Informationsförvaltning

En presentation över ämnet: "Informationsförvaltning"— Presentationens avskrift:

1 Informationsförvaltning
Sahlen Arkivkonsult AB

2 Informationsförvaltning
Sahlen Arkivkonsult AB Definition Informationsförvaltning är en samlad benämning på hantering av verksamhetsinformation. Verksamhetsinformation är information oavsett medium och format som skapas, tas emot och underhålls som bevis och/eller som en tillgång av en organisation för att uppfylla legala förpliktelser eller för att utföra transaktioner i verksamheten. (ISO § 3.15)

3 Begreppet "informationsförvaltning"
Sahlen Arkivkonsult AB Begreppet "informationsförvaltning" SS-ISO 30300: 3.4.3 Hantering av verksamhetsinformation verksamhetsområde med ansvar för en effektiv och systematisk kontroll av att verksamhetsinformation skapas, tas emot, kvarhålls, används och vid behov avhänds, vari ingår processer för att urskilja, hantera och förvalta bevis för och information om verksamhetsaktiviteter och transaktioner i form av verksamhetsinformation Svensk ANM. 1 Anpassat utifrån SS-ISO 15489:1, definition 3.16. Svensk ANM. 2 Kallas även informationsförvaltning eller informationshantering

4 Kvalitetskrav ISO 30300 - Ledningssystem för verksamhetsinformation
Sahlen Arkivkonsult AB Kvalitetskrav ISO Ledningssystem för verksamhetsinformation 2.3.2 Verksamhetsinformationen ska vara - tillförlitlig - äkta - har integritet - är användbar 2.3.3 Systemet för verksamhetsinformation ska vara - tillförlitligt - säkert - följsamt - heltäckande - systematiskt

5 Sahlen Arkivkonsult AB
I ett kontinuum

6 Tid och rum i det analoga systemet
Sahlen Arkivkonsult AB Tid och rum i det analoga systemet

7 Tid och rum i det analoga systemet
Sahlen Arkivkonsult AB Tid och rum i det analoga systemet

8 Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
Sahlen Arkivkonsult AB Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”

9 Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
Sahlen Arkivkonsult AB Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”

10 Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”
Sahlen Arkivkonsult AB Tid och rum i e-förvaltningen - ”records continuum”

11 Sahlen Arkivkonsult AB
Fokus på strukturer

12 Sahlen Arkivkonsult AB
Strukturöversikt

13 Sahlen Arkivkonsult AB

14 Informationssäkerhet
Sahlen Arkivkonsult AB Informationssäkerhet Arkivfunktion och informationssäkerhetsfunktion I en organiserad dokument- och arkivhantering måste man identifiera de risker som är förknippade med utebliven eller illa organiserad dokumenthantering. Först med denna kunskap blir det möjligt att bestämma vad som ska dokumenteras, hur man ska dokumentera och hur dokumentationen ska hanteras. Arkivfunktionen och informationssäkerhetsfunktionen har ett gemensamt syfte och ett gemensamt behov: båda syftar till säkerhet och kvalitet i de verksamhetsprocesser där informationen skapas och förvaltas, båda är därför beroende av kunskap om hur processerna ser ut, vilka aktiviteter som ingå och vilka funktioner de fyller.

15 Sahlen Arkivkonsult AB
Regelverk Statliga och kommunala myndigheternas informationssäkerhetsarbete bedrivs i allt större utsträckning inom ramen för LIS (Ledningssystem för informationssäkerhet) och enligt den internationella standarden för informationssäkerhet. De bakomliggande styrdokumenten är obligatoriska för statens myndigheter och verksamheten står under uppsikt av Myndigheten för säkerhet och beredskap (MSB). I förhållande till kommuner och landsting har MSB en stödjande och rådgivande roll. MSB och Riksarkivet publicerade 2012 en gemensam rapport - Vägledning för processorienterad informationskartläggning. MSB och Riksarkivet. Stockholm I rapporten redovisas en utredningsmodell där verksamheten och den information som hanteras kartläggs i en gemensam process. MSBFS 2009:10 SS-ISO/IEC 27001: 2006 Ledningssystem för informationssäkerhet SS-ISO/IEC 27002:2005, Riktlinjer för styrning av informationssäkerhet.

