeta med lika rutiner på kliniken.

FÖRBÄTTRINGAR INOM SEKR-TEAMET PULSMÖTE 1 GÅNG I VECKAN. MÖTE MED ENHETSCHEFEN EN GÅNG I MÅNADEN. SEKR-MÖTE MED FÖRBÄTTRINGSARBETE EN GÅNG I MÅNADEN. BEHANDLARNA MAILAR TILL OSS SEKR VID SJUKDOM.

Andra förbättringsområden Mina vårdkontakter Introduktion för nyanställda Journalkopior via Regionarkivet Struktur av förråden

Andra förbättringsområden Idag har vi utrymme för att ständigt arbeta med fler förbättringar, nya områden av administration. Till exempel sköta bevakningslistor, öppna fler telefonlinjer vid hög belastning, ta hand om nyanmälningstider, etc.

Resultat Detta är resultatet av vår förbättringsarbete. Från att ha skrivit 7% i början av 2014 skrev vi i december 26%

HOPP Ge inte upp. Ni har en uppförsbacke som kan kännas seg, men håll ut. Snart är ni på toppen och då är det bara en raksträcka. Ett förbättringsarbete tar aldrig slut, det hittar bara nya vägar, nya avfarter och det är bara fantasin som sätter gränser. Lycka till önskar vi sekreterare på BUP Lund/ Eslöv/ Landskrona.