Sjukvårdsekonomdagar Göteborg 18 mars 2009

Landstinget Dalarna Varje dag…..

Landstinget Dalarna Vem är jag

I Dalarna bor 3% (275 737) av Sveriges befolkning (2009-12-31) 2008-01-25 Landstinget Dalarna är fjärde största landsting/region till yta (28 183 km2 – ca 6% av Sverige - ungefär som Belgien) I Dalarna bor 3% (275 737) av Sveriges befolkning (2009-12-31) Landstinget Dalarna är länets största arbetsgivare med ca 8700 medarbetare Falu lasarett är Dalarnas största arbetsplats med ca 3000 medarbetare I Dalarna jobbar var femte löntagare inom vård och omsorg (var tredje kvinnlig löntagare)

Landstingets hälso- och sjukvårdsutbud 2008-01-25 Landstingets hälso- och sjukvårdsutbud Falun Akutsjukhus Mora Akutsjukhus Avesta Sjukhus Ludvika Sjukhus Säter Psykiatri Borlänge Sjukhus Vårdcentraler Tandvårdsklinik LD Hjälpmedel Idre Särna Sälen Älvdalen Lima Orsa Mora Rättvik Malung Insjön Bjursås Leksand Svärdsjö Grycksbo Vansbro Gagnef Björbo Falun Grangärde Borlänge Långshyttan Fredriksberg Säter Ludvika Hedemora By/Horndal Avesta Grängesberg Smedje- backen Söderbärke Krylbo

2009 Tänka nytt BILD Lean Ekonomens roll Samarbete HR och ekonomi

” Vi har misslyckats med ekonomin” ”Vill vi förbättra sjukvården och få mer sjukvård för pengarna kan vi inte jobba som vi har gjort under de senaste 30 åren” ”Det har funnits en kronisk inställning här på Karolinska att budget är något man håller om det går” Birgir Jakobsson, sjukhusdirektör för Karolinska universitetssjukhus, DI 090217

Landstinget Dalarna

Landstinget Dalarna Årets resultat

Landstinget Dalarna

Landstinget Dalarna

Landstinget Dalarna

Landstinget Dalarna HoS resultat 2008 är sämsta resultat sedan 2000. HoS resultat ska i en djup lågkonjunktur ligga på noll 2010. Vad krävs?

Landstinget Dalarna Skattehöjningar ger effekt! Sparkrav har inte gett större ekonomisk effekter! 25 mkr 25 mkr 120 mkr 25 mkr 65 mkr 50 öre 80 öre

Sedan 2000 (9 år): Landstinget totalt gick 4 år med överskott och 5 år med underskott men 9 år med underskott inom Hälso- och sjukvården

Förändring skatt 2009 (medelutdeb 10,86 +7 öre) Gävleborg +20 öre 10,87 Värmland +25 öre 10,75 Kronoberg +45 öre 10,65 Jämtland +45 öre 10,60 Västmanland -15 öre 10,50 Norrbotten +98 öre 10,40 Sörmland +65 öre 10,37

Sparkrav 2009 V.norrland 550 2 259 Blekinge 155 1 020 Dalarna 220 798 mkr kr/inv V.norrland 550 2 259 Blekinge 155 1 020 Dalarna 220 798 Örebro 215 779 Gävleborg 200 726 Jämtland 70 551 Halland 145 498 Stockholm 800 410 Norrbotten 100 399 Västerbotten 388 mkr kr/inv Värmland 100 365 Sörmland 75 283 Skåne 300 250 Västm.land 60 241 Öst.götland 238 Uppsala 232 V Götaland 194 Kronoberg 30 166 Gotland 6 105 Kalmar ?

Vi 300 7.000 Fokus på 300 eller 7.000?

Utmaningar 2010-2013 Återställande av eget kapital (> 670 mkr) Pensionsskulder (> 6.000 mkr) Investeringsbehov (> 1.500 mkr) Hälso- och sjukvårdens underskott ? Negativ befolkningsutveckling (födelseunderskott) Hur klarar vi nästa lågkonjunktur, långsiktig strategi?

Lösning Höjer skatt med 1 krona Eller Utmana invanda attityder Tänka nytt, pröva nya lösningar Prioriteringar Strukturförändringar Förbättringar

Tänka gult!

