Dagens Föreläsning Lite repetition från Fö 1 Genomgång av FAB-caset Verktyg för att analysera den totala distributionskostnaden Totalkostnadsmodeller Systemsyn inkl Systemavgränsningar Distributionskostnadsmodell (DCC)

BEGREPP RESURSER RESURSDRIVARE AKTIVITETER (AKTIVITETSKOSTNADSPOOL) AKTIVITETSDRIVARE (KOSTNADSDRIVARE) KALKYLOBJEKT

RESURSER Resurser förbrukas av aktiviteter Produktionsfaktorer (arbete, teknologi, material mm) Resurserna ger upphov till kostnader

Design av ABC-kalkyl Identifiera och välj aktiviteter Fördela kostnaderna (resurserna) till aktiviteter Välj kostnadsdrivare Fastställ kostnadsdrivarvolymer Beräkna produktkostnader

1. Identifiera och välj aktiviteter Lämpligt att utgå från de organisatoriska funktioner som finns i företaget tex paketering, interntransporter, hantering, utlastning, externtransporter mfl Den centrala frågan är vilka och hur många aktiviteter som skall ingå i kalkylen. Rent principiellt är det möjligt att separera samtliga arbetsuppgifter som utförs inom varje funktion i företaget. Det är alltid en avvägning mellan mätkostnad och felkostnad.

2. Fördela kostnaderna (resurserna) till aktiviteter, RESURSDRIVARE Ska ge uttryck för olika aktiviteters förbrukning av resurser Idealt sett består resultatet av nerbrytningen av resurserna till aktiviteten av samtliga kostnadselement som aktiviteten ger upphov till Dessa är olika svåra att fördela på aktiviteter tex så kräver fördelning av tjänstemannaarbete på olika aktiviteter mycket detektivarbete för att bestämma

Fördelning av tjänstemanalöner ERP Planning Order I&D Trp Others Not LOG Logistics Manager 5 10 20 35 15 Freight Coordinator 80 Plan Manager 50 Prod Planner 100 Master Planner 60 30 Dispatch Planner Log Coordinator Warehouse Manag

Fullständig kostnadsfördelning (Tillgängliga resurser) Innan Efter Resurser Aktiviteter Kalkylobjekt

Fördelning av kostnader för förbrukade resurser, synliggör ledig kapacitet Innan Resurser Aktiviteter Kalkylobjekt

Praktisk maxkapacitet i ABC Ex Telefonförsäljning Teoretisk maxkapacitet = 100 samtal/skift Praktisk maxkapacitet är ca 70 samtal.

Ambition i ABC Approximera kalkylobjektens förbrukning av resurser – inte kostnaden för att hålla resurserna tillgängliga

3. Välj Aktivitetsdrivare Orsak – verkan-samband, vilket innebär att konsumtionen av varje aktivitet skall variera med den aktivitetsdrivare som väljs Det betyder att det för varje aktivitet som identifieras i princip krävs en separat aktivitetsdrivare Ju fler aktiviteter som ingår, desto komplexare och kostsammare blir kalkylerna Ett sätt att reducera antalet aktiviteter är att slå samman aktiviteter som drivs av samma aktivitetsdrivare

4. Fastställ kostnadsdrivarvolymer Kostnaden för ”en enhet” kostnadsdrivare: Totala aktivitetskostnaden Kostnadsdrivarvolym Riktmärket för uppskattning av drivarvolymen är att den ska ske under förhållande som råder vid full kapacitet

Design of ABC system (Gunasekaran) Objectives of ABC system ABC team Organisational issues Identification of activities Identification of primary cost drivers Activity cost pool Secondary cost drivers Cost object Comparison of product with trad cost Implementation

