Allmän Ekonomi utbildning Skoladministratörer

Allmän Ekonomi utbildning Ekonomi grunder Ekonomi- och verksamhetstyrning Ekonomimodell Fakturahantering Inköp Utanordning – Utlägg Övrigt Försäljning inventarier Oseriösa företag Mutor och jäv

Ekonomi Ekonomi grunder ” Läran om hushållande med resurser i ett tillstånd av knapphet. Med knapphet menas att tillgängliga resurser är begränsade till totala önskemål och behov.” Hushållande med tillgängliga resurser Resurs=tillgång=arbetskraft, tid, pengar, lokaler, kunskap etc Ekonomi handlar ej enbart om att ”räkna pengar”

Resurs Ekonomi grunder tillgång som behövs för att iscensätta ett projekt, skapa en produkt eller genomgå en process. Exempel på resurser är arbetskraft, tid, pengar, lokaler, naturtillgångar, råvaror, energi och kunskap

Ekonomi grunder Ekonomiska begrepp Budget Ekonomiplanering – hur man tänkt använda sina pengar (resurser) under en viss tid Resultaträkning - intäkter och kostnader - visar verksamhetens resultat under en viss period, vins eller förlust Balansräkning - tillgångar och skulder - ekonomiska ställningen vid ett visst ögonblick

Ekonomi grunder Ekonomiska begrepp Investering Större anskaffning som har ett värde över flera år (minst tre år) anskaffningskostnaden belastar verksamheten fördelat över investeringens beräknade livsläng avskrivning och ränta (kapitaltjänst) Uppgå till minst ett basbelopp (44 500 kr år 2015) Vara värdehöjande Minst ett basbelopp exkl moms Värdehöjande – fastigheter – om,tillbyggnationer (ej renoveringar) Förbundet äger ej fastigheter men blir berörda Då en renovering ej är en ombyggnation utan en kostnad som verksamheten får ta

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Internkontroll Syftar till att granska att resurserna används för verksamheten i enlighet med fattade beslut samt att säkerställa att lagar, rutiner, bestämmelser och överenskommelser följs. Ex intern kontroll: behörigheter, två i förening, sambandskontroller, stickprov

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Lagstiftning: Kommunallagen Lag om kommunal redovisning Lagen om offentlig upphandling Bokföringslag Skattelagar (moms-, beskattning- etc) Skollag Lagen om bidrag på lika villkor Arbetsrättslagar m fl

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Lag (1997:614) om kommunal redovisning Bokföring och redovisning skall fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed (1 kap 3§) Bokföringsskyldighet (2 kap 1§) Ordnad bokföring (2 kap 2§) Ekonomiska händelser löpande (2 kap 3§) God redovisningssed = Försiktighetsprincip vid prognoser, bokföra när händelsen uppstår t ex rapportera in avvikelser i Heroma samma månad den inträffar eller att bokföra en faktura på samma månad som man köpt varan. Bokföringsskyldighet = Upprätta balans- och resultaträkning. Resultaträkning = Kostnader – intäkter. Balansräkning = Sammanställning över tillgångar och skulder. Skyldighet att tala om vad ”företagets” pengar används till. Ordnad bokföring = Bokföra löpande, ska finnas underlag (verifikationer) på allt, bokföra på rätt period,

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomisk händelse Alla aktiviteter som ger upphov till en förändring av förbundets ekonomiska ställning, kan vara extern eller intern Inbetalningar och utbetalningar Uppkomna fordringar och skulder Andra åtgärder eller transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek eller sammansättning En verifikation är det dokument som bekräftar en ekonomisk händelse Krav på verifikation För att en verifikation skall vara korrekt måste den innehålla: Datum när den upprättades Datum för affärshändelsen om detta inte är detsamma som när verifikationen gjordes Vad affärshändelsen avser Vilket belopp den gäller Uppgift om säljaren, dvs namn, adress, telefon och person- /organisationsnummer Uppgift om köparen Vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var de förvaras (om det finns några) Det slarvas ofta med uppgift om säljaren på verifikationen. För att köparen skall få lyfta momsen måste säljarens person/organisationsnummer finnas med. OBS även tidrapporter