Ekonomrollen Vad kännetecknar en bra ekonom? Hur mäter vi att vi är bra eller dåliga ekonomer? K

En ekonom har 2 jobb 1) Utföra sitt jobb 2) Utveckla sitt jobb -> Tid avsatt varje dag och reflektera vad har jag gjord idag (bra eller dåligt). Vad kan jag göra bättre imorgon? Vi spela match 100% av tiden, men vi har inte tiden för att träna/ reflektion! Toyota spela match 85% av tiden, resten är reflektion för ständiga förbättringar. Rätt från början. Rätt från mig. Ingen annan medarbetare får ett merjobb bara för att jag gör fel. Övning

Hälso- och Sjukvården i Sverige i relation till …

Medellivslängd

Neonatal dödlighet

Mödradödlighet

Redefining Health Care – M. Porter & E Redefining Health Care – M. Porter & E. Teisberg Value Based Competition on Results The focus should be on value for patients, not just lowering the costs Competition must be based on results Competition should center on medical conditions over the full cycle of care High-quality care should be less costly Competition should be regional and national, not just local Results information to support value-based competion must be widely available

Donald Berwick: ”Varje system är perfekt designat för att uppnå exakt de resultat det gör” 29

PGSA Förbättringsmodell efter T Nolan, E Deming m fl PGSA-hjulet Vad vill vi åstadkomma? Mål ! Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Mått ! Vilka förändringar kan leda till en förbättring? Idéer ! PGSA-hjulet Agera Planera Test ! Göra Studera

Mätningar - Variationer För att lära behöver man utan fördröjning kunna följa resultatet. Årsbokslut räcker inte. Mata in data, se till att det finns tid att analysera resultaten

Icke värdeskapande - waste – minimeras Minimera väntan, undvik mellanled Undvik dubbelarbete och överarbete Förbättra arbetsflödet Gör flera moment samtidigt Anpassa bemanning Optimera inventarierna Öka samverkan Förbättra arbetsmiljön Hantera variationen – standardisera Förebygg efterfrågan mm mm

Några enkla regler för förbättringar Låg Kaos Experimentera Träffas och prata med varandra Grad av samtycke Tillåtande/ positiv anda Komplext Mångdimensionella förändringar med målfokus Kreativitet Enkelt Hög Hög Grad av säkerhet Låg 33

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 The old rules The new rules “Health care is moving towards a new set of rules, and under the new rules, everyone wins” IHI, Boston The old rules The new rules Care is based on visits 1 Care is based on continuous healing relationships Professional autonomy drives variability 2 Care is customized according to patient needs and values Professionals control care 3 The patient is the sources of control Information is a record 4 Knowledge is shared and information flows freely Decision making is based on training and experience 5 Decision making is evidence-based Do no harm is an individual responsibility 6 Safety is a system property Secrecy is necessary 7 Transparency is necessary The system reacts to needs 8 Needs are anticipated Cost reduction is sought 9 Waste is continuously decreased Preference is given to professional roles over the system 10 Cooperation among clinicians is a priority

Antaganden – sammanfattning Vi står mitt i en stor djupgående samhällsförändring. Den innebär bland annat att behoven av att förstå system, helheter och komplexitet har ökat dramatiskt för alla! Detta leder till ett behov av ny förståelse av organisering och ledarskap och nya sätt för att beskriva detta. Dessa nya synsätt kräver andra, kompletterande metoder för kunskapsbyggande och beslutsfattande som idag håller på att utvecklas. Det finns kunskap om detta som vi kan lära av, vilket gör situationen hoppfull. 35

Bemöta gnäll Det går inte! Jag vet att det inte går men om det gick Vad skulle du göra då? -> gör det då!!!

Landstinget Dalarna Öppenhet Samarbete Förändring/ förbättring Stolthet Tjänstemannaledning -> konservativ organisation ”Vi gör som vi alltid ha gjord” Företagskultur! A

Lean Säter VC -> Vi ser att personalen får upp ögonen för slöseri. t.ex. remissflöde Efter värdesflödesanalys för remisshantering kortas genomloppstiden från 7 veckor till 1,5 veckor

Administrativa processer Hur många fel på 1 miljon försök? 750 000 fel på 1 miljon försök sjukrådgivning Göteborg 350 000 fel 1 miljon försök fakturahantering Dalarna 100 000 fel på 1 miljon försök vårdrelaterade infektion Dalarna 5 fel per 1 miljon försök Toyota

Värderingar Magical number 7 / +-2

Införande av Ledningsinformationssystem Business Intelligence Landstinget Dalarna Införande av Ledningsinformationssystem Uppdrag med start juni 2008 Avslut maj 2009 BILD Business Intelligence Landstinget Dalarna

Ledningsinformationssystem Mål Landstingets tjänstemannaledning och chefer på olika nivåer skall genom ökad tillgång till information effektivare kunna följa upp mot fastställda mål, leda och styra verksamheten.

