En yrkesroll under förändring Inköp En yrkesroll under förändring

Översikt Introduktion till inköp Operativt inköp Taktiskt inköp Strategiskt inköp Korta teoripass / grupp-arbeten eller diskussioner Intro och grunder idag Operativt inköp jan-feb Taktiskt inköp mar-apr Strategiskt inköp HT 2013 Grundläggande ämnen med ganska bred information där vi kan fördjupa oss i extra intressanta ämnen. Normalt kör jag ett kort teoripass som följs av diskussioner, grupparbeten, enskilda uppgifter och sedan en uppsummering med konklusioner. Teori 20 min – Övning / Diskussion 20 min – Summering / Reflektion 5 min. Klassisk modell med 40-45 minuters pass och 10-15 minuters andningspaus. Avbryt gärna med frågor om jag svamlar för mycket. Förstår ni inte så beror det på att jag är otydlig inte på att ni har svårt att förstå!

Anders Eriksson Educational Background Professional Background Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Professional Background Delkoncerns vd Addtech AB Vd Teleinstrument Nordic Group AB PAM Sourcing Ericsson Inköpschef ABB Hafo Inköpschef Würth Present Assignments Föreläsare Yrkes Högskoleutbildning Inköp Lärare i förhandlingsteknik Taktiskt inköp Holmen Paper Projekt för förbättrad kassalikviditet Diverse inköpsrelaterade projekt Spännande uppdrag Holmen Paper där jag deltar i projekt och supportar det taktiska inköpet. Examensarbete för YH klass samtidigt som en ny omgång börjar sin 2 åriga utbildning i kvalificerat inköp. Dessutom skall jag under 2013 ta fram ett leverantörsutvärderings program för det strategiska inköpet inom Holmen koncernen. Ny kurs i förhandlingsteknik för ett börsnoterat bolag november 2013. anders@gaetrading.se på tavlan eller om ni vill koppla ihop er med mig på Linkedin

Studenter Vem är jag Eventuell erfarenhet av Inköp Andra arbetsrelaterade erfarenheter Förväntningar på denna kurs Förväntningar efter avslutade studier Andra erfarenheter arbetsrelaterat Förväntningar på kursavsnittet inköp

Kurslitteratur Kurslitteratur: Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele ISBN 978-91-44-07427-6 Kompendium ”Inköp är roligt”  Referenslitteratur: Avtalsrätten - en introduktion Ramberg ISBN: 978-91-39-20509-8 Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson ISBN: 978-91-44-00692-5 Category Management in Purchasing, Jonathan O’Brian ISBN 978-0-7494-5257-5 Effso – Toolbox (www.effso.se)

Bra informationskanaler Offentlig upphandling www.konkurrensverket.se Effso www.effso.se Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbund www.silf.se International Federation for Purchasing & Supply Management www.ifpsm.org Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com Tre första sidorna på svenska och två andra på engelska. 2013-11-08 E-handel med alkoholdrycker Det är mycket viktigt med ett klargörande av lagligheten vad gäller de verksamheter som bedrivs av e-handelsaktörer som handlar med alkoholdrycker. Det framhåller Konkurrensverket i ett yttrande över betänkandet En väg till ökad tillsyn – marknadsföring av och e-handel med alkohol och tobak. EFFSO Startade 2007 och har idag c:a 45 konsulter som arbetar med: Rekrytering Bemanning Utbildning och träning Outsourcing av inköpsorganisationer IT system Offentlig upphandling

