Kartläggning av inköpsprocessen Introduktionsmöte 2 februari 2010 Kartläggning av inköpsprocessen

AGENDA Presentation av projektets syfte och målsättning Beskrivning hur projektet ska genomföras Tydliggörande av förväntningar på de som medverkar i projektet Presentation av vårens aktiviteter Tid för frågor

Bakgrund Regeringen ökar kraven på myndigheterna Regeringens handlingsplan för e-handel Målbild 2013 KTH:s projekt Elektroniska beställningar Delprojekt Processkartläggning KTH:s organisation och arbetssätt för inköpsfrågor – hur ser det ut idag KTH:s inköpsmönster - varugruppstrategiarbetet

Syfte Att kartlägga och analysera inköpsprocessen och ta fram förändringsförslag

Projektmål Kartlägga och beskriva dagens inköpsprocess Kartlägga och beskriva hur en framtida önskvärd inköpsprocess ska se ut Identifiera vilka roller och vilken ansvarsfördelning KTH:s framtida inköpsorganisation ska bemannas med Dokumentera förbättringsåtgärder samt ge förslag till hur dessa kan realiseras.

Tillvägagångssätt Steg 1 – Nulägesanalys Steg 2 – Nylägesanalys Identifiera förändringsområden och diskutera val av åtgärder Steg 3 - Handlingsplan VC lägger till anteckningar.

Nulägesanalys Dagens processer (Vilka berörs?) (Hur är beslutsgången?) (Hur upplevs processen?) Identifiera bra exempel (Vilka processer/områden fungerar bra och varför?) Identifiera dåliga exempel (Vilka processer/områden fungerar mindre bra och varför?) Existerande stöd/hjälpmedel för dessa processer (checklistor, program, mm)  

Nulägesbeskrivning Beskrivning av nyttopotential Förslag på förbättringsåtgärder Bedömd effekt av åtgärd (1-3 där 3 är högst effekt) Bedömd komplexitet att genomföra (1-3 där 3 är lägst komplexitet) Produktsumma av effekt och komplexitet, dvs. effekt * komplexitet Beskrivning av nyttopotential

Nylägesanalys Översiktlig beskrivning av hur man går från nuläge till nyläge   Fördjupad beskrivning och analys av nyttan Vilka förenklingar i vardagen medför detta för inköparna inom KTH Vilka besparingar förändringarna medför för KTH generellt? Hur skall vi nå de effekter som eftersträvas? Vilka hinder finns? Hur kan vi mäta att effekterna uppnåtts?

Förväntningar Utsedd ansvarig på skolan Medverkar till en bred förankring av projektet inom sina skolor Ansvarar för att förankra projektets syfte, mål och resultat med den administrativa chefen för skolan Meddelar projektledaren senast den 25/2 vilka som deltar i nulägesanalysen

Förväntningar deltagare i nu- och nylägesanalys Sätter sig in i projektets bakgrund, effekt- och projektmål Ger projektet och dess projektledare stöd genom att medverka aktivt under kartläggningen av inköpsprocessen t.ex. genom att komma med konstruktiva förbättringsförslag Medverkar till ett diskussionsklimat som präglas av ”högt i tak” och en vilja att vara öppen för förändringar För vidare information om projektets arbete och resultat till dina kollegor och medarbetare

Förväntningar Styrgrupp Styrgruppen undanröjer hinder för projektet Hjälper till att förankra projektet hos olika intressenter Följer upp projektets resultat och deltar i beslut Förändringsområden Handlingsplanens inriktning och omfattning Medverka vid prioritering av resursinsatser  

Förväntningar på oss KTH:s delprojektledare/Sara Metamatrix/Victoria Leder arbetet Kvalitetssäkrar projektets resultat/leveranser Ansvarar för förankrings och informationsspridning av projektets resultat Medverkar vid workshoparna Metamatrix/Victoria Utformar och leder workshopövningarna Dokumenterar och analyserar underlag Medverkar vid återkoppling Medverkar vid presentation av resultat Övriga projektgruppen kommer att medverka. Var bereda på det!

Aktivitetsplan Introduktionsmöte – 2 februari Kick-off – 10 mars Nulägesanalys – uppstart v 10 Återkoppling nulägesanalys – v 16-17 Workshop nyläge – 24 maj Återkoppling nyläge – 16 juni

Har du frågor? Sara Johansson sarah@csc.kth.se Victoria Callenmark Anknytning: +80 73 Victoria Callenmark Victoria.callenmark@metamatrix.se Telefon: 0739 – 44 20 42 Mer informationn hittar du på: http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning/1.50553