Kapitel 14 Mätning och styrning av inköpsresultat

Program Faktorer som påverkar mätning av inköpsresultat Varför mäta inköpsresultat? Hur bedöms inköpsresultat? Mätande av inköpsresultat Inköpsbudgetar, inköpsbesparingar och andra resultatmätningar Sarbanes Oxley och inköpsstyrning Inköpsrevision som ett ledningsverktyg

Mätning av inköpsresultat En av de viktigaste faktorerna som påverkar mätning av inköpsresultat är vilken syn ledningen har på inköpsfunktionens roll och vikt. Ledningen kan se inköpsverksamheten som en (1) Operativ och administrativ aktivitet: Ledningen utvärderar inköpsverksamheten på parametrar som inköpsorderstock, administrativ ledtid, antal utfärdade beställningar, antal anbudsförfrågningar, regelverkets efterlevnad etc. Kommersiell aktivitet: Ledningen är medveten om besparingspotentialen som inköp representerar. Parametrar som används är inköps totalt antal rapporterade besparingar, antal ingångna avtal, rapporter om prisvarians, inflation etc.

Mätning av inköpsresultat Ledningen kan se inköpsverksamheten som en (2) Del av integrerad logistik. Ledningen blir medveten om att prisjakt har sina nackdelar och kan leda till suboptimering. Utvärdering siktar på kvalitetsförbättringar, ledtidsreduktion och förbättrad leveransprecision I leverantörsledet. Strategiskt affärsområde. Inköpsfunktionen är aktivt involverad I att besluta om företagets kärnverksamhet. Ledningen utvärderar inköpsfunktionen utifrån antalet förändringar I leverantörsbasen och dess bidrag till vinsten I form av genomförda besparingar. På det sätt inköpsaktiviteter mäts och bedöms skiljer sig för varje betraktat företag. Detta gör det nästan omöjligt att utveckla en enhetlig metod eller ett system för mätning av inköpsresultat.

Mätning av inköpsresultat Alternativa synsätt Inköpsfunktionens hierarkiska position Mätetal Operativ och administrativ aktivitet Långt ner I organisationen Antal order, inköpsorderstock, bemyndiganden, … Kommersiell aktivitet Rapporterar till ledningen Besparingar, prisvarians, antal anbudsbegäran antal single/sole sources,… Del av integrerad logistik Inköpsfunktionen är integrerad med andra funktioner som befattar sig med material. Kvalitet, inköpsledtid, leveransprecision, … Strategiskt affärsområde Inköp är representerat I högsta ledningen. Tidig involvering i inköpsprocessen, borde-kosta-analys, köpa/tillverka, antal upphandlingar och e-auktioner, förändringar i leverantörsbasen, …

Varför ska man mäta inköpsresultat? Vilka fördelar kan hämtas från systematisk resultatutvärdering? Bättre beslutsfattande Bättre kommunikation med andra avdelningar Bättre synlighet med avseende på inköpsresultatet Bättre motivation för inköpare Kollektivt sett indikerar dessa kommentarer att utvärdering av inköpsresultat borde resultera i högre värdeskapande genom inköpsfunktionen.

Bedöma inköpsresultat Inköpsresultat kan anses vara resultat av två delar : Resultateffektivitet: Resultatutfall / Planerat resultat (dvs. materialkostnader, kvalitet, logistik, innovation ..) Resurseffektivitet: Kostnadsutfall / Planerad kostnad (dvs. administrativ ledtid, antal order per inköpare..) Inköpsresultat kan således definieras som den omfattning som inköpsfunktionen kan genomföra dess förutbestämda mål genom att utnyttja ett minimum af företagets resurser (dvs kostnader)

Mätning av inköpsresultat Det finns fyra dimensioner för vilka mätning och utvärdering av inköpsaktiviteter kan baseras på Pris- / kostnadsdimension Produkt- / kvalitetsdimension Logistikdimensions Organisationell dimension Dessa dimensioner är starkt förknippade med varandra…

Inköpsresultat Styrning av priser & kostnader Inköpens Nyckelområden för mätning av inköpsresultat Styrning av priser & kostnader Inköpens materialkostnader/ materialpriser Reduktion av priser & kostnader för material Involvering av inköpsfunktionen I ny produktutveckling Resultat-effektivitet Produkt / kvalitet Inköp och total kvalitetsstyrning Inköpsresultat Adekvata anmodanden Policy för ordrar och lager Inköpslogistik Leverantörers leveransprecision Medarbetar Resurs-effektivitet Inköps- organisation Ledning Procedurer och policyer Informationssystem

Vad ska mätas? Dimensionen inköpspris/inköpskostnad Dimensionen avser förhållandet mellan standarpriser och de verkliga priser som betalas för material och tjänster. Distinktion görs mellan: Pris-/kostnadskontroll Kontinuerlig övervakning och utvärdering av priser och prisökningar då de meddelas av leverantörerna (exempelvis mätetal för avkastning på investering (ROI), materialbudgetar, rapporter över prisinflation) Pris-/kostnadsreduktion Kontinuerlig övervakning och utvärdering av aktiviteter som initieras för att minska kostnader på ett strukturerat sätt (exempelvis söka nya leverantörer, värdeanalys, materialsubstitution) Budgetar är viktiga verktyg för planering och övervakning av resultat med avseende på pris- och kostnadsdimensionen.

