Flödesbeskrivning utlägg från Primula till Agresso Utbildning Primula 2014-05-26

Utlägg 1(2) Medarbetare Behov Utlägg/ inköp Kvitto registreras i Primula Inst/avd Överens- kommelse Rekvisition Faktura Kontroll och kontering Attest Slutattest Prefekt/chef Personalavd Löneberäkning och kontroller Ekonomiavd Månads- omställning Evry Nordea

Möjlighet att stoppa utbet Utlägg 2(2) Medarbetare Lön disponeras Får ny utbetalning Inst/avd Lönekostnads- spec Personalavd Bemyndigande Ekonomiavd Bokföring Kvitto på löneutbet Ej utkvitterad lön. Evry Filbearbetning Nordea Lönefil Möjlighet att stoppa utbet Utbetalning Kommer som en fil den 20 i varje månad och då bokförs det som är inrapporterat från Lönesystemet till Ekonomisystemet. Har inget med själva utbetalningen att göra, den går sin egna väg till Nordea. Först testinläser jag den här filen och får då upp en lista med * som indikerar vilka poster i lönefilen som inte kommer kunna bokföras korrekt och i så fall hamna på 2999 (felkonto). Exemepl: anställningen saknar kontering (kan tex vara en tom datum på konteringen/anställningen) Stängda KB/projekt – vid varje inrapporterad retroaktiv händelse hämtas den för perioden aktuell kontering. Kan vara utlägg etc. Men om man gjort en omföring kommer det hamna på konteringen som omföringen avser (gjord i Primula) Stängda Org tex 3740 – rektorsutbildningen. Personer som ej varit verksamma sedan 2012 kan ligga med kontering enl gamla org – dummy KB. I samband med lönekörningen görs också utbetalningarna till tex Skatteverket, Spv, Om en anställd har flera anställningar, men är tjänstledig från de måste ändå vara konterade. Tex doktorander etc. Bokföring av nettolönen: (-) Riksgälden 1910, (-) Plusgiro ut 19321, (+) överföring från räntekonto 19341, (+) skuld till bank nettolön 2592. April 44,2 miljoner kr.

LöneKostnadsPålägg, LKP LöneBiKostnader, LBK Sociala Avgifter Löneavgifter 407* Utbildning Primula 2014-05-26

Består av: Lagstadgade arbetsgivaravgifter Bl.a sjukförsäkring, arbetsskadeavgift & föräldraförsäkring. Fasta procentsatser. Avtalsförsäkringspremier Bla Sparpremie, tjänstegrupplivförsäkring & personskadeersättning Vissa fasta procentsatser andra beror på ålder, lön, tjänstetid. Avgifter för ålderspension Individuell och Kompletterande ålderspension (Iåpen & Kåpan) Övriga avgifter Avgift till Trygghetsstiftelsen Medlemsavgift till Arbetsgivarverket Avsättning för omställningsarbete 2. Om man jämför LKP med andra universitet och högskolor är det den här beräkningen som påverkar mest eftersom det är sammansättningen av anställda som är grunden för kostnaden. 2 & 3.Statlig tjänstepension = Individuell ålderspension (Iåpen), Kompletterande ålderspension (Kåpan) och Förmånsbestämd ålderspension (avtalsförsäkringspremierna) 4. Trygghetsstiftelsen bygger på trygghetsavtalet från 1990” När en statsanställd blir uppsagd på grund av arbetsbrist är det Trygghetsstiftelsens uppgift att så långt möjligt förhindra att han eller hon blir arbetslös” AGV Arbetsgivarverket är en medlemsstyrd statlig arbetsgivarorganisation. Medlemmar är 250 myndigheter, affärsverk och andra arbetsgivare med anknytning till det statliga området. Tillsammans utvecklar vi och samordnar den statliga arbetsgivarpolitiken och tecknar kollektivavtal för 250 000 anställda. Omställningsarbete, centralt avtal från 2001 ska arbetsgivaren avsätta en procentsats av lönesumman för tex kompetensutveckling. Policy dokument på medarbetare.

