Företag, ekonomi och styrning Kalkylering och budgetering Begrepp, mål och utgångspunkter Kalkylering och budgetering VT-2011

1. Företag och ekonomi

Vad är ett företag? • Volvo, SKF, IKEA, LM Ericsson, ABB = Affärsdrivande (värdeskapande) verksamheter i aktiebolagsform • Inom företagsekonomin har begreppet en bredare innebörd: En sammanslutning av personer som i någon form bedriver ett medvetet arbete för att uppnå ett eller flera mål • Privat och offentlig verksamhet • Ideell och vinstdrivande verksamhet • Olika juridiska former, bl. a aktiebolag, ekonomisk förening, handelsbolag och stiftelse 3

Vad är ett företag? Inom företagsekonomin står dock oftast affärsdrivande (värdeskapande i finansiella termer) verksamheter i fokus 4

Once established, a business entity develops a life of its own and seeks to better its position in its environment (Kam, 1990:4) 5

Ekonomistyrning - definitioner Traditionell definition: Ekonomistyrning avser all den planering och uppföljning som bedrivs i företag där måttenheten är pengar Modern definition (Nationalencyklopedin): Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess befattningshavare mot vissa mål

Företag existerar för att uppfylla mål Företag och mål Företag existerar för att uppfylla mål Lönsamhetsmålet är troligen det högst rankade företagsmålet i praktiken Lönsamhet på (lång sik) Delmål (exempelvis) likviditet, soliditet, kapitalbindning och försäljning (eller mått uttryckta i icke-finansiella termer)

Uppgifter inom ramen för ekonomistyrning Exv.: Planera, genomföra, följa upp och anpassa verksamheten i förhållande till planer och mål Förse beslutsfattare med underlag och följa upp fattade beslut Fördela och utkräva ansvar Samla in, tolka, sammanställa, rapportera och kommunicera ekonomisk information Analysera orsaker till avvikelser från planer och föreslå åtgärder Genomföra specialutredningar Analysera hur verksamhetens processer och aktiviteter kan förbättras Verka som rådgivare/samtalspartner i ekonomiska frågor Utveckla och uppdatera styr- och ekonomisystem Utbilda medarbetarna i ekonomiska frågor Bidra till förutsättningarna för en lärande organisation Bidra till en positiv företagskultur

Ekonomistyrningens styrmedel Tre kategorier: Formella styrmedel, t ex produktkalkylering, budgetering och prestationsmätning Organisationsstruktur, t ex ansvarsfördelning, belöningssystem och organisationsform Mindre formaliserade styrmedel, t ex företagskultur, lärande och bemyndigande

Styrmedel

Ekonomistyrningens utgångspunkter •Vision (hur företaget vill att kunden ska uppfatta företaget eller den riktning i vilken företaget ska utvecklas) •Affärsidé (hur företaget avser att utvecklas i förhållande till sin vision) •Strategi (plan eller beskrivning för hur affärsidén ska uppnås) •Verksamhetsplaner (nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer) 11

(hur företaget vill att kunden ska uppfatta företaget eller den VISION (hur företaget vill att kunden ska uppfatta företaget eller den riktning i vilken företaget ska utvecklas) Legitimerande Ambition och fokus Identifikation och motivation 12

AFFÄRSIDÉ Åstadkomma en förståelse för syftet med organisationen (Hur företaget avser att utvecklas i förhållande till sin vision) Åstadkomma en förståelse för syftet med organisationen Skapa ett underlag för motivation Utgöra ett underlag för fördelning av företagets resurser Etablera den ton och det affärsklimat som önskas Fungera som en orienteringspunkt för dem som kan identifiera sig med företagets syfte och riktning Möjliggöra en översättning av organisationens syfte till konkreta mål Möjliggöra en översättning av mål till strategier och andra aktiviteter 13

STRATEGI (Klargörs hur företaget ska arbeta) Vilka konkurrensfördelar företaget avser att utveckla och utnyttja Företagets styrkor och svagheter samt möjligheter och hot (SWOT = Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats“) Inom vilka varu-/tjänsteområden företaget ska arbeta Vilka kundkategorier företaget vänder sig till och hur de ska bearbetas Hur hot från konkurrenter ska mötas Vilket slag av organisationsstruktur företaget ska arbeta med Vilken kompetens som krävs och hur den ska säkerställas Vilka resurser som krävs Hur verksamheten ska finansieras 14

