Kort om Örebro gammal handelsplats från 1200-talet 132 000 invånare 25 nämnder – 570 förtroendevalda 22 förvaltningar – 11 700 tillsvidareanställda Raindance sedan 1999 Av tradition mycket decentraliserad organisation som inte alltid är så lätt hantera ur administrativ synpunkt – Man har en vana att “göra som man vill”

200-250 tusen leverantörsfakturor 2004 - fakturaportal/skannade fakturor Samtliga fakturor skannas oktober 2007 2500 användare konterar och attesterar 2006 - anskaffningsportal – fulltextfakturor 6 leverantörer, 500 användare i maj 2009 2007 - periodiska fakturor 1 leverantör, 2 förvaltningar i maj 2009 2008 - svefakturor Mål Rationalisera inköps- och faktura-processerna. Antalet administrativ personal som är involverade i inköps- och fakturaprocesserna skall minska Besparing på 3,8 milj (20 kr/faktura) i budget 2008 Nya arbetsuppgift fakturacentral upprättad som hanterar alla skannade fakturor och e-fakturor Fakturafiler stäms av Felaktiga fakturor åtgärdas Skanning av bilagor, kvitton mm Anskaffningsportal produktområdena livsmedel, vård- och omsorgsprodukter och kontorsmaterial för berörda förvaltningar

Svefaktura - Projekt Pilotprojekt startade i mars 2008 i samarbete med Logica/eSamverkan 8 utvalda leverantörer i projektet Egen drift 2009 InExchange och eSamverkan behjälpliga med att “jaga” leverantörer för anslutning Fulltext- i stället för sve- i vissa fall Mål Minska volymen/kostnaden för skanning av fakturor införskaffa kompetens för egen hantering av e-faktura

Teknisk miljö Brandvägg DMZ Pagero Bankgirot Traditionell klient Pagero Sök Raindance Classic Posten Logica skanning Bildserver Webbserver Portaler Apache Tomcat Mail-server InExchange Utdata Från kommunens enklaste system att hantera till det mest komplicerade Skillnad svefaktura och övrig e-handel. När det gäller e-handel så hämtar vi alla dokument via en ftp-sida hos van-tjänsten Svefakturor “ramlar bara in” i den yttre AXTn Vår IT-enhet vill ha så få “infarter” som möjligt Extern AGETOR AXT Leverantörer Intern AGETOR AXT Logica eBS

Svefaktura - produktion Alla svefakturor via InExchange Tillhandahålla brevlåda – transportprofil Referenskontroll Kontroll av standard Leverantörer kan skicka på två sätt Direkt från sitt faktureringssystem Webbsida – Örebro kommuns hemsida En väg in - Krav från vår IT-enhet – säkerhet

Statistik - Leverantörer Läget 21 maj 2009 6 st Fulltexttextfakturor med order 3 st Fulltextfakturor (ytterligare 3 på gång) 1 st Periodiska fakturor 33 st Svefaktura varav 13 i maj När vi får kontakt med leverantörerna visar det sig ibland att de redan kan skicka fulltextfaktura – då väljer vi det Speciellt om det är en leverantör där vi ser fram emot att ganska snart få till en komplett e-handel Vi har samtidigt bett våra “orderleverantörer” att skicka samtliga fakturor elektroniskt oavsett om ordern är elektronisk eller ej.

Statistik – Fakturor   Skannad faktura Orderfaktura Abonnemang Fulltext / svefakt Övriga utbet Totalt S:a 2007 147 164 64% 2 445 1% 5 0% 81 715 35% 231 329 Kv 1 2008 45 088 78% 1 928 3% 2 10 507 18% 57 525 Kv 2 2008 47 255 76% 2 413 4% 1 911 1 10 270 17% 61 850 Kv 3 2008 38 359 2 181 1 890 866 2% 6 175 12% 49 471 Kv 4 2008 53 118 77% 2 927 1 999 2 303 8 894 13% 69 241 S:a 2008 183 820 9 449 5 802 3 170 35 846 15% 238 087 Kv 1 2009 43 020 72% 3 235 5% 1 992 3 844 6% 7 896 59 987 april 2009 13 798 66% 1 227 816 2 391 11% 2 596 20 828 De abonnemangsfakturor (el) som är igång har aldrig skannats. Multiplicerar men april med 3 så får man mer än 7000 fulltext/svefakturor 2:a kvartalet 2009