Lönekostnadspålägg (LKP) per åldersgrupp 2014, Lnu "Från och med året man fyller…" Upp till 26 år Ålder 27-65 Ålder 66-73 Ålder 74-   Födda 1988 - Födda 1987-1949 Födda 1941–1948 Födda - 1940 1. Lagstadgade arbetsgivaravgifter 15,490% 31,420% 10,21% 2. Avtalsförsäkringspremier 10,155% 0,010% 3. Individuell ålderspension 2,500% Särskild löneskatt på Individuell ålderspension 0,607% Kåpan PA 03 2,000% Särskild löneskatt på PA03 0,485% 4. Trygghetssstiftelsen 0,300% Medlemsavgift AGV 0,085% Omställningsarbete SUMMA LKP 31,92% 47,852% 10,91% 0,70% Avgifter 2013 Bruttolön 711 mkr 216 000 tkr 68 000 tkr 16 500 tkr 13 300 tkr 2 100 tkr 585 tkr avs 2 100 tkr anv 1 350 tkr Storleken på och vilka avgifter som genereras i Primula hämtas via personnumret.

LKP Från Primula till Agresso Lön Arvode Skattepliktiga förmåner Personnummer: Avgör vilket LKP Lönefilskörning Agresso via fil LKP på 4070, 4071, 4074 (och 4078) 4070 löneavgifter Primula (för alla upp tilll 65) 4071 löneavgifter Primula över 65, 4074 arvodeavgifter, 4078 semesterlöneavgifter Primula. Särskild Löneskatt 24,26% av premierna. Agresso via BK org 9910 AGA (lön, arvode, sem) 4511, 4514, 4561 SLS 4531 4532 Premier, Kåpan, Iåpen mm 46* Medlemsavgift AGV 4921

Hur ser omföringar ut i Agresso? Utbildning Primula 2014-05-26

Omföringen summeras per varje unik kodsträng. Hela summan bokas på innevarande period även om den avser längre tillbaka i tiden. Triggrarna går på 4011-4074 enl fastställda procentsatser, på verkskoden. Så om en kontering är en kreditering via omföring, följer både Lkp och triggrar med. Åskådliggöra hur det ser ut i Agresso Svårare att följa triggern eftersom det inte står något namn

Representation, resor och förmånsbeskattning Utbildning Primula 2014-05-26

Representation Allmänt: Vad är extern representation? Riktar sig mot företrädare från andra högskolor, universitet eller organisationer Uttryck för ”sedvanlig gästfrihet” Ingår i LNUs led i kontakter med omvärlden Ska ha ett omedelbart samband med LNUs verksamhet Vad är intern representation Informationsmöten, personalfester Interna möten för LNUs verksamhet – förtäring ingår som en ”naturlig del” Personalfest=> max 2 ggr per år

Representation, forts Om det inte är representation vad är det då? Interna kurser och konferenser Ingår i kursplanering gentemot studenter Skattefria personalvårdsförmåner Akademisk högtid Privat kostnad => arbetslunch Syftet är avgörande!

Personalkonferenser - interna Kriterier Ett detaljerat program ska upprättas i samband med planeringen av konferensen Minst 6 timmar per hel dag (restid på normal arbetstid får räknas in) Gemensamma sociala arrangemang får ingå ”normal” konferensmat ska väljas, vin och öl får ingå vid ett tillfälle – återhållsamhet ska gälla Resultatet av konferensen ska dokumenteras och kunna visas

Förmåner Grundregel: förmåner som utges av arbetsgivaren är skattepliktiga => arbgavg, skatteavdrag, kontrolluppgift Undantag: Förmån av kost vid tjänsteresa och representation Personalvårdsförmåner Gåvor till anställda

Förmån av kost vid tjänsteresa och representation Grundregel: Kost som arbetsgivaren står för och som den anställde inte behöver betala för är alltid skattepliktig Undantag: Fri kost på allmänna transportmedel om det ingår i priset Fri frukost på hotell om det ingår i priset Fri kost vid representation (extern, intern, personalkonferenser etc)

Personalvårdsförmåner Förmåner av mindre värde som riktar sig till hela personalen, ej ersättning för arbete, enklare åtgärder för att skapa trivsel Motion och annan friskvård Enklare förtäring i samband med arbete som inte kan ersätta frukost, lunch eller middag Kaffe, bulle, godis, frukt, vatten, smörgås/fralla

Gåvor till anställda Grundregel: är alltid skattepliktiga = ersättning för arbete Undantag Julgåvor (450 kr inkl moms Jubileumsgåva, tex när LNU firar 10, 20, 25, 50, 75 eller 100-årsjubileum Minnesgåva; efter lång anställning – 30 år, anställd fyller 50 år, gåvor vid pensionsavgång, anställning upphör, längre tids sjukdom

