En presentaiton av Bolagsverkets resa med införande av en övergripande arkitekturstyrning

Buzzwordet! Enterprise Architecture = Övergripande Arkitekturstyrning Övergripande Arkitekturstyrning = Enterprise Architecture I presentationen förekommer både ordet Enterprise Architecture och Övergripande Arkitekturstyrning men jag menar egentligen samma sak.

Bolagsverket - Perspektivet Ca 10 500 anställda (2010) Ca 110 platser (ca 60 servicekontor) Ca 540 anställda (2013) Exakt 1 plats och 0 servicekontor Bolagsverket som myndighet är en liten myndighet i jämförelse med några andra myndigheter som har en etablera och utvecklad arkitekturstyrning. Även om det i grund och botten handlar om likartade frågor så är komplexiteten långt mycket större för de stora myndigheterna än för Bolagsverket. Vi har inget stort problem med management by walking around. Andra måste förlita sig på att flera driver arkitekturfrågor! Ca 12 500 anställda (2010) Ca 80 platser (2010)

Bolagsverket på 1 minut 1 kontor i Sverige (Sundsvall) Drygt 500 anställda Omsätter ca 500 Msek 1 kontor i Sverige (Sundsvall) Registreringsmyndighet för svenska företag (ca 25 olika företagsformer) Företagsinteckningsmyndighet Fattar beslut om likvidation Patentombud – en kanslifunktion till Patentombudsnämnden Registrerar Försäkringsförmedlare Registret mot penningtvätt Utvecklingsmyndighet för företag och företagande inom e-förvaltning En servicefunktion, en öppen faktabank med information om näringslivet för näringslivet. Ca 500 000 samtal per år eller 2 272 per dag Några korta fakta om Bolagsverket: I oktober 2013 540 anställda Omsättning 2012 498MSek Vi finns på en plats i Sverige och det är i Sundsvall. (I Sundsvall huserar också Försäkringskassans IT-avdelning med ca 1.000 personer, CSN’s ”huvudkontor” och SPV för att nämna några) Vi har ett antal olika grenar på vår verksamhet: Vi ä registreringsmyndighet för svenska företag vilket betyder att vi registrerar företag och företagsinformation. Det finns idag 25 olika företagsformer men det är inte alla som är obligatoriska hos Bolagsverket. Vissa finns registrerade hos Skatteverket eller Lantmäteriverket. Företagsinteckningsmyndighet betyder att vi registrerar företagsinteckningar i de fall ett företag till exempel går till banken för att få kredit och som säkerhet ställa tillgångar i företaget. Det motsvarar ungefär samma sak som vid belåning av sin fastighet där pantbrev tas ut för att säkra lånen i en fastighet. Här används våra tjänster flitigt av affärsbankerna. Likvidation är en viktig funktion som inte har så stora ärendevolymer men som till slut alltså sätter ett företag i likvidation. Ytterst kvalitetsstyrd process! Bolagsverket för också ett register över Patentombud, alltså de som har en auktorisation att arbeta som patentombud i Sverige. Detta är en ren kanslifunktion till Patentombudsnämnden! Vi för register över samtliga försäkringsförmedlare i Sverige. Den som arbetar med att förmedla försäkringar i Sverige måste dels ansöka om tillstånd hos Finansinspektionen samt registrera sig hos Bolagsverket. I Sverige har vi en lag som säger att personer som bedriver en viss verksamhet är skyldiga att anmäla sig till registret mot penningtvätt. Exempel är redovisningsbyråer, skatte- eller juridiska rådgivare. Är man skyldig att anmäla sig och trots detta inte gör så finns risken för att aktuell tillsynsmyndighet begär att verksamheten upphör! Utvecklingsmyndighet är ett regeringsupdrag från mars 2011 som innebär att Bolagsverket ska samla myndigheter och andra berörda aktörer till gemensamma e-förvaltningsprojekt. Syftet är att identifiera företagarnas behov av e-tjänster och involvera de aktörer som krävs för att utveckla e-tjänsterna. Faktabanken slutligen betyder att Bolagsverket har en skyldighet att tillhandahålla inormation från våra register till de som behöver tillgång till den. Bolagsverket har rätt att ta betalt för den information som vi tillhandahåller.