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Attest- och utanordningsreglemente (beslutat av interimistiska direktionen 2014-10-10): Mottagningsattest = kontroll mot leverans/prestation, mottagen vara eller tjänst uppfyller avtalade villkor. Granskningsattest = kontroll av uträkning. Beslutsattest = görs av budgetansvarig, kontroll sker att beställning har skett, att beslut har fattats och att villkoren stämmer överens med överenskommelse. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen. Utanordning = avslutande kontroll för att kunna godkänna en transaktion för utbetalning. I detta ingår att kontrollera att attester har skett och att konteringen är fullständig.  

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Attest- och utanordningsreglemente (beslutat av interimistiska direktionen 2014-10-10): Mottagningsattest = kontroll mot leverans/prestation, mottagen vara eller tjänst uppfyller avtalade villkor. Kontroll av fakturauppgifter. Granskningsattest = kontroll av uträkning. Beslutsattest = görs av budgetansvarig, kontroll sker att beställning har skett, att beslut har fattats och att villkoren stämmer överens med överenskommelse. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen. Utanordning = avslutande kontroll för att kunna godkänna en transaktion för utbetalning. I detta ingår att kontrollera att attester har skett och att konteringen är fullständig.   Den som utses att utanordna behöver ej vara överordnad beslutsattestant utan huvudsaken är att denne har kännedom om vilka som har rätt att utföra attester och kännedom om kodplanen. Den som registrerar fakturor kan lämpligen utses till utanordnare. Söderhamns kommun Attestreglemente säger bl dubbel attest Mottagare kan göra t ex kontering men beslutsattestant är ansvarig Mottagningsattestant kontrollerar fakturan, formalia – referenskod, adress, betalningsvillkor …etc  

Ekonomimodell Varför kodplan? Hjälpmedel för att bearbeta och sammanställa budget och redovisning Planering, uppföljning och analys av kommunens resursanvändning  

Ekonomimodell Förbundets kod bild i ekonomisystemet (RD)   Konto Ansvar Verksamhet Program Aktivitet Projekt Objekt Fri Motpart 4 pos 6 pos (8) 5 pos  3 pos 3 pos Konto = Obligatoriskt enl bokföringslagen. ALLA som bokför använder ett konto. Ansvar = Obligatoriskt i förbundet. Talar om vem som är ansvarig för budgeten. Uppbyggd utifrån särskild struktur Verksamhet = Obligatoriskt i förbundet. Talar om i vilken verksamhet varan/tjänsten har använts. Koddelen används för att jämföra samma verksamheter i andra kommuner (SCB) Program= obligatoriskt under rektor inom gymnasie- och gymnasiesärskolan Aktivtet = Används i de fall något specifikt behöver följas om över flera ansvar eller verksamheter Projekt = Är som det låter. Behöver dock uppfylla vissa kriterier t ex tidsbestämt, projektägare, tydligt syfte och mål. Objekt = Obligatoriskt i delar av förbundets verksamhet. Fri = Används i de fall något specifikt behöver följas upp, MP= motpart anger vem som är motpart för en transaktion. Motpart används främst för eliminering av interna poster samt för statistikuppgifter till SCB Pos = positioner