7 st. öl, Höga Kusten 0.5 l à 65 kr inkl. moms 1. Tre anställda har firat avslutningen av ett längre, mycket lyckat idrottsprojekt och den nöjda projektledaren har begärt ersättning för utlägg. Biljetter hockeymatch Växjö Lakers – HV71 torsdagen 6 februari kl. 19.00 3st à 249kr inkl. moms. 7 st. öl, Höga Kusten 0.5 l à 65 kr inkl. moms 3 st. whiskey Arbelour 10-årig 6 cl à 24 kr/cl inkl. moms Dricks 48 kr Uppfyller ej kriterierna för intern representation, privat kostnad Sprit är inte ok, varken internt eller externt. Dricks ersätts ej. Intern representation, alkoholmängd (sprit), dricks (kommentera dricks utomlands), överstiger värdet för internrepresentation.

4 st. Hyttsill inkl. lättöl/vatten à 149kr 2. Två anställda har bjudit in ett kommunalråd och en landstingspolitiker till en planerings- och teambuildingsdag för regional samverkan. En av de anställda på Lnu har begärt ersättning för utlägg och lämnar info om syfte och vad som ingick samt en kontokortsslip märkt ”ej kvitto på köp” . 4 st. Hyttsill inkl. lättöl/vatten à 149kr 2 st. specialtillverkade glaspjäser i form av Linneuniversitetets träd à 349 kr. Uppfyller kriterier för extern representation Understiger det totala representationsbeloppet Kvittot är inte ok. På Kvittot måste vara specificerat; moms och vad som köpts. Externkonferens, gåvor, underlag.

Grundregeln är att alla gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. 3. En anställd har köpt blommor till tre kollegor på sin avdelning och begär ersättning för utläggen. Alla buketter kostade 295 kr st. inkl. moms En kollega har varit och är fortsatt sjukskriven pga svår pollenallergi, väntas tillbaka i augusti. En kollega slutar. Chefen fyller 55 år. De två översta är ok. Grundregeln är att alla gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. Blommor- för hur mycket, av vilken anledning.

4. Räknas efterföljande lunch i samband med institutionsmöte eller avdelningsmöte som intern representation eller inte? Ska det i så fall förmånsbeskattas? Svar: Om det är ett informationsmöte som arbetsgivaren kallat till och det inte är regelbundna med korta intervall återkommande möten så räknas detta som intern representation och en skattefri måltid för den anställde. Om det däremot träffas en mindre grupp för ett arbetsmöte eller information (ej hela avdelningen) där man sedan går och äter lunch tillsammans så är detta en arbetsmåltid som är skattepliktig för den anställde. SKV:s definition är att ”om arbetsgivare samlar hela personalen eller avdelning och håller enstaka och viktig information är mötet hänförligt till intern representation. Det kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor och andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sin personal. En gemensam måltid i anslutning till ett sådant möte beskattas inte.” Spara och bifoga (till fakturan) program/dagordning där syftet med och innehållet i mötet framgår + deltagare

5. Hur konteras kringkostnader vid personalkonferens, tex kostnad för guide i samband med personalaktivitet? Svar: Det rör sig om personalkostnader och ska konteras i ktoklass 4*. Något speciellt konto finns inte för denna typ. Kontering föreslås på konto 4986, övriga personalkostnader

6. Linnèuniversitetets styrelse avhandlar styrelsemöte och avslutar med lunch. Räknas detta som intern representation eller arbetslunch och ska i så fall förmånsbeskattas? Svar: Lunch i samband med styrelsemöte räknas som arbetslunch och ska förmånsbeskattas hos styrelseledamöterna.

7. LNUs styrelse har åkt iväg på ett längre planeringsmöte med övernattning där även ett studiebesök på Lunds universitet ingår utöver det ”vanliga” styrelsemötet som avhandlas på ett par timmar. Ska lunchen som man får före styrelsemötet förmånsbeskattas? Svar: Nej, i detta fallet gäller samma regler som vid intern personalkonferens, dvs 6 timmars planerad tid. Ingen förmånsbeskattning

8. Fakultetskansliet på FSV planerar en heldags planeringskonferens i Kalmar för all personal. Schemalagd tid är mellan 10.00-16.00 inkl 1 timmes lunch. Är detta ett ”godkännt” upplägg trots att konferenstiden inte uppgår till 6 timmar? Svar: Ja! Restid får inräknas till den del det sker under normal arbetstid

Svar: Privat kostnad som ska förmånsbeskattas! 9.En grupp lärare på FKH har ett planeringsmöte inför kommande kurser, en förmiddag i oktober, och avslutar med lunch på restaurang Kristina. Räknas lunchen som personalvård, intern representation eller en privat kostnad som ska förmånsbeskattas? Svar: Privat kostnad som ska förmånsbeskattas!