16 Sahlen Arkivkonsult AB
Registratur Metadata För att data och dokument ska kunna återsökas och företes som bevis om åtgärder och beslut krävs ett de förses med olika slag av metadata. Handlingsregistrering enligt offentlighets- och sekretesslagen är en viktig metadata. Myndighetens dokumenthantering och diarieföring innehåller även andra metadata som beskriver det diarieförda ärendet, processen, den organisatoriska kontexten - t ex uppgifter från metakataloger. Därutöver finns även metadata inom respektive sektor, t ex metadata som beskriver diagnoser och åtgärder inom hälso- och sjukvården. I de informationssystem som utvecklas måste sådan sektorsspecifik metadata hanteras tillsammans med generell/gemensam metadata. Vägledning för hantering av metadata i dokumenthantering - se ISO 23081, Dokumentation -Dokumenthantering - Metadata för dokumentation

17 Resurs för metadatahantering
Sahlen Arkivkonsult AB Resurs för metadatahantering E-förvaltningen behöver en registraturfunktion som hanterar registreringsfrågor och metadatafrågor på ett systematiskt sätt. Eftersom registraturen förvaltar en viktig nyckel till hela informationslagret - både aktuella dokument och arkiv - behöver arkivariekompetensen vara närvarande men det krävs även samverkan med t ex verksamhetsarkitekter och IT-strateger.

18 Dokumentation - Dokumenthantering
Sahlen Arkivkonsult AB Dokumentation - Dokumenthantering Denna funktion innefattar beslutet att dokumentera, beslut om hur dokumentationen ska vara beskaffad, dokumentationsaktiviteten som sådan och hanteringen av den dokumentation som skapats. Funktioner i dokumenthanteringen beskrivs i ISO och ISO ISO 30300, Ledningssystem för verksamhetsinformation, handlar om ledningens ansvar på dokumenthanteringens område.

19 Sahlen Arkivkonsult AB
Processkoppling

20 Processmetadata enl RA-FS 2008:4 kap 6
Sahlen Arkivkonsult AB Processmetadata enl RA-FS 2008:4 kap 6 Myndigheten ska fastställa en klassificeringsstruktur som representerar verksamheten. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande av arkivförteckning. Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen ska representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten. Samtliga processer som avsätter handlingar ska representeras i klassificeringsstrukturen. Samtliga processer som representeras i klassificeringsstrukturen ska beskrivas grafiskt eller i text.

21 Uppdrag – process - arkiv
Sahlen Arkivkonsult AB Uppdrag – process - arkiv

22 - projektorganisation - metod - begrepp - tillvägagångssätt 2.
1. Bestämma: - projektorganisation - metod - begrepp - tillvägagångssätt 2. Beskriva uppdrag enligt styrdokument Dokumentera befintliga strukturer: - systemförvaltning - informationssäkerhet 3. Tre verksamhetstyper: 1. Ledning 2. Verksamhetsstöd 3. Kärnverksamhet Identifiera och gruppera – inte detaljbeskriva 4. Klassificeringsschemat formaliserar den struktur som beskrivs i processkartan. Den visar hur organisationens uppdrag fördelas i huvudfunktioner, funktioner och underfunktioner.

23 Dokumentationsplan och arkivförteckning.
5. Värderingen gäller den information som alstras och hanteras i respektive funktion. Kan resultera i en bevarandeplan där vi identifierar processer som innehåller information värd att bevara. 6. Information som ska bevaras inventeras i de system/förvaltningsobjekt de tillhör. Systemen bör beskrivas enligt RAFS 2009:1-2 7. Dokumentationsplan och arkivförteckning. Här redovisas digitala och analoga handlingar med uppgift om var och hur de förvaras 8. När system/förvaltningsobjekt innehåller information som ska bevaras måste systemförvaltningen ansvara för att informationen kan prepareras för senare överföring till system för bevarande enligt RAFS 2009:1-2.

24 Sahlen Arkivkonsult AB
Klassa-projektet , SKL Målet med SKL:s klassificeringsprojekt är att utarbeta en hierarkiskt uppbyggd klassificeringsstruktur för verksamheter inom kommuner inkl kommunala bolag samt landsting och regioner. Strukturen ska utformas på ett sätt som kan utgöra exempel för hela den offentliga sektorn. Strukturen ska kunna beskrivas och systematiseras till ett punktnoterat schema. Schemat ska kunna användas som en diarieplan men även kunna nyttjas till dokumentmetadata, struktur för e-arkivet etc.

