Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun FALK:s konferens 27 maj 2010 Susanne Strangert susanne.strangert@jarfalla.se, Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson 1

Uppdrag förstudie Initiativ från kommunarkivet Förankrat i central systemägargrupp (SÄV*) Syfte: Ta fram beslutsunderlag kring… …förutsättningar för övergång till långsiktigt elektroniskt bevarande i Järfälla kommun med hjälp av mer eller mindre automatiserade arkivprocesser *SÄV = SystemÄgare Verksamhetssystem, kommungemensamma system

Förstudie Förstudie, ca tre månader, t o m mars -09… utförd av kommunarkivet, konsultstöd kommungemensamt perspektiv (slutarkiv) verksamhetsbehoven i fokus, 10 verksamhetssystem workshops med ca 15 deltagare, verksamhet/IT/arkiv 3

Förstudiens resultat… bra redovisning av arkiv- och lagringsbehov m.m. ”e-arkiv” kom upp på agendan gjorde förvaltningarna delaktiga …men, det fanns behov av fördjupning kring… - definitioner, t ex ”e-arkiv”, ”mellanarkiv” - vägval - inriktning på fortsatt arbete 4

Fördjupning Fördjupning, ca ett år, t o m juni -10* utförd av kommunarkivet och IT-styrningsfunktionen kommungemensamt perspektiv arbetsform workshops – kommunarkivet/IT-styrning avstämning aktörer som har/utvecklar e-arkiv * Nuläge; fördjupningsrapport utsänd på remiss t o m 11 juni 2010. 5

Innehåll Fördjupningens omfattning Definitioner (e-arkiv, system för bevarande m.m.) Scenarioanalys / vägval Vem har ansvaret? Vissa problemområden Överväganden Lösningar i marknaden Samverkan som strategi kring e-arkiv? Slutsatser Rekommendation

Syften med ”system för bevarande” (e-arkiv) Uppfylla lagstiftning och regelverk Leva upp till kommunens e-strategi Få ordning och reda på arkivering av kommunens informationshantering (fysisk och elektronisk) Uppnå synergieffekter, ex. gemensam lagringsplats 7 7

Vad åsyftas… ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”, ”slutarkiv”? Definition finns för vårt behovsområde: System för bevarande Adapter Verksamhets applikation X ”Verksamhetssystemets egna arkiv” ”Mellanarkiv” Mellanarkiv… ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner) (Internationella standarder) Ej specifika/myndighetsstyrda tekniska krav ”Slutarkiv” System för bevarande ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner) Internationella standarder Myndighetsstyrda krav - Riksarkivets föreskrift/-er: specifika tekniska krav krav på processer/rutiner ”Slutarkiv” 8

Inledning – beskrivning av komponenter 9 Strukturen i bilden är lånad ur Jönköping kommuns e-arkitektur

Scenario 1 – EN kommungemensam lösning för både mellanarkiv och system för bevarande Adapter Kommungemensamt mellanarkiv Kommungemensamt system för bevarande 10

Kommungemensamt system för bevarande Scenario 2 – EN kommungemensam lösning för system för bevarande (inkl minimikrav på gränssnitt/leverantörer) Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Adapter Kommungemensamt system för bevarande 11

Scenario 3 – Minimikrav på verksamhetsspecifika systemleverantörer, flera mellanarkiv och system för bevarande Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Systemspecifikt system för - bevarande Systemspecifikt system för - bevarande Systemspecifikt system för - bevarande 12

Scenario 4 – Fortsätt som idag… 13

Scenarioanalys - vägval 14

Vem har ansvaret?…scenario 2 System/applik. E-arkiv System för bevarande Myndigheter Myndighetsgräns Arkivmyndighet 15

Specifika problemområden, exempel Informationens livscykel i Järfälla – behov av en metamodell* Närliggande område - informationssäkerhet Fyra dilemman kring arkivering av elektroniska signaturer och signerade dokument *Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

Överväganden* – lösningar i marknaden Egenutveckling eller standardprodukt (leverantörsutvecklad) Hur ser marknaden ut? Vilka lösningar finns… Standardprodukter (IDAinfront, Formpipe, Documentum m.fl.) – alla är av typen ”verktygslåda”, dvs kräver anpassning och vidareutveckling ”Egenutvecklade” … eller ”egenutvecklad…men i grupp/samverkan” (SLL/REDA.. Sambruk ?) Väcker frågor som: Lämplig samverkansform…utifrån rättsliga förutsättningar T ex gemensam nämnd eller kommunalförbund… Initiativtagare och efterföljare … Är anslutande kommuner/myndigheter tillräckligt många? Eller rättare sagt… Förgreningar – tappar kraft från grundansatsen? Finns uthålligheten i kravställandet? * Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd. 17

Överväganden – samverkan som strategi? Samverkan är lämpligt kring regelverk och ”best practice” gällande rutiner mm Samverkan är (sannolikt) EJ lämpligt vid upphandling och införande av system för bevarande (om inte… kommunalförbund) Omogen marknad, lösningar utvecklas och förändras (ingen direkt stabilitet/dominans i närtid). * Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd. 18

Slutsatser* Regelverk och rutiner behöver etableras oavsett om system för bevarande införs i närtid. Vid realisering av en lösning bör det vara scenario 2 som utgör Järfällas vägval (men gärna med möjlighet att ”växa in i” scenario 1). Mycket talar för en lämplig och kostnadseffektiv standardlösning i marknaden, men noggrann analys/utvärdering behövs. 4. Järfällas strategi för samverkan bör gälla regelverk, rutiner och utredningsfrågor. Inte teknisk samverkan. * Preliminära slutsatser till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

Rekommendation* Etablera ett projekt som ska resultera i: Tydligt och ”modernt” regelverk med rutiner för dokumenthantering och arkivering En begrepps-, informations- och arkivmodell samt metamodell* för informationens livscykel i Järfälla. En intressentanalys för Järfällas kommungemensamma system för bevarande. Klargörande av framtida förvaltningsorganisation (storlek, kompetenskrav, ansvarsfördelning, resursbehov). * Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd. *Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

Rekommendation*, forts E) En marknadskartläggning / -inventering av tekniska lösningar lösningar som finns på marknaden (motsvarande scenario 1 och 2). F) En utbildningsplan för förvaltningarna. G) Delta i Sambruks projekt” Elektroniskt bevarande”, etapp 2. *Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

Extrabilder 1

Definitioner (1) Elektronisk handling = Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med 2. kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2) Elektroniskt arkiv (e-arkiv) = Myndighetens elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enligt med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter. Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552

Definitioner (2) Bevarande = ”Förfaranden och åtgärder som syftar till att säkerställa att autentiska dokument bevaras tekniskt och innehållsmässigt.” Ur; SS-ISO 15489 – 1, Svensk, internationell standard för dokumenthantering 24

Definitioner (3) System för bevarande = System som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar. Överföring till bevarande = Överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande, bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet. Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2

Definitioner (4) Om system för bevarande: ”System för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras dokumenteras samt överföras till nya databärare.” ”De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna i systemet ska kunna överföras till format för bevarande.” Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552