Ekonomimodell Konto Kontoklasser: Tillgångar Skulder Intäkter/Inkomster Kostnader/Utgifter Kostnader för arbetskraft 6 &7 Övriga verksamhetskostnader 8. Resultaträkningens övriga intäkter och kostnader 1-2 tillhör Balansräkning 3-8 tillhör Resultaträkningen   Inkomst: När ett företag säljer en vara eller tjänst uppstår en inkomst, det som företaget skall ha i ersättning av den som köper varan eller tjänsten. När t ex förbundet fakturerar köparen (elevens hemkommun) IKE, bokförs inkomsten. Intäkt: En intäkt är en periodiserad inkomst, d v s man har fördelat inkomsten till den eller de perioder den avser (t ex då varan levererats eller tjänsten har utförts). Om inkomsten avser endast en månad …då är inkomst och intäkt densamma…..om vi fakturerat för tre månader framåt då är inkomsten hela beloppet medan intäkten är per månad. Inbetalning: När kunden betalar för den vara eller tjänst som han/hon har köpt av företaget gör han/hon en inbetalning till företaget. Ofta betalar kunden då en faktura och inbetalningen bokförs som en minskning av kundfordringarna i företaget. Utgift: När ett företag köper en vara eller tjänst uppstår en utgift, det som företaget skall betala till den som man köper varan eller tjänsten av. När t ex förbundet får leverantörsfakturan bokförs utgiften. Kostnad: En kostnad är en periodiserad utgift, d v s man har fördelat utgiften till den eller de perioder den avser (t ex då varan levererats eller tjänsten har utförts). Utbetalning: När företaget betalar för den vara eller tjänst som man har köpt gör man en utbetalning till leverantören. Ofta betalar företaget då en leverantörsfaktura och utbetalningen bokförs som en minskning av leverantörsskulderna i företaget.

Ekonomimodell Konto Kommun-Bas13 Förändringar i korthet: Motpart – där det varit möjligt har antalet konton minskats som innehåller motpart. Köp av stödverksamhet m m – konto 464x har tagits bort, olika konton för köp av tjänster i kontoklass 6 och 7 ska användas. Övriga främmande tjänster – ny kontogrupp 74, avser administrativa tjänster (743x ), konsultkostnader (745x ), måltider (746x), hälso- och friskvårdsrelaterade tjänster (747x) samt övriga tjänster (749x). Dessa ersätter flera kontogrupper inom kontoklass 4,6 samt delvis 58. Fastighetskostnader – leasing flyttats från 61 till kontogrupp 63 och 69. Kontogrupp 61 innehåller olika typer av fastighetskostnader. Nya konton för städtjänster och renhållning (605x)-tidigare så kallade stödtjänster. Transportmedel – en kontogrupp (69) har lagts upp för att samla konton från ett antal andra kontogrupper. Personalsociala kostnader (kontogrupp 58)– har tagits bort. Kostnader som tidigare bokfördes där ska istället bokföras på andra kostnadsslag i de övriga kontoklasserna. Köp av stödverksamhet m m Konto 464x tas bort då det i tidigare koplaner har funnits problem vid konteringen av Entreprenad och köp av stödverksamhet (464x) och gränsdragningen mot andra konton som Fastighetsservice (605x) och Övriga främmande tjänster (679x). Istället ska olika konton för köp av tjänster i kontoklasserna 6 och 7 användas. Kontogrupp 58 -Tidigare tillämpning problematisk då de kostnader som bokförts snarare definierar olika typer av aktiviteter som är koppladet till personalen (sjukvård, friskvård, rekrytering, personalrepresentation, än olika typer av traditionella kostnadsslag, (köp av tjänst, annonskostnader, materialkostnader mm)

Ekonomimodell Ansvar ”Vem har ansvar för kostnader/intäkter?” 1 position, HUF (direktion) 2 positioner, förbund (förbundschef) 3-6 positioner, detaljerad ansvarsdelegering inom förbundet. 3-4 positioner, verksamhetschef och ort 5-6 positioner, rektor/enhetschef 7-8 positioner, används ej, reserv, men anges med 00 när så krävs  

Hälsinglands Utbildningsförbund Ekonomimodell Ansvar Hälsinglands Utbildningsförbund 1xxxxx Förbundschef 11xxxx Adm chef 111xxx Verks.chef GY+GS 112xxx Verks.chef VUX 113xxx YH/Lärcentrum/FoU 1130xx VUX Bollnäs 1131xx VUX Söderhamn 1132xx VUX Nordanstig 1133xx

