Ladok3 Sammanfattning av projektet samt planer den närmaste tiden NUAK 2010 09 28

Föredragshållare Wilhelm Arndt Catherine Zetterqvist Reijo Soréus Huvudprojektledare Ladok3 Extern konsult, Transcendent Group Catherine Zetterqvist Projektledare verksamhetsdelprojekt Systemansvarig, Linnéuniversitetet Reijo Soréus Projektledare lösningsdelprojekt Teknisk systemförvaltare för Ladok, VHS 2010-09-28

Agenda Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation 2010-09-28

Ladok3 – Projekt och system Det nya systemstödet Ladok3: Kan i jämförelse med dagens Ladok vara mindre eller större, beroende på vilket resultat vi så småningom når och hur vi väljer att benämna det eller de system som ger oss morgondagens studieadministrativa stöd. Projektet Ladok3: Omfattar även processbeskrivningar, begreppskartläggning och systemkartläggning för de processer och system som kommunicerar eller borde kommunicera med systemstödet Ladok3 2010-09-28

Agenda Vad vi levererar – Projektets mål Inledning Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation 2010-09-28

Vad ska Ladok3 leverera Nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige, som alltså ska ersätta det Ladoksystem som idag är i drift. 2010-09-28

Vilka bitar ska vi använda till Ladok3 2010-09-28

Omfattning och krav på Ladok3 ? ? ? ? ? ? 2010-09-28

Omfattning och krav på Ladok3 ? ? ? ? ? ? 2010-09-28

Omfattning - Förstå verksamheten 1. Definiera och strukturera informationen 2. Fånga in behov och krav via processkartläggning 3. Kartlägga informationsflöden Stabilitet Organisation Process vem? hur? Information vad? Integration 2010-09-28

Strukturera informationsbehovet För att kunna definiera en omfattning över vad Ladok3 ska stödja behöver vi säkerställa att lärosätena har en gemensam definition av informationen Stabilitet Organisation Process vem? hur? Information vad? 2010-09-28

Begreppsdefinition 2010-09-28

Övergripande processbeskrivning Andra viktiga stödprocesser är: Rekrytera och behålla personal Ekonomistyrning och inköp Tillhandahålla infrastruktur (IT, lokaler) 2010-09-28

Identifiera omfattning Ladok3? Andra viktiga stödprocesser är: Rekrytera och behålla personal Ekonomistyrning och inköp Tillhandahålla infrastruktur (IT, lokaler) 2010-09-28

Kartlägga informationsflöden Omfattningen av Ladok3 påverkas också av i vilken mån informationsflödet täcks av befintliga system Kontohantering Schema Lärplattformar Kontohantering Anmälan Ladok3 Open LPW Ladok Ladok STUDERA Ladok Lokal Ladok Kursdb Lokal Ladok Lokal Ladok Lokal Ladok Lokal Ladok NYA Ladok Ping SCB CSN 2010-09-28

Bottenplattan på plats 2010-09-28

Krav på Ladok3 Krav på: 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Hantera redan kända, högtprioriterade behov, t ex hantera studieavgifter, men också sådana behov som framkommer under projektets gång 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Redan idag är Ladok integrerat med många system, tendensen är att det behovet ökar. Vi behöver säkerställa att Ladok3 är gjort på ett sätt så att nya integrationer blir så enkla och säkra som möjligt 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Pekar på både lägre kostnader vad gäller anpassningar av systemet framöver, t ex vad gäller integrationer och att systemet får lägre kostnader för förvaltning än förut 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Handlar både om att välja teknologier som är hållbara och att bygga på ett sådant sätt så att det går att förändra utan att förstöra. Om köp av system så handlar det om att välja leverantör som lever vidare 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Effektiv datadelning Handlar både om att säkerställa enkel delning av information mellan lärosäten i sverige och internationellt 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Effektiv datadelning Användarvänlighet 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Kräver både system som är tillgängligt dygnet runt och processer och organisation som stödjer det. En av förutsättningarna för självadministration, måste finnas tillgängligt när studenten eller annan intreesent vill göra det 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Modernt Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Ska upplevas modernt, lättarbetat och lättförståeligt av användarna 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Modernt Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Handlar både om tillgänglighet 24/7 och hur studenten ser sig själv, tillhörig ett visst lärosäte eller student i sverige dvs lokala portal eller en gemensam studentportal Mobila studenter 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Modernt Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Ska byggas enkelt och flexibelt för att hålla kostnader nere och för att det ska vara enkelt att genomföra förändringar Enkelt Flexibelt Mobila studenter 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Modernt Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Självbetjäning Bygger på flera av de andra kraven, för att gå till självadministration krävs tillgänglighet via portal eller annat, tillgänglighet via 24/7 och enkelhet för att förstå hur göra Enkelt Flexibelt Mobila studenter 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Modernt Effektiv datadelning Användarvänlighet 24/7 drift Säker Självbetjäning Och givetvis – med tanke på typen av information, måste detta vara säkert Enkelt Flexibelt Mobila studenter 2010-09-28

Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration Kostnadseffektivt Hållbart över tiden Förankring Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Framtidssäkrat Självbetjäning Säker Slutligen: lösningen vi tar fram måste vara förankrad bland intressenterna Enkelt Flexibelt Mobila studenter 2010-09-28

Ladok3! Och resultatet blir; Ladok3!!! 2010-09-28

Agenda Projektet Ladok3 Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Förankring Kommunikation 2010-09-28

Bakgrund till projekt Ladok3 HS 2007 HS 2009 Styrelse 16 Dec 2009 Styrelse 18 Jan 2010 Styrgrupp Projekt-direktiv 20 maj 2010 PL Projektplan Förstudieprojekt initieras. Beslut om att påbörja genomförandet av Ladok3-projektet. Styrgrupp för Ladok3 tillsätts. Initiala uppgifter tilldelas. Styrelsen förtydligar uppdrag till styrgruppen i form av målen för projektet. Styrgruppen tar fram projektdirektiv med effektmål för projektet. Målet med förberedelse-arbetet är att ta fram en projektplan för genomförandet av projektet. 2010-09-28

Ladok3 – Nuläge Förbereda Genomföra Avveckla 2010-2011 2011-2014 2014 BP1 BP2.1 BP2.2 BP2.3 BP3 Förbereda 2010-2011 BP4 BP5 BP6 BP5 BP6 BP7 Genomföra 2011-2014 BP8 Avveckla 2014 2010-09-28

Målet med förberedelsefasen I förberedelsefasen läggs fundamentet för hela projektet Efter förberedelsefasen har vi kommit så långt att vi kan presentera en projektplan med: Kravbeskrivning Lösningsförslag Tidplan för genomförandet Budget Migreringsplan 2010-09-28

Övergripande aktiviteter och beroenden under förberedelsefasen Verksamhetsprojekt Projekt-direktiv Processbeskrivningar Begreppsdefinitioner Verksamhetsarkitektur Övergripande kravspecifikation Projekt-plan Migreringsplan Lösningsprojekt Integration mot lokala tekniska miljöer Kartläggning av icke funktionella krav Alternativa externa lösningar Utvärdera alternativen Övergripande Lösningsförslag 2010-09-28

Övergripande tidplan 2010 2011 Verksamhetsdelprojekt BP 1 BP2.1 BP2.2 BP2.3 BP3 Verksamhetsdelprojekt Processbeskrivningar Begreppsdefinitioner Verksamhetsarkitektur Förankr. Övergripande kravspecifikation Förankr Migreringsplan Förankr Lösningsdelprojekt Integration mot lokala tekniska miljöer Kartläggning av icke funktionella krav Alternativa externa lösningar Utvärdera alternativ Övergripande Lösningsförslag Förankr 2010-09-28

Idé om plan efter BP3 - genomförandefas Inplanerade delprojekt Ex. Bygga Övergripande kravspecifikation Lösningsarkitektur Detaljerad kravbild för del/modul Migreringsplan Utveckling Övergripande lösningsförslag Test Val av tjänsteleverantör Leverans1 Ex. Upphandling av standardsystem Framtagande av detaljerad kravbild Upphandlingsunderlag Upphandling och selektering Köp & Anpassning 2010-09-28

