Avvikelsehantering inom Västra Götalandsregionen Presentera oss Christina – verksamhetsutvecklare Södra Älvsborgs Sjukhus Jörgen, Gun-Lis, Ingemar Lite avundsjuk på Östergötland Uppgift avsatt 5 miljoner – stämmer det Annika? - Ledningen engagerad – ser vikten av patientsäkerhet och att det kräver resurser både vad gäller pengar och personal. Det arbete vi kommer att redovisa är ju ett regiongemensamt arbete. Bedrivits av oss med som mål att förbättra patientsäkerheten inom respektive förvaltning och utifrån ett VG perspektiv. Mycket vilja från oss i gruppen som gjort att vi kommit där vi nu är. Vi själva som knutit kontakterna och hållit arbetet levande. Styrgrupp inom regionen (återkommer till denna) – projektledaren tillika systemförvaltaren tyvärr hoppat av vid 2 tillfällen och nu senast efter sommaren – ännu ingen efterträdare. Inte heller ekonomi från regionen utan varje förvaltning har själva stått för sin kostnad. Vi som deltagit i pilotprojektet (SÄS/Skas och delvis SU) har genom gemensamma aktiviteter hållit nere kostnaden så gott det gått.

Varje avvikelserapport är en möjlighet till förbättring Avvikelserapportering – ATTITYDFRÅGA Ett av dom viktigaste arbetsuppgifterna vi har är att ändra synsättet på avvikelserapportering till att man skall se det som en möjlighet till förbättring Handlar inte om angiveri och smutskastning

Förutsättningar för att lyckas Att det finns enkla sätt att rapportera klagomål, tillbud och avvikelser Att man ”vågar” rapportera och diskutera händelser Att inrapporterade händelser används lokalt i förbättringsarbetet och att återkoppling sker snabbt Att ledningen är med Förutsättningen att lyckas är: I allt arbete vi bedriver har vi detta med oss. Alt ifrån uppbyggnad av systemet till utbildningstillfällena Gäller både på VGR nivå och på förvaltningsnivå

MÅL Förbättra och förenkla registrering och handläggning av avvikelserapporter. All personal skall själva kunna skriva avvikelserapport via datorn Följa den egna rapporten (återrapportering) Tydlig ansvarsfördelning Öka rapporteringsfrekvensen

Bakgrund 1995 - Lokal anvisning vis SÄS och primärvården 2000 – Revision av lokal anvisning ”Avvikelsehantering – Rutiner för hantering av klagomål-tillbud-avvikelser” 2000 - Test av datoriserat system för avvikelsehantering vid Medicinkliniken SÄS, Borås 2000 - Kravspecifikation 2001-08-17 Kravspecifikationen klar - Anbud 1995 – lokal anvisning SÄS och Primärvården - Gemensam blankett och rutiner Nytt både PATIENT – PERSONAL – ANNAT Inte enbart avvikelser utan även klagomål och incidenter. 2000 revision – 1 sida för rapportören, 5 sidor för handläggaren Mycket att ta kopia på om annan enhet berörs eller för kännedom Kopplade även in kommunen - avvikelser som sker i vårdsamverkan skickas mellan vårdgivarna – men olika blanketter (SÄS/PV samma – kommunerna olika) Starka önskemål om datorisering 2000 test vid medicinkliniken ”Munkeby MedControl” Jag projektledare Syftet från SäS – se vilka krav vi kan ha på inför upprätandet av kravspec samt knyta kontakt med andra användare av datoriserat avvikelsehnateringssystem (kontakt med verksamheter inom Universitetssjukhuset i Lund och Karolinska Sjukhuset i Stockholm) 2000 påbörades upprättandet av kravspec. När SÄS kommit en bit på vägen tog SkaS kontakt Beslut att vända sig till övriga förvaltningar inom regionen – flertalet positiva och ville delta. Bildades en styrgrupp och kravspecen utarbetades gemensmat. 17 augusti klar och anbudsförfarande påbörjades. Fick in 13 anbud väldigt vidd vad gäller pris och utveckling 1:a prioritering tittade vi på 4 system

Forts bakgrund 18/2 2002 - Ramavtal med Munkeby Systems AB - MedControl Maj 2002 - Styrgruppsmöte beslut om pilotinstallation av systemet på SÄS - Skene, Örondivisionen - SkaS samt Medicinkliniken vid Lidköpings lasarett. Hösten 2002 tog SU beslut om att starta pilotinstallation inom delar av IVA och operation. September 2003 start av pilotinstallationerna 18/2 klar Munkeby Systems AB Maj 2002 – Pilotinstallationer SÄS/SkaS allt SU endast Patientdelen Syftet bla var att se hur systemet fungerar i våran miljö., Användarvänligheten, Flexibiliteten, Kostnader Under perioden 2002 till dess att pilotinstallation påbörjades intensivt arbete Organisation på respektive sjukhus med utbildning av systemadministratörer Klarlägga organisationen för avvikelsehantering ”RAM” som vi skulle fylla med innehåll. Upprätta rapporteringsformulären – vad skall finnas med, hur skall rapporteringen ske- tvingande, sammanställningar av koder mm SÄS, SkaS arbetat gemensamt utifrån ett VGR perspektiv – helt och hållet en gemensam uppbyggnad endast något enstaka ord som skiljer. SU legat något efter och tagit stora delar av utarbetet förslag Studiebesök och kontakter med andra användare av systemet – givit mycket!!! Upprätta manualer och utbildningsmaterial (gemensamt säs/skas) Start 1/9 respektive 15/9 start oktober månad ut.