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

Vad är inköp? Lekmannainköp Professionellt inköp Pengarna bränner i fickan Hitta leverantör Hitta produkt Skapa behov Köp Lekmannainköp Identifiera behov Kravställ produkt Analysera leverantörs-marknad Budgetera Upphandla Professionellt inköp I århundraden var inköpsavdelningen en kameral funktion som i huvudsak hade till uppgift att se till att köp blev verkställda på ett juridiskt korrekt sätt, men något större ansvar för företagets affärer fanns sällan. Denna inköpsfilosofi benämns numera traditionellt inköp Det är tyvärr vanligt att bagatellisera vikten av professionellt utfört inköp. Exempelvis kan man möta attityder som ‘köpa kan väl alla göra’ eller ‘det är bara att lyfta luren’. Därför är det viktigt att tydliggöra de grundläggande skillnaderna mellan köp utförda av lekmän kontra köp utförda av professionella yrkesutövare. Lekmannainköp bygger ofta på erfarenheter från konsumentköp som är av ad hoc-karaktär; ensambeslut grundade på impulser, magkänslor eller andra enkla kriterier. Lekmannen tenderar heller inte att förhandla i speciellt stor utsträckning och är inte speciellt kostnadsmedveten. Professionellt inköp utgår istället från planering, analys, metodik, modeller samt rationella, välgrundade och tvärfunktionella beslut. Den professionella inköparen är mer förhandlingsbenägen och söker ständigt kostnadseffektivare lösningar. Exempel från Ericsson tiden med upphandling av testsystem

Definition av inköp: ”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura” “Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt” Arjan Van Weele Leverantörsreskontran förutom skatter, avgifter, pensionsavsättningar kommer ni att få jobba med en hel del under denna kurs. Grunden för ett effektivt inköp. Många har inte kontroll på sin leverantörs-reskontra och vet inte var dom spenderar 30-70% av sin omsättning

Vad gör en Inköpare? Väljer leverantörer Beställer produkter Diskuterar med leverantörer Diskuterar med interna enheter Hanterar avvikelser Hanterar avyttring Hanterar övr. admin Hanterar avtal Offertförfrågan Förhandling Leverantörsmarkn. undersök Leverantörsutveckling Fakturor Q-kontroll Produktspecar Statistik

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

Gutalagen från 1200 talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga …lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr Köper du oxe, pröva honom då i tre dagar. Två fel följa honom: det ena, om han ej drager, den andra, om han bryter hägnad I takt med att samhällen bildats så har också behovet av att reglera handeln ökat. Visby var tex en viktig del av Hansan som styrde handeln i Tyskland – England och Sverige. Gutalagen från 1200-talet, som reglerar viktiga frågeställningar som definition av fel i produkt, skyldigheten att kontrollera varan samt reklamationsfristen. Så har det fortsatt in i moderna dagar, dvs det parterna inte lyckats reglera själva har styrts upp genom lagstiftning.

Gustav Vasa som inköpare ”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar” Gustav Vasa till Kronobruket på 1500-talet Gustav Vasa (ca 1496-1520) Redan på Gustav Vasas tid reglerade man leveransförseningar även om jag tror att det inte skulle fungera idag.

Kort historisk återblick 1850-1900. Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas. Rapporterar till VD. 1900 – 1939 Rutiner och processer – fokus på råmaterial. 1940 – 1946 Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse. 1947 – mitten 1960 talet Inköpsavdelning ett nödvändigt ont….. Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning. Mitten 1960 talet - mitten 1970 talet Planering, inköp och lager samorganiseras. Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus. Många hävdar att det professionella inköpet uppstod i industrialismens smältdegel under 1850-talet inom stålindustrin, textilindustrin och järnvägen. Exempelvis kan man ta utbyggnaden av den svenska järnvägen som började 1853 och som under slutet av 1800-talet blev ett enormt logistikprojekt; räls skulle anskaffas och distribueras, järnvägsstationer byggas, järnvägsfordon tillverkas och underhållas. Allt detta ställde högre krav på anskaffning och logistik. Det var främst varor som köptes och de viktigaste frågeställningarna var köpspecifikationen och transportmedlen. Under epoken 1900 till 1945 formulerades många av dagens Grund-läggande inköpsteorier. effektiva metoder  Exempelvis den så kallade Wilsonformeln 1913. Efterkrigstiden 1946 till 1969 inleds med ett lugn på inköpsfronten. Det var inte längre så svårt att anskaffa material det svåra var att sälja. På initiativ av Svenska Civilekonomföreningen bildas i mars 1956 Svenska Inköpsledares Förening. I fokus låg tillverkande industri, främst varv och bilindustri.