10. I samband med öppet hus för blivande studenter på LNU en lördag i juli, inför terminstarten bjuds de anställda som jobbar då på lite enklare förtäring i form av baguette med skagenröra med mineralvatten till. Hur hanteras detta? Svar: Detta räknas inte som en skattefri förtäring av mindre värde, utan ska förmånsbeskattas som en arbetslunch. Gränsen går vid fralla!

11. I samband med extern representation på Ristorante Venezia i Växjö rundas betalningen av uppåt med 78 kr. Hur hanteras detta? Svar: Dricks är inte tillåtet att lämna. LNU ersätter inte utlägget till denna delen.

12. En forskargrupp (7 pers) på FTK firar att de precis fått in ett stort externfinansierat projekt i hård konkurrens. Projektledaren har därför köpt 4 fl mousserande vin som hon bjuder kollegorna på strax innan man ska avsluta dagens arbete. Hon vill nu ha ersättning för utlägget i primula. Hur hanterar du detta? Svar: Ej tillåtet, varken enligt LNUs alkoholpolicy eller representationspolicy. Kan inte heller räknas som personalvård. Privat kostnaden ersätts ej, närmaste chef bör nog också meddelas om att alkoholpolicyn inte följs.

Arbetslunch, ska förmånsbeskattas 13. En anställd kallar med kort varsel samman ett planeringsmöte inför nästa termin. Eftersom alla medverkande har fulla kalendrar bestämmer man mötestid mellan 11-13.30 och köper in lunchsallader från Danska bageriet. Arbetslunch, ska förmånsbeskattas Förmånsvärdet är 84 kr per lunch/middag oavsett faktisk kostnad Däremot om måltiden är lyxbetonad, risk för förmånsbeskattning för faktisk kostnad Arbetslunch

Resor Minskning av traktamente Förmåns- beskattning   Minskning av traktamente Förmåns- beskattning Fri kost under tjänsteresa Ja Hotellfrukost som ingår i hotellpriset Nej Kost på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset Extern representation Intern representation

1. En anställd åker måndag morgon på tjänsteresa måndag till torsdag till Lnu´s Partner Universitet i Krakow, hemkomsten är söndag kväll. På resan följer makan med. Den anställde begär traktamente, ersättning för hotell och bilparkering på flygplatsen. Traktamente utgår måndag till torsdag. Inget traktamente utgår för hemresan på söndagkväll. Ersättning för hotell måndag till torsdag med avdrag på 25% då makan följde med. Ersättning för parkeringen utgår måndag till torsdag, förutsatt att bil var det lämpligaste färdmedlet till flygplatsen. Utlandstraktamente, avdrag för medföljande make, resetid. Tjänsteresan börjar och slutar när, semester övr. tid?

Datum för resorna behövs Precisera sträckan/sträckorna 2. En anställd begär bilersättning januari och februari med syfte ” i tjänsten”. 1000 km. Datum för resorna behövs Precisera sträckan/sträckorna Syftet mer detaljerat. Ingen ersättning ges för resor till och från arbetet. ”Mötes- och resepolicy” Resväg? Ersätter vi bilresor mellan v-ö & kalmar? Med motivering? Behövs datum?

Endagsförrättning är ett skattepliktigt lönetillägg, 100 kr/ dag 3. En anställd åker över dagen till Stockholm för att delta i ett viktigt seminarium och lägger in begäran om traktamente. Endagsförrättning är ett skattepliktigt lönetillägg, 100 kr/ dag Endagsförrättning, mer än 50 km från bostad eller tjänsteställe – vad gäller för lnu, alla anställda har ETT tjänsteställe. Ej traktamente utan ”skattepliktigt lönetillägg”. Avdrag i procent frukost 15%, lunch middag 35%.

1. En anställd reser i tjänsten på konferens och ska presentera senaste nytt inom forskningen. Konferensavgiften för medlem är 500€, och serviceavgiften 200 €. Den anställde begär ersättning för utlägg av dessa två avgifter. Hen har också betalat medlemsavgift i ett nätverk inom sitt forskningsområde och vill ha ersättning för förmånsbeskattningen Medlemsavgiften är förmånsskattepliktig Serviceavgiften är skattefri Försök registrera Lnu/institutionen som medlem istället för en enskild anställd. Betala en ev. högre avgift för icke medlem. Lnu ersätter inte ev högre skattekostnad.

