VÄLKOMNA till informationsträff IT-upphandlingen, vad gör vi Nytt upphandlingsverktyg Miljöarbete Paus Upphandlingsstödet IT-upphandlingens ny arbetssätt Summering och avslut Gemensam lunch

Välkomna till informationsträff i maj 2010 Hans Sundström TF Chef IT-upphandlingen

Nuläge: IT-upphandling vid Kammarkollegiet Nyckeltal:  16 olika ramavtalsområden  Ca 140 avtal  Ca återförsäljare  7,5 miljarder i omsättning  23 personer, varav två personer arbetar särskilt med miljöfrågor

Intressenter i IT-upphandlingen  Regeringen och departementen ex. Finans- Närings- och Miljödepartementen  Cirka 800 – 900 myndigheter, kommuner och landsting  Konkurrensverket  SKL, Sveriges kommuner och landsting  IT-branschen, Almega  Intressenter i cirka 140 ramavtal – De största IT- företagen, men även små och microföretagen  Tidningar, ex. Computer Sweden, Anbudsjournalen, Upphandling24 och Offentliga Affärer

Verksamheter under våren och hösten 2010  Ramavtalsupphandlingar  Under 2010 planeras 11 stycken ramavtalsupphandlingar att färdigställas  Införande av upphandlingsverktyg

Regeringens beslut  Regeringen uppdrar åt Kammarkollegiet att förbereda och genomföra inordnandet av upphandlings- verksamheterna som sker genom ramavtal och som avser statlig inköpssamordning vid vissa myndigheter senast den 1:a januari 2011

Framtid: Inköpscentralen vid Kammarkollegiet Troliga nyckeltal:  100 olika produktområden  Ca 450 avtal  Ca återförsäljare  11 miljarder i omsättning  Cirka 40 – 50 personer

Att lämna anbud i en offentlig IT- upphandling

Bakgrund till upphandlingsreglerna  Tidigare 4 förfarandedirektiv och 2 rättsmedelsdirektiv,  Inom den klassiska sektorn fanns det 3 stycken direktiv (byggentreprenader-, varor- och tjänster)  Inom försörjningssektorn fanns ett direktiv (vatten-, energi-, transport- och telekommunikation)  Nytt lagstiftningspaket från kommissionen = ett direktiv för klassiska sektorn, ett för försörjningssektorn  Mars 2005 Upphandlingsutredningen 2004, lämnar betänkande kring de obligatoriska delarna  Januari 2008 den nya lagen om offentlig upphandling träder i kraft

Nyheter i det klassiska direktivet  Anpassning till GPA-avtalets tröskelvärden,  Elektronisk överföring medges i all kommunikation inom offentlig upphandlig,  Den normala anbudstiden 52 dagar kan kortas vid elektroniskt annonsering med 7 dagar,  Om förfrågningsunderlaget tillhandahålls elektroniskt får fristerna minskas med ytterligare 5 dagar,  Anbudsgivare som dömts för vissa brott mot EGs finansiella intressen skall uteslutas,  Varje kriteriums vikt (Viktning obligatoriskt) skall anges i annonsen eller i FFU:n

Nyheter frivilliga delar i det klassiska direktivet  Ramavtal (art 32) (Infört i 5 kap. nya LOU)  Dynamisk inköpssystem (art 33) (osäkert)  Elektronisk auktion (art 54) (Genomförs 1 juli. 2010)  Inköpscentral (art 11) (Genomförs 1 juli. 2010)  Konkurrenspräglad dialog (art 29) (Genomförs 1 juli. 2010)

Alltså….. Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke- diskriminerade sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingarna skall vidare principerna om ömsesidig erkännande och proportionalitet iakttas (principerna för offentlig upphandling – ersätter affärsmässighet) + ca 50 – 60 domar från EG-domstolen = Nya LOU

Nya LOU består av 16 kapitel  1 kap Innehåll och tillämpningsområden  2 kap Definitioner  3 kap Tröskelvärden (För Varor och tjänster Statliga myndigheter EURO SEK )  4 kap – 14 kap Upphandlingsregler  15 kap Förenklad upphandling ( Upphandling som inte omfattas av direktivet)  16 kap Överprövning, skadestånd m.m.

Vilka är svårigheterna?  Stora rädsla från myndigheterna att göra fel,  Även rutinerade myndighetsjurister anser att lagstiftningen är så otydlig och svårförstålig att det är i princip omöjligt att göra rätt,  Vilket leder till formalism och prisupphandlingar istället för kvalitetsupphandlingar (utvärdering av pris istället för krav),  Kommer att bli värre med genomförandet av det nya ”Rättsmedelsdirektivet”.