Ekonomimodell Verksamhet Verksamhetskoden beskriver vad som utförs i förbundet utan att ta hänsyn till vilken organisatorisk enhet som utför arbetet Beskriver vad som åstadkoms i form av verksamhetsresultat Styrs av SCB:s informationskrav och SKL:s rekommendationer. Koddelen är obligatorisk när vi redovisar intäkter och kostnader

Ekonomimodell Verksamhet 50 Gymnasieskola (450) Följer SCB:s verksamhetsindelning där verksamhetsblock 4 är pedagogisk verksamhet (skola för barn och ungdom samt kommunal vuxenutbildning och övrig utbildning.) 50 Gymnasieskola (450) 53 Gymnasiesärskola (453) 70 Grundläggande vuxenubildning (470) 72 Gymnasial vuxen- och påbygnadsutbildning (472) 74 Särskild utbildning för vuxna (474) 75 Högskoleutbildning m.m (475) 76 Svenska för invandrare –SFI (476) 78 Uppdragsutbildning (478) 400 Kansli –Administration – fördelas med fördelningsnycklar till SCB

Ekonomimodell Aktivitet Knyter samman gemensamma aktiviteter Verksamhetsövergripande Märkning av utbildningar, ”driftsprojekt” inom vuxenutbildningen Aktiviteter pågår normalt hela tiden till skillnad från projekt, som är tidsbegränsade.  

Ekonomimodell Projekt Följande kriterier gäller för ett projekt: Ha en projektägare Vara en tillfälligt etablerad organisation Ha ett tydligt syfte och tydliga mål Ha särskilt avsatta resurser Bedrivas under särskilda arbetsformer och bestå av ett antal samordnade och styrda aktiviteter   Driftprojekt (1xxx) Försäkringsprojekt (2xxx) Investeringsprojekt (3xxx) 2:a position – ”årsidentitet”

Ekonomimodell Objekt Med objekt avses befintliga fysiska objekt samt lån Pos 1: 1 Fastighet 2 Fordon 3 Lån Pos 2: 1 Bollnäs kommun 2 Söderhamns kommun 3 Nordanstigs kommun 7 Kansli Bollnäs  

Ekonomimodell Fri Används för märkning inköpsansvariga, arbetslag Eller annat där märkning önskas Pos 1: 1 Bollnäs kommun 2 Söderhamns kommun 3 Nordanstigs kommun 7 Kansli Bollnäs Pos 2-3 =löpnummer

Ekonomimodell Motpart Obligatorisk koddel Anger vilken som är motpart för en transaktion Har blivit allt viktigare i och med nya krav från omvärlden på den kommunala sektorn. Visar transaktioner inom samt mellan de olika samhällssektorerna. Viktig för eliminering av interna poster OBS! 3 pos

Fakturahantering Granskning - fakturakontroll Ref kod Rätt adress Giro nr Ver datum Period Kreditfaktura Momsbelopp Representation, leasing Betalningsvillkor (30 dgr fr fakturadatum, faktura/expavg) Ref kod – angiven refkod på fakturan kan vara en annan än den inskannade, kontakta leverantören. Giro nr – att inlagt gironr är detsamma som på fakturan Ver datum – för ev periodisering Kreditfaktura – kontakta e-centralen om förfallodag Moms- att registrerat momsbelopp stämmer mot fakturans Representation – kontakta e-centralen för ändring av momsbelopp till det som får lyftas (10,8 kr per person) Leasingbil – lyfta halva momsbeloppet

Fakturahantering Granskning - fakturakontroll

Fakturahantering Periodisering Viktigt att kostnader och intäkter redovisas på rätt period Vad avser fakturan och vilken period? Periodiseringsprincip: Den del av betalningen, intäkter eller kostnader, som hör till perioden skall tas med oavsett när de betalas. Vid periodisering av intäkter och kostnader används balansräkningskonton för att dela upp betalning.