Ledningsinformationssystem Enhetliga rapporterings- och analysverktyg inom LD Mindre administration för att ta ut information Informationen i grundsystemen håller en högre kvalitet Information ska bara hämtas från ett ställe Bättre underbyggda beslut

BILD Hur förändras ekonomrollen?

Business Intelligence Arbetsmodell SIS Öppna jämförelser Karta Landstingsplan Hela Lt Spridning Styrning PDSA Genom spridning och implementering av metoder och verktyg ökar vi styrning Balanserad styrkort Mäta för att leda Enskilda avdelningar Resultattavla Lean Business Intelligence Idé Metod/verktyg Teknik & system Implementering

SKILLNADER MELLAN PROBLEMFOKUSERAT OCH LÖSNINGSFOKUSERAT ARBETE Jag själv! Hur vill jag ha det? Mål Medicinska modellen Jag behöver läkare för att bli frisk! Orsak Åtgärd Problem Flera delmål

Landstingens strategi Mål och strategi kända?

Strategiska mål Landstinget Dalarna Vård i tid Hög kvalitet God hushållning

Spelar strategin någon roll? (enl ledarskapsförfattaren Stephen Covey) Bara 5 % av personalen förstår strategin Mindre än 10% av strategierna – som trots allt är välformulerade – genomförs i praktiken Bara 25 % av chefernas löneutvecklikng är direkt kopplad till strategin 60% av organisationerna kopplar inte samman planering/resursallokering och strategi 85% av ledningsgrupperna ägnar mindre än en timme per månad åt att diskutera strategin Källa: Kaplan och Norton

...och om det hade varit ett fotbollslag... Only 37% said they have a clear understanding of what their organization is trying to achieve and why Only one in five was enthusiastic about their team’s and their organization’s goals Only one in five said thay had a clear ”line of sight” between their tasks and their team’s and organization’s goals Only 15 percent felt that their organization fully enables them to execute key goals Only 20 percent fully trusted the organization they worked for Bara 4 av 11 spelar skulle veta vilket mål som var deras Bara 2 av 11 skulle bry sig Bara 2 av 11 skulle veta vilken position de skulle spela på och veta vad de förväntades göra Och, alla spelare utom 2 skulle snarare konkurera om bollen med sina medspelare än mot motståndaren Källa: Stephen Covey

Tänkvärt… 60 000 tankar 95% likadana tanker Stora människor ha en strategi att ha fler tanker än igår Tänker nya tanker annars kommer det inte att hända något

Med Einsteins ord "Det finns inget säkrare tecken på galenskap än att göra samma sak om och om igen och förvänta sig olika resultat varje gång."

Vad är viktigt…. …vad gör oss ekonomer framgångsrika i ett förändringsarbete?

EA-service till linjen Forskningen visar… …att en traditionell EA-funktion: …arbetar med… 60% EA-administration Konsultarbete EA-service till linjen 30% 10% Strat utv.

EA-service till linjen Forskningen visar… att en modern EA-funktion: …arbetar med… Strat utveckling 20% 60% EA-adm. Konsultarbete EA-service till linjen

EA – Ett stöd till huvudprocessen Redovisnings- information (intern) Påverka (andras) tänkande Analysera (själv) All affärs- relevant information Antal info-källor Beaktande av grupprocesser Analytiker Coach Kamrer Pedagog Affärsrådgivning Early warning Omvärldsbevakning Analys av t ex förvärv Nyckeltalsjämförelser Katalysator för att åtgärder vidtas Samtalspartner / ifråga- sätta antaganden Bevaka och utreda Avvikelser ”konsoliderade” Lönsamhetsbedömning ”Traditionell” värdering av lönsamhet Tydliggöra strategier Utforma måltal och rapporter Utbilda i ekonomi

Hur skall vi lyckas med det? Hur gör man en sådan förflyttning? Vaddå modern EA-funktion?

En modern EA-funktion jobbar med: …

En modern EA-funktions kunskapsbehov: ….

