NEA Seminarium 7 december 2004 E-inköp Effektivare inköps och fakturaprocesser Irene Andersson Statskontoret

Statskontorets e-handelsuppdrag Att under åren 2003 – 2006 arbeta för en ökad användning av elektronisk handel inom offentlig sektor. Samarbetet skall ske i samverkan med Svenska Kommun- och Landstingsförbundet. 2 000 000 kr i projektbudget/år. E-handelsuppdraget integreras under projekttiden i Statlig Inköpssamordnings verksamhet. Fokus på effektivare inköps- och fakturaprocesser.

Målsättning Medverka till att en positivare syn och ett ökat intresse för e-inköp/e-handel skall etableras inom offentlig sektor. Enklare och billigare affärer mellan offentliga och privata aktörer. Enklare, snabbare och billigare inköpsprocesser med e-inköp. Förbättrad styrning av verksamheten.

Statliga myndigheter tröga i starten! ”Varför skall vi behöva ändra våra rutiner det har ju fungerat så bra i alla år?” (Lena) ”E-inköp berör inte vår organisation inom den närmsta tiden.” (Hans) ”Jag går snart i pension då kan de väl ändra om de vill….!” (Gunilla)

Utbredningen av e-handel inom statliga myndigheter 1(2) Blygsam användning – 15/7 myndigheter. 76% av myndigheterna har inte konkreta planer på att införa stöd för inköps- och fakturaprocessen. 2/3 av myndigheter har en positiv inställning och pratar om ett införande ”inom de närmsta åren” . Merparten av de tillfrågade anger att det skulle påverka om man hade tillgång till: centrala upphandlingar, mallar för förfrågningsunderlag och kravspecifikationer etc.

Utbredningen av e-handel inom statliga myndigheter 2(2) 2/3 av myndigheter ser fram emot att ta del av mer information och delta i aktiviteter i anslutning till Statskontorets uppdrag.

Utmaningar Svårigheter att frigöra ekonomiska såväl som personella resurser för införandet av e-handel. Attityden till elektronisk handel är avvaktande. Otydligt och mångfacetterat begrepp. Förändringsobenägenhet. Osäkerhet kring den egna myndighetens förmåga och kompetens att integrera, använda och underhålla e-handelssystem/lösningar. Svårigheter att synliggöra vinsterna av investeringar i e-handel. Ledningen är inte övertygad om nyttan med investeringen.

Var finns vinsterna? Ökad prismedvetenhet. Bättre trohet mot ramavtal = bättre priser. Kortare fakturahanteringstid. Bättre ekonomistyrning. Potentiella resurser för att stärka kärnverksamheten.

En strategi för förändring 1(2) -En verktygslåda för e-handel- E-handel i fokus - Vilka effekter kan vi förvänta oss av investeringar i e-handel? Ramavtal – Ett verktyg för att stödja e-handel. Kunskapsspridning via Partnersamverkan & Nätverk – Hur kan vi öka beställar och inköpskompetensen? E-handel och standarder – Hur kan vi effektivisera utvecklingsarbetet för att bättre stödja användarna? 24-timmarsmyndigheten som drivkraft för e-handel.

En strategi för förändring 2(2) -En verktygslåda för e-handel- E-handel i ett internationellt perspektiv – Hur kan vi marknadsföra svenska erfarenheter, kunskaper samt förbättra vårt eget lärande?

E-handel i fokus 1(3) 1.     Utveckla en modell för att mäta nyttoeffekterna av e-handel inom offentlig sektor. 2.     Genomföra 12 fallstudier för att mäta nyttoeffekterna av e-handel inom myndigheterna. 3.     Utveckla en utvärderingsmodell med syfte att kunna mäta utbredningen av e-handel. 4.     I slutet av 2005 genomföra en studie av utbredningen av e-handel inom offentlig sektor.  

Ramavtal som verktyg 2(3) I samarbete med Skatteverket genomföra upphandlingen av ett elektroniskt avtals och avropssystem. Starta en förstudie av e-handel inom den offentliga sektorn, vilka behov, krav och önskemål finns.

Kunskapsspridning 3 (3) Etablera ett e-handelsnätverk för myndigheterna inom den Statliga Inköpssamordningen. Arrangera seminarier, hearings och konferenser. Stödja pilotprojekt. ”Goda exempel-skrifter”.

FRÅGOR? Tack för uppmärksamheten!

Vill du engagera dig mer i e-handelsfrågor? Kontaktperson ; Victoria.callenmark@statskontoret.se 08 – 454 47 46 070 – 339 47 46