Fakturahantering Periodiseringsnycklar

Fakturahantering Periodiseringsnycklar

Fakturahantering Betalning leverantörsfakturor Betalningen går iväg via bankgirot kl 13.00 dagen före förfallodagen. Det betyder att fakturan ska vara attesterad och klar före kl 13.00 dagen före förfallodagen. Förfallodagen infaller på en måndag: Betalningen går iväg fredagen före förfallodagen. Fakturan ska vara attesterad och klar före fredag kl 13.00. Förfallodagen infaller på en helgdag mitt i veckan: Betalningen går iväg sista vardagen före förfallodagen. Fakturan ska vara attesterad och klar före kl 13.00 sista vardagen före förfallodagen. Leverantören har pengarna första vardag efter helgdagen men med förfallodagen som betaldag. Förfallodagen infaller på en lördag eller söndag: Betalningen går iväg på fredagen kl 13.00 och leverantören har pengarna på måndagen, men med förfallodagen som betaldag.

Inköp Befintliga avtal Rekvisitioner Ref koder Faktura adress: Box 131, 826 23 Söderhamn E-faktura

Utanordning - Utlägg Blanketter finns för uppdrag arvode, ersättningar, utlägg Inga handkassor Förladdade kort

Inventarier som ej används Trasiga, utdömda, kasserade inventarier Tillhör förbundet och får ej efterskänkas Försäljning får ske på öppna marknaden – annons eller auktion efter värdering Försäljning av sker mot faktura Gäller även vid överskott av möbler

Oseriösa företag - Bluffakturor Telefonförsäljning Varningslistan www.forenadebolag.se/varningslistan/ Ex olika typer: - Domän- och hemsidor - Falska Google-tjänster - Spärrtjänster för telefon - Erbjudandefakturor - Internetkataloger - Ej beställda varor - E-post Granskning och kontroll av inkomna fakturor Bestridande och polisanmälan En bluffaktura är utställd under tvivelaktiga förhållanden. Ofta rör det sig om vilseledande försäljning. Termen Bluffakturor används ofta som samlingsnamn för oönskade fakturor, oavsett beställningsmetod. Har du fått en bluffaktura är det ofta bra att vidta någon form av åtgärd, till exempel att säkerställa vad det finns för orderunderlag.  På fakturan du mottagit står ofta en referens angiven. Här kan de se vem på ditt företag som står som beställare. Säkerställ att ingen i eller kring din verksamhet tackat ja till produkten/tjänsten utan din vetskap, och var noga med att se så du får den information du behöver. Kontakta sedan företaget som fakturerat dig för fortsatt dialog. Det viktigaste att tänka på är själva orderunderlaget, och det vill du ta del av – oavsett om det rör sig om en inspelning eller en underskrift. Det har du alltid rätt att göra. Var noga med att säkerställa vem som ringer. Vad heter bolaget? Vad har de för organisationsnummer? Gäller införandet en hemsida som du känner till? Vilken adress har sidan? Gå in på den och titta. Ta inga förhastade beslut. Att bestrida en faktura innebär att man motsätter sig kravet. Det är viktigt att det framkommer varför du valt att bestrida fakturan och att du gör det på korrekta grunder.