Kort historisk återblick forts mitten 1970 talet - 1999 Ökad teknisk komplexitet – specialisering Fokus på kärnverksamhet – outsourcing (andel inköpt värde ökar) Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Koordinering av inköpsaktiviteter genom www Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse 2000 – idag Integrerad Supply Chain Management Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång Närmare och öppnare samarbete med leverantörer Fortsatt utveckling av möjligheterna via www Under den globala eran 1970 till 1999 krymper avstånden och inköparna kan enkelt göra affärer runt hela jorden. Samtidigt som möjligheterna ökar så ökar konkurrensen, marginalerna krymper och innovativa lösningar måste fram. Här föds också det moderna inköpet, exempelvis Kraljics portföljanalyser 1983. Van Weeles och Monczkas första bibelutgåvor ser dagens ljus mot slutet av denna era. Från 2000 fram till idag har vi fått uppleva hur man alltmer integrerar leverans- och värdekedjorna. Fokus ligger på långvariga utvecklande affärsrelationer. Vi talar gärna om totalkostnader och värdeanalyser. Kategoristyrning och inköpsstrategier har blivit fundamenta. CSR-frågor har kommit i starkt fokus. Webben och andra elektroniska verktyg är inköparens vardag, såväl som informationsbärare som beslutsstöd.

Summering utveckling Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet – specialisering Fokus på kärnverksamhet – outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas – konkurrensfördel Att pressa enskilda leverantörer och spela ut dem mot varandra för att uppnå lägre priser har varit den förhärskande filosofin Viktiga trender Ökad teknisk komplexitet tex bilen. Från tillverkare av alla delar till att köpa in från systemleverantörer. Vissa kallar det outsourcing. Globalisering. Internet. Gör processer mindre beroende av plats. Handelsavtal, EU, NAFTA etc. => Minskar Handelshinder Kundorderstyrd produktion Se ovan Känner ni igen er i denna bild? Eller har ni andra erfarenheter?

FÖRKORTNINGAR CSR Corporate Social Responsibility EOQ Economic Order Quantity IPO International Purchasing Office MPS Master Production Scheduling MRO Maintenance Repair and Operating supplies BOM Bill of Materials OEM Original Equipment Manufacturer RFQ Request For Quotation Lite uppvärmning och hjärngymnastik Vad betyder dessa typiska inköpsförkortningar? CSR företagets samhällsansvar EOQ eller EOK Ekonomisk order kvantitet IPO internationellt inköpskontor MPS Material- och produktionsstyrning MRO Underhålls-, reparations- och driftmaterial BOM Materiallista OEM Tillverkare av originalutrustning RFQ Anbudsbegäran

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

Inköps roll i värdekedjan Företagets infrastruktur Stöd- aktiviteter Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Marginal Inköp / anskaffning Inkom- mande logistik Verk- samhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Marginal Michael Porter Harward professor som invaldes 1991 ledamot av Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien skapade begreppet värdekedjan. Från Van Weeles bok kapitel 1 sidan 35. Styrning av värdekedjan har blivit ett centralt koncept i många affärsstrategier och Porters värdekedja används för att beskriva hur viktig inköps- och försörjningsfunktionen är i industriföretag. Primära aktiviteter = fysisk omvandling och hantering av slutprodukterna Stöd aktiviteter = möjliggör och stödjer primära aktiviteter Enkelt uttryckt skall alla aktiviteter skall generera mervärde ”marginal” annars ifrågasättas. Porter använder ordet anskaffning eftersom han anser att inköp av många ses som ”smalt”. Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Detta har inneburit att inköpsrollen har förändrats från en traditionell profil till en mer modern och intressant roll. Detta betyder också att inköpare behöver ha en annan profil och kompetens

Inköpsrollen Purchasing function Technical dimension Determine specifications Audit suppliers’ quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier Jag brukar tala om inköpsfunktionens fyra dimensioner

