Kommunkompassen i Haparanda December 2012

Kort repetition - Vad är Kommunkompassen?  System- och processanalys  Värderar och belönar utifrån om det finns strategi/idé, system, aktiviteter men också resultat, lärande och utveckling  Kommunledningsperspektiv – Utgår från ett centralistiskt styrperspektiv. Nämnder/förvaltningar kan vara goda exempel  Stort och smått lyfts, ni får själva värdera och vikta förbättringsförslagen  Ögonblicksbild och nuläge Ej ”poäng” för planerade aktiviteter

Nyttan  Kommunen kan spegla sig i den utveckling som sker inom kommunal styrning och ledning  Kommunen kan använda resultat för att förbättra sig  Kommunen kan lära och inspirera andra kommuner och låta sig inspireras av andra  Kommunen kan följa utveckling över tid

Utvärderar i 4 dimensioner Demokrati och politisk styrning Produktionssystem Personalpolitiskt system Samverkan med lokalsamhället

Kommunkompassens huvudområden 1.Offentlighet och demokrati 2.Tillgänglighet och brukarorientering 3.Politisk styrning och kontroll 4.Ledarskap, ansvar och delegation 5.Resultat och effektivitet 6.Kommunen som arbetsgivare 7.Verksamhetsutveckling 8.Kommunen som samhällsbyggare

1 Offentlighet och demokrati 1.1 Finns en plan/strategi för demokratiutveckling och information? 1.2 Hur informeras medborgarna? 1.3 Hur informeras medborgarna om resultat? 1.4 Hur främjas medborgardialog och deltagande? 1.5 Etik - hur hantera korruption?

1 Offentlighet och demokrati Styrkor  Kommunens arbete med demokratiutveckling är väl förankrat i Budget- och Strategiplanen – gott exempel  Informationsområdet  Systematisk webbutveckling  Medborgarkontoret  Det politiska vardagsrummet  Resultat delvis samlade på hemsidan  KKiK och medborgardialog – medborgarperspektiv  Medborgarundersökningar

1 Offentlighet och demokrati Förbättringsområden  Lightversion av årsredovisning  Kvalitet och uppföljning på hemsidan. Förtydliga sambanden mellan resultat som läggs ut och kommunens ambition/mål inom området  Redovisa och kommentera brukarundersökningar och revisionens förvaltningsrapporter på hemsidan  Koppla resultat från medborgarundersökning till den politiska viljeriktningen kring medborgardialog  Fullfölja värdegrundsarbetet för att skapa ett förhållningssätt mot korrupt beteende och ex. någon form av Whistleblower funktion eller liknande (internt och externt)

2 Tillgänglighet och brukarorientering 2.1 Finns det en kommunövergripande strategi för brukarorientering? 2.2 Hur arbetar kommunen med tillgänglighet och bemötande? 2.3 Hur informerar kommunen om service och tjänster? 2.4 Hur arbetar kommunen med valfrihet och brukarens påverkan på serviceutbudet? 2.5 Hur arbetar kommunen med brukarundersökningar? 2.6 Hur arbetar kommunen med system för service- /kvalitetsdeklarationer, samt synpunkts- och klagomålshantering för medborgare/brukare?

2 Tillgänglighet och brukarorientering Styrkor  Samverkan med brukarråd  Medborgarkontor – gott exempel  Utvecklingen av digitala brevlådor – gott exempel  Uppföljningen av bemötande och tillgänglighet  Bemötande är ett lönekriterie  Påbörjat arbete med kvalitetsdeklarationer  Kommunövergripande synpunktshantering  Utvecklar innehållet på hemsidan regelbundet – gott exempel

2 Tillgänglighet och brukarorientering Förbättringsområden  Förtydliga brukarnas ställning i övergripande styrdokument  Tryck på värdeord som bemötande och tillgänglighet vid rekrytering och introduktion. Premiera de som utmärker sig positivt  Lägg in kvalitativa resultat i presentationen av enheterna  Tydligare anslag kring hur resultat från brukarundersökningar ska användas. Ex. analys, rapportering och koppling till utveckling/styrning. Redovisa jämförelser internt och externt

3 Politisk styrning och kontroll 3.1 Genomsyras hela organisationen av ett helhetstänkande avseende styrning/uppföljning? 3.2 Styrs kommunen av tydliga politiska mål? 3.3 Hur rapporterar förvaltningen till den politiska nivån och vilka möjligheter har politikerna att utöva tillsyn över förvaltningen? 3.4 Hur är delegation och ansvarsfördelning mellan politisk och tjänstemannanivå? 3.5 Hur främjas den ömsesidiga förståelsen av uppgifter, roller och spelregler mellan politiker och tjänstemän?