UPPDRAGET Under den senaste tiden har företagsledningen på FAB börjat intressera sig allt mer för företagets logistikkostnader. Dagens kalkylmetoder har blivit gamla och man har dålig kontroll på hur stora logistikkostnaderna egentligen är. Man har börjat fundera på att gå ifrån användningen av kit för motorn SM14 till en mer ”traditionell” lagerstyrning med ett beställningspunktsystem av de enskilda artiklarna som ingår i ett kit. Man vill därför bestämma de interna materialförsörjnings-kostnaderna för ett kit med ABC-metoden för att kunna utvärdera om kit-leveranser är bra vid montering av SM14.   För motorn FM12 har man funderingar på att övergå till kit pga av de låga volymerna och att man identifierat en leverantör (3P logistiker) som kan kita motorerna till ett rimligt pris. För FM12 är man intresserad av att beräkna de interna materialförsörjningskostnaderna för det befintliga beställningspunktssystemet med ABC för att kunna jämföra med kit-leveranser.

Flödet,FAB Inlagring Ankomst Lagring Plockning Vagnsförråd Montering Materialförråd Godsmottagning

Uppgiften Uppgiften består i att presentera en kostnadsunderlag för FAB´s interna materialförsörjning för två motorer, SM 14 och FM 12. För bestämning av dagens kostnader ska ABC-kalkylering användas. Uppgiften kan brytas ner i fyra arbetssteg enligt nedan: Uppgift 1: Rita flödesschema för de båda flödena (SM14 och FM12) Rita upp flödet och de ingående aktiviteterna från det att lastbil anländer till FAB till dess att materialet ligger tillgängligt för monteringen i vagnförrådet för de två motorerna. Använd de symboler som finns i boken ”Modern Logistik”. Tips: Fokus på kartläggningen bör ligga på materialflödet

Uppgiften Uppgift 2: Utforma en övergripande metod baserad på ABC-kalkylering för beräkning och analys av kostnaderna i nuläget Beskriv hur ni tänker gå tillväga på en övergripande nivå och hur ni tänkt använda er av ABC-teori. Till uppgiften finns inget ”rätt” svar utan det handlar om att motivera de val av tex kostnadsdrivare ni gör. Ert övergripande arbetssätt måste bygga på teorier, dock behöver ni ingen referensram i er rapport. Viktiga saker att fundera på i metoden är bla vilka aktiviteter, resurs- och aktivitetsdrivare samt kostnadsdrivarvolymer ni ska arbeta med. Tips: Studera caset och ABC teorin noggrant innan ni börja göra era beräkningar (beräkningsmodell). Den tid ni lägger på att sätta er in i caset och teorin tjänar ni in i slutet, eftersom då har ni ett stabilt fundament att stå på i era analyser.

Uppgiften Uppgift 3: Beräkna kostnaden för den interna materialförsörjningen av de två motorerna enligt ABC-metoden i nuläget. Här gör ni era beräkningar. Tänk igenom hur ni ska redovisa beräkningar i slutrapporten. I slutrapporten är det att rekommendera att ni lägger beräkningarna i bilagor och refererar till dessa i rapporten. Tyngdpunkten i resultatdelen av slutrapporten ska ligga kring känslighetsanalyserna. Uppgift 4: Känslighetsanalys

Känslighetsanalys exempel Om ni gör en detaljerad lösning med många aktiviteter så skall ni jämföra detta resultat med en lösning med färre aktiviteter. Om ni gör en lösning med få aktiviteter så skall ni jämföra denna med en lösning med fler aktiviteter. Analys: Hur påverkas resultatet av antalet aktiviteter

Känslighetsanalys exempel Ni kan också analysera hur känslig er lösning är för olika kostnadsdrivare. Tex helpall, kolli, leveranser, tid mfl.

Rapport Uppgift 5: Sammanställ i rapport Skriv en tydlig och trovärdig rapport där ni redovisar ert tillvägagångssätt, beräkningar, analyser och slutsatser. Observera att slutrapporten inte behöver vara uppbyggd så att ni presenterar uppgift 1-3. Ni kan disponera slutrapporten på olika sätt men den ska uppfylla kriterierna på trovärdighet, tillvägagångssätt, analyser och slutsatser. Rapporten skall också innehålla reflektion av framkomna resultat ur ett systemperspektiv kopplat till föregående kapitel om ”Problem med dagens schablon”. Ni ska diskutera vad det beror på att olika kalkylmetoder ger olika resultat.