Domänindelning arkitektur Enterprisearkitektur Utbud Relationer Värde- erbjudande Produkter Enterprisearkitektur en ansvarar för helheten då allting är tänkt sitta ihop. I denna arkitektur grundläggs kraven på arkitekturen! Verksamhetsarkitekturen ansvarar för att de beskrivningar av verksamheten som är nödvändig uppättas. Den samlade verksamhetsarkitekturen avser också i mångt och mycket om kravställning mot IT för att få det stöd som verksamheten behöver för att kunna utföra sina processer. IT-arkitekturen slutligen omfattar de beskrivningar som IT behöver för att kunna hålla ordning på sina objekt. Här ingår allt från fysiska datamodeller ned till beskrivningar av vilka servrar som står var i datorhallen. Verksamhetsarkitektur IT-arkitektur

Mer Bolagsverket på 30s Utvecklingsavdelning (IT) ca 100 personer Kärnverksamhet ca 250 personer Stöd- ledningsverksamhet ca 150 Antal IT-arkitekter: 7 verksamhetsarkitekter: 4 Antal EA-arkitekter: 1 En fördelning av Bolagsverkets ca 500 anställda ser ut som följer: Ca 100 personer som arbetar med att förvalta och utveckla vårt IT-stöd. Kärnverksamheten (Registrering, Informationsförsäljning) omfattar ca 250 personer Stödverksamhet tillsammans med ledningen omfattar ca 150 personer. Till detta hör totalt 12 arkitekter fördelade enligt: 7 st IT-arkitekter som ger stöd till våra 100 på utvecklingsavdelningen 4 st Verksamhetsarkitekter som ger stöd till våra 400 på kärn-, stöd- och ledningsverksamhet 1 st EA-arkitekt som ser till att arkitekturen håller ihop.

Avslutande fakta om Bolagsverket Generaldirektör Annika Bränström Ordförande i e-delegationen Ledamot i e-legitimationsnämnden Initiativtagare till Myndighetsnätverket … Pågående samverkansuppdrag Portalen verksamt.se förenklar för företagaren Mjuk infrastruktur (e-delegationen) Mina fullmakter Bidrar i minameddelanden.se Andra resurser till e-delegationen EU-initiativ, ett par stycken… Bolagsverket har trots sin litenhet ett stort fokus på samverkan för att förenkla för våra kunder och våra myndigheter. Detta arbete sträcker sig ibland utanför vårt egna verksamhetsområde. Exempel på detta är bland annat: Vår GD Annika sitter som ordförande i e-delegationen, ledamot i e-legitimationsnämnden och en av initiativtagarna till Myndighetsnätverket. (Ett nätverk mellan nio olika myndigheter i syfte att säkerställa kompetensförsörjning, samordna utbildning och dela på administration i Sundsvallsområdet. Några pågående samverkansuppdrag är portalen verksamt.se där företag kan startas, drivas och avvecklas med stöd av tjänster från de myndigheter som valt att vara med i portalen med sina tjänster. (Tillväxtverket, Bolagsverket samt Skatteverket.) Mjuk infrastruktur är ett initiativ från e-delegationen. Med mjuk infrastruktur menas resurser i form av tillgängliggjord information, grundläggande tjänster och funktioner, till exempel e-legitimation, Effektiv informationsförsörjning, Mina fullmakter och Mina meddelanden. Bolagsverket deltar aktivt i flera av dessa initiativ. Bolagsverket tillhandahåller också andra typer av resurser som arbetar för att assistera e-delegationen som till exempel jurister, verksamhetsutvecklare, IT- och verksamhetsarkitekter för att nämna några Bolagsverket deltar också i en del arbeten som initierats inom EU för att underläta till exempel elektronisk legitimering av utländska medborgare i svenska e-tjänster.

Arkitekturvision ”Bolagsverkets gemensamma arkitektur säkrar information som möjliggör kvalificerade analyser och ligger till grund för beslut gällande verksamhetsutveckling på Bolagsverket.” Bolagsverkets arkitekturvision. Att fokus ligger på den gemensamma arkitekturen samt att arkitekturen ska ligga till grund för verksamhetsutveckling betyder mycket!!