25 Systemförvaltning och dokumenthantering
Sahlen Arkivkonsult AB Systemförvaltning och dokumenthantering Den verksamhetsnära systemförvaltningen är en del av dokumenthanteringen. IT-systemen uppträdde först som begränsade stöd till en pappersbaserad dokumenthantering. Numera är myndigheternas verksamhet i princip helt datoriserad och deras kärnverksamhet bedrivs ofta genom systemen. I en miljö där alla dokument och all registerdata och metadata hanteras i system - producerade där eller importerade dit - framstår systemförvaltningen som en avgörande del av dokumenthanteringen. Om systemförvaltningen misslyckas med att förvalta dessa dokument och data då är hela dokumenthanteringen förfelad och efterföljande funktioner (arkivering, arkivförvaltning) är dömda att misslyckas.

26 Mellanarkiv - Slutarkiv Ansvar
Sahlen Arkivkonsult AB Arkivering Mellanarkiv - Slutarkiv Ansvar Överföring av handlingar data och metadata till arkiv innebär att ansvaret lämnar den verksamhet där handlingarna infångades/skapades. Både för avlämnare och mottagare krävs en reglerad hantering som kan granskas i efterhand. Elektroniska handlingar ur verksamhetssystem behöver ofta åtgärdas - t ex konverteras till annat format - för att kunna långtidslagras. Arkiveringsfunktionen bör utvecklas på ett sätt som motsvarar standarden OAIS.

27 Mellanarkiv och system för bevarande
Sahlen Arkivkonsult AB Mellanarkiv och system för bevarande

28 Strategi för bevarande
Sahlen Arkivkonsult AB Strategi för bevarande Strategiska åtgärder med IT-systemen av den typ som föreskrivs i RAFS 2009:1-2 måste omhändertas inom systemförvaltningen, som en normal del av dokumenthanteringen. RA-FS 2009:1 innehåller föreskrifter om Kap 3 Strategi för planering och bevarande av elektroniska handlingar Kap 4 Åtgärder för bevarande hos myndigheten Kap 5 Dokumentation av elektroniska handlingar Kap 6 Informationssäkerhet med avseende på elektroniska Kap 7 Överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndigheten

29 Sahlen Arkivkonsult AB
Arkivförvaltning Arkivförvaltningen innefattar dels traditionell förvaring och vård av analoga handlingar, dels den mer aktiva hantering som krävs för att elektroniska handlingar ska kunna återanvändas. Konvertering, systemmigrering, metadatahantering, åtgärder för tillgänglighet m m är återkommande åtgärder i en långsiktig e-arkivmiljö. För den elektroniska arkivmiljön gäller dessutom att förvaringen rent fysiskt ofta är distribuerad till olika platser, möjligen även outsourcad som molntjänst. Även arkivförvaltningen måste organiseras så att den motsvarar OAIS. I Riksarkivets regi pågår nu arbete för utveckling av en nationell e-arkivlösning.

30 Rutiner för leveranser till e-arkiv Mottagningsfunktion med kontroll
Sahlen Arkivkonsult AB Krav på e-arkiv enligt RA-FS 2009:1 kap 3-4 och RA-FS 2009:2 Rutiner för leveranser till e-arkiv Mottagningsfunktion med kontroll Format för bevarande Säker lagring Sök- och tillhandahållandefunktion Informationsredovisning Gallring av handlingar i SB Rutiner för överföring mellan e-arkiv Administration och övervakning

31 Sahlen Arkivkonsult AB
Ledningsfunktion Enligt ISO Ledningssystem för verksamhetsinformation ska ledningen säkerställa att LVI är förenligt med organisationens strategi integrera kraven i LVI i organisationens verksamhetsprocesser upprätta en policy för LVI säkerställa roller, ansvar och befogenheter för hantering av LVI analysera verksamhetsprocesserna och bestämma krav på dokumentation bedöma vilka risker som uppstår om verksamhetsinformationen inte uppfyller kraven beskriva processerna för hur verksamhetsinformation skapas, styrs och hanteras i systemen

32 Arkivmyndighetens uppgifter: - tillsyn - planering - uppföljning
Sahlen Arkivkonsult AB Arkivmyndighetens uppgifter: - tillsyn - planering - uppföljning - strategi - regelverk Driftsansvar för e-arkiv och analoga arkiv Samordning med systemförvaltning och arkitektur Samordning med informationssäkerhet