Ett arbete med att etablera en ny organisation. Kommunstyrelsen 3 september 2012

Ny politisk organisation Nya utmaningar = nya lösningar Bakgrund – varför en ny organisation? Ny politisk organisation Förvaltningen måste vara anpassad efter den politiska organisationen Framtida utmaningar Vi vill vara en framgångsrik organisation som klarar att möta framtidens utmaningar. Nya utmaningar = nya lösningar Vi behöver en stuktur och ett arbetssätt som möjliggör lärande, ständiga förbättringar, likvärdig service och utvecklar våra medarbetare

Ny struktur och ökat processtänk Kompetens-utveckling Skapa en lärande organisation Ny struktur och ökat processtänk En gemensam kultur och tydliga verktyg och metoder Kompetens-utveckling Strukturer och processer som stöttar organisationen: Delat ledarskap, processtänk (huvudprocess och stödprocesser), tydliga arenor för dialog, införande av linjeorganisationen, helhetstänk vilket säkerställer likvärdighet och gör oss mer effektiva. Införande av tydliga styr och ledningssystem, stärka uppföljning och utvärdering En gemensam kultur: Kulturpyramiden Kompetensutveckling för medarbetare

Vad är en lärande organisation? Vi vill vara en organisation som kontinuerligt lär av våra erfarenheter i syfte att lösa våra uppgifter på ett bättre sätt. Ledningen uppmuntrar medarbetarna att tillsammans undersöka och diskutera samarbete och resultat. I vår organisation har medarbetarna god kunskap om resultat, utmaningar och mål Vi arbetar med ständiga förbättringar, följer upp och utvärderar vårt arbete. Samtliga känner samhörighet med varandra och strävar för att nå bättre resultat. Vi delar med oss av kunskap, lär av varandra och stimulerar varandras lärande.

Strategisk kompetensförsörjning FUNDAMENT: Den lärande organisationen VISION En öppen och modern organisation där medarbetares kompetens i ett tydligt kundperspektiv tas till vara. En gemensam kultur VÄRDEORD Samverkan Helhetssyn Kundens fokus Stolt PRINCIPER Vi vill ha nöjdare kunder inom befintlig budget. Vi underlättar för varandra och överlämnar med ansvar. Vi vill varandras framgång. Alla bidrar till helheten. METODER Våra arbetssätt Lean Digitala system Strategisk kompetensförsörjning VERKTYG Våra arbetssätt: processer, rutiner, checklistor Lean: värdeflödesanalys, 5S, A3, leantavlor Digitala system: Stratsys, Qlik View, diariesystem Strategisk kompetensförsörjning: samtalsgrupper, ledar- och medarbetarutveckling, Kontentan, Flecks synergimetod FUNDAMENT: Den lärande organisationen

VISION: En öppen och modern organisation där medarbetares kompetens i ett tydligt kundperspektiv tas tillvara VISION VÄRDEORD PRINCIPER METODER VERKTYG

Kundens fokus Samverkan Helhetssyn Stolt VISION VÄRDEORD PRINCIPER Våra värdeord Samverkan Helhetssyn Kundens fokus Stolt VISION VÄRDEORD PRINCIPER METODER VERKTYG

Vi vill ha nöjdare kunder inom befintlig budget Våra principer som är kopplade till våra värdeord Vi vill ha nöjdare kunder inom befintlig budget Vi underlättar för varandra och överlämnar med ansvar Vi vill varandras framgång Alla bidrar till helheten VISION VÄRDEORD PRINCIPER METODER VERKTYG

Strategisk kompetens- försörjning Lean Våra arbetssätt Digitala system Strategisk kompetens- försörjning Våra metoder som är kopplade till principerna och värdeorden VISION VÄRDEORD PRINCIPER METODER VERKTYG

Jobba smartare inte snabbare! Lean Jobba smartare inte snabbare! Skapa värde för medborgarna Förbättrar våra processer Alla deltar i förbättrings-arbetet Vad är lean? Grunden i lean handlar om att eliminera slöseri. Utgångspunkten är att hela tiden arbeta för förbättrad service, öka kund- värdet och samtidigt minimera resursinsatsen. Vi vill arbeta med hållbara arbetssätt och ständiga förbättringar och detta gör vi genom att skapa en kultur där förbättringar i sättet att arbeta ständigt identifieras och ledar till att nya arbetssätt prövas och utvärderas. Lean ger också medarbetarna möjlighet att påverka sitt eget och sin verksamhets arbete – alla tillåts och förväntas bidra till förbättringsarbetet.

Standardiserade arbetssätt och rutiner Våra arbetssätt Standardiserade arbetssätt och rutiner Säkerställa att vi gör rätt saker på rätt sätt Lagstiftning följs Arbetar i enlighet med politiska mål Ökad delaktighet och tydlighet Stärkt kundvärde I ”Våra arbetssätt” handlar det om att ta fram standardiserade arbetssätt och rutiner för att säkerställa att vi gör rätt saker på rätt sätt, följer lagstiftningen samt arbetar i enlighet med politiska mål och för ökad delaktighet och tydlighet

Utveckling av Qlick View Digitala system - metoder för uppföljning Upp-följning av KPH Ekonomi-tal Med-arbetar index Utveckling av Qlick View Kvalitets-tal Brukar index Intern uppsikt

ett digitalt strategisystem för uppföljning och rapportering Digitala system Metoder för uppföljning ett digitalt strategisystem för uppföljning och rapportering Stratsys – Ett stöd i att nå våra mål Avstamp i vår styrmodell ”Sexbeningen” Målen i KPH och andra politiskt beslutade mål SMARTA-mål Mätetal, målvärden, åtgärder Rapporter av olika slag kan skapas Tydlighet i vad som ska rapporteras, när och hur

Vad är Strategisk kompetensförsörjning Vad är Strategisk kompetensförsörjning? Att ta tillvara, utveckla och styra medarbetarnas och organisationens kompetens för att uppnå verksamhetsmålen.

Ledarforum 1 dag / månad med utbildning för alla chefer Ledarforum 1 dag / månad med utbildning för alla chefer. Teman: processinriktat arbetssätt, lärande ledarskap, lean och ständiga förbättringar, kommunkunskap, inköp - upphandling, innovation och kreativitet, jämställdhet etc. VISION VÄRDEORD PRINCIPER METODER VERKTYG

Samtalsledarutbildning (20 st) Samtalsgrupper (ca 90 st) Samtalsledarutbildning (20 st) Projektledarutbildning (20 st) Utbildning i systemteori (ca 150 st) Ledningsgruppsstöd (90 st) Individuell coachning (25 st)

Medarbetarlyftet hösten 2012 - ca 450 personer Kommunikation och bemötande Värdegrund och etik Förbättringsarbete och motivation

Leanhandledarutbildning 45 medarbetare utbildades under våren 2012. Fördelade över hela organisationen är de våra förbättringsambassadörer. stöttar verksamheten med olika leaninsatser efter beställning arbetar tillsammans över verksamhetsgränser –ökad helhetssyn och gynnsamt för lärandet interna kompetensen tas till vara - vikten av ”andra ögon” ökad insikt kring kundens fokus, resursanvändning, roller och ansvar

Lean – metod för: ökad delaktighet, god resursanvändning, ständiga förbättringar och kund/brukare i fokus. Leanverktyg; värdeflödes-analys 5S A3 förbättrings-tavlor leanspel mm.

Vill du veta mer om hur vi arbetar för att implementera den nya organisationen och hur vi arbetar med ständiga förbättringar? www.ulricehamn.se/denlarandeorganisationen