En modern EA-funktions förhållningssätt: Att verka strategiskt: genom att initiera och utmana, att diskutera konsekvenser och ge exempel, utreda och föreslå alternativa tillvägagångssätt, dokumentera, argumentera och redogöra för det olika möjligheter som står till buds. Att arbeta konsultativt: genom att lyssna, samtala och intervjua för att på så sätt skapa en bild av vad behovsägaren önskar. Inom ramen detta arbetssätt måste man också kunna leda, driva och coacha samt motivera till samarbete och samverkan. Känna tillit till egen kompetens Att själv samarbeta och samverka

Samarbete HR och ekonomi

t. ex. pensionsavgångar och ekonomiska besparingar HR-medarbetare enligt Ulrich- modellen människor Strategisk partner För- ändrings- agent Admin. expert Medarb. specialist strategiskt operativt system/ processer HR-medarbetare enligt Ulrich- modellen människor Strategisk partner För- ändrings- agent Admin. expert Medarb. specialist strategiskt operativt system/ processer Förändringstryck t. ex. pensionsavgångar och ekonomiska besparingar

t. ex. pensionsavgångar och ekonomiska besparingar Ekonomens fyra roller Olve- modellen Redovisnings- information (intern) Påverka (andras) tänkande Analysera (själv) All affärs- relevant information Antal info-källor Beaktande av grupprocesser Analytiker Coach Kamrer Pedagog Affärsrådgivning Early warning Omvärldsbevakning Analys av t ex förvärv Nyckeltalsjämförelser Katalysator för att åtgärder vidtas Samtalspartner / ifråga- sätta antaganden Bevaka och utreda Avvikelser ”konsoliderade” Lönsamhetsbedömning ”Traditionell” värdering av lönsamhet Tydliggöra strategier Utforma måltal och rapporter Utbilda i ekonomi HR-medarbetare enligt Ulrich- modellen Ekonomens fyra roller enligt Olve- modellen människor Strategisk partner För- ändrings- agent Admin. expert Medarb. specialist strategiskt operativt system/ processer Redovisnings- information (intern) Påverka (andras) tänkande Analysera (själv) All affärs- relevant information Antal info-källor Beaktande av grupprocesser Analytiker Coach Kamrer Pedagog Affärsrådgivning Early warning Omvärldsbevakning Analys av t ex förvärv Nyckeltalsjämförelser Katalysator för att Åtgärder vidtas Samtalspartner/ifråga- sätta antaganden Bevaka och utreda Avvikelser ”konsoliderade” Lönsamhetsbedömning ”Traditionell” värdering av lönsamhet Tydliggöra strategier Utforma måltal och Rapporter Utbilda i ekonomi Förändringstryck t. ex. pensionsavgångar och ekonomiska besparingar

Vård i tid | Hög kvalitet | God hushållning Effektivare arbetssätt HR-enheten Ekonomienheten Pekonomi Rekryteringsprocess Löneprocess Fler processer Investeringsprocess Budgetprocess Fler processer Redovisnings- ekonomer Och IT-experter IT och andra experter inom t.ex. produktion, marknadsföring och HR All affärs- Relevant information Information (intern) Påverka (andras) tänkande Analysera (själv) Operation och dagliga aktiviteter Strategi / lång sikt Process, system och infrastruktur Stöd till ledningen All personal Ulrich Olve Strategisk partner Admin. expert Förändringsagent Medarb. specialist Analytiker Coach Kamrer Pedagog HR-enheten Ekonomi-enheten HR-medarbetare enligt Ulrich- modellen Ekonomens fyra roller enligt Olve- modellen människor Strategisk partner För- ändrings- agent Admin. expert Medarb. specialist strategiskt operativt system/ processer Redovisnings- information (intern) Påverka (andras) tänkande Analysera (själv) All affärs- relevant information Antal info-källor Beaktande av grupprocesser Analytiker Coach Kamrer Pedagog Affärsrådgivning Early warning Omvärldsbevakning Analys av t ex förvärv Nyckeltalsjämförelser Katalysator för att Åtgärder vidtas Samtalspartner/ifråga- sätta antaganden Bevaka och utreda Avvikelser ”konsoliderade” Lönsamhetsbedömning ”Traditionell” värdering av lönsamhet Tydliggöra strategier Utforma måltal och Rapporter Utbilda i ekonomi Förändringstryck t. ex. pensionsavgångar och ekonomiska besparingar

Varför då?

Att förändra är att förbättra Winston Churchill

När folk sade att han hade misslyckats sade han: "Nej, jag har inte misslyckats. Jag har kommit på tvåtusen sätt att inte göra en glödlampa." Thomas Edison

Minska variationen! Tänk gult! Förändra systemet! Jörgen Bond 2009.01.29