Effektivisering av Medicinska fakultetens organisation & administration Susanne Iwarsson Susann Bönnemark Kristina Olsson Karin Ekborg-Persson Lars Kristensson Mattias Brattström

Universitetsuppdraget att vidta och redovisa åtgärder för att förändra den interna strukturen inom institutionerna att redovisa hur fakultetens administrativa organisation, på olika nivåer, totalt skall kunna minskas för att uppnå besparingar

Det aktuella uppdraget Effektivisering av fakultetens organisation & administration – genomföra kartläggning Ta fram beslutsunderlag för att reducera kostnaderna för administrativa stödfunktioner med minst 10% Definiera ansvar och befogenheter inom fakultetsorganisationen Den grundläggande strategin ska vara samordning och hög kvalitet, samtidigt som ambitionsnivån sannolikt måste sänkas i en del avseenden

Datainsamling Kartläggning av: Administrativa befattningar på institutionerna, Stamcellscentrum & Fakultetskansliet Administratörernas arbetsuppgifter Finansiering, åldersstruktur, mm Organisationsplaner, beslutsdokument, mm Intervjuer med administrativ personal

Översyn styrdokument Beslutsordning för Medicinska fakulteten Låg grad av formell och dokumenterad intern styrning och kontroll En betydande andel av det ansvar och de beslutsbefogenheter som utövas av nivåer under fakultetsstyrelsen saknar formella styrdokument Beslutsordning för Medicinska fakulteten

Avgränsningar Administrativ personal Organisationsaspekter – en förutsättning, ingen djupanalys

Definitioner Administrativa processer: Ekonomi Personal Utbildning (GU & FU) Administrativ service Back-office Front-office

Åldersstruktur Åldersstruktur administrativ personal (ej IT och bibliotek) Antal heltidsekvivalenter per åldersspann, december 2006 5 10 15 20 25 30 35 40 45 25-29 30-34 35-39 40-44 45-49 50-54 55-59 60-64 65-67 Antal HE Ålder

Urval Mer än 95% av den administrativa personalen inom de enheter som omfattats av uppdraget har deltagit i kartläggning och/eller intervjuer

Institutionerna och Stamcellscentrum Fem av sex institutioner har i stora drag genomfört omorganisationen enligt Medfak 2005 Har lett till högre grad av specialisering inom ekonomi- och personaladministration Fortfarande splittrad arbetssituation för många – dvs många olika roller

Institutionerna och Stamcellscentrum Betydande skillnader mellan institutionerna (Tabell 3) IKVM lägre effektivitet/produktivitet (?) avseende personaladministration HVS, EMV, Stamcellscentrum högre effektivitet/produktivitet (?) avseende ekonomiadministration Gränssnittet mot sjukvården – tolka resultaten med detta i åtanke Finansiering av administrativa befattningar svår att genomskåda, ändras över tid

Institutionerna och Stamcellscentrum Utbildningsekonomin är komplicerad och resurskrävande – oklar ansvarsfördelning Chefs- och ledarskapet för administrativ personal kan bli mer effektivt – gränsdragningen mot den akademiska ledningsorganisationen oklar

Många roller, många personer Institutionernas forskningsadministratörer har många roller, dvs är inblandade i olika slags processer – ffa inom IKVL & IKVM (Tabell 4)

Många roller, många personer Totalt inom fakulteten: Ekonomi: 43 HE – 120 personer Utbildning, GU: 25 HE – 78 personer Utbildning, FU: 5,3 HE – 60 personer Personal: 16 HE – 88 personer (Tabell 5)

Fakultetskansliet Uppdraget ej tydligt för alla – och hur ska uppdraget se ut framöver? Kanslichefens roll och uppdrag otydligt – gäller även för avdelningscheferna Avsaknad av delegationsbeslut Gråzoner mellan akademisk och administrativ ledning

Fakultetskansliet Utbildningskansliets organisatoriska placering, finansiering, uppdrag och omfattning är ”märkliga” Behov av översyn intern organisation: Gränssnittet mot Infrastrukturorganisationen (Bibliotek & IKT, webbteamet inom Avd f strategisk kommunikation) Gränssnittet mellan Ekonomiavdelning & Utbildningsavdelning Organisation & ledning av Ledningsstöd

Ekonomiadministrativ process Inom institutionerna utförs drygt 36 HE till någon del av 113 personer Institutionskanslierna och forskar- /utbildningsgrupperna är involverade – och därutöver även Fakultetskansliet Hög detaljeringsgrad, särskilt i GU- ekonomin – men det är också positivt Nyckelord: Komplicerad, detaljerad, många personer, behov av schablonisering

Utbildningsadministrativ process Institutionerna använder 15 HE – engagerar 63 personer Oklara roller & ansvarsområden: mellan lärare & administratörer mellan institution & fakultetskansli mellan nämnder & fakultetskansli

Utbildningsadministrativ process Betydande skillnader avseende administrativt stöd: - Omv/Arbter/Sjukgy: 1 133 HÅS – 5 HE utförs av 17 personer - Läk/Biom/Aud/Log: 1 187 HÅS – 10 HE utförs av 46 personer Betydande skillnader även avseende studievägledning (s. 25 i rapporten) MEN HÅS är ett grovt mått – och kanske inte det mest giltiga!? Nyckelord: Behov av centralisering, översyn resursfördelning; samband med ekonomiadm process

Personaladministrativ process Mer specialisering uppnådd, men fortsatt splittrade roller - särskilt inom IKVL & IKVM Hög detaljeringsgrad i hanteringen – individärenden ställer sådana krav Gränssnittet institutioner – fakultetskansli kan diskuteras Nyckelord: Översyn rutiner, potential för decentralisering, fortsatt specialisering krävs – inom samtliga institutioner

Process för administrativ service Hög grad av splittring, särskilt bland forsknings-/anslagsadministratörer Alla befattningar bör ges tydlig tyngdpunkt Satsning på kompetensutveckling & kompetensförsörjning angelägen Utmaningar för ledarskap & organisation Nyckelord: Behov av specialisering, organisatoriska förändringar inom institutionerna

Prioritering av åtgärder Ekonomiadministrativ process 1. Utbildningsadministrativ process GU Personaladministrativ process 2. Process för administrativ service

Åtgärdsförslag Definiera uppdrag Formalisera intern styrning & kontroll Basera effektivisering på processtanken – definiera processägarskap och genomföra processgenomgångar – tillsynsansvar hos Kanslichef och Fakultetskansli Administrativt ledarskap renodlas från akademiskt ledarskap – från Fakultetskansliet och ner genom hela organisationen

Åtgärdsförslag Högre grad av enhetlighet i institutionernas interna organisation Tjänstestrategi för administrativ personal Fastställa befattningsbenämningar och beskrivningar av befattningars innehåll Proaktiv kompetensförsörjning inklusive omdisponering och nyrekrytering

Åtgärdsprogram & tidplan Beslutsordningen färdigställas, MBL- förhandlas och beslutas – att gälla fr o m 2007-07-01 Fastställa åtgärdsprogram för effektivisering av administrationen Projekt för genomförande av åtgärderna – organisation & tidplan Parallellt arbete: Budgetutredningsgrupp, utredning av institutionsorganisationen, implementering av beslut om benämningar

STORT TACK till arbetsgruppen STORT TACK till arbetsgruppen! till alla som ställt upp i kartläggningsmöten, intervjuer, mm!