Hur gör man?  Sätt dig in i regelverket,  Läs igenom noggrant vad myndigheten efterfrågar i anbudet, var självkritisk,  Gå igenom Skallkraven (Absoluta krav du måste uppfylla för att kunna antas som leverantör),  Gå snabbt igenom utvärderingskriterierna s.k. börkrav, (benämningarna på de krav som utvärderas för att avgöra vilken leverantör som på bästa sätt uppfyller myndighetens behov).

Hur gör man ?  Hur kan mindre företag vara med som underleverantörer?  Viktigt att beakta leveranskapacitet (alltså faktisk),  Vid landsomfattande ramavtal är det ett mervärde att ha genomfört ett uppdrag på mer än en plats,  SME kan lämna ett gemensamt anbud (1 kap. 11§ LOU) Viktigt att bestämma vem som ska teckna ramavtalet,  Mycket som är oklart när det gäller referenstagning – stöd för att kräva referenser enligt 11 kap. 11 § 2 st. LOU.

Första gången?  Bilda en projektgrupp – tillämpa två ögon principen – läs, motläs och läs igen!  Ta del av upphandlingsdokument från redan avslutade upphandlingar. Detta för att bilda dig en uppfattning om hur det går till och vad som efterfrågas i en upphandlingen.

Viktigt !  Frågor & Svar Alla svar publiceras alltid på en gemensam plats  Förtydliganden Begärs av den upphandlande myndigheten – viktigt att gå igenom svaret noggrant

Nationella upphandlingsstödet

Upphandlingsverktyg Daniel Melin

Nytt verktyg i upphandlingsprocessen  IT-upphandlingen på Kammarkollegiet har tecknat avtal med European Dynamics SA om det webbaserade upphandlingsverktyget e-PPS. Avtalet, som tecknades i april, har föregåtts av en annonserad upphandling.  Avtalet är på maximalt fyra år och omfattar en komplett tjänsteleverans för upphandlingar, avrop, avtalsuppföljning och projekthantering.  European Dynamics system används av flera stora myndigheter och inköpscentraler runt om i Europa.  IT-upphandlingen arbetar för närvarande med implementering. Första upphandlingen planeras att påbörjas i systemet under hösten.

European Dynamics  Huvudkontor i Grekland  Ca 450 anställda  Omsättning ca 36 miljoner €  En av de ledande leverantörerna av e-upphandling och e-inköp inom EU. Plattformen stödjer hela kedjan i upphandlings- och inköpsprocessen  Kunder är t ex. NHS och OGC's Buying Solutions i UK, myndigheter i Belgien, Tyskland och Cypern etc. Genomför även utredningar inom området på uppdrag av EU Kommissionen

Några funktioner i verktyget  Funktion för avropsstöd vid förnyad konkurrensutsättning och ramavtalsavrop med fast fördelningsnyckel.  Användarstöd och hjälpfunktion  Skapande av kravspecifikation med utvärderingskriterier utifrån krav och mallar i avtalsdatabasen  Publicering av avropsförfrågan till ramavtalsleverantörer inom området  Hantering av frågor och svar  Inlämning av avropssvar med tidlås och kryptering  Stöd för utvärdering i systemet  Generering av utvärderingsrapport samt utskick av tilldelningsbeslut.  Sekretess gäller fram till att tilldelningsbeslut fattats

IT-upphandling för miljön Hans Sundström

Innehåll i detta föredrag:  Exempel på lagar och förordningar som styr myndigheters miljöarbete  Ökade miljökrav på myndigheter  Hur påverkas leverantörerna?  Miljöfrågor i upphandlingsarbetet  Exempel på IT-upphandlingar där miljökrav ställts  Hur gör avroparna för att avropa grönt  Miljörevisioner  Miljöfrågor som Kammarkollegiet kommer att jobba med framöver

Exempel på lagar och förordningar att känna till vid upphandling av IT för miljön Lagar: Miljöbalken, Lagen om offentlig upphandling Förordningar: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Förordning (2009:893)om energieffektiva åtgärder för myndigheter

Ökade miljökrav på statliga myndigheter  Ny förordning om krav på miljöledningssystem i statliga myndigheter  Innebär krav på att i större utsträckning beakta verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan  Myndigheterna måste miljöanpassa sina upphandlingar - när detta är möjligt  Myndigheter ska så långt det är möjligt använda energieffektiv informationsteknik (grön IT)

