NyA-förvaltningen i förändring 2013-10-08 Kristian Dahlander, Katarina Nastos, Anders Arnebert NyA-förvaltningen i förändring

Innehåll Om spåren och det agila arbetssättet Exempel från tre spår Information till användarna Möjligheten att påverka

Utveckling i spår Utvecklingsarbetet är indelat i ett antal spår Varje spår har en Produktägare som ansvarar för spårets backlog Referensgrupp/prioriteringsgrupp med relevanta intressenter Produktägarna ingår i produktägarforum tillsammans med huvudproduktägare (systemansvarig)

Spåren – indelning efter användargrupper Produktionsstyrningsspåret - Produktionsansvariga (PA) och Produktionssamordning (UHR) - Katarina Nastos Handläggningsspåret - Handläggare inklusive BM - Ulf Stenport Institutionsanvändarspåret - Institutionspersonal, NyA-webbsanvändare - Anders Arnebert BEDA – Nationella betygsdatabasen - BEDA-handläggare på UHR, betygsrapportörer på gymnasieskolor och vuxenutbildning, leverantörer av elevhanteringsprogram. - Jenny Forsling

Spåren – indelning efter användargrupper, forts. Sökandespåret - Befintliga och potentiella studenter - Redaktörer på Antagning.se och Universityadmissions.se - Kristian Dahlander Infrastruktursspåret - Avancerade NyA-användare (driftspersonal på UHR, Batchhantering) Björn Nilsson. Spårindelningen är inte ristad i sten utan kan komma att förändras. Erfarenheterna av ett år med spårarbete ska utvärderas.

Spåren arbetar agilt Bygger på nära kommunikation mellan krav, utveckling och test. Verksamhetsrepresentant (produktägare) ansvarar för prioritering och planering av utvecklingsarbetet tillsammans med utvecklingsteamet Arbetet bedrivs i sprintar (korta iterationer) Utvärdering/Demo av varje sprint Snabb feedback, tidiga rättningar av feltänk

Institutionsanvändarspåret Anders Arnebert

Institutionsanvändarspåret – hittills Utvecklingen av basfunktionerna (se person, listor och statistik) Endast mindre förändringar gjordes i förhållande till funktionaliteten i expertklienten – avstämning gjordes med grupp av institutionsanvändare på LU Utvecklingen av systemstödet för handläggning på NyA-webben Avstamp i workshop med mindre referensgrupp bestående av produktionsansvariga på GU, LTU och KTH Användningstester och intervjuer med institutionsanvändare på UMU, KTH och LU som handlagt på webben i Master H13 Synpunkter och önskemål har legat grund för ändringar i september-, november- och februarileveranserna

Institutionsanvändarspåret – framöver Ingen fast referensgrupp utan istället Användningstester och intervjuer med institutionsanvändare I samband med handläggning i Master H14 För att kunna förbättra basfunktionerna – listor och statistik som fyller institutionsanvändarnas behov Enkäter och frågor till alla produktionsansvariga För att kunna prioritera vidareutveckling Mer handläggning på NyA-webben Önskemål om ny funktionalitet Tillfälliga referensgrupper vid behov Besök på lärosäten För att göra användningstester och intervjuer Träffa produktionsansvariga och antagningsavdelningar

Produktionsstyrning Katarina Nastos

Referensgrupp/prioriteringsråd Referensgrupp/prioriteringsråd för spårets område i stället för ändringsråd/felrapportsråd för hela NyA Ett sätt att ha kontinuerlig kontakt med användare av produkten och fånga in krav samt få hjälp att prioritera rätt Sammansättning 3-4 lokala PA (GU, SU, UMU, UU) Klara Dahlstrand Lisa Grape Maria Lundgren Katarina Forssner 1-2 centrala, produktionssamordning/ledning UHR Anders Lundholm Gunilla Hammarström

Referensgrupp/prioriteringsråd Frågor för referensgrupp Hur ett problem bäst löses Avstämning av utformning under utveckling Övergripande – vilket upplägg ska vi välja Detaljerat Förstår man det här gränssnittet? Är det här meddelandet tydligt? Frågor för prioriteringsrådet Hur viktigt är ärendet? Måste/Skall/Bör /Önskemål Vilka ändringar/rättningar ska göras till viss leverans? Avstämning inför första och sista sprinten till en version Former Telefonmöte varannan vecka Mailkorrespondens Livemöten i samband med övergång till spår för att hantera arv För workshops framöver

Exempel på påverkan av referensgruppen Förändrad planering – i förhållande till förvaltningsplan Förbättring av stöd för att hantera anmälningsalternativ (inkoppling och redigering) före anpassning av AM Poäng till huvudområde, ämnesgrupp och successiv fördjupning P g a mängden fel i stödet kändes det mer brådskande Flest antal fel i hela expertklienten Avstämning Systemstöd för meritregistrering på person med sena sökalternativ som öppnas för handläggning efter första urval Nytt stöd för inkoppling av information från utbildningsdatabas Demo för PA vid UMU och produktägare Förändrat stöd för redigering av anmälningsalternativ

Hur verksamheten påverkar i övrigt Produktionsrådet Fler PA än vad ref.grupp/prioråd rymmer Frågor om hur/om funktioner används/kan avskaffas e t c PA-seminarier PÄ deltar för att informera Fångar upp synpunkter på det som informeras om i övrigt på funktioner/frågor i spårets område

Framöver, i mån av tid (PÄ och PA) Enkäter till alla PA Användningstester

Sökandespåret Kristian Dahlander

Sökandespåret Ny produktägare i maj Jobbar i tre-veckorssprintar I uppstart med referensgrupp - Redaktörer, Contact Center, Produktionssamordning. Lärsoätesrepresentanter sökes! Ingen sökanderepresentant – Contact Center, Användartester och enkäter. Besök på lärosäten – Antagning, International office, Institutioner, Handikapphandläggare.

Information till användarna Nuläget: Lämnar över till införandeprojekt och acceptanstest tre – fyra gånger per år. I samband med att ny funktionalitet levereras får användarna information. PA-seminarier. NyA-sidorna. Agil utveckling ställer krav på agil information. Informera löpande direkt från spåren. - Leveransinformationen tre-fyra ggr/år blir lättare att ta till sig. - Möjligheten för användarna att påverka under pågående utvecklingsprocess. Förvaltingsplan och förvaltningsstrategi ska finnas tillgänglig.

Möjlighet att påverka Förslagslådan på NyA-sidorna går direkt till produktägarna och in i backloggen. Delta i referensgrupper. Håll utkik efter enkäter. Kontakta produktägarna – kontaktuppgifter läggs upp på NyA- sidorna.