Taktisk Projektledare Försäljare Kunskap Excel Förhandlare Engelska Lite Schitzofreni hjälper om du skall klara att vara en modern inköpare Excel Förhandlare Engelska

Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % bottom line impact Procurement brings profit to business

Role of Procurement A van Weele Björn Axelsson Cost (cost reduction) Value (end customer value creation) Risk (Risk Management) Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market) Rollerna är i allra högsta grad företagsunika, komplexa . I det professionella inköpets begynnelse var inköpsrollen mer väldefinierad. Inköparen var den som hade fullmakten att teckna leverantörsavtal och även kunskapen därom. det vi idag kallar transaktionellt inköp. Rollen att hantera transaktionellt inköp finns förstås kvar idag, men taktiska och strategiska roller har börjat att ta alltmer plats. Tyvärr finns det bland icke-inköpare fortfarande en ganska traditionell bild av inköpare, den moderna bilden skulle behöva missioneras mer. Många hänvisar till den modell som de två svenskarna Björn Axelsson och Håkan Håkansson lanserade 1984 i boken Inköp för konkurrenskraft. Visualiserad brukar den se ut på följande sätt: Kortfattat menar Axelsson och Håkansson att i rationaliseringsrollen så arbetar inköparen med att effektivisera och minska olika typer av kostnader. I utvecklingsrollen inriktar sig inköparen på utveckling av leverantören, hans produkter samt leverans- och värdekedjan. I strukturrollen så påverkar inköparen, genom sitt agerande, leverantörsmarknadens struktur. Den här modellen känns för många som relativt teoretisk, de flesta vill nog se den nedbruten i konkreta arbetsuppgifter

Inköpsrollen Axelsson o Håkansson 1984

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

INKÖPSPROCESSEN Inköpsfunktion Taktisk / inledande Operativ / orderhantering Sourcing Leverans Inköp Anskaffning Intern kund Leverantör Order- läggning Uppföljning och utvärdering Leverans- bevakning Specifi- kation Kontrakts- skrivning Leverantörs val Inköpsfunktionen i Van Weeles Inköpsprocessmodell (sid 68) visar på följande aktiviteter Fastställa inköpsspecen (förväntad kvalitet och kvantitet) för varor och tjänster. Välja den bäst lämpade leverantören och utveckla processer och rutiner för detta Förbereda och genomföra förhandlingar samt skriva avtal Lägga order eller att utveckla effektiva rutiner för order hantering Att övervaka och kontroller ordern för att säkra leverans (leveransbevakning) Följa upp och utvärdera (reglera fodringar, registervård, leverantörsvärdering o bedömning. Källa: A.J. Van Weele

Inköpsprocesser Styrprocess Utvecklingsprocess Mätprocesser Strategiskt inköp Utvecklingsprocess Mätprocesser Långt tidsperspektiv Kategoristyrningsprocess Kontinuerlig mätning och rapportering Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Taktiskt inköp Kontraktshanteringsprocesser Medellångt tidsperspektiv Leverantörsutvecklingsprocesser En inköpsprocess är en arbetsprocess som har till syfte att på olika sätt leda den externa anskaffningen av varor och tjänster. En organisation kommer att behöva flera olika inköpsprocesser för att inköpsverksamheten ska fungera väl. En del inköpsprocesser sammanvävs med varandra, medan andra bara har övergripande kopplingar. Det kan också finnas fler parallella inköpsprocesser, eftersom olika inköpskategorier ställer olika krav på arbetsmetoder. Exempelvis är det vanligt att enkla småköp sköts genom enkla lösningar som inköpskort eller webbavrop, medan stora investeringar hanteras genom avancerade upphandlingar i flera steg Exempel från Ericsson Business Networks i början på 90 talet och ISO certifiering. Avropsprocesser Leveransprocesser Operativt inköp Betalningsprocesser Kort tidsperspektiv Kvalitetssäkringsprocesser

Logistik kontra inköp Logistik Inköp Från leverantör till kund Produkter till slutkund Inkommande och utgående Koncept och flöden Aktivitets drivet Från leverantör till kund Produkter till slutkund Inkommande MRO’s Investeringar Värde drivet (när optimalt) Logistik och inköp strider ibland om vem som ansvarar för vad? Rollerna liknar ofta varandra och gränsdragning kan vara svårt speciellt i en större organisation.