Hur påverkar detta Er som leverantörer?  Ökat fokus på miljö i upphandlingar och avrop  Ökade krav på att kunna erbjuda produkter med låg inverkan på klimatet, t.ex.: - Giftfria produkter - Energisnåla produkter - Återvinningsbara produkter  Ett större genomslag för grön IT

Så arbetar IT-upphandlingen med miljöfrågor i upphandlingsprocessen FörstudieUpphandlingFörvaltning • Ramavtalsservice • Elektronisk vägledning • Revision En relevansbedömning av upphandlingsobjektet och området görs ur ett miljöperspektiv. • Miljökrav • Miljökriterier • Avtalsvillkor gällande miljö

Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar?  Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen - Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen - PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel - I en upphandling på telekom-området ställdes krav på ”giftfritt” på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör

Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar?  Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen - Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen - PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel - I en upphandling på telekom-området ställdes krav på ”giftfritt” på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör

Ett exempel: PC 2008  Exempel på ställda miljökrav i PC-upphandlingen  Krav på att leverantörerna ska erbjuda miljöprodukter inom de tre anbudsområdena (bärbart, stationärt och bildskärm) under hela ramavtalsperioden.  Miljöprodukterna har: -den högsta miljöprestandan som erbjuds på marknaden. -minimum av kända farliga ämnen -en låg klimatpåverkan genom val av ingående material -Låg energiförbrukning i drift

Hur kan miljökrav ställas vid avropet?  Två olika avropsordningar: 1. Vid förnyad konkurrensutsättning kan den avropande organisationen ställa kompletterande miljökrav. Här är det möjligt att öka vikten i miljö- avsnittet. 2. Vid rangordning har IT-upphandlingen redan ställt alla miljökrav – avroparna har inga möjligheter att ställa komplettera miljökrav.

Miljörevisioner  Kontinuerliga miljörevisioner genomförs på våra ramavtal  Syfte: - Att säkerställa att produkterna uppfyller de miljökrav som ställdes i upphandlingen - Att få en överblick av hur miljöprodukterna utvecklats - Att få viktig input inför nästa ramavtalsupphandling  Under våren har det genomförts en revision på PC 2008

Frågor vi kommer att jobba med framöver  Se till helheten vad gäller miljöfrågor i IT-upphandlingarna och ställa så långtgående miljökrav som är möjligt inom ramen för Lagen om offentlig upphandling.  Synliggöra miljöalternativen för avropare där det är relevant.  Utveckla rådgivningen och stödet till avropare vad gäller miljökrav.  Ha som målsättning att följa upp i vilken utsträckning miljöalternativen avropas från ramavtalen.  Genom revision av ramavtalen följa upp att miljökraven som ställts i upphandlingen uppfylls även under avtalstiden.  Samverka med Miljöstyrningsrådet vid t.ex. kriterieutveckling. Tack för att ni lyssnade!

IT- upphandlingens nya arbetssätt och omvärldsförändringar HansHans Hans Sundström

Vilka är svårigheterna idag?  Offentlig upphandling ”Hårt reglerad”, över reglerad och över tolkad,  Överprövningar, överprövningar och återigen överprövningar,  Advokater, advokater och återigen advokater,  Myndigheterna försöker följa reglerna minutiöst till minsta formregel,,  Oprövad lagstiftning och brist på praxis,  Rättsmedlet införs den 15 juli 2010,  Nya avropsprocessen upplevs som komplicerad.

Hur vill vi möta det?  Kundorientering  Under uppbyggnad ramavtalsservice, stöd till avropande myndigheter: Kan vara stöd i avropsförfrågningar, leveransavtal eller tekniska och juridiska frågor etc,  Kan också svara på frågor som kommer från leverantörer – men är ingen gratis tjänst för konsulter och juristfirmor

Hur vill vi möta det?  Mycket mera stöd från våra upphandlingsprojekt!  Mera av:  Vägledningar  Checklistor  Avtalspaket  Personlig kontakt (Vi kommer aldrig att bli konsulter)  På sikt förnyad konkurrensutsättning i våra verktyg

Internt förändringsarbete ger bättre service både till myndigheter och leverantörer  Projekt som ska genomföras  Apollo II (Ny organisation)  Upphandlingsverktyget (European Dynamics)  Fredo (faktureringssystemet)  Ramavtalsservice

Omvärldsförändring  Överflyttning av ramavtalsverksamheten från 9 myndigheter,  Verksamhetsövergång från VHS-upphandling, SiS etc,  Ansvaret för och övertagandet av cirka 400 ramavtal  En gemensam upphandlingskultur omfattande samtliga ingående enheter ska genomföras.

Frågor ?