3 Politisk styrning och kontroll Styrkor  Etablerad mål- och resultatstyrningsmodell och sammanhållen styrkedja  Åtaganden på medarbetarnivå  Tydlig samhällsbyggnadsfokus  Jämförelser av resultat med andra kommuner  Funktionellt rapporteringssystem  Tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan politiker och tjänstemän

3 Politisk styrning och kontroll Förbättringsområden  Verksamheten inte prioriterad i övergripande målbild. KF styr inte kvalitet – sätter nivå  Vision, utvecklingsområden, värdeord, 3x idéer – Styrsignaler förpackade i flera paket. Även anslagen i andra avsnitt i budget 2.5 Förnyelse, kvalitet och inre effektivitet i budget 3.4 Styrsignaler Behov att sortera för att bli tydligare? Förvirrande?  Förankra verksamhetsidén och följ upp  Bör inte även bolagens ägardirektiv styras utifrån den övergripande målbilden?

4 Ledarskap, ansvar och delegation 4.1 Finns kommunövergripande strategi för ledarskap, ansvar och delegation? 4.2 Vilket ansvar har resultatenheterna för budget, personal och organisation? 4.3 Hur beskrivs inriktning och ansvar för tvärsektoriellt samarbete? 4.4 Hur tydliggörs det personliga uppdraget för alla chefer i organisationen? 4.5 Hur utövas den centrala ledningen över underställda avdelningar/enheter? 4.6 Hur bedrivs kommunens ledarutveckling?

4 Ledarskap, ansvar och delegation Styrkor  Ledaridén och ledarutvecklingsprogrammet  Ledarakademin och chefsaspirant program  Hög grad av ansvarsdelegation till resultatenhetsnivå  Chefsavtal  Funktionell ledningskedja

4 Ledarskap, ansvar och delegation Förbättringsområden  Chefsavtal för alla chefer  Överföring av över- och underskott på resultatenhetsnivå?  Resultatansvar på alla enheter  Uppföljning av ledaridén

5 Resultat och effektivitet 5.1 Strategi för resultatstyrning och effektivitetsutveckling? 5.2 Hur tydliggör kommunen sambandet mellan kostnader och resultat i budgetprocessen? 5.3 Hur arbetar kommunen med utveckling arbetsprocesser, uppföljning och kontroll? 5.4 Hur kommuniceras och förs strategiska diskussioner kring resurser och resultat? 5.5 Hur aktivt används jämförelser som ett led i serviceutveckling och effektivisering? 5.6 Hur sker extern samverkan för att stärka serviceutbudet och öka effektivitet?

5 Resultat och effektivitet Styrkor  Välskött ekonomi  Styrmodell med tydligt fokus på mål- och resultatstyrning  Effektivitetsanslag i budgetprocess och några konkreta verksamhetsexempel. Ex. processkartläggning inom socialtjänsten  Alla medarbetare har smartphones – Miljö och effektivitet  Avvikelsehantering - ekonomi  Jämförelser (Ex. KKiK)  Extern samverkan för att utveckla och vara kostnadseffektiv

5 Resultat och effektivitet Förbättringsområden  Tydligare spegla relationen mellan resurser (ekonomi) – verksamhetsmål – vad som uppnås/resultat i rapporteringen  Lyft in resultatjämförelser i delårsbokslut och årsredovisning  Resultatjämförelser internt (Enheter verksamhetsområden) och externt  Tydligare redovisa resultat av effektiviseringsåtgärder

6 Kommunen som arbetsgivare 6.1 Finns en kommunövergripande personalstrategi? 6.2 Hur tillvaratas befintliga och hur rekryteras nya medarbetare? Kommunen som ”attraktiv arbetsgivare”. 6.3 Hur stor vikt läggs vid kompetens- och medarbetarutveckling? 6.4 Hur sker individuell lönesättning och belöning av goda prestationer? 6.5 Hur bedrivs kommunens arbetsmiljöarbete? 6.6 Hur arbetar kommunen med mångfald, (etnicitet, kulturellt och kön)?