KVALITET Drivkrafter Information Begrepp Ordning och reda Ok, verktyg i bilden kan vara mycket, det kan vara ett IT-stöd, det kan vara en process, det kan vara en verksamhetsregel. Då betyder det att: Det inte bara handlar om att veta var sakerna finns, det gäller även förmågan att förstå när rätt verktyg ska användas. (Som ett T-stöd som fasas ut till förmån för ett nytt, priset och kraven för ett att använda disksystem A är good enough i jämförelse med B) Det kan också handla om att kraven på verktygen ska vara tydliga så att rätt verktyg byggs. En annan drivkraft som var viktig på Bolagsverket var att få ordning på vår information. Historiskt så har vi haft kontroll över den realiseringsnära informationsarkitekturen men saknat de beskrivningar som verksamheten ska ta fram. (Begrepps- och logiska informationsmodeller.) Begreppskataloger har fram till 2013 i stort sett tagits fram för varje projekt utan klok återvinning av tidigare arbeten. Kvalitet är en annan drivkraft som driver arkitekturarbete. Till exempel genom aktuella processbeskrivningar för att säkerställa att granskning sker likformigt oavsett handläggare. Redundans i form av att säkerställa att IT-stöden byggs så generella som möjligt för att undvika att samma funktionalitet finns på flera ställen och därmed skapar onödigt dyr förvaltning. KVALITET

Drivkrafter Bättre beslutsunderlag!! Spårbarhet - Genom bättre beskrivningar av oss själva och vår verksamhet och spårbarhet mellan olika beskrivningar kan vi göra analyser och ge bättre svar på frågor som har stor betydelse för vägvalet. Det kan till exempel gälla att se underliggande beroenden inför ett beslut om att byta ut ett system eller en komponent. Om vi bestämmer oss för att byta ut vårt ekonomisystem, Agresso, vilka beroenden finns till andra system? Vilken information utbyts mellan dessa system och hur är den tillgänglig? Effektivitet - Om vi bestämmer oss för att effektivisera processen för hantering av inkomna ärenden så att vi tolkar 75% automatiskt istället för 25%, hur många resurser påverkas av det och klarar vårt IT-stöd av den ökade mängden utan problem med prestanda? Målstyrning - Vilka aktuella projekt, pågående eller planerade, bidrar till att uppfylla verksamhetsmålet A? Vilka mål har vi och hur sitter de ihop med våra strategier?

Vad har vi åstadkommit 2009 ”Etablerad” IT-arkitekturstyrning 2009-07 till 2011-11 Startförsök 1.0 med verksamhetsarkitektur, noll resultat 2010 Enterprise Architecture-intresset tar fart 2011-08 – 2012-01 Förstudie Enterprise Architecture 2012-05 Upphandlas verktygsstöd (Qualiware) 2013-01 Verksamhetsarkitektur samlas, +2 VA 2013-02 Beslut om införande av en gemensam arkitekturstyrning 2013-08 Arkitekturstyrningsorganisation etablerad 2014-01 ???? -”Som att försöka dansa med en myndighet”, Lars Winnerbäck, I mina dunkla rum…

Arkitekturstyrning - Ledning Strategiskt Arkitekturråd Taktiskt arkitekturråd Arkitekturforum 4 avdelningschefer 1 EA-arkitekt Strategisk vy 2-7 år 5 enhetschefer 1 EA-arkitekt Taktisk vy 0-2 år. Övergripande arkitekturstyrning hamnar inte sälla i en stabsfunktion i en organisation. Denna funktion bemannas ofta av resurser med djup och bred kunskap om arkitektur inom samtliga domäner. Bolagsverket har som syns ovan valt en annan väg med sin styrning av arkitekturen. Tanken är att frågor av arkitekturell karaktär drivs underifrån, det vill säga till stor del av de domänansvariga tillsammans med EA-arkitekten men att besluten om arkitekturarbetet beslutas av enhets- eller avdelningschefer beroende på karaktären av arbetet. Avdelningscheferna har att tillsammans med EA-arkitekten sätta den långsiktiga planen med arkitekturen och enhetscheferna den taktiska eller ”verkstaden” om man så säger. Exempel kan här vara att det strategiska arkitekturrådet beslutar att Bolagsverkets processer ska beskrivas inom en tidsram om 2 år medan det taktiska arkitekturrådet beslutar i vilken ordning processerna beskrivs. Arkitekturforum ser till att de beskrivningar som skapas passar in i helheten och att kvalitetssäkra informationen som samlas in. 1 EA-arkitekt 2 domänansvariga 3 övriga