Styrgrupp VGR Sten Ekman SÄS Alf Medegård Kungälv Sjukhus Svante Lifvergren SKAS Anneli Johansson SKAS Jörgen Karlsson SKAS Stefan Fransson SÄS Christina Winge SÄS Gunilla Blomqvist NU-sjukvården Doris Karlsson NU-Sjukvården Eva Brändström SU Gun-Lis Olofsson SU Sören Johansson SU Ingemar Wickström SU Laila Svensson Prim.Vård. S:a Älvsborg Lisbeth Appelqvist Prim. Vård. Fyrbodal Styrgruppens medlemmar – har ändrats över tid Möjlighet för samtliga förvaltningar att delta. Sten Ekman ordförande – hoppade av i somras – ingen styrning under denna så viktiga pilotfas.

Nyckelord/Kodtyper Typ av händelse – Patient/Personal/Övriga Orsak Åtgärd Konsekvens Parallellt med uppbyggnaden av MedControl har ett intensivt arbete pågått att hålla ihop rapporteringen inom VGR. Systemet bygger på kodtyper (nyckelord). Dessa ord är grunden i den statistik man kan få ut ur systemet. Arbetsgrupper har både på VGR nivå och på pilotsjukhusen bedrivit intensivt arbete med att utforma ”lägstanivå” av nyckelord/kodtyper. I nuläget nått fram till en VGR nivå – dvs inom samtliga förvaltningar som inför systemet skall ett visst antal koder finnas med på nivå 1. Ett arbete varit ute på remiss (-02) - omarbetats och beslut taget i styrgruppen. Efter pilotinstallationerna revision På respektive förvaltning utgår man därefter från dessa koder när man utformar tex sjukhusets övergripande kodstruktur.

Avvikelsehantering Munkeby System AB MedControl Munkeby är ett företag som specialiserat sig på IT lösningar för kvalitetssystem Både privata aktörer och sjukhus som i dag använder systemet är Lunds universitetssjukhussjukhus Universitetssjukhuset MAS Ängelholm Kristianstads centralsjukhus Landstinget i Värmland Akademiska sjukhuset och nu också Västra Götaland.regionen

Avvikelsehantering Minska administrativa handläggningstiden Möjliggöra en säkrare dokumenthantering Snabb återkoppling Lätt att ta ut statistik på flera nivåer Vi låter regionens epostsystem fungera som meddelandebärare. Skickar länk till rätt dokument i avvikelsedatabasen. 1. När person väljer aktivt inifrån systemet eller när registratorn sparar 2. Möjlighet finns att aktivera revisionsbrev Ett original som alla arbetar i. Alla inblandade som har en roll i avvikelsen har möjlighet att följa upp handläggningen Alla avvikelse samlas på ett ställe

Kvalitetshjulet Viktigt att veta att vi lägger på ett IT stöd för befintliga rutiner Dock några nya namn på funktionerna Epost med automatik till förutbestämd ärendeansvarig. Ärendeansvarig utser orsaksutredare och skickar epost Orsaksutredare utreder orsak och utser åtgärdsansvarig - epost Åtgärdsansvarig åtgärdar avvikelsen och skickar till uppföljningsansvarig..

ROLLER I DET DATORISERADE AVVIKELSEHANTERINGSSYSTEMET Registrerare/användare: den som registrerar en avvikande händelse i datorn Ärendeansvarig: Vårdföreståndare/motsvarande Orsaksutredare: ex. Chöl, verksamhetschef, vårdföreståndare, vårdchef etc. Varje enhet bestämmer hur flödet ser ut i deras organisation

ROLLER I DET DATORISERADE AVVIKELSEHANTERINGSSYSTEMET Åtgärdsansvarig Chöl, klinikassistent, verksamhetschef, vårdföreståndare, vårdchef etc. Uppföljningsansvarig närmaste arbetsledare ex. Chöl, klinikassistent, verksamhetschef, vårdföreståndare, vårdchef etc. Chefsläkare Det finns också möjlighet att dela ut rättigheter till en avviklese under ärendehanteringen till funktioner som inte har en aktiv roll. Ex Facklig representant för kännedom vid en personalrelaterad avvikelse eller kanske en divisionschef/ebhetschef som vill veta vad som pågår..

Kontaktpersoner SÄS Christina Winge Appelkvist 033-6161376 SkaS Jörgen Karlsson 0500-478352 SU Christina Svanbäck 031-3424443 Ingemar Wikström 031-3421581