HSB KOD FÖR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR ETT HJÄLPMEDEL FÖR BRF-STYRELSER OCH VALBEREDNING för föreningsstyrning Rolf Lind, HSB Göta

bakgrund HSBs uppdrag är att skapa det goda boendet. En medlemsägd och –styrd organisations verksamhet förpliktigar vad gäller insyn o inflytande! De regionala HSB-föreningarna, HSB Riksförbund och alla HSBs dotterbolag lever redan nu efter en HSB kod (sedan 2009) 2013 års Förbundsstämma i maj beslutade (efter beställning från 2011 års stämma) att fastställa en HSB Kod för brf.

Idé Utgångspunkten för Koden är Våra kärnvärderingar i HSB (ETHOS) och de kooperativa principerna. HSB Kod för brf ska vara ett hjälpmedel för styrelse och valberedning att – som komplement till lagar och stadgar – vara norm för en föreningsstyrning med en hög ambitionsnivå. Brf-stämma ska besluta att arbeta efter koden.

FÖLJA ELLER FÖRKLARA Styrelsen ansvarar för att tillämpa Koden– efter att brf-stämman tagit beslut om att brf ska arbeta efter den. Har man inte i alla delar levt upp till Kodens krav ska detta – förklaras. Detta görs i en rapport av styrelsen till ordinarie stämma.

FOKUS: Genom HSB Kod ska medlemmarna känna trygghet i att bostadsrättsföreningen styrs demokratiskt och att verksamheten är stabil och hållbar.

KAPITEL 2 – KLARGÖR KOD-REGLERNA: 1. Föreningsstämman Information: Styrelsen ska meddela medlemmarna tid för brf-stämman så snart datum är bestämt. Styrelsen ska i god tid före ordin. stämma informera om motionsrätten för medlemmarna och hur motion kan vara utformad och när den ska lämnas. Stämmokallelse och underlag ska vara tydliga. Utöver dagordning ska årsredovisning, valberedningens förslag, motioner och styrelsens behandlingsförslag för dessa samt övriga beslutsunderlag och formalia kring stämman utgöra underlag, tillgängligt för medlemmarna.

1.2 Genomförande av brf-stämman: Stämmoordförande ska vara fristående från styrelsen. Styrelsen ska ha utsedd föredragande på varje beslutspunkt på stämman. Skriftlig redovisning om hur Koden tillämpats, förklaring av ev avvikelser. Beslutsför styrelse ska delta (helst alla förstås). Stämman ska fastställa instruktion för Valberedning. Stämman ska välja styrelseordförande.

2. Valberedningen V ansvarar för att medlemmarna informeras om deras nomineringsrätt av de stämmovalda. V´s förslag om arvodering och personval sänds ut ihop med kallelsen till stämman. V ska redovisa sitt förslag på stämman och redogöra för sitt arbete. V sammanställer inkomna nomineringar till nya V. Bifogas stämmokallelsen. V ska arbeta efter stämmans antagna v-instruktion.

3. Styrelsen S ska vara mångsidig vad gäller kompetens, erfarenhet, ålder, bakgrund och ha jämn könsfördelning. Anställd i brf ska inte vara ledamot. Inga suppleanter ska utses (not stadg: ”högst fyra suppl”). S ska arbeta strategiskt, långsiktigt (ek, u-håll, medl-inflyt). S ska varje år fastställa sin arbetsordning. Den ska innehålla: Mål, mötesplan, arbetsfördelning, ansvar för uppdragstagare/ev anställd, firmateckning, attest och delegationsordning. Vidare ska upprättas:

Rutin för lånehantering och likvidplacering Rutin för underhållsåtgärder och investeringar Rutin för medlems- och fritidsaktiviteter Upphandlingsrutiner. Medlemsinformation/-kommunikation Rutin för årlig egenutvärdering Styrelsens utbildningsbehov Rutin för dokumentation och arkivering Princip för fördelning av styrelsearvodet

Forts Styr uppgifter o arbetsformer: Styrprotokoll ska tydligt återge ärendehantering, underlag, skäl för (tydligt) beslut. Prot. Ska finnas tillgängligt för ledam och rev så snart möjligt efter mötet. Revisorer ska inte delta i styrelsearbetet. Styr ska minst en gång per år träffa någon av rev.

Styrelsens ledamöter: Ska självständigt bedöma ärendena med stöd av nödvändigt underlag/information. Ledamot ska ta till sig den kunskap om brf som krävs. Ledamot som inte kan anses opartisk ska inte delta i behandling eller beslut i ärende. Ordföranden: Ansvarar för att möten hålls i lämplig omfattning. Tillser att ledam får dagordning och handlingar i tid. Ansvarar för att protokoll upprättas vid varje s-möte.

Upphandling: Vid inköp ska styrelsen ta hänsyn till pris, kvalitet och miljöpåverkan. Styr ska fastställa beloppsgränser och behörigheter för inköp och upphandling. Vid upphandling ska anbud begäras från minst tre leverantörer. Förfrågningsunderlag ska upprättas.

Information: Styrelsen ska kontinuerligt informera medlemmarna. Info ska vara aktuell, saklig, öppen och lättillgänglig. Årligen hålls minst ett medlemsmöte utöver ordinarie stämma. Skrivelser från medlem ska bekräftas o besvaras så snart möjligt, inom en vecka efter behandling på styr- möte.

HSB Riksförbunds stämma antog Kod för brf vid stämman 2013-05-22--23. Vad händer nu? Material om Koden finns nu tillgänglig för ”inläsning”. Mallar för rutiner mm utarbetas under vintern (klara feb -14) som stöd för införande av Koden. Informationsinsatser görs i resp HSB-förening i höst/vinter. Beslut om antagande av Kod för brf tas av resp ordinarie brf-stämma. Tillämpning fullt ut från och med 2015 i de brf som tar beslutet.