Verkstad –Arkitekturstyrning Avdelningschefer Enhetschefer EA-Arkitekt Arkitekturråd EA-Arkitekt, Domänansvariga Arkitekturforum Domänansvariga Strategi Utbud Process Organisation Information Applikation Teknik Bilkden visar lite schematiskt hur organisationen är uppbyggd och vilken hjälp de domänansvariga har till sitt förfogande för att skapa arkitekturbeskrivningarna. Tanken är som tidigare sagt att behoven inte bara uppstår på ledningsnivå utan att aktivt arbete med arkitekturen driver nya eller kompletterande krav på information i våra beskrivningar. Strateger Produkt-ansvariga Verksamhets-arkitekt HR Verksamhets-arkitekt IT-Arkitekt Produkt-ansvariga Controller Verksamhets-utvecklare Verksamhets-utvecklare Systemarkitekt Systemtekniker nn nn nn nn System-utvecklare

Verksamhetsarkitektur 2013 så här långt… EA – Övergripande arkitekturstyrning på plats Organisation Process Metod & Modell Processer Metod, Modell & Process Kartläggning påbörjad Regler Begrepp Pilot genomförd Information Metod, Modell & Process i ”beta” Om vi bortser från IT-arkitekturen för ett slag och fokuserar på verksamhetsarkitekturen så har följande hänt under 2013. Vi har en organisation på plats för den övergripande arkitekturstyrningen! Till sin hjälp så finns processer som till exempel beskriver hur behoven av arkitekturarbete ångas in och beslutas samt beskriven metod och modell som stöd i arbetet. För Processer så har vi etablerat organisation, process, modell & metod och kartläggningen av våra kärnprocesser pågår för fullt. För regler så har vi etablerat metod, modell och process och kartläggningen är påbörjad med två genomförda piloter. (Mycket positivt resultat!) För begrepp och information så har vi etablerat modell och metod samt genomfört två piloter för begrepp och en för information. Här har vi ett naturligt hinder i form av avsaknaden av utdelade ansvar/befogenheter som begränsar oss en del. KUNG!!!! Värt att nämna i sammanhanget är också verksamhetsarkitekterna fått i uppdrag at skriva en rapport om vår befintliga förvaltningsmodell baserat på PM3 . Syftet är att reda ut behovet av ansvar och befogenheter.

Domänindelning arkitektur Enterprisearkitektur Utbud Relationer Värde- erbjudande Produkter Så tillbaka till domänkartan och var vi befinner oss på den på någon form av övergripande plan. Den röda stjärnan betyder check på etableringen av arkitekturstyrningen sett ur organisationssynpunkt. De blå och gröna stjärnorna betyder att för de platserna så bygger vi just nu och status är lite olika beroende på objekt. Vissa stycken är i pilotstadiet och andra är mer etablerade. IT-arkitekturen generellt är längre framskriden än för verksamhetsarkitekturen. De platser som inte fått någon markering alls är de som vi har kvar att adressera. Vissa har ledningen sagt att de inte är aktuella just nu och andra har vi på grund av tidsbrist inte haft möjlighet att börja med. Verksamhetsarkitektur IT-arkitektur

”Nyttor” Ledningen börjar få upp intresset för arkitektur! Nya uppdrag/projekt med krav på arkitektur Diagram, kataloger etcetera efterfrågas Processerna i centrum!? Processen är spindeln i nätet Brister i våra processer har upptäckts i samband med kartläggningen Otydliga ansvarsområden Dubbla budskap i gamla bekrivningar Frågan om ägarskap för våra förvaltningsobjekt, processer och information är het. Vi arbetar mer strategiskt nu Vi ser oftare till helheten Det är svårt att beskriva nyttor med arkitektur och framförallt när arbetet är i sin linda. Bolagsverket har ännu inte hunnit med att skörda frukterna av det vi har sått. Det finns dock en del lärdomar som vi kan se redan nu som är positiva om som bidrar till att driva arkitekturarbetet framåt.