Vad ska mätas? Dimensionen för produkt och kvalitet Dimensionen avser inköpsfunktionens ansvar att säkerställa att produkter och tjänster levereras av leverantörer i enlighet med krav och specifikationer. Inköps inblandning i utveckling av nya produkter Exempel på mätetal: antal mantimmar som spenderas av inköp på utvecklingsprojekt, antal tekniska ändringsorder och avvisningskvoten i utfallsprov Inköps bidrag till totalkvalitetsstyrning (TQM) Exempel på mätetal: avvisningskvot på ankommande gods, antal godkända / certifierade leverantörer

Vad bör mätas? Inköpslogistisk dimension Den här dimensionen avser den roll som inköp har för att bidra till ett effektivt inflöde av inköpta varor och tjänster. Denna omfattar följande huvudaktiviteter: Kontroll över att inköpsanmodanden behandlas korrekt och i tid. Kontroll över leverantörernas rättidighet Kontroll över levererade kvantiteter Leverantörsutvärdering och leverantörsvärdering är metoder för att övervaka och förbättra leverantörernas prestationsförmåga med avseende på kvalitet och leveransprecision.

Vad bör mätas? Inköpsorganisatorisk dimension Den här dimensionen omfattar de viktigaste resurserna som används för att uppnå inköpsfunktionens syften och mål: Inköpsmedarbetare Inköpsledning Inköpsprocedurer och riktlinjer Inköpsinformationssystem

Vad bör mätas? Dimension Mätning inriktad på K/T* Exampel Exempel på inköpsmätetal Dimension Mätning inriktad på K/T* Exampel Inköpta material priser och kostnader Kostnadsstyrning, inköpta material Kostnadsminskning, inköpta material K Materialbudgetar, avvikelserapporter, prisinflation, rapporter, inköpsomsättning Besparingar i och undvikande av inköpskostnader Påverkan på avkastning och investeringar Produkt/ kvalitet på inköpta produkter Tidig involvering av inköps-avdelningen i utvecklingen av nya produkter Ankomstkontroll av varor och kvalitetskontroll T Tid som inköpsavdelningen lagt på design- och konstruktionsprojekt, procent underkända prover bland prover Procent underkända, Procent kasserade, procent Inköps-logistik och leveranser Övervakning av anmodan Leveransprecision (kvalitet och kvantitet) T/K Administrativa ledtider i inköpet, inköpsorderstock (per inköpare) Forcerade ordrar (order), leveransprecisionsindex per leverantör, materialbrister, lageromsättning, JIT-leveranser Inköps-personal och organisation Utbildning och motivering av inköpspersonal. Styrning av inköpskvalitet Inköpssystem och procedurer Inköpsundersökningar Analys av tid och arbetsbelastning på inköpsavdelningen, inköpsbudget, inköps- och leverantörsrevision. * Fotnot: K = kontinuerlig, T = tillfällig

Vad bör mätas? Vart och ett av de fyra dimensionerna kan mätas och utvärderas på olika sammanslagningsnivåer: Produktnivå Leverantörsnivå Inköparnivå Avdelningsnivå Företagsnivå

Inköpsbudgetar Inköps materialbudget Inköpsbudget indirekta material Bestämmer ofta över 50% av slutproduktens tillverkningspris Planerings- och styrverktyg Prognostisering av varuvolymer och priser Täta möten mellan inköpare och produktionsplanerare Inköpsbudget indirekta material Underhållsutrustning, reservdelar, kontorsmaterial Baserad på historisk användning plus viss marginal Investerings- och verktygsbudget Ledningens ansvar, inköp har en stödjande roll Baserad på produktionsplan Avdelningsbudget Organisationens kostnader baserat på en fast mängd anställda

Inköpsbesparingar Inköpsbesparingar Kostnadsundvikande, skillnader mellan de historiska och nuvarande priserna som dock inte är av hållbar karaktär Kostnadsreduktion, leverantörsbyte eller specifikationsförändring; hållbar karaktär Punkter som bör uppmärksammas i ett kostnadsreduktionsprogram: Tydliga mål som beaktar inköpsbesparingar Eliminera sådant som inköp inte kan påverka Skillnad mellan förväntade och genomförda besparingar Oberoende verifiering av inköpsbesparingar

Mätetal och kvoter Exempel på mätning av kvaliteten på inkommande varor och tjänster Procent avvisade leveranser relaterat till det totala antalet leveranser. Procent avvisat, men reparerat. Kostnader för att reparera inkommande varor och tjänster. Avvisning i produktionslinjen, beroende på undermållig kvalitet i komponenter. Kostnader relaterade till kvalitetskontroller Antal kreditfakturor från leverantörer Antal kvalitetsanspråk gentemot leverantörer och vilka belopp som är involverade.

