Information & kommunikation

Information Information uttrycker kunskap eller budskap i konkret form och består ofta av en samling fakta.

Kommunikation Kommunikation är en process att överföra information från en punkt till en annan

Information Internt & Externt Riktad information - drabbade - övriga berörda Samordnad information - massmedia - allmänheten - egna och samverkande aktörer Delgivning - presskonferenser - pressmeddelanden (skriftliga) - fortlöpande, ex intervjuer Samordning - inga dubbla budskap

Insamling och bearbetning Krisledningsnämnd   Stabschef   Operativ ledning Samordning/samverkan Läges- & Analysfunktion Analysfunktion Lägesfunktion Dokumentations- & diariefunktion Informationsfunktion Upplysningscentral Sambandsfunktion Servicefunktion Linjeorganisation (förvaltningar och bolag)  

Ledning/Krisledningsnämnd fattar beslut. Ledning/ KLN Ärenden av vikt föredras för Ledningsnämnd/Krisled- ningsnämnd för beslut. Stabschef Övriga (berörda) delar av staben informeras. Om information ska lämnas till allmänheten utarbetas sådan i samverkan med Info.funktionen. När ärendet är handlagt/berett föredras det för beslut. Beslutet medde- las externt och avslutas via diariet. Krislednings- grupp Analys funktion Läges funktion Diarie & Doku- mentation Sambands- funktion Informations- funktion Pressmeddelande eller annan form av information. Informationsfunk- tionen lämnar under- lag till UC. Service- funktion Upplysnings- central

Kommunikation

Information till de drabbade Varna vid akut fara Snabbt, sakligt och konkret beskriva olyckans eller händelsens bakgrund, konsekvenser och sannolik utveckling Ge sådana råd att människor kan fatta egna beslut om sin egen säkerhet Förhindra ryktesspridning

Olika grupper – olika behov Målgruppsanpassad information. Information måste utformas på olika sätt för allmänhet, regeringskansliet, egna organisationen, berörda myndigheter och medier. Efter Tjernobylolyckan var det många som reagerade med oro och krav på information. En uppföljningsstudie visar att andelen oroliga var särskilt hög bland föräldrar till mindre barn, kvinnor och jordbrukare. Ofta upplevs brist på information som det mest oroande. Det ger utrymme för spekulation.

Informationsinitiativet Största misstagen i kriskommunikation Ansvarig som inte bekräftar andras oro Som inte tar journalister eller allmänhet på allvar Som går och gömmer sig Som sticker ner huvudet i sanden Som gör sig onåbara

Informationsinitiativet Visa att du tar problemet på största allvar Minimera inte krisens betydelse Bekräfta andras känslor Visa respekt och empati – förminska inte andras oro Erkänn felet om du har gjort fel, omprioriteringar sker ofta flera gånger vid en kris, förklara Be om ursäkt om det finns något att be om ursäkt för

Informationsinitiativet Information blir mest effektiv om den baseras på två-vägskommunikation mellan myndigheter och allmänhet. Sociala medier och dagens mediesamhälle är en verklighet vi måste förhålla oss till. Allt kommer ut i det offentliga och blir andras angelägenhet Organisationer äger inte längre ensamrätten till information – många andra aktörer kommer att slåss om utrymme i samma fråga – mediabrus Andra definierar krisen och ställer krav på full transparens Kommunikation och transparens är det enda som kan motverka spekulation.

Umgås med journalister Alltid vid mediakontakter: Betrakta medierna som representanter för allmänheten och behandla dem med respekt. Tala sanning Håll dig till fakta. Säg om du inte vet, kan eller får svara på frågan Skaffa betänketid, ta reda på när journalisten behöver svar och be att få återkomma. Håll ledning informerad om medierna visar intresse för en fråga. Använd överenskomna termer och begrepp. (ej ”fikonspråk”)

Umgås med journalister Aldrig vid mediakontakter: Ljuga, gissa eller ha egna teorier Bli upprörd eller förbannad Låta situationen eller journalisten stressa dig Använda uttrycket ”ingen kommentar"

Framgångsfaktorer för effektiv kriskommunikation Vänta aldrig – säg att du inte vet Har du inte svaret, säg att du inte vet mer just nu men att du återkommer så fort du har mer information Lämna inte utrymme för andra att spekulera Journalister väntar om du visar att du äger storyn Besvara alla frågetecken Försök inte att dölja eventuella problem och brister Bemöt kritik även om den är obefogad

Insamling och bearbetning Ledning   Stabschef   Operativ ledning Samordning/samverkan Läges- & Analysfunktion Analysfunktion Lägesfunktion Dokumentations- & diariefunktion Informationsfunktion Upplysningscentral Sambandsfunktion Servicefunktion INTERN INFORMATION. HUR?? Linjeorganisation (förvaltningar och bolag)