Dagens Föreläsning Totalkostnadsmodeller Genomgång av FAB-caset Lite repetition från Fö 1 Verktyg för att analysera den totala distributionskostnaden (komplexa distributionssystem) Totalkostnadsmodeller Systemsyn inkl Systemavgränsningar Distributionsteorier Distributionskostnadsmodell (DCC)

Total Kostnaden Att hitta en TK-modell som är relevant för den situation som skall analyseras är viktigt. Rätt TK-modell ger ett stöd att hitta alla kostnader som påverkar situationen. Observera att i de flesta utredningar så utelämnas gemensamma kostnader (kostnader som inte ändras). Då är det egentligen igen totalkostnad.

Totalkostnadsmodeller Modell 1 (Abrahamsson och Aronsson, 1999) Modell 2 (Coyle, Bardi, Langley, 1992) Modell 3 (Daganzo, 1999) Modell 4 (Persson och Virum, 1996) Modell 5 (Lewis, Cullington, Steele, 1956) Modell 6 (Delaney, 2000, bygger på Alford & Bangs (1955), Heskett et al (1973)) Modell 7 (Harrison, 1999) Modell 8 (Friedman, 1997) Modell 9 (HRFOCUS, Dreyer, 2000) Modell 10 (Alfakonsult, löpande projekt) Modell 11 (Christopher, 1998)

Vilka kostnader ingår i modellerna?

Modell 1 (Abrahamsson och Aronsson, 1999) Den totalkostnadsmodell för distribution som Abrahamsson och Aronsson (1999) använder sig av består av följande kostnader: Administrativa kostnader – Overhead- och personalkostnader för planering, ledning, lagerstyrning, inköp, orderhantering etc. Operationskostnader – Lokaler och personal för produktion, lagring etc. Underhåll och hyra av maskiner och utrustning. Kapitalkostnader – Bundet kapital, inkurans, försäkring för lager och PIA. Transportkostnader – Transporter in, genom och ut från fabriken. Kommunikation och IT – Avskrivning och underhåll av informationssystem. Kostnader för emballage – Emballering för transport och lagring. Övriga kostnader – Andra logistikkostnader specifika för systemet i fokus. Kostnader finns oftast inte direkt tillgängliga och måste därför uppskattas, t.ex. informationssystemskostnader, delar av administrationskostnaderna, underhållskostnaderna etc. En bra uppskattning kan göras genom att räkna hur många personer som är inblandade i exempelvis underhåll och sedan använda sig av generella nyckeltal för lönekostnader. Den totala distributionskostnaden för hela systemet kan sedan uttryckas i procent av försäljning.

Modell 5 (Lewis, Culliton, Steele, 1956) En totalkostnadsmodell skapades av Lewis, Cullington och Steele i mitten av 1950-talet och har blivit ett klassiskt sätt att illustrera materialflödets effekt på lönsamheten. När de tog fram den här modellen resonerade de på följande sätt: För att kunna fastställa ett riktigt värde på flygfrakt, måste flygets högre kostnader ställas i relation till inbesparingar i lagringskostnader. Detta är idén bakom totalkostnadsmodellen.

