Avlopp & Vatten i Bergs by Extra Stämma Bergs VA Samfällighets-förening 2012-05-19 1

Dagordning Val av mötesordförande Val av protokollförare Fastställande av röstlängd Val av två protokolljusterare tillika rösträknare Fastställande av dagordning Fråga om stämman utlysts i stadgeenlig ordning Bestämmande av ersättning till dem som enligt dessa stadgar väljs till olika uppdrag inom föreningen Ekonomi och projektläge Beslut om samfällighetens framtid och andra dispositioner föranledda av stämmans beslut Kompletterande val av styrelseledamot efter Anders Åberg Övriga ärenden Mötets avslutande Vid mötet är varje fastighet röstberättigad enligt av Lantmäteriet fastställt andelstal oavsett antalet delägare i fastigheten. 2

Dagordning Val av mötesordförande Val av protokollförare Fastställande av röstlängd Val av två protokolljusterare tillika rösträknare Fastställande av dagordning Fråga om stämman utlysts i stadgeenlig ordning Bestämmande av ersättning till dem som enligt dessa stadgar väljs till olika uppdrag inom föreningen 3

Ekonomi och projektläge Bakgrund Projektet till 2011 Utveckling under 2011-2012 Status i projektet Kostnadskalkylen och dess utveckling Föreningens handlingsalternativ Beslut att fatta 4

Bakgrund Underkända avlopp Dispens under förutsättning att vi arbetade med en gemensam avloppslösning (Värmdö Skola april 2005) Medlemmarna har på ett mycket proaktivt sätt drivit detta projekt framåt, fattat erforderliga beslut på stämmorna och konflikterna har varit få och små. Konsulterade experter bedömde projekttiden till 5-6 år för tillstånd från myndigheter + tid för genomförande, vilket har stämt tämligen väl. 5

Projektet till 2011 Utredning vattentillgång Teknisk lösning Medlemsförvaltning Bildande av ekonomisk förening Samfällighetsbildning Lantmäteriförrättning Finansiering LOVA-bidrag Hemsida Faktureringssystem Ledningsnät Kartering och markanalys Dimensionering Avtal med fastighetsägare Avtal med Vattenfall Lokalisering vattenverk Avtal med fastighetsnyttjare Inköp av elverk för strömavbrott Reningsverk Lokalisering Anskaffande av tomtmark Miljötillstånd Ritningar Bygglov Lokalisering vattenintag och utsläppspunkt Avtal med fastighetsägare Vattenprover Miljötillstånd Strandskyddsdispens för samtliga anläggningar Konsulterade experter under projektets gång. Alrutz Advokatbyrå Afflux Water BIOVAC, inkl 2 studiebesök Grävare (ett flertal) Jungpumpen, Tyskland Kommunalteknik Lantmäteriet Sweco Topas Vatten Tyrens VA-ingenjörerna Vattenverksförvaltare (ett flertal) Värmdö Kommun Wallenius Water AB 6

Från förra årsmötet i maj 2011 Tillsättande av utomstående projektledare för samordning av projektet. Projktledarens uppgifter skall bestå av att koordinera alla i projektet ingående komponenter för vatten och avlopp så att dessa samverkar och att lämna föreningen en funktionsgaranti. Projektledaren skall planera i 3 steg Steg 1.               Utredning, principförslag Steg 2.               Detaljprojektering & förfrågningshandlingar Steg 3                Genomförande Nedan redovisas kort en sammanställning av de punkter som bör diskuteras och beslutas i Steg 1. Beroende på hur vi sedan väljer att gå vidare påverkar det omfattningen för en extern part vid steg 2 och 3 vilket vi föreslår att vi diskuterar vidare under steg 1 Steg 1.               Utredning mm 1.     Fastställa dimensionerande förutsättningar avseende flöden, kvalitet, redundans, mm. 2.     Fastställa principutformning av hela systemet. Delanläggningarnas placering. Hur skall drift ske sommar, respektive vintertid. Detta avgör utformning. Fastställa avsaltningsanläggningens förutsättning som påverkar övriga delar pga vinter respektive sommar drift. 3.     Fastställa ledningsnätets dimensionerande förutsättningar, ev framtida utbyggnad mm 4.     Fastställa hur projektet skall upphandlas och drivas. Delad entreprenad, totalentreprenad eller funktionsleverans. Detta påverkar hur stor insats som erfordras för att upprätta förfrågningshandlingar.   5.     Fastställa alla myndighetskrav och förutsättningar. 6.     Fastställa elektriska förutsättningar, reservkraft 7.     Fastställa nivå på styrning och övervakning som vi önskar. 8.     Fastställa garanti-, och servicevillkor som vi önskar. 9.     Fastställa entreprenadform vilket påverkar antalet anbudsgivare. 10.   Diskutera vilka entreprenörer som finns på Möja som bör nyttjas. Ovanstående uppdrag har efter utvärdering av möjliga leverantörer tillfallit VA-ingenjörerna. Vi befinner oss nu mellan steg 2 och steg 3 ovan. 7