6 Kommunen som arbetsgivare Styrkor  ”Haparanda ska vara en attraktiv, kreativ och framtidsinriktad arbetsplats” lyft i Budgetdokumentet  Verksamhets-, medarbetar- och ledaridé  Hälsosatsningen 2013  Åtaganden på medarbetarnivå – inte krav utan möjlighet till delaktighet i koncernens utveckling. Resultatfokus  Verksamhetsanpassade lönekriterier  Uppföljningen av arbetsmiljön

6 Kommunen som arbetsgivare Förbättringsområden  Uppföljning av personalstrategi  Följa upp riktlinjerna för komptensutveckling  Aktivt profilera sig som attraktiv arbetsgivare  Högre täckning av medarbetarsamtal men framför allt individuella utvecklingsplaner. Systematik och kvalitet  Högre täckning av lönesamtal  Utveckla information och förbättra dialog med fackliga företrädare  Bredda jämställdhets- och mångfaldsarbetet utifrån ex. etnicitet

7 Verksamhetsutveckling 7.1 Hur beskrivs övergripande strategiskt kvalitetsarbete och serviceutveckling? 7.2 Vilka metoder och verktyg finns för kvalitets- /verksamhetsutveckling? 7.3 Hur sker lärande och utveckling genom omvärldsspaning och samverkan? 7.4 Hur arbetar kommunen med kreativitet och innovationer? 7.5 Hur arbetar kommunen med IT-stöd för att effektivisera det interna arbetet?

7 Verksamhetsutveckling Styrkor  Aktivt kvalitetsarbete på förvaltningsnivå  Omvärldsspaning och externa kontakter bejakas och är ett starkt område för Haparanda  Årets medarbetare  Kommunens förhållningssätt och arbete kring IT och digital utveckling  Papperslöshet i praktiken

7 Verksamhetsutveckling Förbättringsområden  Förtydliga den övergripande inriktningen på kommunens kvalitetsarbete. 2.4 bra anslag i budgeten, men styr det?  Använda resultat från brukarundersökningar och synpunktshantering mer systematisk för att förbättra  Utveckla ett arbetssätt som tydligare stöder och uppmuntrar kreativitet och goda idéer

8 Kommunen som samhällsbyggare 8.1 Har kommunen övergripande planer/strategier för samhällsbyggande? 8.2 Hur samverkar kommunen med aktörer inom civilsamhället? 8.3 Hur samverkar kommunen med kulturlivet? 8.4 Vilken är kommunens roll i utveckling av näringslivet? 8.5 Hur arbetar kommunen med internationella kontakter? 8.6 Hur arbetar kommunen med hållbar utveckling? (miljö – ekonomiskt – socialt)

8 Kommun som samhällsbyggare Styrkor  Gränslös samhällsutveckling  Kommunens stöd och samarbete med näringslivet  Kommunens stöd till föreningslivet  Byapeng för grupper som aktivt engagerar sig i sin bygd  Många exempel på internationellt utbyte  Systematiskt miljö- och klimatarbete

8 Kommun som samhällsbyggare Förbättringsområden  Förtydliga en väg in för oorganiserade volontära krafter som vill bidra för kommunens bästa  Utveckla den sociala dimensionen i hållbarhetsarbetet  Tillväxtenhetens årsrapport. Vad ger arbetet för resultat?

Resultat 2012 Haparanda kommun Resultat 2012Resultat Offentlighet och demokrati Tillgänglighet och brukarorientering Politisk styrning och kontroll6750,5 4. Ledarskap, ansvar och delegation5662,5 5. Resultat och effektivitet Kommunen som arbetsgivare personalpolitik5057,5 7. Verksamhetsutveckling Kommun som samhällsbyggare7584 TOTALT ,5

Resultatjämförelse med Kvalitetskommun 2011

Allmänt förbättringsfokus System/ process OmfattningResultatUtvärdering/ analys

Lycka till!