Mutor och Jäv Korruption – missbruk av förtroendeställning till egen vinning, främst genom tagande av mutor. Lagregler om mutor och betstickning omfattar alla arbetstagare oavsett befattning, anställningsform eller arbetsgivare. Reglerna omfattar även förtroendevalda. Mutbrott – arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Bestickning- att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbets- eller uppdragstagare. Några typiska situationer där du bör tänka dig noga för: erbjudanden om gåvor, rabatter, provisioner, måltider, resor, konferenser, fritidserbjudanden, tjänster eller krediter men även mer dolda förmåner som exempelvis inköp till självkostnadspris. Rena penninggåvor kan aldrig tas emot även om det skulle röra sig om små belopp Tillåtet att ta emot: Förmåner som inte är avsedda att påverka ditt handlande, t ex enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär. Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor. Enklare uppvaktning på födelsedagar eller vid sjukdom. Jävsregler gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Vi förväntas som offentligt anställda leva upp till högt ställda krav på saklighet och opartiskhet i vårt arbete. Den som är offentliganställd bör betrakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. Vid utlandsresor är det en bra utgångspunkt för det egna uppträdandet att de lagar, policies och etiska regler som gäller på hemmaplan även ska följas utomlands. Om den lokala lagstiftningen är strängare gäller naturligtvis den. Ibland kan en givare komma att uppfatta det som oartigt av mottagaren att avböja en gåva eller belöning. Om värdet är mycket lågt kan det vara tillåtet att ta emot den. Rena penninggåvor kan aldrig tas emot även om det skulle röra sig om små belopp När är man Jävig- om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående.

Hälsinglands Utbildningsförbund Medlemmar: Bollnäs, Nordanstig och Söderhamns kommuner. Ur förbundsordningen: ”Det övergripande syftet med samverkan är att skapa en gemensamt organiserad och fritt sökbar gymnasie- och vuxenutbildning i Hälsingland, med goda möjligheter till distansstudier oberoende av tid och rum”

Hälsinglands Utbildningsförbund Styrdokument Förbundsordning Konsortialavtal Planeringsdirektiv Förbundsordning - bolagsordning Konsortialavtal: ”reglerar vad medlemskommunerna är överens om vad gäller de intentioner man har med förbundet och hur man tillsammans avser att styra förbundet och vilka direktiv man därmed ska ge till de ledamöter man väljer i förbundsdirektionen”. ”Utbildningen ska hålla en hög kvalitet ur såväl ett elev-/studerande perspektiv som ett Samhällsutvecklingsperspektiv samt ha hög kostnadseffektivitet.” Planeringsdirektiv: Inehåller bl a övergripande mål och inriktning avseende Ekonomi, kvalitet och verksamhet

Hälsinglands Utbildningsförbund Direktion Förbundsadm. Administrativ chef Admin.pers Förbundschef Verksamhetschef Yrkeshögsk Projektverks Lärcentra FoU Vuxenutb. Bollnäs Vuxenutb. Söderhamn Vuxenutb. Nordanstig Gymnasieskola -Torsbersgymn - Staffangymn - Nordanstig gy Gymnasiesärsk -Höghammarsk - Utanhed

Likställighetsprincipen ” Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat” . (Kommunallagen 2 kap. 2§)

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Huvudprinciper för ekonomi- och verksamhetsstyrning Ekonomistyrning Styrprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende. Syftet är att uppnå balans mellan en acceptabel ekonomisk ställning och ett bra verksamhetsresultat. Verksamhetsstyrning Syftar till att utifrån den politiska viljeinriktningen styra verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Finansiell styrning Att skapa balans mellan den finansiella styrkan och de totala kostnaderna för verksamheten. Ekonomistyrning: att man faktiskt åstadkommer något för pengarna.

Ekonomi- och verksamhetsstyrning Redovisning Syftet med redovisningen är att: Visa förbundets resultat och ekonomiska ställning Avstämning och kontroll Underlag för analys och styrning Förbundets intressenter Visa företagets resultat och ställning Bokföringen skall ge upplysning om företagets ekonomiska ställning dels vid årets början och slut, dels om det under året uppkomna resultatet. Denna information ligger till grund för bedömningar av företagets ekonomiska status samt framtida utvecklingsmöjligheter

Fakturahantering Att tänka på Redovisningsreglerna Granskning och kontroll vid mottagningsattest Fakturahantering dagligen Periodisering Bluffakturor