Välkommen till ESF:s seminarium Projektägarskap för långsiktiga effekter

Projekt - potential Utvecklingsmöjlighet i en föränderlig värld Extra injektion för viktiga effekter Ökade möjligheter till samverkan och lärande Ökade möjligheter till samhällspåverkan EU-projekt idag en del av vardagen Extra injektion som kan ge stora effekter Ger utrymme att vara innovativ och strategisk i en värld av tajta budgetar och ad hoc-lösningar Många olika projekt angriper samma problem – stora möjligheter att lära sig tillsammans

Projekt - problematik Inte innovativa Finansierar ordinarie verksamhet Inte långsiktigt hållbara Resursslöseri Tidigare EU-program har inte gett önskade effekter Tendens att använda projekt på sätt som inte är utvecklande och innovativa Gratis är inte gott! Projekttrötthet i organisationen Pengar administreras bort Projektledare sliter ut sig

Projekt Innovativ idé Resultat Problem Behov Effekter Regionala planen Socialfonden EU 2020 Resultat Strukturer Effekter Varför finns det ESF-projekt? Diskussionsfråga: Stämmer bilden med hur ni tänker? Här en tankbild att ha med sig i vardagen. Jag ser ESF-projekt som en möjlighet att pröva nya idéer som kan användas för att utveckla arbetslivet. Därför är det viktigt att tänka på strategisk påverkan och arbeta för effekter hela tiden i projektet.

Projekt Innovativ idé Resultat Problem Behov Effekter Regionala planen Socialfonden EU 2020 Resultat Strukturer Effekter Varför finns det ESF-projekt? Diskussionsfråga: Stämmer bilden med hur ni tänker? Här en tankbild att ha med sig i vardagen. Jag ser ESF-projekt som en möjlighet att pröva nya idéer som kan användas för att utveckla arbetslivet. Därför är det viktigt att tänka på strategisk påverkan och arbeta för effekter hela tiden i projektet.

Två grundläggande funderingar 1. Vad är innovativt i ert projekt? Har andra testat samma idé? Vad tillför ni för nytt? Vad säger forskningen om er idé? 2. Vad ska leva vidare efter projektet – vilka effekter vill ni se? Förändrade samverkansformer? Nya utbildningsmodeller? Evidensbaserade arbetssätt? Lärande organisationer? Allmänna lärdomar?

Hållbarhetskedjan – en förutsättning för långsiktiga effekter Krävande finansiärer Sätta ramar Följa utveckling Implementera resultat Aktivt ägarskap Professionell styrning Strategiska beslut i samspel med ägarna Kompetent ledning Driva aktiviteter Organisera nätverk Motivera Föra dialog Engagerade deltagare Pröva idéer och förändringsförsök Målgrupp med inflytande

Projektägarens huvudsakliga roll Koppla projektet till tidigare och pågående satsningar Tydliggöra roller och ansvarsfördelning Ha en strategi för långsiktighet och strategisk påverkan Beställa och använda lärande utvärdering för att styra projektet rätt

Styrgruppens roll Styra projektet mot övergripande mål Forma utvärderingsplan som ger stöd för styrning Återkoppla hem, sprida och påverka strategiskt

Styrgruppsdeltagarens roll och ansvar Är väl förankrad och har beslutsmandat i sin egen organisation Prioriterar närvaro och avsätter tillräckligt med tid Kopplar och sprider lärande mellan projekt och egen organisation Vad betyder detta? Behöver styrgruppen ha egna spelregler för vad som är ok och inte? Har mandat att både styra projektet och underlätta implementeringen i ordinarie organisation Förstår sin roll och tar ansvar för styrningen Kräver uppföljning från projektledaren Tar ansvar för att projektet gör avtryck i den ordinarie organisationen

Diskussion kring ägarskap Vilka frågeställningar ska inte delegeras till projektledaren? Hur formar ni styrgruppen? Hur tänker ni ta ansvar för projektets resultat och effekter?

Vad kännetecknar en Lärande utvärdering? Kommer in tidigt Sker löpande och återkopplar kontinuerligt Bedömer projektets vitala delar och ställer kritiska frågor Ska vara till nytta möjliggöra förändringar under pågående projekt

Vanliga brister i utvärderingar av ESF-projekt För mycket aktivitetsfokus, för lite syftesfokus (svag koppling till långsiktighet) För mycket projektmål, för lite av programmets bärande mervärden (svag koppling till Socialfonden och EU 2020) För passiv återföring och begränsade lärprocesser (svag lärkraft) För interna slutrapporter, ointressanta för spridning till andra (svag påverkan)

Diskussion kring utvärdering 1. Vad ska ni ha er utvärdering till? 2. Vilka frågor är centrala för utvärderingen och lärandet?

Centrala frågor för lärande och för utvärderingen, PO 1 På vilket sätt är anställda och berörda delaktiga i planering och genomförande av utbildning och andra insatser? Finns det en tillåtande kultur där ifrågasättande och idéer släpps fram Ger utbildningen kunskaper som är användbara och som är kopplade till företagens utveckling Vilka nya arbetssätt, former för samverkan och stödsystem för lärande på arbetsplatsen ska utvecklas, och vilka har förutsättningar att finnas kvar? Prioriterar cheferna projektet och skapar förutsättningar för att kunskaperna kommer till användning? Finns det mötesplatser och inlagda tillfällen för gemensam reflektion, analys och chans till erfarenhetsutbyte? Sker det ett lärande mellan arbetsplatserna och övriga intressenter – och finns detta kvar efter projekttiden?

Centrala frågor för lärande och för utvärderingen, PO2 Inkluderas de som berörs av de nya arbetssätten i metodutveckling? Finns det en tillåtande kultur där ifrågasättande och idéer släpps fram? Finns det mötesplatser och inlagda tillfällen för gemensam reflektion, analys och chans till erfarenhetsutbyte? Utgår reflektionen från praktiken och kopplas analysen till forskning? Vilka nya arbetssätt, former för samverkan och stödsystem för lärande på arbetsplatsen ska utvecklas, och vilka har förutsättningar att finnas kvar? Prioriterar cheferna projektet och skapar förutsättningar för att nya metoder kommer till användning? Sker det ett gemensamt lärande med samverkansaktörer? Har dessa arenor för utveckling förutsättningar att finnas kvar efter projekttiden?

Medskick Projektets innovativa idé? Roll och ansvar för projektägare, styrgrupp och projektledare? Långsiktighet och strategisk påverkan? Utvärderingens inriktning och användning?

Hur kan en lärande utvärdering läggas upp? Utvärderaren adjungeras till styrgruppen Regelbunden återföring till projektägare och styrgrupp – inte bara avrapportering utan underlag för gemensam analys Egna träffar med projektledning – den egna uppföljningen fördjupas och av utvärderaren Intervjuer med berörda – bl a för att se hur chefer agerar för långsiktighet och de anställdas möjligheter att använda kunskaper i jobbet Gruppintervjuer med urval av anställda kring grundläggande frågor, exempelvis – delaktighet, projektets realism, nya arbetssätt och metoder Ett par analysseminarier med bred medverkan – projektets mervärden och kritiska delar analyseras gemensamt utifrån korta underlag från utvärderaren, som leder diskussionen och är aktiv Utvärderaren gör ett antal kortare delrapporter och en slutrapport