Representation Allmänt: Vad är representation? Om det inte är representation vad är det då? Definitioner och Kriterier Syftet är avgörande Skillnaden mellan extern-, intern representation och personalkonferenser.

7 st. öl, Höga Kusten 0.5 l à 65 kr inkl. moms 1. Tre anställda har firat avslutningen av ett längre, mycket lyckat idrottsprojekt och den nöjda projektledaren har begärt ersättning för utlägg. Biljetter hockeymatch Växjö Lakers – HV71 torsdagen 6 februari kl. 19.00 3st à 249kr inkl. moms. 7 st. öl, Höga Kusten 0.5 l à 65 kr inkl. moms 3 st. whiskey Arbelour 10-årig 6 cl à 24 kr/cl inkl. moms Dricks 48 kr Uppfyller ej kriterierna för intern representation, privat kostnad Sprit är inte ok, varken internt eller externt. Dricks ersätts ej. Intern representation, alkoholmängd (sprit), dricks (kommentera dricks utomlands), överstiger värdet för internrepresentation.

4 st. Hyttsill inkl. lättöl/vatten à 149kr 2. Två anställda har bjudit in ett kommunalråd och en landstingspolitiker till en planerings- och teambuildingsdag för regional samverkan. En av de anställda på Lnu har begärt ersättning för utlägg och lämnar info om syfte och vad som ingick samt en kontokortsslip märkt ”ej kvitto på köp”: 4 st. Hyttsill inkl. lättöl/vatten à 149kr 2 st. specialtillverkade glaspjäser i form av Linneuniversitetets träd à 349 kr. Uppfyller kriterier för extern representation Understiger det totala representationsbeloppet Kvittot är inte ok. På Kvittot måste vara specificerat; moms och vad som köpts. Externkonferens, gåvor, underlag.

Grundregeln är att alla gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. 3. En anställd har köpt blommor till tre kollegor på sin avdelning och begär ersättning för utläggen. Alla buketter kostade 295 kr st. inkl. moms En kollega har varit och är fortsatt sjukskriven, väntas tillbaka i september. En kollega slutar. Chefen fyller 55 år. De två översta är ok. Grundregeln är att alla gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga. Blommor- för hur mycket, av vilken anledning.

Resor Inledning Jocke Minskning av traktamente Förmåns- beskattning   Minskning av traktamente Förmåns- beskattning Fri kost under tjänsteresa Ja Hotellfrukost som ingår i hotellpriset Nej Kost på allmänna transportmedel som ingår obligatoriskt i priset Extern representation Intern representation

1. En anställd åker måndag morgon på tjänsteresa måndag till torsdag till Lnu´s Partner Universitet i Krakow, hemkomsten är söndag kväll. På resan följer maken med. Den anställde begär traktamente, ersättning för hotell och bilparkering på flygplatsen. Utlandstraktamente, avdrag för medföljande make, resetid. Tjänsteresan börjar och slutar när, semester övr. tid?

2. En anställd begär bilersättning januari och februari med syfte ” i tjänsten”. 1000 km. Resväg? Ersätter vi bilresor mellan v-ö & kalmar? Med motivering? Behövs datum?

3. En anställd åker över dagen till Stockholm för att delta i ett viktigt seminarium och lägger in begäran om traktamente. Endagsförrättning, mer än 50 km från bostad eller tjänsteställe – vad gäller för lnu, alla anställda har ETT tjänsteställe. Ej traktamente utan ”skattepliktigt lönetillägg”. Avdrag i procent frukost 15%, lunch middag 35%.

Förmånsbeskattning Allmänt Vad är det? Varför förmånsbeskatta? Olika typer av skattefria förmåner: personalvårdande (kaffe/te, frukt, fralla), friskvård (1500 kr/kalenderår) Olika typer av skattepliktiga förmåner: arbetsluncher, medlemsavgifter, läkemedel och sjukvårdsavgifter

1. En anställd reser i tjänsten på konferens och ska presentera senaste nytt inom forskningen. Konferensavgiften för medlem är 500€, och serviceavgiften 200 €. Den anställde begär ersättning för utlägg av dessa två avgifter. Hen har också betalat medlemsavgift i ett nätverk inom sitt forskningsområde och vill ha ersättning för förmånsbeskattningen Medlemsavgiften är förmånsskattepliktig Serviceavgiften är skattefri Försök registrera Lnu/institutionen som medlem istället för en enskild anställd. Betala en ev. högre avgift för icke medlem.