Pågående aktiviteter Delprojektledare 2010-09-28

Delprojekt Verksamhet Delprojektledare: Catherine Zetterqvist Mål för delprojektet är att leverera verksamhetens krav på nästa generations studieadministrativa systemstöd och att säkerställa att definierade krav uppfylls i del- och slutleveranser. Målet för delprojektet fram till BP3 är att ta fram verksamhetskraven på en övergripande nivå och tillsamman med delprojekt lösningar ta fram en migreringsplan med hänsyn till den samlade kravbilden. Aktiviteter (deldelprojekt) till BP3 Status Mer information Processbeskrivningar Arbete pågår Presenteras på NUAK (nästa pass) Begreppsdefinitioner Verksamhetsarkitektur Ej påbörjad Övergripande kravspecifikation Migreringsplan 2010-09-28

Processbeskrivningar Startat av PFG Syfte att åskådliggöra de ingående delprocesserna för att klargöra vilka delprocesser som ska beskrivas på en fördjupad nivå. Påbörja en fördjupad beskrivning av är-läget för valda delar. Leverans: En processbeskrivning i bild och text med aktiviteter, in- och ut- objekt, med begrepp definierade i begreppsprojektet. Resultatet ska utgöra underlag och fasas in i arbetet att beskriva verksamhetsarkitekturen. 2010-09-28 41

Begreppsdefinitioner Startat av PFG Syftet med delprojekt Begreppsdefinitioner är att kartlägga vilka begrepp som förekommer i verksamheten, beskriva dessa begrepp, föreslå nya och identifiera problematiska begrepp. Projektet har också till uppgift att utgöra stöd i processarbetet och säkra att de överenskomna begreppen används. Leverans: En lista med begrepp och deras betydelse. 2010-09-28 42

Verksamhetsarkitektur En metod för arbetet med framtagande av funktionella krav där processer och informationsmodell samverkar på ett tydligt sätt. Syftet med delprojekt Verksamhetsarkitektur är att övergripande beskriva verksamhetens processer, informationsobjekt och systemstöd för att kunna göra en avgränsning för vilket område som ska utgöra fokus för funktionella krav inom Ladok3. Leverans: Övergripande processkarta, Informationsmodell, systemsamband och informationssamband. 2010-09-28 43

Övergripande kravspecifikation Syftet med delprojekt Övergripande kravspecifikation är att ta fram funktionella krav som underlag för: Val av systemstöd och lösningsarkitektur Vidare detaljering inför upphandlings- eller utvecklingsunderlag Leverans: Funktionella krav i form av användningsfall med tydliga kopplingar mot informationsobjekten. 2010-09-28 44

Migreringsplan Syfte med delprojekt migreringsplan är att utreda vilka förutsättningar som är styrande för i vilken ordning Ladok3 kan implementeras i verksamheten. Styrande faktorer utöver vad som är mest lämpligt för verksamheten kan vara; vilka funktioner som är eftersatta i dagsläget, vilka funktioner som tekniskt går att implementera före andra, vilka funktioner som berör flest medarbetare, externt informationsutbyte etc. Leverans: En plan över vilka moduler/funktioner som är möjliga att del leverera, i vilken ordning de kan levereras och inom vilka tidsspann leveranser är lämpliga för verksamheten. 2010-09-28 45

Delprojekt lösningar Delprojektledare: Reijo Soreus Mål för delprojektet är att leverera en teknisk lösning som uppfyller kravspecifikationen från verksamheten I och med BP3 ska delprojektet leverera en övergripande systemarkitektur som pekar ut hur kravspecifikationen ska uppfyllas Aktiviteter (deldelprojekt) till BP3 Status Mer information Integration mot lokala tekniska miljöer Slutförd Presenteras på NUAK (nästa pass) Icke-funktionella krav Precis påbörjad Alternativa externa lösningar Arbete pågår Utvärdera alternativen Ej påbörjad Övergripande lösningsförslag 2010-09-28

Utmaningar Tolka krav – komplett och korrekt Motstridiga krav eller direktiv Stora skillnader i förväntningar och behov Använda erfarenheter från dagens Ladok Erfarenheterna varierar Förankring, att säkra acceptans för den valda lösningen Samarbete nationellt och internationellt Alla möjligheter är öppna – avgränsning! 2010-09-28

Integration med lokala teknikmiljöer Syfte att kartlägga förväntningar på vilka typer av lokala system som Ladok3 ska gå att integrera mot och på vilket sätt det ska kunna göras Leverans: förslag till krav beträffande lokala integrationsbehov Prioriteras och tas in av verksamhetssidan 2010-09-28