Statistik – Fakturor Skannad faktura Order/ abonnemang   Skannad faktura Order/ abonnemang Fulltext / svefaktura Övriga utbet Totalt 2008 183 820 77% 15 251 7% 3 170 1% 35 846 15% 238 087 Kv 1 2009 43 020 72% 5 227 9% 3 844 6% 7 896 13% 59 987 april 2009 13 798 66% 2 043 10% 2 391 12% 2 596 20 828 De abonnemangsfakturor (el) som är igång har aldrig skannats. Multiplicerar men april med 3 så får man mer än 7000 fulltext/svefakturor 2:a kvartalet 2009

Antal fakturor Skannade E-fakturor 2008 77% 8% (18 400) 2009 kv 1 72% Räknat på 240 000 fakturor per år Skannade E-fakturor 2008 77% 8% (18 400) 2009 kv 1 72% 15% 2009 april 66% 22% 2010 40% 60% (144 000 st) Fulltext Sve 2008 1 % 2009 kv 1 6% 2009 april 12%

Antalet fakturor ökar Färre samlingsfakturor kom redan i samband med skanningen pga referenskoden men har accenturerats Vissa leverantörers affärssystem delar upp fakturor som skickas elektroniskt! Ex Samlingsfaktura En åkerifaktura som när den kom på papper ganska enkelt gick att dela upp på olika konteringar har blivit 250 fakturor, en för varje uppdrag. Detta på grund av svårigheten att hantera ett så stort material när man inte kan bocka på skärmen Ex leverantörs affärssystem När vi fick en faktura per order och ersättningsprodukter på pappersfaktura så kom alla ersättningsprodukter på en faktura. Nu kommer det en elektronisk faktura på varje ersättningsprodukt Tidigare kunde vi får 3-4 fakturor per leveranstillfälle 2-3 orderfakturor beroende på antalet beställningar och 1 pappersfaktura. Nu kan det bli både 7 och 8 eller fler beroende på antalet ersättningsprodukter.

Svårigheter Omorganisation administrativ verksamhet Adresser Fakturaadress – Leveransadress EAN – klartext Påminnelser Innehåll och “placering” i filen Inte tillräckligt tydlig standard Logicas tolkning Ojämn kvalitet – många kontroller innan OK Ovilja från “mellanhänder” att samarbeta Adresser Leverantörerna hade hunnit byta till Örebro kommun Fakturacentral för skanningens skull. Det vill vi ju inte ha på e-fakturorna. För fulltextfaktura utan order hämtar vi fakturaadressen via EAN-kod men leveransadressen i klartext. Med order kommer båda med EAN-kod När vi får påminnelser märker vi att leverantörernas adressregister är väldigt ouppdaterade. Det kan finnas adresser från förra organisationen som upphörde 2003. I mån av tid och i synnerhet när det gäller fulltextfakturor försöker vi hjälpa leverantörerna med en uppdatering. Innehåll i filen I svefakturor kan det komma fält som av Logica översätts till order-/abonnemangsnummer. Många diskussioner med leverantörerna om vilken information vi behöver och var dom kan placera den för att det ska bli funktionellt för både dom och oss Ovilja från t ex Itella och Bankerna att skicka via InExchange

Önskemål Lite “fastare struktur” i svefakturan Möjliggöra svefakturor för periodiska fakturor Behövs troligen för att sveorder ska fungera tillfredsställande Idag tolkas svefaktuor så att viss information hamnar som order-/abonnemangsnummer. Trots detta går det inte att använda fakturan som order-/abonnemangsfaktura. I synnerhet det senare vore bra. Där rör det sig ju ofta om information som är oberoende av en prislista/order. Har kollat med Logica men dom anser att standarden för svefaktura är alltför “gungig” för att man ska vara säker på att det blir rätt.