Lambert & Stock´s klassiska modell Modellen har utvecklats vidare av bl a Lambert (1976). Totalkostnadsmodellen visar sambandet mellan intäktsskapande och kostnadsorsakande element i materialflödet. Det är intressant att notera att kostnader för förlorad försäljning diskuteras i termer av intäktsskapande element. Det ger möjlighet till att i nästa steg låta leveransservice vara ett mått på logistikens intäktsskapande förmåga. Därmed undviks problemet med att behöva översätta brister i leveransservicen till kostnader. De kostnader som ingår i den här modellen är enligt följande (Lambert (1976)): Transportkostnader Lagerhållningskostnader Lagerföringskostnader Logistikrelaterade produktionskostnader Orderbehandlings- och Informationskostnader Kopplas till Kotler´s 4P-modell

Men denna fattas Figur 1.6

Dagens Föreläsning Systemsyn inkl System-avgränsningar Verktyg för att analysera den totala distributionskostnaden Totalkostnadsmodeller Systemsyn inkl System-avgränsningar Distributionsteorier Distributionskostnadsmodell (DCC)

Systemsyn Det som kännetecknar en god logistiker är förmågan att: Att utifrån kunskap om de olika aktiviteterna i flödet kunna se helheten och förstå hur det egna agerandet påverkar resultatet för helheten Att kunna förändra sin egen del av logistiken på ett sådant sätt att det gynnar helheten

Systemsyn, forts Framväxten av totalkostnadsmodellen och det systemteoretiska angreppssättet på logistikproblem har i många fall gått hand i hand. Att till lägsta totalkostnad uppnå bättre eller likvärdig leveransservice. Logistiker måste jobba med alla logistikkostnaderna för att uppnå den lägsta totalkostnaden.

Systemsynsättet Systemsynsättet antar till skillnad från det analytiska synsättet, att verkligheten är arrangerad på ett sådant sätt, att helheten avviker från summan av delarna ( Arbnor et al 94). Systemsyn har varit och är det naturliga sättet för en logistiker att betrakta de problem han/hon ställs inför. Detta beror på bla att logistikutredningar kan vara: Breda – tvärfunktionella mellan företaget/organisationen Djupa – från strategi till operativ Komplexa – allt har samband med allt Problematiska att mäta – svårt att mäta logistikparametrar

Vad kännetecknar bla en person med systemsyn Att kunna se helheter, inte fastna vid detaljer Att förstå hur viktiga systemavgränsningarna är för ett bra resultat av studien Att förstå vad TK innehåller för delkostnader Kunna förmedla information mellan olika specialister i flödet

Dagens Föreläsning Distributionskostnadsmodell (DCC)

DCC - Distribution Chain Costing Steg 1: Beskriv och analysera beslutssituationen Steg 2: Avgränsa systemet, definiera och beskriv det studerade systemet övergripande Steg 3: Dela upp i delsystem Steg 4: Beskriv delsystemen i aktiviteter Steg 5: Identifiera alla kostnaderna i de olika delsystemen Steg 6: Ta fram delsystemens totalkostnader Steg 7: Ta fram systemets totalkostnad Steg 8: Bestäm vilka kostnader som är direkta Steg 9: Av resterande kostnader, vilka är de stora kostnadsposterna Steg 10: Försök att fördela kostnaderna i de delsystem med låga totalkostnader på enklaste och rättvisaste sätt Steg 11: Identifiera resurser på respektive aktivitet och beräkna aktivitetskostnaden (stora kostnadsposterna) Steg 12: Hitta kostnadsdrivare för dessa Steg 13: Beräkna kalkylobjektets aktivitetskostnad Steg 14: Summera delsystemets aktivitetskostnader för kalkylobjektet Steg 15: Summera systemens kostnader för kalkylobjektet

Steg 1: Beskriv och analysera beslutssituationen Olika beslutssituationer kräver olika mycket information. Är det ett outsoucingbeslut så bör alla kostnader vara med. Däremot behöver kanske inte kostnaderna specificeras utan ackumulerade kostnader fungerar bra, bara de är rätt uppskattade. Vid andra beslutsituationer behöver kanske inte kostnader som inte förändras vara med. Var dock noga med att påpeka detta. De flesta TK-analyser är inga fullständiga TK-analyser utan man tar bara med de kostnader som förändras.