Alternativa externa lösningar Syfte att identifiera huvudspår för hur vi ska möta upp kraven för verksamheten (kommersiella och Kuali) Knyta kontakter Målet med projektet är att beskriva ett representativt urval alternativa produkter som kan utgöra eller ingå i Ladok3 Leverans: En rapport per möjlig kommersiell produkt som beskriver produkten Rapporterna utgör startpunkt för utvärdering när kravbilden är mer tydlig En sammanställning av tillgänglig information om Kuali (i samarbete med RAKETTI) Exempel på kända alternativ Peoplesoft/Oracle (USA) Kuali (USA) HiSInOne (Tyskland) IST (Sverige) 2010-09-28

Icke-funktionella krav Syfte: att komplettera den verksamhetsbaserade funktionella kravspecifikationen med krav som styr hur systemet ska byggas Mål: att identifiera krav som inte uttrycks som åtgärder en användare ska kunna göra med Ladok3 Gå igenom tidigare utredningsmaterial och kända krav på dagens Ladok Leverans: Kravlista över tänkbara icke-funktionella krav samt nödvändiga vägval Exempel på icke-funktionella krav Användarvänlighet Driftkrav/tillgänglighet Arkitektur Standarder som ska stödjas 2010-09-28

Utvärdering av alternativa lösningar Syfte: att bedöma hur väl olika möjliga lösningar uppfyller kravspecifikationen Mål: underlag för val av produkter vi kan bygga upp Ladok3 på Leverans: Bedömningsmatris som visar vilka krav som uppfylls av respektive lösning Externa lösningar + egen utveckling/anpassning = Ladok3 2010-09-28

Övergripande lösningsförslag Visar hur vi möter den samlade kravspecifikationen Syfte att kombinera ihop de bästa alternativen från utvärderingen till en sammanhållen systemarkitektur Mål: en beskrivning av slutmålet för huvudprojektet och vilket arbete som behövs för att nå dit: Leverans: övergripande systemarkitektur 2010-09-28

Projektorganisation 2010-09-28

Projektorganisation 2010-09-28

Styrgrupp Lars-Olof Nilsson, universitetsdirektör, Linnéuniversitetet (ordförande) Kjell Gunnarsson, förvaltningschef, Malmö högskola Tarmo Haavisto, sektionschef, Lunds universitet Lisbet Kristiansson, avdelningschef, Högskolan i Borås Joakim Nejdeby, IT-direktör, Linköpings universitet Mia Lindegren, avdelningschef, Uppsala universitet Carl Nettelblad, doktorand, Uppsala universitet, SFS-representant Jan-Martin Löwendahl, research director, Gartner Inc. Kuno Öhrman, direktör, Hanken Svenska handelshögskolan i Helsingfors 2010-09-28

Projektledning 2010-09-28

Verksamhetsdelprojekt 2010-09-28

Lösningsdelprojekt 2010-09-28

Projektbemanning Projektet behöver kompetens, både inom delprojekten och i referensgrupper Finns intresse? Förankra med din chef Kontakta projektadministratör, Karin Hellmalm, eller aktuell projektledare i Ladok3-projektet, Catherine Zetterqvist eller Reijo Soréus 2010-09-28

Agenda Förankring Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation 2010-09-28

Intressenter 2010-09-28

Förankring Referensgrupper och remissförfarande Referensgrupper används för löpande förankring Viktigt med bredd i referensgrupperna Viktigt att medlemmar i referensgrupperna är förankrade på respektive lärosäte Formella remisser vid tillfällen för viktiga ställningstaganden. Några kandidater: Omfattning av systemet Ladok3 Övergripande krav Lösningsförslag Migreringsplan 2010-09-28

Agenda Kommunikation Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation 2010-09-28

Kommunikatör Kommunikatör börjar i mitten av oktober Äger kommunikationsplanen Ansvarar för både projektintern och projektextern kommunikation 2010-09-28

Projektkommunikation Ladok.se Nyhetsflöde Information om remisser Fattade beslut Viktiga dokument En ”Tyck till” möjlighet Presentationer i forum Lärosätets möjlighet att påverka Projektmedarbetare Referensgrupp Remiss 2010-09-28

Frågor ? 2010-09-28