VERKSAMHETSPLANER (Nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer) Huvudmål – operationalisering av vision och affärsidé Strategi – hur ska huvudmålen (strategiska mål) uppnås Delmål – uppfyllande av delmålen leder till att huvudmålen nås Nedbrytning av huvudmål till delmål och framtagande av handlingsplaner och riktlinjer 15

Olika typer av planering Strategin är det sätt på vilket huvudmålen skall uppnås Strategisk planering ger underlag för taktisk planering eller verksamhetsplanering Operativ planering handlar om planering av aktiviteter

Ekonomistyrning innebär att man preciserar det ekonomiska ansvaret Ansvarighetsprincipen betonar att ansvaret för intäkter och kostnader skall knytas till en speciell person Påverkbarhetsprincipen betyder att det ekonomiska ansvaret fördelas utifrån vilka poster olika organisationsenheter kan påverka Befogenhetsprincipen innebär att de som har ansvar skall också ha befogenhet att genomdriva beslut

(Ansvarsredovisning) Ansvarsfördelning (Ansvarsredovisning) Påverkbarhets- och befogenhetsprincipen Fyra huvudslag av ekonomiskt ansvar Lönsamhetsansvar (Resultat/Kapital, exv. Rsyss, Rt, Residualresultat) Resultatansvar (Resultat, exv. Vinstmarginal, Förädlingsgrad) Intäkts- eller bidragsansvar (Extern försäljning, exv. täckningsbidrag) Kostnadsansvar (Fullgörande av sin ”uppgift” och resursförbrukningen för detta, exv. Kostnader, avvikelser i förhållande till standardkostnad, produktivitetsmått)

Företags mål – Teori, modeller och praktik (Theories of the Firm) Vinstmaximeringsmodellen Företagsledarmodeller Satisfierningsmodellen Intressentmodellen Kassaflödesbaserade modeller

Några grundläggande begrepp • Utbetalning och inbetalning • Effektivitet • Produktivitet • Utgift och inkomst • Utbetalning och inbetalning • Kostnad och intäkt • Resultat • Lönsamhet

• Effektivitet • Produktivitet

Effektivitet • Grad av måluppfyllelse • Ett uttryck för den utsträckning i vilken företag når mål • Om ett företag uppnår sitt/sina mål är effektiviteten hög Värdet av utflöde Effektivitet = --------------------- Värdet av inflöde

Effektivitet • Effektiviteten mäts ofta i finansiella termer, t ex räntabilitet på eget kapital: Resultat Effektivitet som lönsamhet = ----------- Kapital

Effektivitet Total effektivitet = inre och yttre effektivitet Inre effektivitet = ”att göra saker rätt” Internt perspektiv Produktivitet, kostnadseffektivitet, ”ordning och reda” Kvantitet utflöde/kvantitet inflöde Yttre effektivitet = ”att göra rätt saker” Externt perspektiv Grad av måluppfyllelse, kundvärde, tillväxt, affärsmässighet Värdet av utflödet/värdet av inflödet

Produktivitet Produktivitet avser samma förhållande som effektivitet, men resultat och uppoffringar mäts i fysiska termer, d v s i kvantiteter Kvantitet utflöde Produktivitet = -------------------------------- Kvantitet inflöde

Produktivitet Exempel på produktivitetsmått Antalet debiterade konsulttimmar i förhållande till antalet anställda konsulter Antalet producerade enheter i förhållande till antalet nedlagda timmar Antalet betjänade kunder per timma eller dag Antalet kg material per produktenhet Antalet maskinbearbetade produkter i förhållande till antalet förbrukade maskinbearbetningstimmar

Utbetalningar Utgifter Kostnader Inbetalningar (Likviditet) Inkomster (Resurser) Intäkter Kostnader (Resultat)

Ekonomiska grundbegrepp Intäkter kan indelas efter: Verksamhet: Rörelse intäkter och finansiella intäkter Beslutssituation: Särintäkter och Samintäkter

Ekonomiska grundbegrepp Kostnader kan indelas efter: Verksamhet: Rörelsekostnader, avskrivningar och finansiella kostnader Volym: Rörliga kostnader och fasta kostnader Fördelning: Direkta kostnader och omkostnader (indirekta kostnader) Beslutssituation: Särkostnader och samkostnader

Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga kostnader De kostnader som återfinns i ett periodslut (exv. årsbokslut) är sådana som vi har definierat som periodiserade utgifter Utifrån exempelvis skattelagstiftningens och civillagstiftningens regler och standarder bestämmer man hur mycket av utgifterna som skall hänföras som kostnad till den period bokslutet avser Utgångspunkten är vad som har sålts under perioden

Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Kostnader som används vid kalkylering kallas kalkylmässiga kostnader (värde på resursförbrukning) Utgångspunkten är vad som producerats och inte vad som sålts Syftet är att få så bra beslut som möjligt genom ”korrekta” ekonomiska mått, exempelvis genom att använda återanskaffningsvärdet eller nuvärdet på resursförbrukningen (jämställer resurser som anskaffats vid olika tidpunkter)

Bokföringsmässiga och kalkylmässiga kostnader Bokföringsmässiga kostnader och kalkylmässiga kostnader är delvis desamma men kan också skilja sig åt beträffande: Urval Värdering Periodisering

Urval Vissa kostnader som finns i den externa redovisningen tas av olika skäl inte med i kalkyleringen och utgör därmed inte kalkylmässiga kostnader Exempelvis: Avsättning till periodiseringsfond, upplupen ränta, bokföringsmässiga avskrivningar Vilka kostnader som betraktas som kalkylmässiga avgör företaget självt Kostnader som är bokföringsmässiga men inte kalkylmässiga brukar kallas bokföringsmässiga merkostnader

Urval Kostnader som inte finns med i externredovisningen men som man vill ha med i kalkyleringen kallas kalkylmässiga merkostnader Exempelvis: ränta på eget kapital och kalkylmässig avskrivning Huvudregeln är att endast de uppoffringar som normalt sammanhänger med verksamheten ska tas med som kalkylmässiga kostnader

Värdering Bokföringsmässiga kostnader värderas med utgångspunkt i historiska anskaffningsvärdet, medan de kalkylmässiga kostnaderna ofta grundas på värdet vid förbrukningstillfället, nuanskaffningsvärdet (återanskaffningsvärdet vid kalkyltillfället) Huvudregeln är att uppoffringarna ska värderas till priset vid kalkyltillfället (nuanskaffningsvärde) Motiveras med att företagets reella kapacitet ska bibehållas Kapitalbibehållande = vilken nivå man anser att kapitalet (nettotillgångar) måste uppgå till innan man kan tillgodoräkna sig en vinst

Periodisering Bokföringsmässiga kostnader fördelas ofta på så kort tidrymd som är skattemässigt tillåtet Avskrivning på maskiner och andra inventarier görs av denna anledning t ex på fem år Kalkylmässiga kostnader hänförs däremot till hela den tid under vilken förbrukningen beräknas ske

Periodisering Om en maskin beräknas ha en livslängd i företaget på 20 år bestäms den kalkylmässiga avskrivningen med hänsyn till detta Avskrivningarna bestäms med hänsyn till tillgångarnas beräknade ekonomiska livslängd, dvs. den tid som man räknar att det skall vara ekonomiskt lönsamt att ha kvar tillgångarna Denna tid är bl. a. beroende av den tekniska utvecklingen

Kapitalkostnad Kalkylmässiga ränta och kalkylmässig avskrivning Kalkylmässig avskrivning Att avskrivningen bör räknas på anläggningstillgångarnas nuanskaffningsvärde motiveras med avskrivningarnas finansieringsfunktion Avskrivningarna läggs in i kalkylerna som underlag för bl. a. prissättning på produkterna Genom produkternas priser finansierar kunderna ersättningsinvesteringar av anläggningstillgångarna – bibehållen kapacitet (fysisk, ekonomisk, lånekapacitet)

Kapitalkostnad Kalkylmässig avskrivning Hur ska kapitalet värderas? Vilken avskrivningstid ska användas? Hur ska kalkylmässiga avskrivningar fördelas över tiden?

Kapitalkostnad Kalkylmässig ränta På vilket kapital ska kalkylmässig ränta beräknas? Hur ska kapitalet värderas? Vilken nivå ska användas på kalkylmässig ränta?

Resultat och lönsamhet Begreppen intäkt och kostnad används bl. a vid beräkning av resultat (vinst eller förlust) eller av ett visst handlingsalternativ Resultat = Intäkter – kostnader För att kunna bedöma lönsamheten sätter man ofta resultatet i relation till någon annan faktor, exempelvis omsättningen eller kapitalet

Resultat och lönsamhet Rörelseresultat Rörelsens intäkter 10 000 Rörelsens kostnader - 7 000 Rörelseresultat före avskrivningar 3 000 Avskrivningar - 1 000 Rörelseresultat efter avskrivningar 2 000 Ränteintäkter 100 Räntekostnader 200 Resultat efter finansiella poster 1 900

Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat Intäkter på kalkylmässig grund bestäms med utgångspunkt i vad som presterats oberoende av om någon försäljning ägt rum eller ej I praktiken – utgångspunkt i vad som har producerats och inte vad som utförts gentemot kunder under perioden Intäkterna bestäms genom att producerade kvantiteter av varor och tjänster multipliceras med kalkylerade och/eller erhållna priser

Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat Kalkylmässiga kostnader är inte knutna till någon viss periods försäljning Bestämning av en periods kostnader görs med utgångspunkt i vad som producerats och inte med utgångspunkt i vad som har sålts under perioden Bestämning av kalkylmässiga intäkter och kostnader sker ibland utan koppling till externredovisningens inkomster och utgifter – endast för internt bruk

Intäkter och kostnader på kalkylmässiga grunder ger kalkylmässigt resultat Istället används t ex resursernas återanskaffningsvärde eller alternativvärde (eller alternativkostnad = värdet man kunde ha fått vid bästa alternativa användning av resurserna) Principen om situationsanpassning av kostnadsbegrepp (jfr. ”different costs for different purposes”)

Resultat Kalkylmässigt resultat • Inga lagar och rekommendationer • Skillnader mellan BFM- och KM-resultat - Urval, värdering och periodisering av I & K

Resultat och lönsamhet Resultatet är utfallet av företagets verksamhet uttryckt i absoluta tal Lönsamhet beräknas som ett kvotmått, ett relationstal Resultat Lönsamhet = ---------- Kapital Resultat som är av största intresse vid nyckeltalsberäkningar: Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella poster avser att visa företagets normala verksamhetsresultat

Resultat och lönsamhet Är resultatet bra eller dåligt? För att kunna bedöma detta sätts resultatet i relation till det kapital som arbetar i företaget Vinst Räntabilitet = ………….. x 100 Kapital Valet av vinst- och kapitalmått beror på vilket räntabilitetsmått man söker Ägarna är främst intresserade av vilken avkastning deras satsade medel ger: Räntabilitet på eget kapital = Resultat efter finansiella poster Eget kapital

Resultat och lönsamhet Räntabilitet på totalt kapital – ingår också lånade medel Totalt kapital (eget kapital och skulder) i nämnaren Resultat efter finansiella poster plus räntekostnader i täljaren Räntabilitetsmåtten har sitt främsta användningsområde vid företagsjämförelser och vid jämförelser mellan olika investeringsalternativ Visar rörelserisken

Företagets tillgångar En tillgång är en resurs som ett företag har kontroll över till följd av inträffade händelser, och som förväntas ge företaget ekonomiska fördelar i framtiden (jfr exv. IAS 38.8)

Företagets tillgångar Olika typer av tillgångar Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar är avsedda att innehas under lång tid i företaget, i vart fall mer än ett år Anläggningstillgångar indelas i immateriella, materiella och finansiella

Företagets tillgångar Olika typer av tillgångar Omsättningstillgångar Tillgångar som berörs av företagets dagliga affärer – hit räknas bl.a. likvida medel av olika slag (kassa, bank och postgiro), varulager och kundfordringar Omsättningstillgångar skall snabbt kunna omsättas och förvandlas till pengar

Verksamhet Beskrivs (på övergripande nivå) med hjälp av: Balansräkning Resultaträkning Fakturering Rörelsekostnader = Rörelseresultat + Ränteintäkter - Räntekostnader Resultat efter finansiella poster Eget kapital Tillgångar Skulder Resultat = Flöde Ekonomisk ställning = Tillstånd

Dubbel bokföring Innebär bl a att transaktioner av samma typ bokförs på samma konto samt att alla noteringar görs på två konton Möjlighet att snabbt kontrollera att bokföringen är rätt utförd; ger svar på två viktiga frågor: Var kommer resurserna ifrån? Vart tog resurserna vägen?

Du Pont- eller räntabilitetsmodellen sammanfattar och förklarar ett företags lönsamhet Modellen består av en resultat- och en kapitaldel och bygger på sambandet: Rt = vinstmarginal * kapitalomsättningshastighet Modellen kan användas för simulering, exempelvis hur avkastningen på totalt kapital påverkas av olika förändringar av resultat- och balansposter

Vertikala perspektivet – företaget som en hierarki

Företaget som en förädlingsenhet Det produktionsinriktade företaget

Företaget som en värdekedja Det kundinriktade företaget

Exempel på huvudprocesser, delprocesser och aktiviteter

Kombination av det vertikala och det horisontella perspektivet