MSU Modellen – Åtta strategiska processer 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörs- relationer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leveran-törer i processen för utveckling av nya produkter 6. Integrera leveran-törer i order-hanteringsprocessen 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan Nordeuropéer gäller van Weeles inköpsskola, I Nordamerika gäller Monczkas inköpsskola, vilken sällan nämns i Europa. Professor Robert Monczkas teorier i slutet av 90-talet verksam vid Michigan State University, därav namnet MSU-modellen. Monczka själv kallar modellen WCE eller Purchasing World Class Excellence Model. MSU-modellen en helhetssyn på inköpsaktiviteter i form av en kedja av processer. Monczka definierat åtta strategiska processer och sex stödprocesser. Strategiska processerna liknar van Weele, exempelvis inköpsstrategier för olika kategorier. Monczka trycker dock hårt på ämnen såsom leverantörsintegration, leverantörsutveckling och hantering av värdekedjan, områden som inte är lika tunga hos van Weele 7. Leverantörs-utveckling och kvalitetsstyrning Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

Organisationsstruktur inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Produktion Inköp Marknad / försäljning Produktion Inköp Marknad / försäljning Produktion Inköp Marknad / försäljning Alternativa organisationer för företag med flera enheter: Decentraliserad Centraliserad Hybridstruktur (en kombination av centraliserad och decemtraliserad) Tvärfunktionella sourcingteam Hur ser det ut hos ER? Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Organisationsstruktur inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp Fördelar Direkt ansvar för de operativa bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet Mindre friktion tack vare samordning Direkt kommunikation med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörs-marknadsundersökningar Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader. Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen Frågan om centraliserat eller decentraliserat är inte enkel men central. Flesta företagen går fram och tillbaks mellan organisationsformerna. Senaste åren har t.ex. biltillverkarna centraliserat sitt inköp. Faktorer som påverkar beslutet: Inköpsbehovens gemensamhet (liknande behov hos enheterna) Geografisk placering Leverantörsmarknadens struktur (maktbalansen köpare / säljare) Besparingspotential Behov av expertkunskaper Prisvariationer (påverkar politiskt eller ekonomiska beslut = centraliserat) Kundkrav (kunden bestämmer vad som skall köpas t.ex. flygplansindustrin) Omvända argument kan användas för centraliserat inköp

Kommunikation med leverantör Offertförfrågan Köpare Säljare Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Operativ kommunikation med leverantör. Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Administrativt utbyte av information

Inköparens kontaktmönster Håkansson & Wootz 1978 Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 % Stämmer väl även om siffran är gammal Min erfarenhet är ca 1/3 av varje. Vad tror ni om hur det ser ut i framtiden?

Inköps kontaktytor Logistik Marknad Försäljning Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling (mkt viktigt och ofta ett eftersatt område) Kvalitet Ledningsgrupp OBS LISTA GÖR EJ ANSPRÅK PÅ ATT VARA KOMPLETT, ENDAST AMBITION ATT NYANSERA/BREDDA SYNEN PÅ INKÖP i en större organisation / företag Planering Planera behov, (Kontakt med marknadsavdelning, styr produktionsplaner), Logistik T ex vid logistik lösningar där mtrl flöde intern synkroniseras med leverantör. Förpackningar, JIT, etc. Transport och skeppning Vid inköp med FCA villkor eller vid ”akuta” behov, etc. Produktion och lager VMI lösningar, hur saker skall lagras (kemikalier), Feedback till leverantör rörande inköpts produkts ”användarvänlighet”. Ekonomi T ex faktura avvikelser. Leverantörer (intern) Andra tillverkningsenheter. F O U -- Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Om leverantör är delaktig i produktutveckling Kvalitet PMQA om leverantör levererar mindre bra insatsvaror eller ”säkring” av leverantörsprocesser. Ledning. Strategier, produkter där inköpt mtrl utgör en stor andel av fsgvärde.