Mätetal och kvoter För vilka produkter behöver man denna information? Problematiska leverantörer Viktigt för att driva produktionen framåt Kritiska kontra. icke-kritiska leveranser Baserat på data kan leveransprecisionsindex beräknas Otydlig relation mellan resurser och resultat kan vara ett problem vid mätning av inköpsförmåga Bedömning av inköpsavdelningens funktionsduglighet kan göras genom en inköpsrevision Medan dessa data rapporteras kan validitet och pålitlighet bli ett problem

Fallet Sarbanes-Oxley Bolagsstyrning för att undvika skandaler Strikta regler införda av de amerikanska senatorerna Sarbanes och Oxley (SOx) Anskaffningsstyrning för inköpsprocesser Inköp är känsligt för bedrägerier Anställning av en inköpsdirektör (CPO) för beskrivande och kontroll av inköpsprocesser och -transaktioner Ansvarig för att utforma processer tillsamman med VD(CEO) och ekonomidirektör (CFO).

Inköpsrevision som ledningsverktyg Genom inköpsrevision kan ledningen bedöma den omfattning till vilken inköpsavdelningen mål och syften är i balans med dess resurser. Revisionen måste utföras på ett sådant sätt att medarbetare inte känner sig hotade samt att man bygger upp förtroende och skapar professionalitet Revisioner kan vara av förebyggande eller korrigerande karaktär: Förebyggande revisioner kan jämföras med regelbundna kontroller Korrigerande revisioner fokuserar på akuta problem som uppstår i avdelningens funktionsduglighet

Inköpsrevision som ledningsverktyg Delarna i en inköpsrevision Affärsmiljö Verksamhetssystem FoU Teknik Drift Marknad Försäljning Försörjningskedja Inköpsfunktion Material- planering Produktion Fysisk distribution Inköps- behov Icke rutin Rutin Inköpsförmåga Leverantörsmarknad

Inköpsrevision som ledningsverktyg Faktorer som påverkar det slutliga inköpsresultatet: Krav som skapas för inköpsfunktionen av företagssystemet Förändringar i företagets försörjningskedja Möjligheter som leverantörsmarknaden ger för att uppfylla materialbehoven

Inköpsrevision som ledningsverktyg Del 1 Syften och mål Målorientering Vilka är inköpsavdelningens mål? Vilket ansvar har inköpsavdelningen? Till vilken omfattning är inköpsavdelningen s uppgifter beskrivna på ett objektivitet och verifierbart sätt? Kundorientering Har inköpsavdelningen en effektiv kommunikation med interna kunder? Reagerar inköpsavdelningen på interna kunders krav och behov på ett passande sätt? Har inköpsavdelning tillräcklig kunskap om ny intern utveckling och förändringar på leverantörsmarknaden? Risk Vilka är de största riskerna med avseende på prisbeteendet hos högvärdeskomponenter och beaktandet av tillgången till kritiska material? Är inköpsfunktionen tillräckligt medveten om dessa risker och vilka åtgärder som behöver göras för att hantera dem? Generellt sett: Är kontinuiteten i försörjnings- och inköpsverksamheten tillräckligt säkrad?

Inköpsrevision som ledningsverktyg Resurser Resultat och resurser I vilken utsträckning utför inköp sina uppgifter och uppfyller sina mål? Är inköpsavdelningen tillräckligt utrustad med avseende på medarbetare och system så att förväntningar kan infrias? Vilka åtgärder tas för att förbättra resultat, system och humankapital? Flexibilitet Reagerar inköp på rätt sätt när materialkrav eller interna behov förändras? Är inköp tillräckligt intresserad av att införa ny teknik? Vilka viktiga förändringar har gjorts med avseende på servicenivå och organisering hos inköpsavdelningen? Ledarskap Är gruppdynamiken inom inköpsavdelningen tillräckligt utvecklad? Är inköpsavdelningen en välrespekterad partner för diskussioner om problem hos interna kunder? Vilka åtgärder har vidtagits för att upprätthålla kvaliteten hos medarbetarna? Del 2

Beräkning av leveransprecisionsindex(1) Leveran-tör Förtidighet i veckor I tid Försening i veckor För många/ få >8 8-5 4-3 2 1 3 >4 Viktningsfaktor 1,0 0,9 0,6 0,2 0,0 0,5

Beräkning av leveransprecisionsindex(2) Leverantör X Leverans-tid Kvantitet Beställn. nummer Leverans Mottagen Beordrat Vikt Poäng vecka kvantitet mottagen faktor 123456 35 38 120 0,2 x 100 20 234561 32 0,6 x 100 60 345612 1 x 100 100 456123 130 0,5 x (130-120) -5 561234 110 0,5 x (120-110) Total 380 -10 Leveransprecisionsindex (poängutfall/maxpoäng) x 100%= 370/500 x 100%= 74%

Slutsatser Mätning av prestationer inom inköp är en kritisk del i inköpsledningsprocessen. Mätning av prestationer inom inköp är viktigt, eftersom det kommer att leda till större synlighet och erkännande hos andra verksamhetsfunktioner. Objektiv mätning är svårt, eftersom det lider av svaga definitioner och tunn rapportering. När man mäter inköpsförmåga föreslås att fokusera både på resultateffektivitet och resurseffektivitet.