Utveckling under hösten och vintern 2011-2012 VA-ingenjörerna har i samråd med styrelsen specificerat Dimensionerande förutsättningar Vattenkvalitet Flöde Säsongs- och dygnsvariationer Redundans Avfallshantering Kvalitetskrav Geografiska och geologiska förutsättningar Kraftförsörjning Reservdelsförsörjning Test och provdrift Upphandlingsform Delentreprenader, 6st Formella krav Myndighetskrav Avtalskrav Ekolodsmätning av bottenförhållanden för intags- och utsläppspunkter samt för rördragning på botten Bildande av samfällighetsförening Upprättande av upphandlingsunderlag Inhämtande av offerter 8

Utveckling under hösten och vintern 2011-2012, fortsättning Vi har under vintern stött på två allvarliga problem i projektet Ökade kalkylerade investeringskostnader Medlemsavhopp Styrelsen har också bekymrat sig för följande utveckling Kommunen har under det senaste året ändrat fundamentala förutsättningar för projektet Åsikter om projektet har börjat komma fram som snarare rör vad som ”borde göras/ha gjorts” än vad ”jag kan göra/borde ha gjort” 9

Status i projektet Vi har idag en färdig och definierad teknisk lösning dokumenterad beskrivning och kravspecifikation för hela systemet En komplett och fungerande förvaltning av vatten och avloppsfrågan i Berg de flesta offerter som krävs för att starta det fysiska arbetet Den absolut största och svåraste uppgiften är därmed avklarad Kraftigt ökade prognosticerade kostnader 10

Vad beror kostnadsökningen på? Jo: Tre saker Fördyrande omständigheter utanför föreningens kontroll Geografiska och geologiska förutsättningar Vattenbrist Berggrund Bottenförhållanden Offentliga krav Arbetsmiljökrav Ansvarsförhållanden Ökade inköpskostnader De initiala kalkylerna baserades på estimat från branschfolk och leverantörer inom respektive tekniskt område. Dessa estimat utgjorde fram till 2011 den bästa uppskattning föreningen kunde inhämta. Belopp: 158 000 kronor VA-ingenjörerna estimerade grävkostnaden till ett högre värde än det vi fått oss tillhanda tidigare, varför vi under hösten sände ut information till medlemmarna om att kostnaden väntades stiga Belopp: ca 200 000 kronor De offerter som har kommit in under våren ligger långt över de estimat som lämnats av såväl leverantörer som av VA-ingenjörerna Intresset för att lämna offerter har varit mycket svalt De offerter som har kommit in är enligt de flesta bedömningar kraftigt överprisade Avhoppade medlemmar Större delen av kostnaderna i projektet är gemensamma, varför ett minskat antal medlemmar kraftigt påverkar kostnaden per medlem. 11

Förutsättningar som har hållit kostnaderna nere Det upparbetade värdet som styrelsen har utfört utan kostnad för medlemmarna ca 3-4 miljoner kronor ca 50 000 kronor per fastighet LOVA bidrag 2 miljoner kronor ca 30 000 kronor per fastighet Medlemmarnas samarbetsvilja och ståndaktighet 12

Prisets beroende av medlemsantalet Dagens medlemstal Kostnaden idag uppskattas alltså till ca 350 000 kronor per hushåll 13

Beslut om samfällighetens framtid och andra dispositioner föranledda av stämmans beslut 14

Beslut Beslut 1: Fortsätta med föreliggande offerter JA / NEJ Styrelsens rekommendation: Styrelsen ser att alternativet JA endast är möjligt under förutsättning att samtliga medlemmar enhälligt ställer sig bakom detta. Styrelsen vet att en sådan enhällighet inte föreligger. Styrelsen rekommenderar således medlemmarna att rösta NEJ. 15

Prisets beroende av medlemsantalet Dagens medlemstal Kostnaden idag uppskattas alltså till ca 350 000 kronor per hushåll 16

Nästa möte Beslut 1: Avsluta samfälligheten JA / NEJ Styrelsens rekommendation: JA, om inte nya förutsättningar framkommit Under förutsättning att samfälligheten läggs ned: Beslut 2: Väg framåt i den ekonomiska föreningen Beslut 3: Ny styrelse i den ekonomiska föreningen 17/6 kl 10:00 i Möjahallen 17

Dagordning Kompletterande val av styrelseledamot efter Anders Åberg Övriga ärenden Mötets avslutande Vid mötet är varje fastighet röstberättigad enligt av Lantmäteriet fastställt andelstal oavsett antalet delägare i fastigheten. 18