Tips? Rätt väg 8 o Fallgrop 5, betyder det att vi är tvungna att åka genom Fallgrop för att komma på Rätt väg eller är Fallgropen vägen till Rätt väg och kanske bara ett litet hinder på vägen? Vad jag vill säga med den här bilden är egentligen att det finns ingen genväg till Rätt väg. För att lyckas med arkitektur gäller att börja där du står med dina förutsättningar och att sakta röra sig mot en arkitekturell målbild.

Tips! Skaffa ledningens stöd Fortsätt med organisation, process, metod och modell Bygg från grunden, en sten i taget - Nirvana finns inte ”There is no silver bullet!” Nyttan med arkitektur är svår att beskriva och förmodligen specifik för varje organisation Arkitektur handlar mycket om uthållighet och just ledningens stöd Vägen är inte rak Skaffa ledningens stöd handlar inte bara om att få genom finansiering av arbetet med arkitektur. Det handlar främst om att förändra beteenden faktiskt. Vi behöver ledningens stöd främst genom att efterfråga arkitekturarbete! Fortsätt med att sätta organisationen vem/vilka som har ansvaret och mandat för vad. Bra att rita upp processerna för arkitekturstyrning tidigt och utgå från dessa för att tydliggöra roller och ansvar. Luta er tillbaka på en metod och en modell – om än aldrig så enkla! Säkerställer att vi gör saker på ett enhetligt sätt. Gör vi fel vet vi hur vi kan rätta allt… Bygg från grunden står för att det är så mycket enklare att arbeta med arkitektur i iterationer. Börja till exempel processkartläggningen för att beskriva nuläget och för att få en insikt i vad vi är överens om att vi verkligen gör. Min erfarenhet är att vi inte alltid är överens om att vi verkligen gör det vi tror att vi gör. Det är viktigt att det finns en ansvarig Enterprise arkitekt som har ansvaret för helheten, det vill säga att inte processgänget skapar modeller som inte går att koppla vidare till informationsarkitekturen. ”There is no silver bullet” för arkitekturarbete. Det finns inget facit som fungerar överallt och det beror på att behovet är olika för alla. Det finns såklart goda idéer ifrån generella ramverk som kan ge en god start. Välj ett eller välj delar ur flera och försök att arbeta pragmatiskt! Arkitekturarbete handlar till största delen om sunt förnuft… Nyttan med arkitektur är svår att beskriva. Det finns en del exempel och även en del rapporter från universiteten i ämnet, (Till exempel Lars Matsson från KTH) Exempel som ges är besparing i tid för nyrekryterade att förstå vad som ska utföras, (process- och arbetsflödesbeskrivningar), eller en minskning av projektportföljen med hjälp av målstyrning där initiativ som inte styr mot aktuella mål inte blir av. Vägen är inte rak! Ett iterativt arbete med arkitekturen innebär ett antal omtag där till exempel metamodellen, (den modell som beskriver arkitekturens innehåll och hur den hänger ihop med varandra) behöver revideras allt eftersom nya krav upptäcks med tiden.

Arkitekturresan ”Bolagsverkets gemensamma arkitektur säkrar information som möjliggör kvalificerade analyser och ligger till grund för beslut gällande verksamhetsutveckling på Bolagsverket.” Bolagsverkets resa med arkitekturstyrning på ett övergripande plan har bara börjat men vi ser målet på vägen framåt och vägen kommer garanterat inte att vara lika rak och fin som den här.

Tack för mig! E-post: lars.rydell@bolagsverket.se Mobil: +46 76 1166 389 Jag ser gärna att just du återkommer med dina frågor eller funderingar om du finner materialet intressant. Mina kontaktuppgifter framgår av bilden.