Dagens agenda Kursintroduktion Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

6R Traditionellt inköp Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd 6R Förut i tiden (Aljian 1984) pratade man oftast om inköp som en operationell funktion som i huvudsak var transaktionsinriktad och skulle…. Rätt produkt/tjänst Rätt tid Rätt pris Rätt kvalité Rätt plats Rätt mängd

Ny utveckling inom inköp 1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: Hävstångsstrategier för inköp och försörjning Global sourcing Leverantörsintegration Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal Företagens sociala ansvar och affärsmässighet Minskade tillväxtmöjligheter på många marknader har ökat trycket på försäljningspriset. Från säljarmarknad till Köparmarknad. Globala företag samordnar inköp för större volymer och lägre kostnad. Inköp från lågkostnadsländer och uppstart av så kallade IPO (Internationella Inköpskontor) blir allt vanligare Leverantörsintegration i IT system för smidig logistik och betalning sparar kostnader Tidig leverantörsinvolvering i produktutveckling Motköp och andra typer av ömsesidighetsavtal har blivit vanligare Sociala ansvaret ökar och ställer krav på inköp om att säkra låg miljöpåverkan

Behovs- eller problemorienterad inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Flygbolaget Lufthansa har i en intressant artikel beskrivit hur de applicerade förändringsledarskap i sin inköpsorganisation under den stora flygkrisen i början av 2000-talet. I sammanhanget ville man förändra sin ganska reaktiva och behovsorienterade inköpsorganisation till att bli värdeskapande. Man ville förändra inköpsrollen till att bli, en för de interna kunderna, kritisk partner. Genom att ge inköparna större beslutsfrihet samt härleda besluten från de ekonomiska problemen ville man flytta fram inköparnas position. Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 40

Modell för utveckling av inköp CENTRALSTYRT Resultat- effektivitet/ Ackumulerade besparingar Detaljhandel DECENTRALISERAT TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS FUNKTIONELLT FOKUS Konsument- elektronik Datorer /PC Bilindustri Telekommuni- kation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel Allmännytt- iga företag Bygg Utvecklingsmodell för inköp och inköpsledning från Van Weeles bok Steg 1 =Operativa / administrativa uppgifter, decentraliserad underavdelning, reaktiv kultur, styrs av klagomål, ingen överblick. Steg 2 = Proaktiv inköpschef som förhandlar ner priser, fokus på låga priser, egen avdelning rapporterar till enhetschef, tuffa förhandlingar med många leverantörer. Steg 3 = Stark inköpsavd. som koordinerar inköp för ökad köpkraft, involverad i kvalitetsfrågor, central inköpspolicy, Steg 4 = Tvärfunktionellt tänk för minskade kostnader, jobbar närmare leverantören, strategsiska frågor köpa/tillverka och kärn- / icke kärnverksamhet Steg 5 = Affärs- o resultatdrive ledarprofil, jobbar med försörjningskedjan, nära viktiga leverantörer Steg 6 = Jobbar fullt ut med att skapa värde i värdekedjan. Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom synergi Totala ägande- kostnaderna Optimering av försörjnings- kedjan Total kund- tillfredsställelse

Grunder sammanfattning Inköp hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna levererar varor och eller tjänster Leverantörerna återfinns i ”Leverantörsreskontran” (ej LÖN eller SKATT) Inköp kan även definieras Avtal – Beställning

Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

Inköp kan omfatta 15 – 90 % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”

Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal – Beställning) Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen – finns ingen allmängiltig definition

Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) där en bred definition gjorts som avser ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation” Inköp finns även berört i ISO 9001

Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund” Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen – affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara att ”få mer för pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att ”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)