Processkartläggning

Frågor att besvara Vad är en process? Varför ska vi kartlägga dem? Vem vinner på det?

Innebär att verksamheten fokuserar på tillvägagångssätt, flöden inom verksamheten och de resultat de leder till

Processorientering Organisationens verksamhet ska ses som processer som skapar värde för kunden. ”En process är en serie aktiviteter som förädlar en vara eller tjänst. Den har en väl definierad början och ett väl definierat slut.” ”Det som händer i verksamheten, steg för steg, till kunden får sin produkt.”

Förbättringscykeln Planera Genomföra Utveckla Utvärdera Genomförande- Uppfyllt behov Planera Genomföra Behov Utveckla Utvärdera Utvecklings- plan

Processer Huvudprocess Stöd/ledningsprocesser Vilka finns vi till för? Vilka tjänster levererar vi till kunden? Vilka är våra slutprestationer? Vad gör vi innan tjänsten når den externa kunden? Huvudprocess ett fåtal övergripande definierade processer som tillsammans uppfyller organisationens affärsidé Stöd/ledningsprocesser ej direkt inblandade i arbetet att uppfylla affärsidén förser kärnprocesser med nödvändigt stöd saknar egenvärde men kan vara av strategisk betydelse för framgångsrika kärnprocesser bör alltid betraktas utifrån kärnprocessernas behov Vilka interna kunder finns vi till för? Vilka tjänster levererar vi till interna kunder? Vad måste vi göra för att underhålla våra huvudprocesser? Vad bedriver vi för verksamheter som fungerar som stöd för våra huvudprocesser?

Linje- och process Processorganisationen: Vem gör vad Hur gör man det Patientens väg Processorganisationen: Vem gör vad Hur gör man det Ena experterna Hur fungerar flödet Linjeorganisationen Bemanningsansvar Kostnadsansvar Kompetensutveckling Lokaler/utrustning Prioritering

Varför blir det fel? Otydligt ansvar Blandning av stort och smått Brutna ansvarskedjor Att det blir fel p.g.a. bristande planering Höga el. otydliga krav Mycket som görs fungerar tack vare personalen och dess : Engagemang Lojalitet

Processkartläggning… ger tydlig helhetsbild av hur verksamheten bedrivs ger en visuell överblick över de olika delarna i processen - okända fel/brister blir synliga hjälper att hitta kritiska punkter och svaga länkar förebygger att fel och problem upprepas ger effektivare utnyttjande av resurserna genom mindre passiv tid, avbrott och bättre samordning klargör vilka delar i processen som ökar värdet för kunden – nöjdare kunder ger en överblick över den totala tidsåtgången i processen, var det spills resurser eller tid och var flaskhalsarna finns – kortare väntetider skapar grund till förbättringar och uppföljning skapar delaktighet och engagemang - delegerat ansvar, bli överens om verkligheten, samstämmig prioritering, ansvarsgränser m.m.

Genomföra Planera Genomföra Utveckla Utvärdera Genomförande- plan Uppfyllt behov Planera Genomföra Behov Utveckla Utvärdera Utvecklings- plan

Exempel på processer som skall kartläggas har stora problem skall genomgå en stor förändring går genom flera enheter utförs ofta (liten förbättring kan ge stor vinst) utförs av många medarbetare har hög personalomsättning (delaktighet och effektivitet hänger ihop)

Hur går det till? INPUT PROCESSER OUTPUT Oval – visar var processen startar och slutar Rektangel – visar på aktivitet som utförs i processen Romb – visar på val och beslut i processen. Bör utformas Som en fråga med en ”ja” och ”nej” väg Pil – visar processens riktning

Exempel

Övning Från det Ni vaknar tills Ni är på jobbet… Processer? Beslut?

Tips Bestäm först processens syfte (indata, utdata, ägare, kunder) Bli överens om start och slut på processen (omfattning) Ordna aktiviteterna – först enskilt sedan tillsammans Beskriv hur det är inte hur det borde vara Tvärprofessionell sammansättning Fastna inte i kartläggningsfasen Uthållighet och systematik är förutsättningar

Utvärdera Planera Genomföra Utveckla Utvärdera Genomförande- plan Uppfyllt behov Planera Genomföra Behov Utveckla Utvärdera Utvecklings- plan

Utvärdera Är processkartan klar? Är processkartan förankrad hos alla inbladade? Har berörda fått komma med synpunkter/ändringar Är det bra detaljnivå Representativt för ”normalläge” Ger kartan insikt om ev. problem

Utveckla Planera Genomföra Utveckla Utvärdera Genomförande- plan Uppfyllt behov Planera Genomföra Behov Utveckla Utvärdera Utvecklings- plan

Utveckla Att utifrån KUNDKRAV utveckla en avgränsad process genom nytänkande och förändrat arbetssätt Vandra igenom kartan och koppla problem och förbättringsområden till kartan (tänk på helheten, inte bara en process) Viktigaste problemen? (konsekvenser?) Icke värdehöjande aktiviteter? (behövs aktiviteten, passiv tid) Ansvars- och uppgiftsfördelningen? Finns flaskhalsar? Arbetsmetodiken? Beslutsgången? Prioriteringen? Genomloppstiden? Kvalitetsbrister? Kan man ha parallella spår?

Utveckla ”Har inte tid, måste arbeta” ”Think out of the box”

Några utgångspunkter Förbättringar sker sällan av sig själva - de kräver målmedvetet och aktivt arbete. Vill man åstadkomma bättre resultat i en verksamhet måste man förändra sina arbetssätt. Våga pröva något nytt och acceptera avlärning Granskar inte medarbetare utan omständigheterna omkring den aktiva handläggningen! Bidrar oreserverat Bidrar, men på mitt sätt Bidrar om jag måste Passiv Sätter käppar i hjulet Engagemang och motivation självständigt och engagerat Inställning till processledning

DAGS ATT SKAPA!!!