Steg 2: Systemet måste avgränsas och definieras Skaffa information om hur systemet ser ut, oftast finns det ingen på företaget som har denna helhetssyn utan man får skaffa informationen själv Var börjar och slutar systemet, viktigt att vara exakt. Det är tex en enorm skillnad att dra systemgränserna innanför eller utanför leverantörens murar. Varför?

Steg 2: Avgränsa systemet, definiera och beskriv det studerade systemet övergripande Materialflödesmässigt är det ofta inga stora problem, man skall dock vara medveten om konsekvenserna. Informationsmässigt kan det vara svårare, exempelvis kostnader för orderläggning på marknadsbolag.

Cloettas system

Steg 3: Dela upp i delsystem Nästa steg i arbetet är att dela in det studerade systemet i mindre delsystem för att göra arbetet hanterbart. Exempel på hur detta kan utföras är att följa en ordercykel och tillhörande leveranscykel. Beroende vilket perspektiv man har i studien, företagsperspektiv eller ett supply chain perspektiv, så innehåller dessa cykler olika många aktiviteter.

Exempel 1: Cloetta´s flöde till kund Export KFP DFP HP Pollykula HP KFP DFP HP KFP DFP HP KOP ICA HP KFP DFP HP HP KFP DFP HP Paketering i KFP Paketering i DFP Paketering i HelPall (HP) Transport Lagring Brytning HP Ompaketering Alt plock Kundorder

Cloetta delsystem: Färdigställande av lastpallar och utlastning Transport till lager Lagret Transport till kund Logistikavdelning Tradeavdelning Säljavdelning Ompaketeringsavdelning

Exempel 2: Japanflöde Höganäs 4 8 FOB Helsingborg Höganäs Logistik Produktion 1 – Lagring och utlastning (6 huvudaktiviteter) 2 – Transport första lager (20 tal aktiviteter) 3 – Planering till första lager (6 aktiviteter) 4 – Orderhantering (9 aktiviteter) 5 – Logistikavdelning 6 – ERP system 7 – Lagring mm Japan (6 huvudaktiviteter) 8 – Planering, orderhantering Japan 9 – Transport lager Japan till kund 1,3, 5,6 2 SK Sju leveranspunkter i Japan: - Lager Saitama 3P lager Kobe 3P lager Nagoya 4 konsignationslager hos kund 7 , 8 9

Höganäs delsystem: Färdigställande av säckar och utlastning Transport till första distributionspunkt Planering av flödet till första distributionspunkt Orderhantering av första distributionspunkt Logistikavdelningen i Höganäs ERP-systemet Regionlager Planering och orderhantering på marknadsbolag Transport till slutkund

Steg 4: Beskriv delsystemen i aktiviteter Hur många aktiviteter är lämpligt? Finns sällan processkartläggningar över alla företagets delsystem. Vanligast förekommande är att företaget har kartlagt lager. Man får göra egna processkartläggningar. Tidskrävande! Tips: Gör noggrann utredning av vad som finns innan kartläggning

Steg 4: Beskriv delsystemen i aktiviteter Som diskuteras tidigare är valet av aktivitetsnivå, hur djupt man beskriver och kostnadssätter aktiviteter, kanske det svåraste men också det viktigaste valet för att lyckas med att upprätta en användbar kalkyl.

Exempel Transportaktiviteter (kostnader) Höganäs - Helsingborg Truck Helsingborg Port fee Export Declaration Shipping expedition fee Freight Helsingborg - Shanghai Bunker adjustable factor ISPS Security fee AMS fee Broker fee process Warehousing fee Board duty/ customs clearance Bill of lading document fee Merchant marine duty Siscomex of process Labour union Freight Santos – Jacarei Transport expences / 20' Container Transport expences / Ton Transport insurances/ Ton Import TAX (of CIF value) Import VAT Sponge powder Import VAT Iron powder

Sammanfattningsvis Viktigt att ta med sig: Helhetssyn Systemet måste avgränsas och definieras Systemet består av delsystem Delsystemen består av aktiviteter